У загальному випадку оплачувана відпустка по вагітності та пологах надається вагітній жінці тривалістю 126 календарних днів (70 днів до пологів і 56 днів після пологів).
Залежно від обставин вагітності та пологів ці строки можуть змінюватися.
Наведемо нижче в таблиці можливі варіанти тривалості декретної відпустки.
| Ситуація | Тривалість декретної відпустки | Нормативно-правовий документ, який установлює тривалість декретної відпустки |
| Вагітність і пологи (загальний випадок) | 126 календарних днів (70 днів до пологів і 56 після) | Ч. 1 ст. 38 Закону № 2240, ст. 17 Закону про відпустки |
| Ускладнені, передчасні пологи, народження двох і більше дітей | 140 календарних днів (70 днів до пологів і 70 після) | |
| Передчасні пологи до 30 тижнів при виписці з живою дитиною | 140 календарних днів | П. 6.5 Інструкції № 455 |
| Передчасні пологи до 30 тижнів у разі смерті дитини | 70 календарних днів | |
| Вагітність і пологи жінки, віднесеної до I–IV категорій постраждалих унаслідок аварії на ЧАЕС | 180 календарних днів (90 днів до пологів і 90 після) | Ч. 1 ст. 38 Закону № 2240 |
| Вагітні жінки, які не перебували на обліку в медустанові з приводу вагітності до дня пологів | 56, 70 або 90 календарних днів післяродової відпустки залежно від ситуації | П. 6.4 Інструкції № 455 |
| Усиновлення дитини протягом двох місяців із дня її народження | 56 календарних днів (загальний випадок); 70 календарних днів (при усиновленні двох і більше дітей); 90 календарних днів (для жінок-чорнобильців) | Ч. 2 ст. 38 Закону № 240 |
Важливо! Відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами надається жінці повністю, незалежно від кількості днів, фактично використаних до дати пологів.
Додатково зазначимо: якщо під час вагітності жінка перебувала у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею 3-х років, вона також має право на отримання допомоги по вагітності та пологах.
Порядок призначення допомоги
Допомога по вагітності та пологах визначається і виплачується як за основним місцем роботи, так і за сумісництвом (ч. 1 ст. 50 Закону № 2240).
Підставою для виплати допомоги:
— працівниці, яка працює на цьому підприємстві за основним місцем роботи, є оригінал листка непрацездатності, оформлений згідно з Інструкцією № 455;
— працівниці-суміснику — (1) копія листка непрацездатності, засвідчена підписом керівника і печаткою підприємства за основним місцем роботи, (2) довідка про середню заробітну плату за основним місцем роботи.
Алгоритм призначення допомоги:
1. На підставі отриманих від працівниці документів Комісія (уповноважений) із соціального страхування приймає рішення про виплату допомоги по вагітності та пологах. Рішення оформляється протоколом (форму наведено в додатку до Положення № 25). Крім того, відмітку про призначення допомоги проставляє комісія (уповноважений) на зворотному боці листка непрацездатності.
Документи для призначення допомоги по тимчасовій втраті працездатності Комісія (уповноважений) із соціального страхування розглядає не більше 10 днів із дня їх надходження.
2. На підставі протоколу Комісії (уповноваженого) із соціального страхування, а також листка непрацездатності роботодавець видає наказ про надання відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами. Ця відпустка належить до загальнообов’язкових соціальних відпусток. Тому працівниця може не писати заяву про надання відпустки.
3. На підставі наказу та листка непрацездатності бухгалтерія:
— розраховує суму допомоги по вагітності та пологах;
— оформляє та подає до ФСС ТВП заявку-розрахунок на виплату допомоги за формою, наведеною в Порядку № 26. Заявка-розрахунок готується у двох примірниках, керівник і головний бухгалтер підприємства її підписують і завіряють печаткою підприємства (п. 5, п. 6 Порядку № 26).
4. ФСС ТВП перераховує грошові кошти на виплату декретних на спеціальний рахунок підприємства протягом 10 робочих днів після надходження заявки-розрахунку (п. 8 Порядку № 26).
