27.05.2024
У загальному випадку посада головного бухгалтера, на яку приймається особа, повинна бути вакантною. Виняток із цього правила — ситуація, за якої трудове законодавство зобов’язує роботодавця зберігати за працівником місце роботи та посаду. Пояснимо на прикладі.
Є особа, яка займає посаду головного бухгалтера й працює на умовах повної зайнятості. Така особа йде у відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами чи у відпустку для догляду за дитиною до 3 (6) років або ж її мобілізували. За період такої відпустки / військової служби за нею зберігається посада, яку вона обіймала до початку відпустки/мобілізації.
Проте за бажання роботодавець може на період відпустки / військової служби працівника прийняти іншу особу за строковим трудовим договором на посаду головного бухгалтера. У такому випадку в штатному розписі матимемо одну посаду «головний бухгалтер», кількість штатних одиниць (повна зайнятість) — 1, проте фактично за цією посадою буде числитися дві особи: одна — за якою зберігається місце роботи / посада, друга — яка працює за строковим трудовим договором, укладеним на період відсутності першої особи.
Добре, а як тоді бути, якщо є головбух, який наразі працює, але буде звільнятися, й потрібно прийняти іншу особу на його місце до звільнення, щоб старий головбух встиг передати майбутньому головбуху справи? Погодьтеся, процес передачі-приймання справ — це не що інше, як виконання обов’язків працівниками. Тож і старий, і майбутній головбух у цей час повинні перебувати з підприємством у трудових відносинах.
У такій ситуації
рекомендуємо прийняти майбутнього головбуха на іншу бухгалтерську посаду, наприклад заступника головного бухгалтера, а згодом, коли «старий» головбух звільниться, перевести його на посаду головного бухгалтера
У вас немає в штатному розписі відповідної посади, на яку може бути прийнято майбутнього головбуха? Не біда. До цього документа можна внести зміни, видавши відповідний наказ або виклавши штатний розпис у новій редакції. До речі, зразок наказу про внесення змін до штатного розпису ви можете знайти в статті «Штатний розпис» // «Податки & бухоблік», 2022, № 16.
Після переведення працівника на посаду головбуха непотрібну посаду можна буде виключити зі штатного розпису.
Доволі часто можна почути запитання: чи можна прийняти на роботу головбуха за сумісництвом? У загальному випадку перепон для цього немає. Проте все ж таки радимо запитати у особи, що претендує на посаду головбуха, де її основне місце роботи, та впевнитися, що вона не належить до тих, для кого встановлено обмеження щодо сумісництва та суміщення з іншими видами діяльності (див. ст. 3 і 25 Закону України «Про запобігання корупції» від 14.10.2014 № 1700-VII).
Ще одне запитання, яке пов’язано з роботою за сумісництвом: як узаконити одночасну роботу на декількох роботодавців? Відразу скажемо, що ситуації, за якої години роботи за різними трудовими договорами збігаються, краще не допускати. Вона дратує і ДПСУ, і Держпраці (див., наприклад, статтю «Сумісництво: якщо години роботи збігаються з основною роботою» // «Податки & бухоблік», 2023, № 56).
Проте якщо уникнути її неможливо, а підприємства, де працює головбух, є дружніми, можна розглянути варіант прийняття на роботу з гнучким режимом робочого часу. Детально про особливості роботи в такому режимі див. статтю «Гнучкий режим робочого часу» // «Податки & бухоблік», 2023, № 57 (ср. ).
Також можна розглянути варіант поєднання на обох підприємствах дистанційної роботи з роботою у приміщенні роботодавця. Що дає дистанційна робота? Можливість розподіляти роботу на власний розсуд. У результаті у цю хвилину головбух може працювати на вас, а через секунду вже на іншого роботодавця.
Чи обов’язково укладати з головбухом письмовий трудовий договір? Трудове законодавство не зобов’язує роботодавця укладати трудовий договір в письмовій формі лише тому, що особа приймається на посаду головного бухгалтера. Тож тут усе в загальному порядку: дивимося у ст. 24 КЗпП перелік випадків, коли є обов’язок укласти письмовий трудовий договір, й виконуємо цей обов’язок.
