«Ох, рано встает охрана…»
(про організацію та облік охорони підприємства)
Охорона — це плата за безпеку. Хочете запобігти виникненню негативних ситуацій кримінального характеру — вона приходить на допомогу. Як організувати та обліковувати охорону підприємства — читайте в цій статті.
Олександр Крук, економіст-аналітик
ЯК ОРГАНІЗУВАТИ ОХОРОНУ ПІДПРИЄМСТВА
Ваше підприємство, сподіваємось, уже встигло забезпечити охорону. Зробити це воно могло в один із таких способів:
1) залучити сторонню охоронну фірму. Також при цьому ви могли б скористатись послугами Державної служби охорони при МВС. Це — структурний підрозділ міліції, але, незважаючи на це, він має право співпрацювати не лише з державними структурами;
2) прийняти до власного штату охоронників та/або сторожів і придбати необхідні технічні засоби для їх успішної роботи. Останній варіант досить розповсюджений через те, що дешевий та доступний. Деякі великі підприємства при цьому доходять навіть до того, що створюють воєнізовану охорону.
Якщо ж на вашому підприємстві охорони досі немає — то перед вами можливі варіанти, як її можна створити. Відкладати це питання «у довгу шухляду» ой як не радимо.
Далі зосередимо вашу увагу на різних варіантах того, як можна забезпечити охорону підприємства.
«ДОГОВІРНИЙ» СПОСІБ ОРГАНІЗАЦІЇ ОХОРОНИ
Він передбачає залучення сторонньої організації — охоронної фірми, агентства чи Державної служби охорони при МВС. Взаємовідносини з будь-якою з цих сторін регулює двосторонній договір, укладений із нею від імені вашого підприємства. Сама ж сторона має бути суб’єктом охоронної діяльності. Це — суб’єкт господарювання будь-якої форми власності, створений та зареєстрований на території України, що здійснює охоронну діяльність на підставі отриманої у встановленому порядку ліцензії (абз. 4 ч. 1 ст. 1 Закону № 4616).
Визначення охоронної діяльності знаходимо в абз. 2 ч. 1 ст. 1 Закону № 4616. Він характеризує таку діяльність як надання послуг з охорони власності та громадян. Ці послуги включають охорону майна громадян та/або юросіб та охорону фізосіб.
Персонал охорони* надає ці послуги, здійснюючи такі дії:
1) використовує пункти централізованого спостереження, технічні засоби охорони, транспорт реагування, службових собак. Ми згадали те, з чим безпосередньо пов’язана охоронна діяльність. Тож дамо визначення цим поняттям (згідно з ч. 1 ст. 1 Закону № 4616):
— пункт централізованого спостереження — це центр із працюючим персоналом, який спостерігає за станом систем передавання тривожних сповіщень;
— технічні засоби охорони — технічні засоби, що використовуються під час здійснення охоронної діяльності: системи, прилади та обладнання для виявлення, оповіщення і попередження про наявність небезпеки для життя людей та/або майна;
— транспорт реагування — це транспортний засіб, що знаходиться у власності суб’єкта охоронної діяльності, призначений для забезпечення негайного реагування персоналу охорони на протиправні дії щодо об’єкта охорони або на події та обставини, що завдають (можуть завдати) майнової шкоди або створюють можливу загрозу особистій безпеці громадян чи персоналу охорони на об’єктах охорони.
* Це працівники, які безпосередньо виконують функції з охорони майна або фізичних осіб відповідно до свого кваліфікаційного рівня (згідно з абз. 7 ч. 1 ст. 1 Закону № 4616).
До речі, об’єкт охорони визначений як фізична особа та/або майно.
Та повернемось до дій, які виконує персонал охорони. Продовжуємо, отже, він:
2) контролює стан майнової безпеки об’єкта охорони;
3) запобігає загрозам особистій безпеці фізичної особи, яка охороняється;
4) реагує в межах наданих законом повноважень на протиправні дії, пов’язані з посяганням на об’єкт охорони.
