Витрати на комуналку: якщо орендодавець — фізособа або ФОП

Варіанти щодо комуналки

Зазвичай на практиці застосовують такі три варіанти щодо комуналки.

1. Орендар укладає прямі договори з підприємствами — постачальниками комунальних та інших послуг. Усі розрахунки йдуть безпосередньо від орендаря до постачальника. Орендодавець — «за бортом».

2. У складі орендної плати. Тобто сторони домовляються про якусь умовну суму, яка теоретично повинна відповідати витратам на комуналку, та на неї збільшують суму орендної плати. А щоб реальність не сильно відривалася від теорії, в договорі оренди можна зафіксувати порядок і періодичність (хоч кожного місяця) перегляду суми орендної плати.

В такому випадку своєчасна та повна сплата комунальних платежів — це обов’язок орендодавця. А орендар має справу тільки з одним видом доходу, що нараховує/виплачує орендодавцю, — з орендною платою.

3. Окремий платіж. За такого розвитку подій орендар, окрім орендної плати, окремим платежем відшкодовуватиме орендодавцю вартість спожитих комунальних послуг за орендованим приміщенням.

Який варіант краще обрати? Тут все дуже індивідуально й залежить від того, як сторони домовляться. Ми ж пропонуємо поглянути на проблему вибору з точки зору оподаткування виплат фізособам. Говоримо про варіанти, коли комуналка у складі орендної плати та коли йде окремим платежем.

Орендуємо у звичайної фізособи

У складі орендної плати. Орендна плата (з «зашитою» в неї комуналкою) є оподатковуваним доходом фізособи (п.п. 164.2.5 ПКУ). Ставки — стандартні: ПДФО — 18 %, ВЗ — 1,5 %.

У 4ДФ такий дохід зазначаємо за фактом нарахування/виплати з ознакою доходу «196». Наприклад, підприємство на підставі акта нарахувало 30.04.2024 орендний дохід фізособі-орендодавцю за квітень 2024 року, а виплатило його в травні. У 4ДФ за квітень воно відобразить у графах 3а, 4а, 5а нараховані суму орендної плати за квітень, ПДФО та ВЗ відповідно, а в 4ДФ за травень покаже виплату доходу (графа 3) та сплату ПДФО і ВЗ (графи 4 та 5).

ЄСВ не буде. І податківці з цим згодні (див. роз’яснення в категорії 201.01 БЗ).

Окремий платіж. Сума комунальної компенсації є для її отримувача оподатковуваним доходом у вигляді додаткового блага (п.п. «г» п.п. 164.2.17 ПКУ). Тож з цієї суми утримуємо ПДФО за ставкою 18 % та ВЗ — 1,5 %, а залишок виплачуємо фізособі-орендодавцю.

У 4ДФ такий дохід зазначаємо за фактом нарахування/виплати з ознакою доходу «126».

Добре, а як бути, якщо орендар хоче отримати всю суму, що була ним витрачена на сплату комунальних послуг, не зменшену на ПДФО та ВЗ? Тут є два варіанти.

Перший — пояснити йому, що якщо фізособі нараховується оподатковуваний дохід, то ПДФО та ВЗ утримується/сплачуються за рахунок такого доходу. Сплатити податок/внесок із власної кишені орендар не може, оскільки в такому випадку сума коштів у розмірі неутриманого податку/внеску стане… доходом орендодавця у вигляді додаткового блага й підлягатиме оподаткуванню ПДФО/ВЗ на загальних підставах (див. лист ДФСУ від 28.12.2016 № 28351/6/99-99-13-02-03-15).

Другий — розглянути можливість збільшити суму оподатковуваного доходу, так, щоб сума збільшення перекрила загальну суму ПДФО та ВЗ, що будуть утримані з комунальної компенсації. Наприклад, можна передбачити в договорі оренди чи в окремому документі (це може бути договір про відшкодування комунальних та інших витрат), що дохід у вигляді компенсації вартості спожитих комунальних послуг нараховується орендодавцю з коефіцієнтом 1,242236.

Щодо ЄСВ, то його не буде. Такі виплати здійснюються не в межах трудових відносин і вони не є винагородою за виконані фізособою роботи (послуги) за цивільно-правовим договором (орендодавець не надає орендареві комунальні послуги).

Орендуємо у ФОП

У складі орендної плати. За наявності витягу з ЄДР, що підтверджує підприємницький статус фізособи, суму орендного доходу, перерахованого ФОП, не оподатковуємо ПДФО та ВЗ.

Традиційно ДПСУ наполягає на тому, що дохід, виплачений на користь ФОП, слід відображати в 4ДФ з ознакою «157».

ЄСВ немає.

Окремий платіж. Податківці наразі стверджують: якщо умовами договору оренди сплата комунальних платежів здійснюється орендарем окремо від орендної плати у вигляді відшкодування витрат орендодавця на сплату комунальних послуг, то сума цих платежів оподатковується за правилами, встановленими для звичайних фізосіб (див., наприклад, для загальносистемників роз’яснення в категорії 104.05 БЗ, для єдиноподатників — листи ДПСУ від 27.03.2024 № 1653/ІПК/99-00-24-03-03 та від 01.03.2024 № 1076/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК). Докладніше про зміну підходу див. «Спрощенець здає в оренду приміщення з компенсацією комуналки» // «Податки & бухоблік», 2024, № 39 (ср. ).

Тож орендар, як податковий агент, зобов’язаний з такого доходу утримати ПДФО та ВЗ і відобразити його в 4ДФ як звичайний «громадянський» дохід фізособи з ознакою доходу «126».

ЄСВ не буде.

Для наочності узагальнимо сказане вище в таблиці.

Комунальні платежі. Порядок сплати й оподаткування орендарем