Документальне оформлення оренди сільгосптехніки з персоналом

Договірні основи. Передача в оренду сільгосптехніки з персоналом на сьогодні справа звична. Річ у тому, що в такому випадку точно не буде виникати питання у податківців з приводу реєстрації замовника платником пального акцизу, якщо роботи по збору врожаю відбуваються з використанням палива замовника.

Детально про цю проблему читайте у «Оренда техніки з персоналом, або Уникаємо пального акцизу» // «Податки & бухоблік», 2020, № 48

Коли мова йде про оренду сільгосптехніки з персоналом, то відразу виникає закономірне запитання: які документи, в тому числі первинні, слід оформити при здійсненні такої операції?

Перш за все, перед тим як передавати техніку в оренду, слід укласти договір оренди. Він укладається у простій письмовій формі. При цьому оскільки у нас іде мова про оренду сільгосптехніки з персоналом між двома юрособами, то нотаріальне посвідчення договору не вимагається. Водночас якщо сторони забажають, то засвідчити такий договір нотаріально буде потрібно.

Оренда сільгосптехніки разом з екіпажем практично не відрізняється від оренди такої техніки без екіпажу. Відмінність тільки в тому, що в договорі оренди сільгосптехніки з екіпажем слід прописати нюанси роботи екіпажу на сільгосптехніці у орендаря. А саме вказати, що екіпаж має право відмовлятися від виконання інших, ніж зазначені в договорі робіт, тобто робіт, які суперечать умовам договору найму, або якщо орендар має намір використовувати техніку не за призначенням, а також якщо роботи можуть бути небезпечними для екіпажу, техніки, прав інших осіб.

До відома! Витрати на утримання екіпажу техніки, яка передана з ним в оренду, несе орендодавець (ст. 805 ЦКУ). Тобто

Воно і не дивно, бо персонал, що працює на орендованій техніці, є працівником орендодавця. Тому перекладати такий обов’язок на орендаря не слід.

Документальне оформлення. Після того як договір оренди укладений, підприємство-орендодавець має передати в оренду підприємству-орендарю сільгосптехніку. Для цього слід скласти акт приймання-передачі сільгосптехніки з персоналом. Цей акт складають двічі.

Першого разу при передачі в оренду техніки з персоналом, а вдруге при поверненні об’єкта оренди назад орендареві через сплив строку, на який передано техніку в орендує за договором, або через дострокове розірвання договору оренди. В акті наводяться дата передачі/повернення техніки в оренду, її стан, комплектація та інші важливі характеристики.

Акт приймання передачі складають у довільній формі. Щоб акт був первинним документом, він має містити усі реквізити первинного документа, передбачені ст. 9 Закону про бухоблік.

Крім акта приймання-передачі самого об’єкта оренди, орендар і орендодавець ще мають скласти документ, що підтверджує факт надання орендної послуги та прийняття її замовником. Тому найчастіше сторони в договорі домовляються про складання відповідного акта та про його періодичність.

Затвердженої форми такого акта не існує. Тому оформляти його слід у довільній формі. А щоб він мав силу первинного документа, його зміст повинен відповідати вимогам, наведеним у ст. 9 Закону про бухоблік.

Взагалі-то складати акт про надання орендних послуг можна з будь-якою періодичністю. Але коли іде мова про надання в оренду сільгосптехніки з персоналом, то зазвичай сама операція оренди триває недовго. Річ у тому, що техніку беруть в оренду з персоналом зазвичай для оперативного (протягом декількох днів, максимум тижнів) виконання сільгоспробіт (у нашому випадку — збору урожаю).

Вважаємо, що якщо строк передачі в оренду сільгосптехінки менше ніж місяць, то складати такий акт слід після закінчення виконання операцій, на які взято техніку в оренду. Якщо ж більше ніж місяць, то оформляти такий акт слід щомісяця. Однак майте на увазі, що це не єдина можливість. Деталі шукайте у «Поперіодна послугова первинка: як, коли і навіщо?» // «Податки & бухоблік», 2022, № 50.

ПДВ-особливості. Що стосується складання ПН на операцію з надання в оренду сільгосптехніки з персоналом, то питання виникає тільки з тим, як саме у такій ПН заповнити графу 3.3, в якій зазначається код послуги згідно з ДКПП.

Якщо б в оренду передавалася тільки сільгосптехніка, то у цій графі слід було вказати код 77.31 «Надання в оренду сільськогосподарських машин і устаткування».

Але для нашого випадку цей код не підходить. Річ у тому, що код 77.31 згідно з поясненнями до нього не включає надання в оренду та лізинг сільськогосподарських і лісогосподарських машин і устаткування з оператором.

Для передачі в оренду сільгосптехніки з персоналом підійде код 01.61 «Допоміжна діяльність у рослинництві». Оскільки саме цей код не тільки передбачає вид економічної діяльності, як допоміжна діяльність у рослинництві, а й включає надання сільськогосподарської техніки разом із обслуговуючим персоналом.

Отже, щоб правильно заповнити ПН на послугу з оренди сільгосптехніки з персоналом, слід у графі 3.3 такої ПП вказати саме код 01.61. На цьому акцентують увагу і суди (див. рішення Хмельницького окружного адмінсуду від 03.08.2020 у справі № 560/2210/20).