5. Після надходження коштів на спецрахунок роботодавець виплачує допомогу співробітниці в найближчий строк, установлений для виплати заробітної плати (ст. 52 Закону № 2240; лист ФСС ТВП від 26.05.2011 р. № 07-35-1406).
Розрахунок допомоги з основного місця роботи
Сума допомоги по вагітності та пологах розраховується таким чином:
ДВП = ЗПСЕР х КДН, де
ЗПСЕР — сума середньоденної заробітної плати;
КДН — кількість календарних днів відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами.
У свою чергу, середньоденна заробітна плата (ЗПСР) розраховується таким чином:
ЗПСЕР = ЗПРП : КДНРП, де
ЗПРП — нарахована в розрахунковому періоді сума заробітної плати;
КДНРП — кількість календарних днів у розрахунковому періоді.
Розраховуємо середньоденну заробітну плату (ЗПСЕР). Алгоритм:
1. Визначаємо розрахунковий період, за який обчислюється середня заробітна плата для розрахунку допомоги по вагітності та пологах.
Розрахунковим періодом є період роботи за останнім основним місцем роботи перед настанням страхового випадку. У загальному випадку він становить останні 6 повних календарних місяців (з 1-го до 1-го числа) перед місяцем виходу працівниці у відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами (п. 4 Порядку № 1266).
Приклад 1. Жінку прийнято на роботу 10.11.2013 р. З 24.07.2014 р. вона йде у відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами. Розрахунковим періодом у цьому випадку є січень — червень 2014 року.
Якщо жінка відпрацювала менше 6 повних календарних місяців, розрахунковий період визначається виходячи з фактично відпрацьованих повних календарних місяців.
Приклад 2. Жінку прийнято на роботу 11.03.2014 р. З 24.07.2014 р. вона йде у відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами. Розрахунковим періодом у цьому випадку є квітень — червень 2014 року.
Важливо звернути увагу на такий момент: якщо працівниця прийнята не з першого числа календарного місяця, але при цьому відпрацювала всі робочі дні місяця за графіком, то в цьому випадку, на думку Мінпраці, місяць прийняття на роботу зараховується їй як повний місяць (лист Мінпраці від 12.03.2010 р. № 2515/0/14-10/18).
Приклад 3. Жінку прийнято на роботу 03.03.2014 р. (понеділок). З 01.09.2014 р. вона йде у відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами. Оскільки в березні вона відпрацювала всі робочі дні за графіком, розрахунковим періодом у цьому випадку є березень — серпень 2014 року.
Якщо працівниця відпрацювала менше одного календарного місяця, розрахунковий період визначається виходячи з фактично відпрацьованого часу.
2. Визначаємо виплати, що включаються до розрахунку середньої заробітної плати
У цьому питанні слід керуватися абз. 1 п. 7 Порядку № 1266. Так, до розрахунку включаються виплати, що одночасно відповідають таким вимогам:
1) уключаються до фонду оплати праці згідно з Інструкцією № 5: основна і додаткова зарплата, інші заохочувальні та компенсаційні виплати.
Важливо! На відміну від розрахунку допомоги по непрацездатності, при розрахунку «декретних» до розрахунку включаються і виплати за час, протягом якого працівниця не працювала, але за нею зберігався середній заробіток (наприклад, сума відпускних);
2) виплата має включатися до бази обкладення ЄСВ.
Виплати враховуються в межах максимальної величини, з якої сплачується ЄСВ працездатної особи (17 прожиткових мінімумів, у 2014 році — 20706 грн.). Якщо виплата припадає на декілька місяців (наприклад, відпускні), то при визначенні граничного доходу ця сума розбивається на декілька місяців.
