Організаційні моменти
Перш, ніж розпочати ваше детальне ознайомлення зі службовими відрядженнями, визначимось із їх поняттям. Що це таке ви, звісно ж, чудово знаєте. А як же визначає відрядження чинне законодавство? Службовим відрядженням відповідно до п. 1 розд. І Інструкції № 59 вважають поїздку працівника за розпорядженням керівника підприємства* на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи. При цьому відповідати цьому визначенню відрядження може лише за наявності документів, що підтверджують його зв’язок із основною діяльністю підприємства. Оскільки в інших нормативних документах знайти визначення відряджень не вдасться, то орієнтуватись доводиться саме на норми Інструкції № 59.
* В редакції документа зазначено «органу державної влади, підприємства, установи та організації, що повністю або частково утримується (фінансується) за рахунок бюджетних коштів (далі — підприємство)». Таке уточнення вам ні до чого, адже хоч Інструкція № 59 і стосується виключно перелічених підприємств, взяті з неї визначення цілком можна застосовувати і звичайним підприємствам.
Отже, в одному визначенні так багато різних умов водночас. Спробуємо розкласти все по поличках:
| Характерні риси службових відряджень згідно з Інструкцією № 59 | Коментар |
| 1 | 2 |
| У відрядження направляють працівника підприємства | Відправити у відрядження можна лише працівника, з яким укладений трудовий договір. При цьому не важливо, тимчасовим, сезонним чи постійним є відряджуваний працівник. Те саме стосується осіб, що працюють на умовах неповного робочого часу, сумісників. Щоправда, для таких працівників все-таки передбачені певні нюанси їх відправлення у відрядження. Зверніть увагу: у ПК ідеться про відрядження «фізичних осіб, які перебувають у трудових відносинах із таким платником податку або є членами керівних органів». Тобто, за ідеєю, податкове законодавство не проти відображення у податковому обліку витрат на відрядження осіб, що є членами керівних органів підприємства. За логікою, трудові відносини з ними не є обов’язковою умовою. Підтверджують такі здогадки й податківці в ЗІР (див. відповіді у категоріях 103.02 і 301.03). Так, розглядаючи питання оподаткування вартості проживання та проїзду ПДФО та ЄСВ, вони чітко розділяють дії платника податку для таких випадків: — резидент чи нерезидент, які отримують такі виплати, не перебувають у трудових відносинах із таким платником податку та не є членами його керівних органів; — резидент чи нерезидент, які отримують такі виплати, перебувають у трудових відносинах із таким платником податку або є членами його керівних органів. Так-от, у першому випадку відповідні виплати обкладають ПДФО. А от направлення в інший населений пункт особи, яка працює на умовах цивільно-правового договору, в принципі, є можливим. Але, увага: службовим відрядженням його не можна вважати! Відповідно, й відшкодовувати витрати такій особі доведеться зовсім по-іншому |
| Розпорядження керівника підприємства | Таке розпорядження оформляють наказом (або, вибачте за тавтологію, розпорядженням) керівника. Про важливість цих документів свідчить хоча б те, що в сьогоднішньому номері їм присвячений окремий розділ (див. с. 7—10). |
| Строковість відрядження | При цьому загальна тривалість відрядження включає як час проїзду до іншого населеного пункту (та назад), так і час перебування там із метою виконання службового доручення. Вважаємо, що обмеження щодо строку відрядження (30 календарних днів у межах країни) є обов’язковим для дотримання лише «бюджетниками» |
| Поїздку здійснюють до іншого населеного пункту поза місцем постійної роботи працівника | Виходить, що поїздки на виконання службових доручень до іншої частини міста (пункту селища міського типу, села) не можна вважати службовими відрядженнями. Водночас не всі поїздки до інших населених пунктів — це відрядження. Зокрема, службові поїздки працівників, постійна робота яких проходить у дорозі або має роз’їзний (пересувний) характер, не вважають відрядженнями (згідно з п. 2 розд. І Інструкції № 59). От тільки є одна обмовка — якщо інше не передбачено законодавством, колективним договором, трудовим договором (контрактом) між працівником і власником (або уповноваженою ним особою/керівником). Тобто підприємство у своїх внутрішніх документах має право регулювати це питання на власний розсуд |
