Авансовий звіт: коли він потрібен?

Відповідно до п.п. 170.9.4 ПКУ Звіт про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт (далі — авансовий звіт), обов’язково подавати у випадках:

— наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до п.п. 170.9.1 ПКУ, з метою розрахунку суми податку;

— використання платником податку готівки понад суму добових (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).

Подавати авансовий звіт можна як у паперовій, так і в електронній формі (з дотриманням вимог щодо електронного документообігу).

Крім того, окремо визначено, що у разі застосування підзвітною особою корпоративних чи особистих платіжних інструментів (або їх реквізитів) для проведення розрахунків у безготівковій формі та/або для отримання готівки в межах суми добових за відсутності оподатковуваного доходу авансовий звіт не складається та не подається.

Давайте розберемо докладніше, коли авансовий звіт обов’язковий, а коли ні.

Коли виник оподатковуваний дохід

Авансовий звіт обов’язково подається, якщо у працівника виникає оподатковуваний дохід у зв’язку з відрядженням або виконанням окремих цивільно-правових дій на користь роботодавця. Тобто коли є надміру витрачені кошти, які працівник своєчасно не повернув у касу чи на банківський рахунок роботодавця, або якщо добові встановлені у розмірі, що перевищує неоподатковувану межу. Дізнатися про те, що і за яких умов потрапляє до оподатковуваного доходу, можна з п.п. 170.1.9 ПКУ.

За наявності такого доходу бухгалтерія відображає в авансовому звіті суму ПДФО, що підлягає сплаті до бюджету. Крім того, надміру витрачені кошти слід обкласти ВЗ. Водночас форма авансового звіту не містить спеціальних полів для його відображення.

Докладніше про порядок оподаткування надміру витрачених коштів див. у статті «Підзвітні строки та відповідальність за їх порушення» // «Податки & бухоблік», 2023, № 65.

Важливо! Не завжди відсутність оподатковуваного доходу дає можливість не подавати авансовий звіт. Подати його доведеться в більшості випадків використання у відрядженні або для госппотреб готівки. Про це поговоримо далі.

Коли використовували готівку

Як зазначено у п.п. «б» п.п. 170.9.4 ПКУ, авансовий звіт обов’язково подається при використанні відрядженою/підзвітною особою готівки понад суму добових. При цьому не має значення, яким чином така готівка отримана фізособою. Вона могла бути видана безпосередньо з каси роботодавця або знята із застосуванням платіжних інструментів (корпоративних чи особистих платіжних карток).

Одразу зазначимо:

А от із відрядженнями дещо складніше. Розглянемо кілька прикладів.

Це найпростіший випадок. У варіанті 1 сума використаної готівки не перевищує суми добових, отже, авансовий звіт можна не подавати. У свою чергу, у варіанті 2 готівки витрачено більше, ніж сума належних добових, тому без авансового звіту не обійтися.

Ця ситуація складніша. Ну не став працівник знімати свої добові з особистої платіжної картки. Його право. Готівкою було знято та витрачено 560 грн. Чи потрібно подавати авансовий звіт?

З одного боку, готівки було витрачено менше, ніж сума добових. Але, з іншого боку, то були не добові, а оплата за проїзд.

На наш погляд, законодавець хотів передбачити подання авансового звіту щодо всіх готівкових витрат, крім безпосередньо добових. Нагадаємо: за госппотребами, сплаченими готівкою, авансовий звіт подається незалежно від суми. Навіть на 1 грн. Тому в ситуації, що розглянута у прикладі 2, безпечніше звіт також подати. Хоча, безумовно, було б непогано, щоб з цього приводу висловилися контролюючі органи.

Коли застосовували платіжні інструменти

Авансовий звіт не подається, якщо у відрядженні або під час виконання окремої цивільно-правової дії працівник розраховувався виключно у безготівковій формі із застосуванням корпоративних чи особистих платіжних інструментів або їх реквізитів. Тобто

Але тільки у тому випадку, коли у працівника не виник оподатковуваний дохід.

А якщо, крім здійснення безготівкових розрахунків, працівник зняв у банкоматі суму належних йому добових? Це теж не привід для подання авансового звіту, звісно, за відсутності оподатковуваного доходу.

