Теми статей
Обрати теми

У відрядження групою

Павленко Олексій, податковий експерт
Іноді буває так, що один відряджений співробітник за допомогою КПК або готівкою оплачує спільний готельний рахунок/один залізничний квиток на усіх колег, які відряджаються разом з ним. Чи можна тому, хто сплачував за всіх, включити до свого авансового звіту витрати на проїзд та проживання за всю групу? Чи не розцінять податківці частину таких витрат як додаткове благо цього працівника? Чи можна відобразити податковий кредит з ПДВ за таким квитком/рахунком?

Про оплату одним працівником вартості проживання за двох і більше колег, які відряджаються разом з ним, ви читали зовсім недавно*. Тож сьогодні приділимо більше уваги так званому груповому квитку, який «Укрзалізниця» видає один на всіх (на ім’я керівника групи).

* Див., наприклад, «Податки та бухгалтерський облік», 2018, № 42, с. 67.

На нашу думку, нічого незвичайного в таких ситуаціях немає і питань про додаткове благо працівника, який сплатив за всіх, виникати не повинно.

Водночас, як відомо, норми «відряджувального» п. 170.9 ПКУ свідчать про те, що не є доходом працівника, який направляється у відрядження, витрати як на проїзд, так і на проживання саме цього відрядженого працівника. Тому всі витрати, понесені «понад це» і проведені в авансовому звіті, поданому за підсумками відрядження, формально фіскали можуть спробувати розцінити як додаткове благо.

Проживання — за всіх

Але водночас ситуації, коли працівник оплачував проживання у відрядженні не лише за себе, а й за своїх колег, і авансові звіти за них, уже давно благословили Мінфін (див. листи від 11.03.2006 р. № 31-26030-12-13/5020 та від 08.01.2014 р. № 31-07250-06-29/19) і НБУ (див. лист від 07.04.2006 р. № 25-209/827-3767).

Зокрема, Нацбанк зазначив, що держатель КПК може оплачувати нею витрати, пов’язані з оплатою проживання, за себе, а також за інших осіб, які одночасно перебували у відрядженні, за умови підтвердження таких витрат відповідними звітними документами. На наш погляд, такий висновок поширюється і на оплату готівкою «за себе і за того хлопця», як за рахунок коштів, знятих з КПК, так і за рахунок готівки, отриманої на відрядження (проте, в останньому випадку фіскали напевно попоп’ють вам крові ☹).**

** Також нагадаємо, що з оплатою госппотреб підприємства за рахунок особистих коштів працівника не все так добре (див. детальніше в «Податки та бухгалтерський облік», 2018, № 33, с. 27, № 43 с. 2 та № 61, с. 24).

Щоправда, мінфінівці у своїх листах для таких випадків зазначали, що сплачені за проживання «зведені» рахунки повинні обов’язково містити:

— прізвища осіб, за проживання яких здійснено оплату;

— строки проживання в готелі зазначених осіб;

— вартість знятих ними номерів та види включених до квитанцій (рахунків) витрат

Такі належно оформлені документи додає до свого авансового звіту та особа, яка здійснювала оплату за всіх. Але Мінфін підкреслює, що без зазначення усіх цих реквізитів видану на ім’я такої особи квитанцію (рахунок) на оплату проживання усіх працівників не може бути прийнято з авансовим звітом на всю повну суму.

Тобто у такому разі безподатково буде компенсовано тільки суму витрат на проживання одного працівника — автора авансового звіту. А вартість проживання інших працівників, якщо вона буде компенсована підприємством, перетвориться для такого працівника в дохід. Отже, цю суму доведеться оподаткувати ПДФО (18 %) та ВЗ (1,5 %).

Тому не завадить працівників, які здійснюють такі «зведені» оплати, наперед проінструктувати із цього приводу — щоб до бухгалтерії після відрядження потрапляли документи, які б містили необхідні відомості. Не надто тішить тут і те, що податківці з цього приводу (наскільки нам відомо) досі «скромно» відмовчуються...