Якщо вже ми назвали спосіб забезпечення охорони «договірним», зрозуміло, що не обходиться він без того, щоб укласти відповідний документ. Будьте пильні: це має бути договір про надання послуг. Його потрібно укласти в письмовій формі! На цьому наполягає ч. 1 ст. 8 Закону № 4616.
Крім того, Закон говорить, що у договорах про надання послуг з охорони визначають умови відшкодування суб’єктом охоронної діяльності шкоди, заподіяної через неналежне виконання ним своїх зобов’язань. Безперечно, на це варто звернути увагу і найбільш повно деталізувати відповідні пункти договору.
Ще одна важлива деталь. Ваше підприємство, як замовник послуг з охорони майна, зобов’язане надати суб’єкту охоронної діяльності для ознайомлення оригінали документів*, що підтверджують:
— право володіння чи користування майном на законних підставах, охорона якого є предметом договору,
— правомірність знаходження такого майна, транспортного засобу чи особи у визначеному місці охорони.
* Також допустимим є надання завірених в установленому порядку копій таких документів.
У решті ж договір у сфері охоронної діяльності відповідає загальним нормам, що регулюють договори про надання послуг.
Тому далі знайомтесь із особливостями обліку.
Податковий облік
Одразу порадуємо вас: витрати на охорону практично завжди дозволено включати до складу податкових. При цьому потрібно дотримуватись загальних правил їх формування. Нагадаємо їх:
— зв’язок витрат із вашою господарською діяльністю. У цьому випадку з нею повинен бути пов’язаний об’єкт охорони, тобто безпосередньо те, що охороняють;
— документальне підтвердження. Факт надання послуг ви маєте підтвердити актом наданих послуг. Його зобов’язані підписати обидві сторони договору — ваше підприємство й охоронна фірма чи агентство.
При виконанні цих вимог ви маєте право включати витрати на охорону до складу:
| № з/п | Вид витрат | Підстава для їх включення до податкових | Момент відображення в обліку |
| 1 | Загальновиробничі | П.п. 138.8.5 ПК | Той звітний період, в якому визнано доходи від реалізації товарів, виконаних робіт, наданих послуг (згідно з п. 138.4 ПК) |
| 2 | Адміністративні | П.п. «в» п.п. 138.10.2 ПК | Той звітний період, в якому були здійснені витрати, згідно з правилами ведення бухобліку (відповідно до п. 138.5 ПК) |
| 3 | Збутові | П.п. «д» п.п. 138.10.3 ПК | |
| 4 | Інші операційні | П.п. «в» п.п. 138.10.4 ПК |
Є ще один привід плескати в долоні: до податкових потраплять навіть витрати на охорону законсервованого об’єкта. На це вказує п. 144.2 ПК. Там ідеться про витрати на утримання основних засобів, що знаходяться на консервації. Наразі навіть Міндоходів не сперечається з тим, що до цих витрат слід включати й охоронні.
Та це ще не всі приємні сюрпризи! Ви можете сміливо віднести частину ПДВ, сплаченого у складі винагороди за послуги охоронної фірми, до свого податкового кредиту. Все, що для цього потрібно, — належним чином оформлена податкова накладна та зв’язок понесених охоронних витрат із вашою господарською діяльністю.
Із податковим обліком розібрались — мерщій переходьмо до наступного питання!
Бухгалтерський облік
Тут все досить-таки схоже, от тільки зв’язок із господарською діяльністю доводити не потрібно. Втім документального оформлення ніхто не скасовував!