На окрему увагу заслуговує порядок уключення до розрахунку середньоденної заробітної плати разових виплат. До разових виплат належать виплати, наведені в п. 2.3 Інструкції № 5, зокрема:
— винагороди за підсумками роботи за рік, щорічні винагороди за вислугу років (стаж роботи);
— премії, які виплачуються в установленому порядку за спеціальними системами преміювання, а також які виплачені відповідно до рішень уряду;
— одноразові заохочення, не пов’язані з конкретними результатами праці (наприклад, до ювілейних і пам’ятних дат, як у грошовій, так і в натуральній формі);
— грошова винагорода державним службовцем за добросовісну безперервну працю в органах державної влади, зразкове виконання трудових обов’язків;
— матеріальна допомога на оздоровлення тощо.
Абзацом 2 п. 9 Порядку № 1266 передбачене правило обліку таких разових виплат: якщо застрахована особа не працювала частину місяця в розрахунковому періоді з поважних причин, то заохочувальні та компенсаційні виплати, що мають разовий характер, ураховуються пропорційно відпрацьованому цього місяця часу.
Перелік поважних причин наведено в абз. 5 п. 4 Порядку № 1266. Це:
— тимчасова непрацездатність, підтверджена листком непрацездатності;
— відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами;
— відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку і відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею шестирічного віку за медичним висновком.
Порядок уключення одноразових виплат до розрахунку середньої заробітної плати на прикладі розглянемо трохи нижче.
3. Визначаємо кількість календарних днів у розрахунковому періоді.
Ураховуються:
— усі календарні дні, уключаючи дні перебування в усіх видах оплачуваних відпусток і відпусток без збереження зарплати, крім днів, що виключаються з розрахункового періоду із трьох поважних причин;
— святкові та неробочі дні (лист Мінпраці від 13.02.2010 р. № 36/18/99-10).
Не враховуються календарні дні, не відпрацьовані за однією із трьох поважних причин, а саме з причини (п. 9 Порядку № 1266):
— тимчасової непрацездатності;
— відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами;
— відпустки для догляду за дитиною до 3 (6 — за медичним висновком) років.
4. Розраховуємо середньоденну заробітну плату за формулою.
Приклад 4. Жінка йде у відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами з 17.07.2014 р. Останній день відпустки — 19.11.2014 р. Тривалість — 126 к. дн.
Розрахунковим періодом є січень 2013 року — червень 2014 року. З 14 по 23 квітня вона перебувала у щорічній відпустці, а з 10 по 19 червня — на лікарняному.
У розрахунковому періоді сума нарахованих їй доходів така (умовно):
| Місяці розрахун-кового періоду | Кількість календарних днів у місяці | Кількість календарних днів, що враховуються в розрахунковому періоді | Вид виплати | Сума, грн. | Уключення/невключення виплати до розрахунку середнього заробітку | Сума заробітної плати, що береться до розрахунку допомоги по вагітності та пологах, грн. |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| Січень 2014 | 31 | 31 | 1. Заробітна плата | 4000,00 | Враховується | 4000,00 |
| 2. Премія щомісячна | 1000,00 | Враховується | 1000,00 | |||
| Лютий 2014 | 28 | 28 | 1. Заробітна плата | 4000,00 | Враховується | 4000,00 |
| 2. Премія щомісячна | 1000,00 | Враховується | 1000,00 | |||
| Березень 2014 | 31 | 31 | 1. Заробітна плата | 4000,00 | Враховується | 4000,00 |
| 2. Премія щомісячна | 1000,00 | Враховується | 1000,00 | |||
| 3. Матеріальна допомога до 8-го Березня (надається на підставі колективного договору) | 500,00 | Враховується, оскільки така матеріальна допомога включається до ФОП (п.п. 2.3.3 Інструкції № 5) | 500,00 | |||
| Квітень 2014 | 30 | 30 | 1. Заробітна плата | 2666,67 | Враховується | 2666,67 |
| 2. Премія щомісячна | 666,67 | Враховується | 666,67 | |||
| 3. Відпускні за час щорічної відпустки | 1800,00 | Враховується | 1800,00 | |||
| 4. Матеріальна допомога на оздоровлення | 1000,00 | Враховується повністю, оскільки місяць відпрацьований не повністю унаслідок перебування працівника у відпустці, що не є поважною причиною, перелік яких наведено в п. 9 Порядку № 1266 | 1000,00 | |||
| Травень 2014 | 31 | 31 | 1. Заробітна плата | 4000,00 | Враховується | 4000,00 |
| 2. Щомісячна премія | 1000,00 | Враховується | 1000,00 | |||
| Червень 2014 | 30 | 20 (не враховуються календарні дні, що припадають на період тимчасової непрацездатності (п. 9 Порядку № 1266) | 1. Заробітна плата | 2105,26 | Враховується | 2105,26 |
| 2. Премія щомісячна | 526,32 | Враховується | 526,32 | |||
| 3. Лікарняні (працівниця хворіла з 10 по 19 червня — 10 календарних днів) | 1350,00 | Не враховується | — | |||
| 4. Премія до ювілею підприємства (передбачена колективним договором) | 500,00 | Ураховується пропорційно відпрацьованому часу (п. 9 Порядку № 1266) | 289,47 (500,00 : 19 р. дн. х 11 р. дн.) | |||
| Усього | 181 | 171 | Х | 31114,92 | Х | 29554,39 |
Середньоденна заробітна плата = 172,83 грн.(29554,39 грн. : 171 к. дн.).