Залізничний квиток — один на всіх

Тепер поговоримо про залізничні квитки. Спочатку нагадаємо, що документально підтверджені витрати у відрядженні на проїзд конкретного працівника відшкодовуються у розмірі вартості*. Підпункт «а» п.п. 170.9.1 ПКУ серед документів, що підтверджують витрати відрядженого на проїзд, згадує як транспортні квитки, так і електронні квитки за наявності посадкового талона (якщо його обов’язковість передбачена) та розрахункові документи про їх придбання за всіма видами транспорту (але — крім залізниці(!) — див. про це далі).

* Не підтверджені документально витрати на проїзд або взагалі не відшкодовуються, або відшкодовуються за наказом керівника, але з оподаткуванням суми їх відшкодування як додаткового блага.

Що стосується випадків з видачею групових залізничних квитків та оплатою їх одним працівником за всіх «мандрівників», то така ситуація має певну схожість з «готельною». Тому для безподаткової компенсації підзвітному працівникові витрат на груповий квиток цілком допустима аналогія з витратами на «групове» проживання. Але тут є своя специфіка, її й обговоримо.

Для цієї мети звернімося до Правил № 1196**. Вони оперують поняттям «груповий проїзний документ» як документ, оформлений для проїзду осіб, що прямують у складі організованої групи пасажирів. Згідно з Правилами № 1196 такою вважається група (організована у тому числі й юрособами) у кількості 10 і більше осіб, які здійснюють спільну поїздку поїздом за однаковим маршрутом і з однією метою. Тобто, ймовірно, груповий квиток можуть видати тільки для групи осіб, які відряджаються, чисельністю не менше ніж 10.

** Правила перевезення пасажирів, багажу, вантажобагажу та пошти залізничним транспортом України, затверджені наказом Мінтрансу від 27.12.2006 р. № 1196.

Тепер про кілька важливих моментів.

У п. 4.6 Правил № 1196 установлено, що на всіх проїзних документах, оформлених для перевезення групи, зазначаються прізвище/ім’я керівника групи та списки груп завіряються штемпелем каси, проставляються дата, час, прізвище/ініціали і підпис касира. Тому в цьому разі — оскільки в груповому квитку зазначається П. І. Б. тільки керівника групи, дуже важливо, щоб він до свого авансового звіту (вважаємо, що квиток оплачував саме він) додав такий — належно завірений список усієї «забезпеченої» квитками групи працівників.

Згідно з п. 7.2 Правил № 1196 під час посадки в поїзд керівник групи зобов’язаний пред’явити такий список разом з груповим квитком, після цього список має залишитися у керівника або когось із членів групи. При цьому дуже важливо, щоб цей список згодом не загубився, а благополучно «приїхав» до бухгалтерії разом з авансовим звітом керівника групи. Його відсутність підштовхне фіскалів, крім вартості одного місця квитка (для керівника групи), решту суми оподаткувати ПДФО та ВЗ…

За цієї ситуації — з оплатою групового квитка, або ж коли один відряджений працівник з КПК або готівкою оплачував не груповий, а окремі залізничні квитки за інших відряджених працівників, вважаємо, краще провести такі витрати окремим авансовим звітом як витрати на госппотреби підприємства. А потім квиток (квитки) оприбуткувати на баланс і видати працівникові(кам) через касу при виїзді у відрядження. Але так вийде не завжди — адже квиток(ки) може(уть) отримуватися, вже коли працівники перебували у відрядженні…

Та й якщо один працівник відзвітує за такий квиток (квитки) за одним авансовим звітом у складі всіх витрат на відрядження, то теж не бачимо в цьому нічого страшного. Якщо фіскали почнуть наполягати на нібито додатковому благу у працівника, що сплачував за всіх, проведіть їм аналогію з оплатою проживання «за всіх». А головне — пред’явіть перевіряючим належно завірений список групи. А ще — поясніть, що один працівник у жодному разі не може отримувати додаткове благо від проїзду залізницею інших працівників підприємства. Хіба що — як моральне задоволення… ☺