Витрати на охорону в бухобліку відносьте до таких видів.
| № з/п | Вид витрат | Регулююча норма | Рахунок для ведення обліку |
| 1 | Загальновиробничі | П.п. 15.4 П(С)БО 16 | 91 |
| 2 | Адміністративні | Абз. 4 п. 18 П(С)БО 16 | 92 |
| 3 | Збутові | Абз. 8 п. 19 П(С)БО 16 | 93 |
| 4 | Інші операційні | Абз. 10 п. 20 П(С)БО 16 | 94 |
| 5 | Інші | Абз. 9 п. 29 П(С)БО 16 | 97 |
Згадаємо окремо про останню позицію зі списку. Цей рахунок використовують, якщо йдеться про охорону об’єкта, що перебуває на консервації. При цьому витрати обліковують на субрахунку 977 «Інші витрати діяльності».
Важливо! Витрати на охорону неможливо прямо пов’язати з доходом певного періоду. Відтак їх слід відображати у складі витрат того звітного періоду, в якому вони були здійснені (згідно з п. 7 П(С)БО 16).
Приклад. ТОВ «Деметра» уклало із ПрАТ «Персефона» договір про надання послуг із охорони його головного офісу. Строк дії договору — рік. Вартість послуг сторони оцінили в 90000 грн. (в тому числі ПДВ — 15000 грн.). Оплату при цьому передбачили щомісячну. З такою ж періодичністю вони складають та підписують акт наданих послуг.
Один із таких актів склали за підсумками лютого 2014 р. Сума до сплати склала 7500 грн. (в тому числі ПДВ — 1250 грн.). ТОВ «Деметра» провело оплату 03.03.2014 р.
В обліку ТОВ «Деметра» при цьому повинне було показати такі проводки:
| № з/п | Зміст господарської операції | Бухгалтерський облік | Податковий облік | |||
| дебет | кредит | Сума, грн. | доходи | витрати | ||
| 1 | Сторони підписали акт наданих послуг | 92 | 631 | 6250,00 | — | 6250,00 |
| 2 | Відобразили ПК з ПДВ (за наявності податкової накладної) | 641 | 631 | 1250,00 | — | — |
| 3 | Перерахували кошти на рахунок ПрАТ «Персефона» | 631 | 311 | 7500,00 | — | — |
| 4 | Списали витрати на фінансовий результат | 791 | 92 | 6250,00 | — | — |
Як бачите, все доволі просто. Сподіваємося, ви розібрались! Адже час переходити до іншого способу того, як можна забезпечити охорону вашого підприємства.
«ГОСПОДАРСЬКИЙ» СПОСІБ ОРГАНІЗАЦІЇ ОХОРОНИ
Він передбачає прийняття до штату підприємства охоронників та/або сторожів. З цього моменту вони є працівниками вашого підприємства.
Якщо уважно поглянути на визначення охоронної діяльності (с. 37), стає зрозуміло, що використання праці власних охоронників такою діяльністю не є. Справа в тому, що послуги при цьому ніхто нікому не надає (для цього потрібно було б укласти цивільно-правовий договір). Натомість працівники виконують покладені на них трудові обов’язки (на підставі трудового договору (контракту)).
Що це означає? Те, що ці люди не є суб’єктами охоронної діяльності. Доказом цьому є хоча б те, що останнім може бути виключно юрособа. Ви ж маєте справу з «фізиками». Отже, і ліцензія ані вам, ані таким вашим співробітникам не потрібна.
Які ж відмінності при організації охорони такого виду порівняно із попереднім? Те, що ви приймаєте до свого штату нових виконавців, автоматично покладає на ваше підприємство певні обов’язки. Так, доведеться розробити посадову інструкцію охоронника та/або сторожа. Крім того, знадобиться положення та наказ про охоронну службу.
Інші особливості перелічимо далі:
1. Працівники цих професій змушені працювати і вдень, і вночі. Вихідні та святкові дні є для них робочими. У зв’язку з цим вам потрібно передбачити у відповідних документах по підприємству правила оплати такого часу. Закономірно, що нараховувати й виплачувати заробітну плату доведеться, дотримуючись таких правил.