Ураховуємо обмеження за максимальною сумою середньоденної заробітної плати.
Сума середньоденної заробітної плати для розрахунку допомоги по вагітності та пологах має бути не більше максимальної суми, з якою справляється ЄСВ із розрахунку на один календарний день (п. 14 Порядку № 1266), розрахованої за формулою:
МС = БП : ККД,
де: БП — установлений розмір максимальної бази нарахування ЄСВ в останньому місяці розрахункового періоду;
ККД — середньомісячна кількість календарних днів (30,44).
За умовами нашого прикладу:
МС = 1218 грн. х 17 : 30,44 = 680,22 грн.
Розрахована сума середньоденної заробітної плати (172,83 грн.) не перевищує максимальну суму (680,22) грн., тому допомога по вагітності та пологах розраховується виходячи з розміру середньоденної заробітної плати 172,83 грн.
Розраховуємо суму допомоги
ДВП = 172,83 грн. х 126 к. дн. = 21776,58 грн.
Допомога по вагітності та пологах виплачується в розмірі 100 % незалежно від страхового стажу (ст. 39 Закону № 2240).
Допомога надається у формі одноразової виплати в повному обсязі незалежно від кількості днів відпустки, фактично використаних до пологів. Це означає, що вагітна жінка отримує на руки одразу всю нараховану їй за весь період відпустки суму допомоги.
Особливості розрахунку допомоги по вагітності та пологах за сумісництвом
Середньоденна заробітна плата для розрахунку допомоги по вагітності та пологах за сумісництвом обчислюється шляхом ділення нарахованої за розрахунковий період заробітної плати за сумісництвом, з якої сплачувався ЄСВ, на кількість календарних днів у відповідному періоді розрахункового періоду за основним місцем роботи (абз. 3 п. 21 Порядку № 1266).
Облік і оподаткування допомоги по вагітності та пологах
ПДФО. Допомога по вагітності та пологах не обкладається ПДФО (п.п. 165.1.1 ПК). Проте, оскільки працівниця все одно отримує дохід, сума допомоги має відображатися у формі 1 ДФ з ознакою доходу «128» (соціальні виплати з відповідних фондів). Допомога відображається загальною сумою в тому звітному кварталі, в якому вона нарахована (виплачена).
ЄСВ. Допомога по вагітності та пологах обкладається ЄСВ як «зверху» (у загальному випадку за ставкою 33,2 % (8,41 %, 5,3 % або 5,5 %), так і «знизу» (за ставкою 2 %) (ст. 7 Закону про ЄСВ).
Нарахування ЄСВ на суму допомоги по вагітності та пологах здійснюється за кожен місяць окремо. Для розподілу допомоги за місяцями слід керуватися правилами, установленими п. 4.3 розд. IV Інструкції № 455. Алгоритм такий:
1. Визначаємо середньоденний розмір допомоги по вагітності та пологах шляхом ділення нарахованої суми такої допомоги на кількість днів, за яку її нараховано. Хоча, на нашу думку, ця дія є зайвою, адже середньоденний розмір допомоги ми визначили ще на етапі розрахунку допомоги по вагітності та пологах.