Також пам’ятаємо, що у період дії воєнного стану сторони за згодою визначають форму трудового договору — усна чи письмова (ч. 1 ст. 2 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX). Отже, до закінчення воєнного стану форма трудового договору може бути усною (якщо це погоджено з працівником), незалежно від вимог КЗпП. А вже після закінчення воєнного стану доведеться укласти письмовий договір, якщо це передбачено ст. 24 КЗпП.
Перед підписанням трудового договору та/або виданням наказу про прийняття на роботу попросіть у майбутнього головбуха надати документи, перелічені в ст. 24 КЗпП. Це в загальному випадку:
— паспорт або інший документ, що посвідчує особу;
— трудова книжка (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Держреєстру соцстрахування;
— документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію);
— військово-обліковий документ (якщо особа зобов’язана мати такий документ).
Також варто запитати, чи має особа право на трудові гарантії та пільги. Якщо має, попросіть надати підтвердні документи.
Чи подавати податківцям повідомлення про прийняття на роботу головбуха? Так, звісно. Для цієї категорії осіб винятків немає.
А ще не забудьте до початку роботи працівника надати йому інформацію, перелічену в ст. 29 КЗпП. У загальному випадку це інформація про:
— місце роботи, трудову функцію (посаду та перелік посадових обов’язків), дату початку виконання роботи;
— права та обов’язки, умови праці;
— наявність на робочому місці небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуто, та можливі наслідки їх впливу на здоров’я, а також про право на пільги і компенсації за роботу в таких умовах відповідно до законодавства і колективного договору — під підпис;
— правила внутрішнього трудового розпорядку або умови встановлення режиму роботи, тривалість робочого часу і відпочинку, а також про положення колективного договору (у разі його укладення);
— організацію професійного навчання працівників (якщо таке навчання передбачено);
— тривалість щорічної відпустки;
— умови та розмір оплати праці;
— процедуру та встановлені КЗпП строки попередження про припинення трудового договору, яких повинні дотримуватися працівник і роботодавець.
А ще слід визначити майбутньому головбуху робоче місце та забезпечити необхідними для роботи засобами.
Ну й, звісно, не забуваємо про проходження інструктажу з охорони праці, виробничої санітарії, гігієни праці і протипожежної охорони.
Чи укладати з головбухом, що приймається на роботу, договір про повну матеріальну відповідальність?
Головний бухгалтер підприємства не є матеріально відповідальною особою
Його посада не передбачає виконання робіт, безпосередньо пов’язаних зі зберіганням, обробкою, продажем (відпуском), перевезенням або застосуванням у процесі виробництва переданих йому цінностей (див. Перелік посад і робіт, що заміщаються або виконуються працівниками, з якими підприємством, установою, організацією можуть укладатися письмові договори про повну матеріальну відповідальність.., затверджений постановою Держкомпраці СРСР та Секретаріату ВЦРПС від 28.12.77 № 447/24, що продовжує наразі діяти відповідно до постанови ВРУ від 12.09.91 № 1545-XII).
Виняток — ситуація, за якої головбух виконує функції касира. За таких умов із ним обов’язково має бути укладено договір про повну матеріальну відповідальність. Але нести повну матеріальну відповідальність він буде тільки щодо тих цінностей, які прийняті ним як касиром.
У загальному ж випадку головний бухгалтер несе обмежену матеріальну відповідальність у розмірі заподіяної з його вини шкоди, але не більше свого середнього місячного заробітку, якщо шкоду підприємству заподіяно зайвими грошовими виплатами працівникам, неправильною постановкою обліку і зберіганням матеріальних чи грошових цінностей, невжиттям необхідних заходів до запобігання простоям (п. 2 ст. 133 КЗпП, лист Мін’юсту від 23.02.2017 № 6508/105-0-2-17/7).
Також про матеріальну відповідальність головбуха див. у статті «Яку відповідальність несе головбух?» // «Податки & бухоблік», 2024, № 43.