2. Витрати на придбання технічних засобів, необхідних для роботи охоронників, цілком і повністю лягають на плечі вашого підприємства. Проте не турбуйтесь: таким витратам відкритий шлях до податкових. Якщо, звісно, об’єкт охорони пов’язаний із вашою господарською діяльністю.
3. Одяг працівників також доведеться купувати за рахунок підприємства. Не весь звісно ж, але дещо все ж придбати буде потрібно. Зокрема (наводимо також строк носіння):
— костюм — 12 міс.;
— берет — 12 міс.;
— напівчеревики — 12 міс.
Якщо охоронники задіяні додатково на зовнішніх роботах узимку, то їх потрібно забезпечити таким речами:
— куртка утеплена — 36 міс.;
— штани утеплені — 36 міс.;
— чоботи — 24 міс.;
— шапка — 36 міс.;
— рукавиці — 24 міс.
4. «Розкошелитись» доведеться і на деякі предмети побуту: холодильник, чайник тощо. «Це ще навіщо?» — парируєте ви. Все досить банально: охоронник — також людина та, як і всі, повинен харчуватись. Але, на відміну від працівників інших професій, він не має перерв на обід та відпочинок. Тому харчуватись доводиться «на бігу». А тут вже не обійтись без названих предметів.
5. Охоронники повинні відповідати кваліфікаційним вимогам до них. Останні наведені в п. 115 Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників, затвердженого наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 29.12.2004 р. № 336. Вони різняться залежно від розрядів (яких установлено 4). У цьому ж документі знаходимо завдання та обов’язки охоронників, а також те, що повинен знати кожен із них.
6. У зв’язку зі специфікою роботи та особливими кваліфікаційними вимогами охоронники завжди повинні тримати себе в гарній фізичній формі. Інакше як можна охороняти? Для забезпечення цього підприємство може (та не завжди це робить) оплачувати своїм охоронникам спортзал, басейн або інший подібний заклад.
Далі — про те, як усе це обліковувати.
Податковий облік
До якого виду витрат можуть належати охоронні? Це питання ми вже розглянули (с. 38). У тому випадку це були послуги сторонніх організацій (їх оплата). Зараз же йдеться про такі витрати:
— витрати на оплату праці;
— нарахування на зарплату;
— амортизація основних засобів, малоцінних необоротних матеріальних активів, інших необоротних матеріальних активів;
— витрати матеріалів та МШП;
— інші витрати (зокрема, оплата послуг сторонніх організацій — тих, які надають в оренду спортзали, басейни чи інші подібні об’єкти).
На чому потрібно акцентувати увагу? Зупинимося на тому, як правильно класифікувати ті чи інші об’єкти, які використовують при роботі охоронників.
Технічні засоби (сигналізації, відеокамери, рації, гучномовці тощо). Щоб визначити як правильно їх обліковувати, дайте відповідь на запитання: чи можна такі засоби експлуатувати окремо від будівлі? Якщо так — рекомендуємо обліковувати їх як окремий об’єкт. Якщо ж таке використання не виглядає доцільним або не в змозі забезпечити виконання функцій таких об’єктів повною мірою — є сенс говорити про поліпшення приміщення.
Окремі об’єкти залежно від їх вартості можете відносити до таких груп основних засобів та інших необоротних активів (згідно з п. 145.1 ПК):
| Група | Мінімально допустимі строки корисного використання, років | |
| № | Назва |
|
| 4 | Машини та обладнання | 5 |
| 6 | Інструменти, прилади, інвентар (меблі) | 4 |
| 11 | Малоцінні необоротні матеріальні активи | — |
Одяг. Його залежно від вартості та строку носіння відносять до:
— МШП (якщо термін корисного використання не більше 1 року),
— інших основних засобів (група 9) (якщо вартість перевищує 2500 грн., а термін корисного використання — 1 рік);
— малоцінних необоротних матеріальних активів (група 11) (якщо вартість не перевищує 2500 грн., а термін корисного використання становить понад 1 рік).
