Якщо аванс був перерахований на КПК, складати авансовий звіт не потрібно. У такому разі аванс вважається виданим тільки при знятті коштів з КПК або при проведенні розрахунків з її використанням. Раз ні того, ні іншого не було — отже, авансу працівник не отримував. Тому про жодний авансовий звіт мови бути не може.
А ось якщо аванс був виданий готівкою або перерахований на особисту картку працівника, авансовий звіт краще скласти. Ось чому.
Якщо відряджений працівник забезпечується готівкою або аванс перераховується на його особисту банківську картку, кошти вважаються виданими під звіт на дату здійснення відповідної операції (видачі готівки або перерахування коштів на особисту картку). Про такі кошти працівник повинен відзвітувати в порядку, встановленому законодавством України (п. 19 касового Положення № 148). Який цей порядок?
Згідно з п.п. 170.9.2 ПКУ звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, подається за формою, встановленою Мінфіном, до закінчення п’ятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку закінчує таке відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії. За наявності надміру витрачених коштів їх сума має бути повернена до каси або на поточний рахунок до чи під час подання такого звіту.
Як бачимо, норми ПКУ прямо не передбачають необхідності подання звіту в разі, якщо відрядження не відбулося (цивільно-правова дія (купівля товару) не здійснювалася). Адже в ньому встановлена тільки одна точка відліку: дата завершення відрядження/цивільно-правової дії.
Водночас не викликає сумнівів той факт, що невикористані в результаті скасування відрядження/відсутності придбання кошти працівник повинен повернути у встановлені п.п. 170.9.2 ПКУ строки. Отже, керуватися цим підпунктом у такому разі все-таки доводиться. Причому точка відліку може бути різною: у разі скасування відрядження — це дата відповідного наказу, а у випадку з госппотребами, на наш погляд, слід орієнтуватися на робочий день, що настає за днем виплати коштів під звіт (п. 19 Положення № 148). Ну а якщо вже до п.п. 170.9.2 ПКУ все одно доводиться звертатися і точка відліку вже визначена, чи є підстави не виконувати його вимогу про подання авансового звіту?
З одного боку, якщо кошти повернені в повному обсязі, то й звітувати працівникові ні про що. З іншого — згідно з п. 2 Порядку № 841 його дія поширюється на фізичних осіб, які отримали такі кошти. А п. 6 цього Порядку підкреслює: звіт складається платником податку, який отримав підзвітні кошти. Тобто тут ідеться про осіб, які отримали кошти під звіт, а не про осіб, що їх витратили (хоча сам звіт має назву «Про використання коштів»). Тобто формально звіт необхідно складати всім працівникам, які отримали гроші під звіт, незалежно від того, були ці кошти витрачені чи повернені.
Податківці теж вважають, що в разі скасування відрядження без авансового звіту не обійтися (див. БЗ 103.17, 109.21). При цьому вони, посилаючись на вимоги бюджетної Інструкції № 59, незаконно скорочують для всіх підприємств строк повернення невикористаних коштів до 3 робочих днів з дня прийняття рішення про скасування.
А ось суди, навпаки, говорять, що звітувати в цьому випадку не потрібно (див., наприклад, постанову Шостого апеляційного адміністративного суду від 06.11.2018 р. у справі № 810/1059/18 (reyestr.court.gov.ua/Review/77761402), рішення ВАСУ від 12.07.2016 р. № К/800/16615/16 (reyestr.court.gov.ua/Review/59137357), від 22.07.2015 р. № К/800/2877/15 (reyestr.court.gov.ua/Review/48303309)). Тож якщо сперечатися з податківцями не хочеться, авансовий звіт краще все-таки скласти. Якщо ж звіту немає, від санкцій захистить суд.
