28.06.2021
Не панікуйте. Нічого страшного не сталося. Сам факт використання директором КПК для оплати особистих витрат — це ще не порушення податкового законодавства (див. лист ДПСУ від 14.04.2020 р. № 1515/6/99-00-05-04-01-06/ІПК // «Податки & бухоблік», 2020, № 36, с. 23). Але спускати це на гальмах і не помічати особисті витрати держателів з КПК не радимо. Інакше можна таки нарватися на порушення.
У вашій ситуації, щоб до порушення так справа й не дійшла, директор, що витратив гроші з КПК у своїх цілях, повинен зробити ось що (п.п. 170.9.2 ПКУ).
1. Скласти авансовий Звіт (за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. № 841) в сумі 0,00 грн (адже гроші витрачені на особисті потреби, а не на потреби підприємства). І подати Звіт до закінчення 5-го банківського дня, наступного за днем, в якому були здійснені розрахунки з КПК чи з неї була знята готівка. Проте в разі зняття готівки з КПК податківці хочуть бачити Звіт до закінчення 3-го банківського дня (див. 103.17 БЗ). Хоча ми з таким висновком податківців не згодні, бо цей строк діє тільки в разі зняття готівки під час відрядження (п.п. 170.9.3 ПКУ).
Кошти, списані з карткових і поточних рахунків за допомогою КПК, є виданими під звіт держателеві картки
І поки директор не відзвітує, питання з витраченими в особистих цілях коштами з КПК залишається відкритим.
Зверніть увагу: додавати до авансового Звіту документи про витрати на особисті потреби і перераховувати їх на зворотному боці авансового Звіту не треба, якщо компенсувати ці витрати директорові підприємство не збирається.
2. До або під час подання авансового Звіту повернути витрачені в особистих цілях кошти до каси або на банківський рахунок підприємства як надміру витрачені кошти.
І ще один момент: повернути підприємству директор повинен стільки коштів, скільки витратив (зняв) для особистих потреб. А ось що стосується банківської комісії, скажімо, за зняття готівки з КПК, то такі витрати є витратами підприємства.
Комісія, списана з рахунку підприємства, наприклад, у зв’язку зі зняттям готівки, не є платою за будь-які товари/послуги, що придбавалися підзвітною особою — директором (у тому числі й для себе). Це звичайнісінькі витрати підприємства на розрахунково-касове обслуговування банку. І якщо при розрахунках з КПК була списана комісія, відшкодовувати їх підприємству директор не зобов’язаний.
Якщо директор відзвітує і поверне неправомірно витрачені гроші вчасно (у 5-денний строк) — жодних облікових проблем немає. Він погасить заборгованість перед підприємством, тому про дохід тут говорити не можна. На ПДВ і податок на прибуток ця операція також ніяк не впливає (адже жодних активів для підприємства директор не придбавав).
При цьому навіть якщо директор не поверне витрачені на себе кошти з КПК у 5-денний строк, відведений для подання авансового Звіту, але встигне повернути їх до закінчення місяця, на який цей строк припадає, — для директора як працівника підприємства також податкових наслідків немає (п. 3 Порядку № 841*).
Інша річ, якщо й цей строк буде пропущений. У такому разі витрачені на особисті цілі кошти перетворяться на оподатковуваний дохід директора. Цю суму (для ПДФО — збільшену на натуральний коефіцієнт 1,219512) доведеться оподаткувати ПДФО (за ставкою 18 %). Також треба буде утримати ВЗ (1,5 %), але вже з фактично неповерненої суми (без застосування будь-яких коефіцієнтів).
Приклад. Директор скористався КПК в особистих цілях 28.05.2021 р., авансовий Звіт подав 04.06.2021 р. (тобто з дотриманням строків з п.п. 170.9.2 ПКУ). А ось гроші станом на цю дату директор ще не повернув.
У такому разі, якщо:
— директор поверне гроші до 30.06.2021 р. (включно), оподатковуваний дохід у нього не виникне;
— гроші будуть повернені пізніше, то з директора за підсумками червня треба буде утримати ПДФО і ВЗ.
Зверніть увагу: повернути витрачені на особисті цілі кошти треба навіть у тому випадку, якщо в обліку по рахунку взаєморозрахунків з підзвітним директором значиться заборгованість. Тобто
жодних взаємозаліків із старими боргами за картково-підзвітною заборгованістю бути не повинно
Інша річ, що жодних реальних рухів тіла при цьому можна й не робити. Достатньо виписати прибутковий касовий ордер на суму заборгованості за КПК, яку він нібито повертає до каси, і тут же видатковий ордер на цю ж суму — на часткове погашення заборгованості підприємства перед ним.
