Передусім нагадаємо, що
сума коштів, виплачена працівникові за придбані ним товари для потреб роботодавця за рахунок власних коштів, не оподатковується ПДФО і ВЗ
Не заперечують цього й контролери (див. БЗ 103.04 і УПК № 181*).
* Узагальнююча податкова консультація, затверджена наказом Мінфіну від 26.04.2019 № 181.
Але одразу застерігають, що цей висновок застосовний, якщо:
(1) придбання товарів за свої на користь роботодавця здійснюється працівником у зв’язку з виконанням дорученої йому роботи (трудової функції)
і
(2) доцільність та обґрунтованість таких витрат підтверджена роботодавцем.
Щодо умови (1) зауважимо лише, що, на нашу думку, правила оподаткування не повинні залежати від того, у межах трудових чи цивільно-правових відносин відбувається відшкодування власних коштів працівникові.
А щодо умови (2) зазначимо таке.
Подання авансового звіту. Донедавна для підтвердження доцільності та обґрунтованості придбань за свої контролери вимагали подання авансового звіту, хоча його подання в такій ситуації на той час і не було обов’язковим.
Власне кажучи, ця вимога в УПК № 181 прописана й досі, причому в разі придбання працівником як за власні готівкові кошти, так і з використанням особистої платіжної картки. Разом з тим з 01.04.2023 докорінно змінилися правила подання авансового звіту (подробиці — в статті «Авансовий звіт: коли він потрібен?» // «Податки & бухоблік», 2023, № 65).
На сьогодні подавати авансовий звіт треба лише в разі (п.п. 170.9.4 ПКУ):
1) виникнення оподатковуваного доходу;
2) готівкових розрахунків, крім випадку, коли використана готівка не перевищила суму належних працівнику добових.
Причому, як і раніше, випадок використання власних коштів на потреби підприємства п. 170.9 ПКУ, до складу якого входить п.п. 170.9.4, не регулює.
Разом з тим, фіскали мають щодо цього іншу думку. Так, у БЗ 109.14 вони стверджують, що в разі придбання працівником товарів для потреб підприємства, використання коштів (у тому числі власних) у відрядженні, авансовий звіт подається у визначені законодавством строки разом із підтвердними документами, що засвідчують суму таких витрат. Причому він має бути складений за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 28.09.2015 № 841. І саме відповідно до поданого авансового звіту суб’єкт господарювання повинен відшкодувати витрати, понесені працівником. Водночас у згаданій раніше БЗ 103.04 про авансовий звіт жодної згадки немає.
Якщо чек загубився. У такому разі, якщо працівник передасть придбані за власні кошти товари роботодавцеві і той погодиться з доцільністю їх придбання, він може відшкодувати працівникові його витрати. Однак якщо, крім загубленого чека, працівник не має інших документальних підтверджень понесених витрат, таке відшкодування потрапить до доходу працівника як додаткове благо з відповідним оподаткуванням ПДФО і ВЗ.
Зверніть увагу! Якщо працівник оплатив товари за допомогою особистої платіжної картки (її реквізитів), вартість витрат у такому випадку засвідчується документом (випискою та/або відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовано таку картку (п.п. 170.9.2 ПКУ).
Чи не означає ця норма, що безподатково компенсувати витрати власних коштів на госппотреби підприємства можна за однією лише випискою з рахунку, без надання касового чека? На жаль, ні.
Без хоч якогось документального підтвердження номенклатури придбаних товарів суму коштів, виплачених працівникові, доведеться оподаткувати навіть у тому разі, якщо він сплатив за них у безготівковій формі зі своєї платіжної картки
Чому? Бо п.п. 170.9.2 ПКУ говорить саме про вартість (!) витрат, а не про їх склад. Тобто суму, списану з картки працівника, виписка з рахунку однозначно підтвердить. А от господарськість понесених витрат із виписки не видно. Для підтвердження складу витрат працівник у будь-якому разі має подати товаросупровідні документи. Це можуть бути видані продавцем видаткова накладна, товарний чек тощо.
Якщо чек знайшовся. Строки надання підтвердних документів у разі виконання окремих цивільно-правових дій, що прописані в п.п. 170.9.3 ПКУ, призначені для випадків, коли підзвітному працівникові було видано аванс. При цьому якихось інших строків, недотримання яких позбавляє працівника права заявити до відшкодування витрачені ним на госппотреби роботодавця власні кошти, чинне законодавство не містить.
Тож якщо згодом касовий чек знайдеться, його в ту ж мить можна буде подати до бухгалтерії. На його підставі буде оприбутковано придбані товари із зарахуванням їх на баланс (Дт 20, 22, 28 — Кт 372). В обліку операція пройде як операція поточного періоду (тобто того періоду, в якому працівник знайшов касовий чек і надав його роботодавцеві). Тоді ж з’являться й підстави для виплати працівникові відшкодування без ПДФО і ВЗ.
Решту подробиць відображення придбань за свої в бухгалтерському та податковому обліку шукайте в статті «Запізнілий підзвіт: як облікувати?» // «Податки & бухоблік», 2021, № 95.