| Мета відрядження — виконання службового доручення | Відряджений працівник може отримати доручення лише в межах його трудових обов’язків. Тобто, як і перебуваючи на своєму робочому місці, так і відправляючись до іншого населеного пункту, він повинен виконувати лише ті вказівки керівництва, які прямо випливають із трудового договору. Якщо є необхідність виконання якихось інших (не передбачених таким договором) дій — працівника про це треба попередити заздалегідь. Він же має право або пристати на запропоновані умови, або ж відмовитись від відрядження. Детальніше про відмову працівника читайте на с. 5—6. |
| Документальне підтвердження зв’язку відрядження з основною діяльністю підприємства | Важливість цієї умови неможливо переоцінити. Деталі про те, які саме документи підтверджують зв’язок відрядження із основною діяльністю, ви можете знайти в розділі «Витрати на відрядження. Документальне підтвердження та порядок відшкодування» (с. 22—30). |
Законодавче регулювання відряджень
Ви вже встигли помітити, що, розповідаючи про відрядження, ми спираємось, у першу чергу, на норми Інструкції № 59? Природно, це могло викликати у вас подив. Мовляв, її ж норми в обов’язковому порядку мають поширюватись лише на «бюджетників». Тут ви маєте рацію. Але що робити, якщо жоден інший нормативний документ так детально не розписує основні моменти, пов’язані зі службовими відрядженнями? Близнюка чи хоча б двійника Інструкції для звичайних (не бюджетних підприємств) просто не існує! А норм КЗпП та ПК відверто замало для того, щоб говорити про належне законодавче врегулювання питання.
Який же вихід із ситуації? Оскільки положення Інструкції № 59 раніше були обов’язковими для всіх підприємств, використовувати її як орієнтир напрошується саме по собі. Як саме використовувати? Вважаємо, що вона має стати прототипом для внутрішнього документа, розробленого на підприємстві та покликаного регулювати питання про відрядження. В ньому ми б рекомендували окремо вказати також розміри добових і (якщо є таке бажання) граничні розміри витрат на найм житлових приміщень у місці відрядження. Такі величини бажано визначати не в абсолютних показниках (гривнях), а, скажімо, в МЗП (як це робить ПК щодо граничного розміру добових). Це дасть змогу не затверджувати подібний документ наново, періодично змінюючи в ньому лише розміри згаданих показників. Якщо ж документ уже існує — дуже добре. Але, коли строк його дії скінчиться, ще раз уважно з ним ознайомтесь і, по можливості, ініціюйте внесення потрібних змін.
Тепер настав час поговорити про «довжину» службових відряджень.
Тривалість відряджень
Ви знаєте, що однією із характерних ознак відрядження є його строковість. Тобто у відрядження направляють на певний строк. Не довічно і не до закінчення строку дії трудового договору — інакше це буде вже переведення на роботу до іншої місцевості.
Відрядження розпочинається із дня вибуття працівника, а закінчується днем його прибуття з відрядження. При цьому днем вибуття у відрядження вважають день відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого ТЗ із місця постійної роботи відрядженого працівника. У свою чергу, день прибуття з відрядження — це день прибуття ТЗ до місця постійної роботи відрядженого працівника.
Тут доведеться врахувати деякі важливі нюанси, які встановлює п. 8 розд. І Інструкції № 59. При відправленні ТЗ до 24-ї години включно днем вибуття у відрядження вважають поточну добу. З 0 години і пізніше — це вже наступна доба.
Якщо станція, пристань, аеропорт розташовані за межами населеного пункту, де працює відряджений працівник, у строк відрядження зараховують час, який потрібний для проїзду до станції, пристані, аеропорту. Так само визначають день прибуття до місця постійної роботи.
