No cash та інші відрядні зміни

Наказ, що коментується, набув чинності 12 травня. Він уніс зміни до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59 (далі — Інструкція № 59). І хоча їй підпорядковуються тільки бюджетники, саме із цього документа часто списані норми внутрішніх положень про відрядження госпрозрахункових підприємств. Та й податківці традиційно рекомендують госпрозрахунківцям використовувати Інструкцію № 59 як допоміжний (довідковий) документ (див. БЗ 103.17). Тому зміни в Інструкції № 59 — значуща подія не лише для бюджетників, а й для решти.

Що ж змінилося у правилах про відрядження? Виокремимо декілька найважливіших тез. Повторимо: цим новаціям з 12 травня зобов’язані підкорятися тільки бюджетники — інші можуть підігнати під них свої внутрішні положення за бажанням.

В Інструкції № 59 тепер прямо прописано, що аванс на відрядження може бути перерахований як на особисту платіжну картку працівника, так і на корпоративну платіжну картку (КПК). Причому безготівка відтепер — єдиний спосіб забезпечення працівника-бюджетника авансом.

Готівкою аванс може бути виданий тільки у винятковому випадку — працівникам, що відряджені держорганами/військовими формуваннями/створеними ними в установленому порядку установами та організаціями, на які законодавством покладені завдання і повноваження з розвідувальної, контррозвідувальної та оперативно-розшукової діяльності.

Сказано в Інструкції № 59 наразі й про те, що працівникові відшкодовуються (за наявності документального підтвердження оплати) понесені у зв’язку з відрядженням комісійні витрати у разі обміну валюти і суми комісійної винагороди банку за послуги, пов’язані з використанням платіжних карток і готівки (з урахуванням системи фінансових розрахунків у країні відрядження).

Досі бюджетники, направляючи своїх працівників у закордонвідрядження, були зобов’язані забезпечувати їх іноземною валютою (вільно конвертованою або національною валютою країни відрядження).

Відтепер закордонвідрядженим працівникам бюджетних підприємств можна видавати аванс не лише в національній валюті країни відрядження або в доларах США/євро, а й у гривневому еквіваленті за офіційним курсом НБУ, встановленим на день подання уповноваженому банку розрахунку витрат на відрядження. Ну а госпрозрахункові підприємства у разі закордонвідрядження й раніше мали можливість видавати аванс в гривні (див. «Податки & бухоблік», 2019, № 56, с. 16).

А ось технічне завдання, яке раніше обов’язково треба було складати на кожне закордонвідрядження, тепер можна складати за потреби. Після затвердження кошторису витрат і техзавдання (за потреби) видають наказ на відрядження, в якому слід зазначити:

— мету виїзду;

— завдання (за потреби);

— пункт призначення (країна або країни (для закордонвідрядження), місто або міста призначення, інші населені пункти, найменування підприємства, установи, організації, куди відряджається працівник);

— строк (дати вибуття та прибуття);

— джерело фінансового забезпечення витрат на відрядження;

— інші ключові моменти (за потреби): вид транспорту (і маршрут поїздки у разі відрядження на службовому автомобілі — для закордонвідрядження), інформація про додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на відрядження, якщо такі встановлені керівником).

Якщо працівник прямує у відрядження за запрошенням, додається його копія (з перекладом) і, за наявності, програма заходу.

Повернути невитрачені (надміру витрачені) кошти працівник повинен на банківський рахунок підприємства. До каси можна повертати тільки ті гроші, які були видані готівкою (а видавати аванс готівкою, як ви пам’ятаєте, дозволено в одному винятковому випадку, про який ми говорили вище). Тож якщо працівник бюджетного підприємства перевів у готівку гроші у відрядженні, то повертати їх доведеться через банк — шляхом унесення на відповідний рахунок підприємства.

Як перерахувати понесені в закордонвідрядженні валютні витрати?

Перерахунок витрат здійснюється:

– за фактичним обмінним курсом, застосованим банком;

– виходячи з крос-курсу, розрахованого за офіційним курсом НБУ на дату затвердження звіту, — в разі відсутності документів про обмін валюти.

Тобто тут без змін. А ось добові перераховують за офіційним курсом НБУ, встановленим на день подання уповноваженому банку розрахунку витрат на відрядження.

Зверніть увагу: остаточний розрахунок може бути здійснений як готівкою, так і безготівково (на платіжну картку працівника). Як і раніше, виплата має бути здійснена не пізніше за третій банківський день після затвердження авансового звіту, але за курсом НБУ на дату затвердження звіту (раніше було — на дату погашення заборгованості).