Ще одна порада. Вважаємо, задля уникнення можливих проблем під час перевірки та у випадках з «груповою» оплатою за проживання та з груповими квитками не зайвим буде перед відрядженням видати наказ (або розпорядження), яким уповноважити працівника — держателя КПК та/або відповідної суми підзвітної готівки оплатити вартість квитків та/або проживання в готелі групи працівників підприємства за списком, доданим до наказу (розпорядження). Тобто

на цій підставі працівник виконає доручення роботодавця щодо задоволення госппотреб підприємства

А саме — зі здійснення певних господарських витрат у відрядженні (або перед ним). А краще, звичайно, — придбавати кожному працівникові окремий квиток і не морочитися з груповим…

ПК з ПДВ

Що ж до ПДВ, то згідно з п.п. «а» п. 201.11 ПКУ підставою для відображення ПК без податкової накладної є, зокрема, транспортний квиток або готельний рахунок. Тому за наявності відповідних квитків та рахунків (якщо поїздки працівників здійснювалися у межах госпдіяльності та оподатковуваних ПДВ операцій платника ПДВ), і — якщо в квитку/рахунку виділено суму ПДВ — згідно з такими документами можна відображати ПК.

Це також актуально для випадків з придбанням електронних залізничних квитків.

Щодо відображення ПК за електронними транспортними квитками цікавим є лист ДФСУ від 21.12.2017 р. № 3098/6/99-95-42-03-15/ІПК (та консультація у БЗ 101.13). У ньому податківці зазначають, що електронний залізничний квиток є розрахунковим документом, і що його візуальна форма є також фіскальним чеком, що містить усі необхідні реквізити (включаючи й податковий номер продавця, і суму ПДВ). Аналогічні висновки є ще у низці листів ДФСУ, а також у БЗ 109.10.

Тобто для ПК достатньо буде і самого лише електронного залізничного квитка*. Але в разі безготівкової оплати (платіжною карткою) варто додати до авансового звіту сліп платіжного термінала або завірену виписку з банківського рахунку. Особливо, коли крім вартості квитка(ів) при придбанні сплачувалися ще якісь суми (комісії, збори тощо).

* Докладніше про це читайте в «Податки та бухгалтерський облік», 2018, № 42, с. 89 і 2016, № 55, с. 6.

Крім того, щодо дати відображення ПК у таких ситуаціях фіскали в листі ДФСУ від 22.08.2017 р. № 1700/6/99-99-15-03-02-15/ІПК (та у БЗ 101.13) зазначили, що оскільки документи, які підтверджують ПК, подаються разом з авансовим звітом, то датою відображення ПК на підставі таких документів (рахунків, квитків) є дата подання авансового звіту. Щоправда, з нормативів такий висновок не випливає...

висновки

  • Мінфін та НБУ давно підтвердили, що працівник може оплатити проживання у відрядженні не лише за себе, а й за своїх колег. При цьому Мінфін вимагає, щоб готельні рахунки містили низку певних реквізитів.
  • Груповий залізничний квиток можуть видати для групи відряджених не менше ніж з 10-ти осіб, і він «комплектується» списком групи, завіреним штемпелем каси, та підписом касира. Для безподаткової компенсації підзвітному працівникові витрат на груповий квиток припустима аналогія з витратами на «групове» проживання. Купівлю групового квитка краще проводити окремим авансовим звітом, як витрати на госппотреби підприємства.
  • У випадках з «груповою» оплатою за проживання та з груповими квитками варто перед відрядженням видати наказ (або розпорядження), в якому уповноважити конкретного працівника сплатити такі витрати за інших працівників підприємства за доданим до наказу (розпорядження) списком.
App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі