Гнучкий режим робочого часу

У питаннях гнучкого режиму робочого часу головує ст. 60 КЗпП. Розглянемо, що це за «звір» такий та чим він цікавий.

Гнучкий режим робочого часу — це форма організації праці, що надає працівнику можливість самостійно регулювати час початку та/або закінчення, а за певних умов також і тривалість робочого часу протягом робочого дня, за умови дотримання встановленої норми тривалості робочого часу. Розглянемо, за рахунок чого досягається така гнучкість.

Складові режиму

Гнучкий режим робочого часу передбачає: фіксований робочий час, змінний час та час перерви для відпочинку і харчування. Почнемо зі знайомого, а саме з перерви.

Час перерви. Тут без сюрпризів. Час перерви для відпочинку та хурчування встановлюємо за загальними правилами відповідно до ст. 66 КЗпП. Тобто тривалість перерви для відпочинку і харчування має становити не більше двох годин. Перерва не включається в робочий час.

За загальним правилом, час початку і закінчення перерви встановлюють у правилах внутрішнього трудового розпорядку.

Фіксований час. Це час, протягом якого працівник обов’язково повинен бути присутнім на робочому місці та виконувати свої посадові обов’язки.

Він може йти «нарізкою». Наприклад, працівникові можна встановити фіксований час з понеділка по п’ятницю з 9:30 до 13:00 та з 14:30 до 16:00. Також фіксований час можна передбачити лише в окремі дні робочого тижня, приміром, тільки в понеділок (див. лист Мінекономіки від 28.04.2021 № 4706-06/25564-07 (далі — лист № 25564).

Якщо працівник відсутній на робочому місці у фіксований час без поважних причин, це вважається порушенням трудової дисципліни.

Змінний час. Це час, протягом якого працівник на власний розсуд визначає періоди роботи в межах встановленої норми тривалості робочого часу.

Наявність фіксованого та змінного робочого часу дає працівнику можливість в межах, установлених роботодавцем, обирати щоденний час початку та закінчення робочого дня, а у випадку запровадження потижневого чи підсумованого обліку робочого часу, ще й щоденну тривалість робочого дня.

Працівник може прийти на роботу о 8:00, відпрацювати підряд години змінного часу з 8:00 до 9:30, фіксованого часу з 9:30 до 13:00, змінного часу з 14:00 до 14:30, фіксованого часу з 14:30 до 16:00 та змінного часу з 16:00 та 17:00. Всього 8 годин.

Також він може побудувати свою роботу інакше. Прийти на роботу о 9:30. Відпрацювати години фіксованого часу з 9:30 до 13:00 та з 14:30 до 16:00. Далі піти у свої справах на пару годин. Потім повернутися о 18:00 та допрацювати у змінний час ще 2 години, а саме з 18:00 до 20:00. Всього 8 годин.

Або ж працівник може геть іншим чином організувати свою роботу за умови, що в фіксований час він знаходитиметься на роботі.

«Шкідливі» запитання

Запитання 1. Чи можна поєднувати гнучкий режим робочого часу зі роботою у звичайному режимі?

Так. Положення ст. 60 КЗпП не містять заборони на встановлення гнучкого режимом робочого часу лише протягом окремих днів тижня. Тож цілком допустимо, коли працівник частину робочого тижня, припустимо з понеділка по четвер, працює відповідно до режиму роботи підприємства, а іншу частину — за гнучким режимом. На це звертає увагу Мінекономіки в листі від 28.04.2021 № 4706-06/25564-07 (далі — лист № 25564).

Запитання 2. Чи можна встановити фіксований час лише в окремий день (окремі дні) робочого тижня, приміром, тільки в п’ятницю, а в інші дні визначити тільки змінний час?

На це запитання відповідь також, так! Наприклад, можна встановити працівнику:

— фіксований час тільки в понеділок та середу — з 8:00 до 12:00;

— змінний час, який працівник розподіляє на власний розсуд, у понеділок та середу з 13:00 до 22:00, у вівторок, четвер — суботу — з 8:00 до 12:00 і з 13:00 до 22:00;

— перерву з 12:00 до 13:00.

Запитання 3. А чи можна не встановлювати працівникові конкретні години змінного часу? Тобто зазначити лише фіксовані години, а інший час визначити змінним (за виключенням часу перерви)?

Прямої заборони на такі дії ви не знайдете в ст. 60 КЗпП. Проте не рекомендуємо так робити. Чому? Якщо повністю дати волю працівникові у визначенні змінних годин роботи, то він, наприклад, зможе приходити на роботу вночі (звісно, якщо є доступ до робочого місяця) та вимагати доплату за роботу в нічний час.

Поготів, що відповідно до ч. 9 ст. 60 КЗпП

Звідси висновки: якщо трудовий розпорядок на підприємстві не передбачає роботу вночі та вам не потрібні зайві витрати на оплату праці, чітко зазначте години/проміжки змінного часу роботи.

Також рекомендуємо чітко визначити вихідні дні, звісно, якщо у працівника не підсумований облік робочого часу й вихідні дні визначаються графіком виходу на роботу.

Запитання 4. Припустимо, що виникла потреба направити працівника з гнучким режимом у відрядження. Він там також працюватиме в змінний час як заманеться?

Ні. На направленого у відрядження працівника поширюватиметься режим роботи, встановлений на підприємстві, до якого його відряджено. Це прямо передбачено ст. 60 КЗпП. Проте радимо цей момент також зафіксувати в Положенні про відрядження, затвердженому на підприємстві.

Запитання 5. Чи може працівник, наприклад, відпрацювати тільки фіксовані години, а змінні «перекинути» на інший день?

Частиною 1 ст. 60 КЗпП визначено однією з умов встановлення гнучкого режиму робочого часу є дотримання працівником встановленої денної, тижневої чи іншої, встановленої на певний обліковий період, норми тривалості робочого часу.

Тобто відповідь на наведене запитання буде залежати від того, якої норми тривалості робочого часу повинен дотримуватися працівник:

— денної, наприклад, 8 годин на день;

— тижневої, припустимо, 40 годин на тиждень;

— встановленої на обліковий період (тиждень, місяць, квартал, рік тощо) у разі застосування підсумованого обліку робочого часу.

Якщо денної, як в прикладі 1 (див. вище), то таке перекидання неможливе. А от якщо тижневої чи за обліковий період, то відповідь — так. Поговоримо про це далі.

Норма та облік робочого часу

Працівників з гнучким режимом робочого часу зазвичай зобов’язують додержуватися денної норми тривалості робочого незалежно від його початку, закінчення та тривалості перерви на обід, наприклад, 8 годин на день. У такому випадку за працівниками ведуть поденний облік робочого часу.

Разом з тим ч. 3 ст. 60 КЗпП надає можливість організувати роботу на умовах гнучкого режиму робочого часу з варіантами дотримання працівником:

— тижневої (ведеться потижневий облік робочого часу) чи

— норми тривалості робочого часу, встановленої на певний обліковий період (тиждень, місяць, квартал, рік тощо), якщо запроваджено підсумований облік робочого часу. Такий облік робочого часу запроваджують, якщо за умовами роботи не може бути додержана встановлена для працівника щоденна або щотижнева тривалість робочого часу. При цьому тривалість робочого часу за обліковий період не повинна перевищувати нормального числа робочих годин.

Розберемо на прикладах, як це працює.

Відповідно до умов прикладу директор за тиждень повинен відпрацювати встановлені 10 годин. При цьому в понеділок з 08:00 до 08:30 (тобто 30 хвилин) він повинен бути на робочому місці. Інший час, а саме 9 годин 30 хвилин, він розподіляє в межах змінного часу, як йому заманеться.

Що це дає? Можливість легалізувати присутність на робочому місці протягом дня, тобто приходити на роботу та підписувати документи, відправляти банк/звітність протягом фіксованого та змінного часу. Зайшов на 5-10 хвилин, підписав, пішов. Так і склалися зі шматочків належні 10 робочих годин на тиждень.

Погодьтеся, дуже часто кадровики/бухгалтери жаліються, що директор, який прийнятий на неповний робочий час, працює «як попало» й підписує документи та банк за межами офіційно встановленого йому робочого часу. Ось вам готовий варіант, як узаконити таке хаотичне виконання обов’язків. Головне — «чесно» ☺ все зафіксувати.

Якщо завантаження роботою працівника (в тому числі й директора) нерівномірне протягом місяця, кварталу, іншого періоду, то є сенс поєднати гнучкий режим та підсумований облік робочого часу.

Увесь липень з понеділка по п’ятницю 4 години, а саме з 09:00 до 13:00, працівники зобов’язані бути на робочому місці. Інший час вони розподіляють на власний розсуд. Головне, щоб у цілому за липень (за обліковий період) кожен з них відпрацював норму в 168 годин, звісно, за умови повної зайнятості та відсутності поважних причин нероботи.

Яка з цього користь? У багатьох бухгалтерів завантаження роботою нерівномірне. Є пікові дні, коли вони, зазвичай, затримуються на роботі. Приклад — бухгалтер, який реєструє податкові накладні. За звичних умов праці тут завжди є небезпека, що податківці зіллють Держпраці чи самі інспектори праці виявлять, що такі реєстраційні дії проводилися не в робочий час бухгалтера та не були оплачені у підвищеному розмірі.