Кількість днів відрядження визначають з урахуванням дня вибуття у відрядження і дня прибуття до місця постійної роботи. Їх зараховують як 2 дні. Враховують до загальної тривалості відрядження також вихідні, святкові й неробочі дні.
Чи є якісь обмеження щодо строків відрядження? Гранична тривалість відряджень установлена виключно для «бюджетників». Звичайні ж підприємства можуть використовувати такі строки як рекомендаційні. Тому далі ви можете поглянути на них під мікроскопом:
| Працівники | Граничний строк відрядження |
| Усі працівники, крім наведених нижче в цій таблиці | Не більше 30 календарних днів |
| Працівники, яких направляють для виконання у межах України монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт | Не більше строку будівництва об’єктів |
| Військовослужбовці, направлені на навчання в системі перепідготовки, удосконалення, підвищення кваліфікації кадрів, на навчальні та підсумково-випускні збори слухачів заочних факультетів вищих військових навчальних закладів | Не більше 90 календарних днів |
| — в тому числі за умови відшкодування витрат стороною, що приймає | Не більше 18 місяців |
| Працівники Державної фінансової інспекції, її територіальних органів, яких направляють для проведення контрольних заходів | Не більше періоду проведення таких заходів |
Такі обмеження встановлює постанова № 98*. Вона, як і Інструкція № 59, для звичайних підприємств не є обов’язковою. Тому останні мають право включити до свого внутрішнього документа положення, які регулюватимуть відповідні строки відряджень на свій лад. Але бажано, щоб такі строки все-таки були передбачені. Інакше на підприємство можуть чекати неприємності. Перевищення наведених строків (а в разі, коли їх узагалі не встановлено, орієнтиром будуть саме норми постанови № 98) може означати, що відрядження почнуть розцінювати, як переведення на роботу до іншої місцевості. З усіма випливаючими наслідками та гарантіями для працівника.
* Крім «базової» тривалості (30 календарних днів), згадка про яку є безпосередньо в Інструкції № 59 (п. 1 розд. ІІ).
Керівник підприємства, приймаючи рішення про направлення працівника у відрядження, визначає конкретну тривалість відрядження. При цьому він повинен пам’ятати і про такі граничні строки.
Далі пропонуємо вам розглянути питання, яких працівників направляють у відрядження у специфічному порядку.
Особливості направлення у відрядження деяких працівників
Хто перший спадає вам на думку в цьому контексті? Тут розповімо про тих, кого направляти у службові відрядження не можна в принципі, а також про працівників, у яких доведеться питати згоди, перш ніж відрядити їх. І якщо ви вважаєте, що це — поодинокі категорії громадян, то не помиляєтесь. А ось вам і докази:
| № з/п | Працівники | Норма, що надає поблажки | Умови направлення у відрядження |
| 1 | Вагітні жінки та жінки, що мають дітей віком до 3 років | Ст. 176 КЗпП | Не можна направляти в жодному разі. Якщо, незважаючи на законодавчі заборони, таку жінку все ж направляють у відрядження, то на посадових осіб можуть накласти штраф відповідно до ст. 41 КпАП. Розмір штрафу — від 30 до 100 нмдг (510 — 1700 грн.) |
| 2 | Жінки, що мають дітей віком від 3 до 14 років або дітей-інвалідів | Ст. 177 КЗпП | Таких жінок можливо відправити у відрядження лише після отримання їх згоди. Бажано, щоб її було закріплено в письмовій формі. Перед цим працівницю необхідно ознайомити із її правом відмови від відрядження |
| 3 | Батьки, які виховують дітей без матері (в тому числі в разі тривалого перебування матері в лікувальному закладі); опікуни (піклувальники); прийомні батьки | Ст. 1861 КЗпП | Якщо діти віком до 3 років — відправляти таких осіб у відрядження не можна взагалі. Якщо ж діти від 3 до 14 років або діти-інваліди — у перелічених осіб треба отримати письмову згоду та ознайомлювати їх із правом відмови від відрядження |
| 4 | Особи в період тимчасової непрацездатності | — | Їх не можна залучати до виконання трудових обов’язків. А відтак, і до направлення у відрядження. Підтверджує такі висновки й лист Мінфіну від 20.01.2007 р. № 31-18030-07-10/854 (передостаннє питання) |
Для решти працівників та членів керівних органів підприємства направлення у відрядження є звичайною справою.