2. Визначаємо суму допомоги по вагітності та пологах, що припадає на кожен місяць окремо, шляхом множення середньоденного розміру допомоги на кількість календарних днів кожного місяця, за які її нараховано.
3. Розраховуємо суму ЄСВ «зверху» шляхом множення розрахованої суми допомоги за кожен місяць окремо на ставку ЄСВ (33,2 %, 8,4 %, 5,3 %, 5,5 %).
4. Аналогічно етапу 3 розраховується сума ЄСВ «знизу» (2 %).
Приклад 5. Умови прикладу ті самі, що і в прикладі 4.
Для визначення суми ЄСВ:
1. Беремо середньоденний розмір допомоги по вагітності та пологах. Він у нас дорівнює 172,83 грн.
2. Визначаємо суму допомоги, що припадає на:
— липень: (172,83 грн. х 15 к. дн.) = 2592,45 грн.;
— серпень: (172,83 грн. х 31 к. дн.) = 5357,73 грн.;
— вересень: (172,83 х 30 к. дн.) = 5184,9 грн.;
— жовтень: (172,83 х 31 к. дн.) = 5357,73 грн.;
— листопад: (172,83 х 19 к. дн.) = 3283,77 грн.
3. Розраховуємо суму ЄСВ. Припустимо, що в липні працівниці було нараховано зарплату в розмірі 2700 грн.
| Найменування показника | Липень | Серпень | Вересень | Жовтень | Листопад | |
| зарплата | допомога | допомога | допомога | допомога | допомога | |
| ЄСВ «зверху» | 999,00 (2700 грн. х 37 %) | 860,69 (2592,45 грн. х 33,2 %) | 1778,77 (5357,73 х 33,2 %) | 1721,39 (5184,9 грн. х 33,2 %) | 1778,77 (5357,73 грн. х 33,2 %) | 1090,21 (3283,77 грн. х 33,2 %) |
| ЄСВ «знизу» | 97,20 (2700 грн. х 3,6 %) | 51,85 (2592,45 грн. х 2 %) | 107,15 (5357,73 грн. х 2 %) | 103,70 (5184,9 грн. х 2 %) | 107,15 (5357,73 грн. х 2 %) | 65,68 (3283,77 х 2 %) |
Сплата ЄСВ за осіб, які отримують допомогу у зв’язку з вагітністю та пологами, здійснюється з усієї суми нарахованої допомоги в місяці, у якому були здійснені нарахування (п. 4.3 розд. IV Інструкції № 455).
ЄСВ «зверху» сплачується за рахунок коштів роботодавця, а «знизу» за рахунок працівниці (із суми допомоги, що надійшла на спецрахунок).
Строки для сплати ЄСВ із суми допомоги такі самі, як і при виплаті інших доходів працівникам.
ЄСВ у частині нарахувань на суму допомоги по вагітності та пологах сплачується з основного рахунка підприємства (фізособи-підприємця). ЄСВ у частині утримань сплачується з окремого поточного рахунка, відкритого в банку для отримання фінансування з ФСС ТВП.
Допомога по вагітності та пологах відображається у Звіті з ЄСВ за той місяць, в якому її нараховано. Уся сума допомоги потрапить до таблиці 1 форми № Д4 місяця, в якому нараховано допомоги в бухобліку. Приклад відображення у Звіті з ЄСВ допомоги по вагітності та пологах див. у тематичному номері «Заповнення звітності з ЄСВ» // 2013 р., № 20, с. 22.
Податкові витрати. Безпосередньо сума допомоги по вагітності та пологах до податкових витрат не включається (оскільки допомога фінансується за рахунок ФСС ТВП). А ось сума ЄСВ, нарахована «зверху» на суму допомоги, включається до податкових витрат на підставі п.п. 138.10.4, п. 143.1 ПК.