Тут виконуються одразу 3 умови:

1) знята в банкоматі готівка є добовими, а не іншими витратами;

2) сума знятої готівки не перевищує суми належних працівнику добових;

3) у працівника відсутній оподатковуваний дохід.

Тому авансовий звіт подавати у такій ситуації не обов’язково. Але можна. Бажаєте дізнатися навіщо? Тоді читайте далі.

Звіт у необов’язкових випадках

Коли ПКУ не вимагає подавати авансовий звіт, звітувати про витрачені кошти відрядженій/підзвітній особі все одно необхідно. Працівник зобов’язаний подати підтвердні документи (за їх наявності), керівник — затвердити витрати. Як це правильно зробити?

За відсутності авансового звіту доведеться скласти перелік (опис) підтвердних документів, переданих працівником до бухгалтерії. Інакше можливі суперечки про те, які документи, в якій кількості та на яку суму було подано.

Крім того, понесені у відрядженні витрати має затвердити керівник підприємства. Якщо не складається авансовий звіт, зробити це доведеться окремим документом — наказом чи розпорядженням.

Зверніть увагу! Витрати можуть бути затверджені керівником не в повному обсязі, наприклад через відсутність їх документального підтвердження. Тоді може виникнути оподатковуваний дохід. Отже, працівник буде зобов’язаний подати авансовий звіт.

Щоб скоротити документообіг, для випадків, коли подання авансового звіту не є обов’язковим, підприємство має право розробити окремий документ, який містить усі необхідні реквізити. Але часто набагато зручніше використовувати у всіх випадках отримання працівниками коштів на відрядження або під звіт форму, затверджену наказом № 841*. Для цього закріпіть у ваших внутрішніх документах обов’язок відряджених/підзвітних осіб подавати авансовий звіт незалежно від обставин.

* Наказ Мінфіну «Про затвердження форми Звіту про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання» від 28.09.2015 № 841.

Хоча можна зробити виняток. Наприклад, при скасуванні відрядження та поверненні працівником усієї суми виданого йому авансу від «порожніх» авансових звітів можна безболісно відмовитися. (ср. ) Так само можна вчинити й при поверненні підзвітною особою коштів, виданих на господарські потреби, якщо закупівля товарів (робіт, послуг) з якихось причин зірвалася.

У бухгалтерських колах іноді існує думка про те, що складання авансового звіту у випадках, коли законодавство цього не вимагає, може призвести до донарахування податківцями сум ПДФО та ВЗ. Не варто хвилюватися!

По-перше, Звіт складають не лише у разі виникнення оподатковуваного доходу (див. п.п. «б» п.п. 170.9.4 ПКУ).

По-друге,

І якщо, наприклад, у Положенні про службові відрядження прописати, що працівник після повернення з відрядження у будь-якому разі складає авансовий звіт за формою, затвердженою наказом № 841, жодного порушення не буде.

Запам’ятайте: складання авансового звіту саме по собі не є підставою для донарахування ПДФО та ВЗ. Оподатковуваний дохід у вигляді надміру витрачених коштів (і, відповідно, необхідність нарахування ПДФО та ВЗ) виникає лише у ситуаціях, чітко визначених п.п. 170.9.1 ПКУ. Тому використовувати у необов’язкових випадках авансовий звіт затвердженої форми можна.

Звіт не за формою

Тепер розглянемо іншу ситуацію. Що буде, якщо авансовий звіт слід було подати за формою, затвердженою наказом № 841, а працівник склав документ, розроблений підприємством для необов’язкових випадків?

Якихось спеціальних санкцій за таке порушення законодавство не містить. Але, враховуючи креативність податківців, вони можуть спробувати включити до оподатковуваного доходу працівника усі витрачені ним кошти, аргументуючи це невиконанням вимоги п.п. 170.9.4 ПКУ подати авансовий звіт за затвердженою формою. Тобто виходить, що працівник просто не відзвітував.

Той факт, що підтвердні документи є, а витрати затверджені керівником підприємства, може бути не прийнято до уваги. І тоді підприємству доведеться доводити свою правоту у суді. Причому із невідомим результатом.

Тому краще використовувати затверджену Мінфіном форму у всіх випадках (у тому числі в необов’язкових), ніж помилитися з формою у ситуації, коли авансовий звіт необхідний.

Переходимо до висновків.