Предмети побуту, що забезпечують охоронникам можливість харчуватись. Їх відносять до групи 6 основних засобів «інструменти, прилади, інвентар (меблі)». Якщо ж вартість таких приладів не більше 2500 грн. (якщо це, скажімо, електричний чайник), то їх обліковують як малоцінні необоротні матеріальні активи (група 11).
До податкових витрат вартість перелічених предметів потрапляє у вигляді амортизації.
Має свої нюанси і податковий облік ПДВ. Полягають вони в тому, що суми «вхідного» ПДВ при придбанні будь-чого із перелічених предметів ви маєте право відносити до податкового кредиту. Вимоги при цьому стандартні: зв’язок із господарською діяльністю + належним чином оформлена податкова накладна.
Тепер — про інший вид обліку.
Бухгалтерський облік
Його у ваших цілях потрібно гармонізувати із податковим. Що для цього потрібно? Встановити вартісний критерій для віднесення активів до складу основних засобів на рівні 2500 грн. Сподіваємось, ви це зробили ще у 2012 р. Крім того, для максимальної співставності цих 2 видів обліку радимо «підігнати» терміни корисного використання необоротних активів під податкові «мінімуми». Вони, нагадаємо, наведені в п. 145.1 ПК.
Далі наведемо таблицю відповідності груп основних засобів та інших необоротних матеріальних активів у бухгалтерському та податковому обліку. При цьому згадаємо лише те, що вас може зацікавити у контексті теми сьогоднішньої статті.
| Група у податковому обліку | Субрахунок у бухгалтерському обліку | ||
| № | Назва | № | |
| 4 | Машини та обладнання | 104 | |
| 6 | Інструменти, прилади, інвентар* | 106 | |
| 9 | Інші основні засоби | 109 | |
| 11 | Малоцінні необоротні матеріальні активи | 112 | |
* У податковому обліку в назві цієї групи також наведено уточнення «(меблі)».
До яких видів витрат відносити охоронні? Це ви вже знаєте зі с. 39. У випадку, який ми з вами розглядаємо, жодних відмінностей немає.
Далі підсумуємо.
ІТОГО
Охорону підприємства можна організувати, залучивши сторонню організацію або найнявши відповідних працівників у свій штат. Залежно від цього відрізнятимуться правила податкового та бухгалтерського обліку витрат на охорону. Проте між ними більше спільного, аніж відмінного.
У податковому обліку ви зможете віднести до своїх витрат усе те, що пов’язане з охороною. Головне: просто дотримуватись господарського спрямування витрат і належним чином усе це документально оформляти. Якщо ви це зробите — відкритим буде і шлях сплачених вами сум ПДВ до податкового кредиту.
Бухгалтерський облік краще «підігнати» під вимоги податкового. Якщо для останнього жорсткі правила встановлює ПК, то в бухобліку ваше підприємство саме має право установлювати деякі параметри. Вдало це зробити — залог успіху і позбавлення від розбіжностей у згаданих видах обліку.
Отже, відповідально відносьтесь до питання охорони! Ми зробили все можливе, щоб допомогти вам у цьому. А береженого, як пам’ятаєте, і Бог береже.
ВИКОРИСТАНІ ДОКУМЕНТИ ТА СКОРОЧЕННЯ
ПК — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.
Закон № 4616 — Закон України «Про охоронну діяльність» від 22.03.2012 р. № 4616-VI.
П(С)БО 16 — Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 16 «Витрати», затверджене наказом Міністерства фінансів України від 31.12.99 р. № 318.
МВС — Міністерство внутрішніх справ.
МШП — малоцінні та швидкозношувані предмети.
ПДВ — податок на додану вартість.
ПрАТ — приватне акціонерне товариство.
ТОВ — товариство з обмеженою відповідальністю.