Бухгалтерський облік. Операції з нарахування допомоги по вагітності та пологах відображаються проводкою: Дт 378 «Розрахунки з державними цільовими фондами» — Кт 663 «Розрахунки за іншими виплатами».
Надходження грошових коштів на рахунок підприємства для виплати допомоги працівникам відображається за дебетом рахунка 31 «Рахунки в банках» і кредитом субрахунку 378, а виплата цієї допомоги працівникам відображається за дебетом рахунка 663 та кредитом рахунка 30 «Каса» (лист МФУ від 26.10.2011 р. № 31-08410-07-16/26368).
Допомога по вагітності та пологах підприємцям
Перш за все зазначимо: якщо жінка-підприємець, крім підприємництва, ще працює за трудовим договором, то на призначення допомоги по вагітності та пологах вона може претендувати тільки за основним місцем роботи. Тому, наприклад, добровільно реєструватися у ФСС ТВП для отримання допомоги по вагітності та пологах їй немає сенсу.
Якщо жінка-підприємець займається тільки підприємницькою діяльністю (не працює за трудовим договором), то вона має право отримати допомогу по вагітності та пологах:
— або з ФСС ТВП;
— або від органів соцзахисту.
Для отримання допомоги по вагітності та пологах із ФСС ТВП підприємниці потрібно укласти договір добровільного страхування. Укладення такого договору передбачає сплату ЄСВ за підвищеною ставкою — 36,6 %. Договір укладається як мінімум на рік (тобто як мінімум рік доведеться сплачувати ЄСВ за підвищеною ставкою).
Допомогу підприємниці розраховують співробітники ФСС ТВП. Порядок розрахунку врегульовано п. 14 Порядку № 1266. Розраховується допомога таким чином:
ДВП = ДСЕР х ККД
де: ДВП — сума допомоги по вагітності та пологах;
ДСЕР — середньоденний дохід за один календарний день;
ККД — кількість календарних днів відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами (у загальному випадку — 126 к. дн.).
У свою чергу середньоденний дохід (ДСЕР) розраховується таким чином:
ДСЕР = ДРП : КДНРП
де: ДРП — оподатковуваний дохід, з якого сплачувалися страхові внески в розрахунковому періоді;
КДНРП — кількість календарних днів у розрахунковому періоді.
Розрахунковим періодом є останні 6 календарних місяців (із першого по перше число), що передують страховому випадку. Якщо за підвищеною ставкою ЄСВ сплачувався менше 6 повних календарних місяців, розрахунковий період визначається виходячи з повних місяців дії договору.
Приклад 6. Підприємниця на єдиному податку 15 травня 2014 року уклала договір про добровільне страхування у ФСС ТВП і сплачувала ЄСВ за підвищеною ставкою — 36,6 %, у сумі, що дорівнює мінімальному страховому внеску (дохід, з якого сплачувався ЄСВ, дорівнює мінімальній заробітній платі, у 2014 році — 1218 грн.). Вона йде у відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами з 19.08.2014 р.
Розрахунковий період: червень — липень 2014 року. Кількість календарних днів у розрахунковому періоді — 61.
Дохід, з якого сплачувався ЄСВ: 1218 грн. х 2 = 2436 грн.
Розрахунок середньоденної з/п: 2436 грн. : 61 к. дн. = 39,93
Сума допомоги по вагітності та пологах становитиме: 39,93 х 126 к. дн. = 5031,18 грн.
Отримання допомоги від органів соцзахисту. Якщо жінка-підприємець не застрахована у ФСС ТВП, вона має право на отримання допомоги по вагітності та пологах за рахунок коштів державного бюджету. За отриманням такої допомоги потрібно звернутися до управління праці та соцзахисту населення за місцем проживання.
Допомогу призначають, якщо звернення за нею надійшло не пізніше ніж через шість місяців із дня закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами (ст. 8 Закону № 2811).
Допомога виплачується за весь період декретної відпустки, звичайна тривалість якої становить 126 к. дн.
Розмір допомоги незастрахованим жінкам-підприємцям — 25 % розміру прожиткового мінімуму, установленого законом для працездатних осіб, із розрахунку на місяць.