Суму ПДФО і ВЗ за не поверненими в строк коштами розраховують в авансовому Звіті, поданому директором. Там є спеціально передбачене для цього поле. Бухгалтерові слід тільки вписати чинну ставку податку з доходів і розрахувати суму податку. Розрахунок ВЗ можна вписати до авансового Звіту вручну. ЄСВ із суми коштів, не повернених у встановлені строки, не стягують, оскільки вона не є об’єктом для нарахування внеску (п.п. 2.3.4 Інструкції № 5** тут не працює).
** Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. № 5.
Далі нараховану в авансовому Звіті суму ПДФО і ВЗ утримують за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (звісно, після його оподаткування). А у разі недостатності цієї суми — за рахунок оподатковуваних доходів наступних місяців. Судячи з усього, джерелом для утримання податку в директора буде сума нарахованої йому після оподаткування зарплати.
Щоб уникнути сплати ПДФО і ВЗ із сум, витрачених директором на особисті цілі і не повернених своєчасно, небажані розтрати можна замаскувати під надання працівникові одної з таких виплат, як:
1) нецільова благодійна допомога (НБД). Річ у тому, що сума НБД у певних межах (у 2021 році — 3180 грн) надається без оподаткування ПДФО і ВЗ (п.п. 170.7.3 ПКУ). Також на неї не треба нараховувати ЄСВ. Проте ля цього треба зробити ось що.
1. Шукаємо зговірливого працівника, який бажає виручити директора.
2. Потрібною датою заднім числом (!) у межах строку, встановленого для неоподатковуваного повернення витрачених коштів:
— отримуємо від працівника заяву про надання НБД. На підставі заяви тим же числом видаємо наказ про надання такої допомоги. Зауважимо: у наказі краще зазначити «круглу» суму допомоги. Тобто якщо директор витратив 2850,50 грн, то в наказі зазначаємо 2900 грн;
— директор подає Звіт потрібною датою;
— робимо два касових ордери (так, доведеться переписати касову книгу, та зате уникнемо сплати ПДФО і ВЗ). Один — прибутковий — від директора на повернення коштів, списаних із КПК (на 2850,50 грн). Другий — видатковий касовий ордер на виплату НБД зговірливому працівникові на ту ж суму (на 2850,50 грн).
3. Через деякий час зручною вам датою виписуємо ще один видатковий касовий ордер на виплату залишку допомоги (у нашому випадку — 49,50 грн (2900 - 2850,50)).
А якщо витрачена директором сума більше неоподатковуваних 3180 грн? Тоді в пригоді стане...
2) позика. Можна оформити, знову-таки заднім числом, видачу директорові або іншому працівникові позики на поворотній основі (тобто поворотну фіндопомогу).
Під оподаткування ПДФО така сума не підпадає, адже допомога-то поворотна (п.п. 165.1.31 ПКУ). Причому не важливо, на який строк видана така допомога. Поворотна фіндопомога не є і об’єктом оподаткування військовим збором (п.п. 1.7 п. 161 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ).
На суму позики також не доведеться й нараховувати ЄСВ. Річ у тому, що сума позики не включається до фонду оплати праці на підставі п. 3.28 Інструкції № 5. Крім того, ця виплата зазначена в п. 13 розд. I Переліку № 1170*** як виплата, на яку не нараховується ЄСВ.
Порядок дій такий же, як і в ситуації з видачею НБД. Мінус лише в тому, що позику треба повертати. Такі от маневри. А на завершення ще дещо про нульовий авансовий Звіт.
Попри те, що податківці виступають за необхідність подання нульових авансових звітів, навіть якщо фактично витрат з КПК підзвітною особою на користь підприємства не було (чи, скажімо, відрядження не відбулося) (див. «Податки & бухоблік», 2020, № 11, с. 29), суди часто доходять висновку, що за відсутності відшкодовуваних працівникові витрат звітувати не треба.
Працівникові достатньо просто повернути надміру витрачену суму підприємству (див., наприклад, постанову Шостого апеляційного адмінсуду від 06.11.2018 р. у справі № 810/1059/18 // reyestr.court. gov.ua/Review/77761402, ухвали ВАСУ від 12.07.2016 р. № К/800/16615/16 // reyestr.court.gov.ua/Review/59137357, від 22.07.2015 р. № К/800/2877/15 // reyestr.court.gov.ua/Review/48303309).