Якщо ж запровадити гнучкий режим робочого часу з підсумовуваним обліком робочого часу, то «шаманячи» з годинами роботи, можна втиснутися в норму. Проте якщо такий бухгалтер працює у вихідні дні, то гнучкий режим не найкращий варіант. Тут ліпше звернути увагу на таку форму організації праці, як дистанційна робота. Детально про неї в статті «Дистанційна робота» // «Податки & бухоблік», 2023, № 57.

Та повернемося до гнучкого режиму. Вивчаємо умови його запровадження.

Встановлюємо гнучкий режим

Підготовка. Можливість, порядок та умови застосування гнучкого режиму робочого часу зафіксуйте в колективному договорі (за наявності), Правилах внутрішнього трудового розпорядку. Зазначимо, що гнучкий режим робочого часу може встановлюватися:

— на визначений строк або безстроково;

— під час прийняття на роботу або пізніше.

Розробіть систему контролю та обліку робочого часу кожного співробітника. Для цього можна сміливо застосовувати відповідні технічні засоби. Або ж працівники можуть проставляти відмітки про час, коли вони приходять/йдуть з роботи, чи про відпрацьовані години у відповідному журналі/книзі.

Проведіть роз’яснювальну роботу серед працівників та керівників, щоб уникнути можливих непорозумінь щодо роботи з гнучким режимом робочого часу.

Ініціатором зазвичай є працівник. Проте за певних умов гнучкий режим робочого часу може бути встановлено з ініціативи роботодавця. Про умови далі.

Ініціатор — працівник. Працівник подає роботодавцю заяву, в якій зазначає прийнятні для нього часові межі графіка роботи (фіксований, гнучкий час), дату, з якої бажає працювати в такому режимі, або ж строк, на який просить установити гнучкий режим (якщо встановлюється не безстроково).

Якщо роботодавець не проти, то на підставі заяви видає наказ про встановлення гнучкого режиму робочого часу з дати, визначеної працівником у заяві, та ознайомлює з ним працівника (див. п. 1 ч. 8 ст. 60 КЗпП).

Ініціатор — роботодавець. У загальному випадку гнучкий режим робочого часу може встановлюватися роботодавцем у разі виробничої необхідності з обов’язковим повідомленням працівника не пізніше ніж за два місяці про зміну режиму роботи (п. 2 ч. 8 ст. 60 КЗпП).

Також не менше ніж за два місяці до запровадження такого режиму роботодавець зобов’язаний ознайомити працівників з умовами та специфікою гнучкого режиму робочого часу, забезпечити облік відпрацьованого часу та ефективний контроль за найбільш повним і раціональним використанням робочого часу працівником.

Проте двомісячний строк повідомлення/ознайомлення суттєво скорочується у разі встановлення роботодавцем гнучкого режиму робочого часу з власної ініціативи на час загрози поширення епідемії, пандемії та/або у разі виникнення загрози збройної агресії, надзвичайної ситуації техногенного, природного чи іншого характеру. В таких форс-мажорних обставинах з наказом про встановлення гнучкого режиму робочого часу слід ознайомити працівника протягом двох днів з дня його прийняття, але до запровадження гнучкого режиму робочого часу (ч. 2 ст. 60 КЗпП).

Форма трудового договору. Законодавець не зобов’язує укладати трудовий договір в письмовій формі у разі запровадження гнучкого режиму робочого часу. Тож якщо немає інших причин, які вимагають саме письмової форми трудового договору (див. ч. 1 ст. 24 КЗпП), то достатньо буде наказу.

Облік та оплата. Запровадження гнучкого режиму робочого часу не тягне змін в нормуванні та оплаті праці працівників, не впливає на порядок нарахування та розмір доплат, премій, не надає пільг при обчисленні стажу роботи (в тому числі і спеціального) та інші трудові права працівників.

Облік відпрацьованого часу та контроль за його повним та раціональним використанням веде роботодавець.

На завершення статті розглянемо випадки, за яких роботодавець за власним рішенням може «скинути» працівника з гнучкого на загальний режим, що діє на підприємстві.

Примусове переведення на загальний режим

Є два випадки, коли роботодавець в односторонньому порядку може повернути працівника з гнучкого режиму робочого часу на загальний та ще й без дотримання вимоги щодо повідомлення за два місяці про зміну істотних умов праці. Це можливо у разі:

— виробничо-технічної необхідності та/або для виконання невідкладних чи непередбачених завдань. У такому випадку роботодавець може тимчасово (на термін до 1 місяця протягом календарного року) застосовувати до працівників, яким установлено гнучкий режим робочого часу, загальний режим роботи на підприємстві (ч. 5 ст. 60 КЗпП);

— порушення працівником встановленого гнучкого режиму робочого часу. Тоді, крім застосування відповідних дисциплінарних стягнень, роботодавець має право перевести працівника на загальний режим роботи. Таке право дано йому ч. 12 ст. 60 КЗпП.