Принимаем на работу главбуха

Должность, на которую принимаем

В общем случае должность главного бухгалтера, на которую принимается лицо, должна быть вакантной. Исключение из этого правила — ситуация, при которой трудовое законодательство обязывает работодателя сохранять за работником место работы и должность. Объясним на примере.

Есть лицо, которое занимает должность главного бухгалтера и работает на условиях полной занятости. Такое лицо идет в отпуск в связи с беременностью и родами или в отпуск для ухода за ребенком до 3 (6) лет или же его мобилизовали. За период такого отпуска / военной службы за ним сохраняется должность, которую оно занимало до начала отпуска/мобилизации.

Однако по желанию работодатель может на период отпуска / военной службы работника принять другое лицо по срочному трудовому договору на должность главного бухгалтера. В таком случае в штатном расписании будем иметь одну должность «главный бухгалтер», количество штатных единиц (полная занятость) — 1, однако фактически по этой должности будет числиться два лица: одно — за которым сохраняется место работы / должность, второе — которое работает по срочному трудовому договору, заключенному на период отсутствия первого лица.

Хорошо, а как тогда быть, если есть главбух, который теперь работает, но будет увольняться, и нужно принять другое лицо на его место до увольнения, чтобы старый главбух успел передать будущему главбуху дела? Согласитесь, процесс передачи-приема дел — это не что иное, как выполнение обязанностей работниками. Поэтому и старый, и будущий главбух в это время должны находиться с предприятием в трудовых отношениях.

В такой ситуации

У вас нет в штатном расписании соответствующей должности, на которую может быть принят будущий главбух? Не беда. В этот документ можно внести изменения, издав соответствующий приказ или изложив штатное расписание в новой редакции. Кстати, образец приказа о внесении изменений в штатное расписание вы можете найти в статье «Штатное расписание» // «Налоги & бухучет», 2022, № 16.

После перевода работника на должность главбуха ненужную должность можно будет исключить из штатного расписания.

Совместитель + свободный график

Достаточно часто можно услышать вопрос: можно ли принять на работу главбуха по совместительству? В общем случае преград для этого нет. Однако все же советуем спросить у лица, которое претендует на должность главбуха, где его основное место работы, и удостовериться, что оно не относится к тем, для кого установлено ограничение в отношении совместительства и совмещения с другими видами деятельности (см. ст. 3 и 25 Закона Украины «О предотвращении коррупции» от 14.10.2014 № 1700-VII).

Еще один вопрос, который связан с работой по совместительству: как узаконить одновременную работу на нескольких работодателей? Сразу скажем, что ситуации, при которой часы работы по разным трудовым договорам совпадают, лучше не допускать. Она раздражает и ГНСУ, и Гоструда (см., например, статью «Совместительство: если часы работы совпадают с основной работой» // «Налоги & бухучет», 2023, № 56).

Однако если избежать ее невозможно, а предприятия, где работает главбух, являются дружественными, можно рассмотреть вариант приема на работу с гибким режимом рабочего времени. Подробно об особенностях работы в таком режиме см. статью «Гибкий режим рабочего времени» // «Налоги & бухучет», 2023, № 57 (ср. ).

Также можно рассмотреть вариант сочетания на обоих предприятиях дистанционной работы с работой в помещении работодателя. Что дает дистанционная работа? Возможность распределять работу на свое усмотрение. В итоге в эту минуту главбух может работать на вас, а через секунду уже на другого работодателя.

Трудовой договор и уведомление

Обязательно ли заключать с главбухом письменный трудовой договор? Трудовое законодательство не обязывает работодателя заключать трудовой договор в письменной форме только потому, что лицо принимается на должность главного бухгалтера. Поэтому здесь все в общем порядке: смотрим в ст. 24 КЗоТ перечень случаев, когда есть обязанность заключить письменный трудовой договор, и исполняем эту обязанность.

Также помним, что в период действия военного положения стороны по согласию определяют форму трудового договора — устная или письменная (ч. 1 ст. 2 Закона Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» от 15.03.2022 № 2136-IX). Следовательно, до окончания военного положения форма трудового договора может быть устной (если это согласовано с работником), независимо от требований КЗоТ. А уже после окончания военного положения придется заключить письменный договор, если это предусмотрено ст. 24 КЗоТ.

Перед подписанием трудового договора и/или изданием приказа о приеме на работу попросите у будущего главбуха предоставить документы, перечисленные в ст. 24 КЗоТ. Это в общем случае:

— паспорт или другой документ, который удостоверяет лицо;

— трудовая книжка (в случае наличия) или сведения о трудовой деятельности из реестра застрахованных лиц Госреестра соцстрахования;

— документ об образовании (специальности, квалификации);

— военно-учетный документ (если лицо обязано иметь такой документ).

Также стоит спросить, имеет ли лицо право на трудовые гарантии и льготы. Если имеет, попросите предоставить подтверждающие документы.

Подавать ли налоговикам уведомление о приеме на работу главбуха? Да, конечно. Для этой категории лиц исключений нет.

А еще не забудьте до начала работы работника предоставить ему информацию, перечисленную в ст. 29 КЗоТ. В общем случае это информация о:

— месте работы, трудовой функции (должность и перечень должностных обязанностей), дате начала выполнения работы;

— правах и обязанностях, условиях труда;

— наличии на рабочем месте опасных и вредных производственных факторов, которые еще не устранены, и возможных последствиях их влияния на здоровье, а также о праве на льготы и компенсации за работу в таких условиях в соответствии с законодательством и коллективным договором — под подпись;

— правилах внутреннего трудового распорядка или условиях установления режима работы, продолжительности рабочего времени и отдыха, а также о положении коллективного договора (в случае его заключения);

— организации профессионального обучения работников (если такое обучение предусмотрено);

— продолжительности ежегодного отпуска;

— условиях и размере оплаты труда;

— процедуре и установленных КЗоТ сроках предупреждения о прекращение трудового договора, которые должны соблюдать работник и работодатель.

А еще следует определить будущему главбуху рабочее место и обеспечить необходимыми для работы средствами.

Ну и, конечно, не забываем о прохождении инструктажа по охране труда, производственной санитарии, гигиене труда и противопожарной охране.

Материальная ответственность

Заключать ли с главбухом, который принимается на работу, договор о полной материальной ответственности?

Его должность не предусматривает выполнения работ, непосредственно связанных с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных ему ценностей (см. Перечень должностей и работ, которые замещаются или выполняются работниками, с которыми предприятием, учреждением, организацией могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности.., утвержденный постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 28.12.77 № 447/24, который продолжает в настоящее время действовать в соответствии с постановлением ВРУ от 12.09.91 № 1545-XII).

Исключение — ситуация, при которой главбух выполняет функции кассира. При таких условиях с ним обязательно должен быть заключен договор о полной материальной ответственности. Но нести полную материальную ответственность он будет только в отношении тех ценностей, которые приняты им как кассиром.

В общем же случае главный бухгалтер несет ограниченную материальную ответственность в размере причиненного по его вине ущерба, но не больше своего среднего месячного заработка, если ущерб предприятию причинен лишними денежными выплатами работникам, неправильной постановкой учета и хранением материальных или денежных ценностей, непринятием необходимых мер для предотвращения простоев (п. 2 ст. 133 КЗоТ, письмо Минюста от 23.02.2017 № 6508/105-0-2-17/7).

Также о материальной ответственности главбуха см. в статье «Какую ответственность несет главбух?» // «Налоги & бухучет», 2024, № 43.