Висновок документа
Помилкове використання працівником КПК для оплати особистих витрат не є порушенням податкового законодавства, але за ці кошти потрібно відзвітувати
Працівник оплатив із КПК свої особисті витрати? Не панікуйте. Нічого страшного поки не сталося. Бачите, навіть податківці визнають, що сам факт використання КПК в особистих цілях — це ще не порушення податкового законодавства.
Що робити далі, щоб до порушення так і не дійшло?
Працівник, який помилково витратив гроші з КПК, повинен (п.п. 170.9.2 ПКУ):
1) скласти нульовий авансовий звіт і подати його до бухгалтерії до закінчення 5 банківського дня, наступного за днем, в якому був здійснений розрахунок із використанням КПК (чи з неї була знята готівка)*;
* Податківці вважають (див. 103.17 БЗ), що в разі зняття готівки з КПК авансовий звіт слід подати до закінчення 3-го банківського дня. Проте, на наш погляд, цей висновок справедливий тільки в разі зняття готівки під час відрядження (див. п.п. 170.9.3 ПКУ).
2) до або під час подання авансового звіту повернути витрачені в особистих цілях кошти до каси або на рахунок підприємства.
При цьому навіть якщо працівник не поверне витрачені на себе кошти в зазначений строк, але встигне повернути їх до закінчення місяця, на який цей строк припадає, то жодних негативних наслідків теж не буде. Тільки якщо і цей місячний строк буде пропущено, витрачені на особисті цілі кошти перетворяться на оподатковуваний дохід працівника. Цю суму (для ПДФО — збільшену на натуральний коефіцієнт 1,219512) доведеться оподаткувати ПДФО (за ставкою 18 %) і ВЗ (1,5 %).
Наприклад, працівник помилково скористався КПК 28.04.2020 р., авансовий звіт подав 04.05.2020 р. (тобто з дотриманням строків із п.п. 170.9.2 ПКУ). А ось гроші станом на цю дату працівник ще не повернув. У такому разі, якщо:
— працівник поверне гроші до 31.05.2020 р. (включно), оподатковуваний дохід у нього не виникне;
— гроші будуть повернені пізніше, то з працівника потрібно буде утримати ПДФО і ВЗ.
Зверніть увагу: повернути витрачені на особисті цілі кошти треба навіть у тому випадку, якщо в обліку за рахунком взаєморозрахунків із підзвітниками перед цим працівником значиться заборгованість. Тобто жодних взаємозаліків із старими боргами тут бути не може.
Суми ПДФО і ВЗ за неповерненими вчасно коштами розраховують в авансовому звіті, поданому працівником, і утримують за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування), а в разі недостатності цієї суми — за рахунок оподатковуваних доходів наступних місяців.
І ще, зауважте: лист, що коментується, підтверджує необхідність подання нульових авансових звітів, про що ви вже знаєте з «Податки & бухоблік», 2020, № 11, с. 29. Хоча суди часто доходять висновку, що за відсутності відшкодовуваних працівникові витрат звітувати не потрібно. Працівникові досить просто повернути надміру витрачену суму підприємству (див., наприклад, постанову Шостого апеляційного адмінсуду від 06.11.2018 р. у справі № 810/1059/18 // reyestr.court. gov.ua/Review/77761402, рішення ВАСУ від 12.07.2016 р. № К/800/16615/16 // reyestr.court.gov.ua/Review/59137357, від 22.07.2015 р. № К/800/2877/15 // reyestr.court.gov.ua/Review/48303309).