Якщо вже згадали, що в деяких випадках від осіб, яких планують відрядити, потрібно отримати згоду, то слід розглянути, що ж буде, якщо такої згоди вони не дадуть.
Відмова працівників від відряджень
Одразу зверніть увагу: не дати згоду може не тільки той, у кого треба її просити, але й інша особа. Саме може (а не має право!).
Що ж чекає на таких незговірливих товаришів? Відповідь залежить від того, чи є у працівників поважні причини для того, щоб відмовити керівництву. Причому причини бувають найрізноманітнішими, а вирішувати, які з них поважні, а які — не дуже, тим, хто уповноважений направляти працівників у відрядження. Всі ми люди, тому порадимо вам у подібних ситуаціях доходити консенсусу, зважаючи на інтереси обох сторін.
Якщо все-таки цього зробити не вдасться — переходимо до «плану Б». Одразу попереджаємо: він не з приємних. Зрозуміло, що стосовно тих осіб, про яких ішлося в останній таблиці, «силоміць милим не будеш». Якщо вже законодавство передбачає, що їх не можна відряджати або ж потрібно питати згоди, то це для того, щоб ці особи могли своїми правами скористатись. Тобто, якщо у працівника згідно з нормами КЗпП потрібно отримати згоду на відрядження, то він може її як дати, так і не зробити цього. При цьому механізмів для того, щоб його покарати, немає і не може бути! Принаймні законних.
Якщо ж особа, яка ну ніяк не хоче у відрядження, з числа «простих смертних», то управу на неї знайти можна. І потрібно! Подавати ж поганий приклад іншим не гарно… Порядок дій у цій ситуації роз’яснювало Мінсоцполітики (в листі від 14.12.2011 р. № 350/06/186-11).
Зокрема, представники міністерства звертали увагу, що з огляду на вимоги ст. 21, 31 КЗпП власник або уповноважений ним орган не має права вимагати від працівника виконання роботи, не обумовленої трудовим договором. У тому числі й поїздки у відрядження для виконання завдань, не пов’язаних із виконанням своїх обов’язків. А от направлення у відрядження за розпорядженням керівника за рахунок підприємства для виконання завдання, обумовленого трудовим договором, є обов’язковим для працівника.
Таким чином, відрядження належить до трудових обов’язків працівників, — резюмували у Мінсоцполітики. Відмову без поважних причин від виконання таких обов’язків можна вважати порушенням трудової дисципліни. Як наслідок — за неї можуть застосувати дисциплінарне стягнення, передбачене ст. 147 КЗпП.
Нагадаємо, згідно з цією статтею до працівника може бути застосовано тільки один із таких заходів стягнення:
1) догана;
2) звільнення.
Законодавство, статути і положення про дисципліну можуть передбачати й інші дисциплінарні стягнення для окремих категорій працівників.
Важлива деталь! Правило ч. 2 ст. 149 КЗпП про те, що за кожне порушення трудової дисципліни можуть застосувати лише одне дисциплінарне стягнення, не поширюється на порушення, які продовжуються, незважаючи на застосування стягнення. Принаймні, так вважає Мінсоцполітики. Тому, якщо працівник після застосування до нього стягнення за необґрунтовану відмову виїхати у відрядження продовжує відмовлятися від виїздів, на нього можна накласти стягнення вдруге. Причому цього разу це може бути навіть звільнення. Підстава — п. 3 ст. 40 КЗпП.
А от одразу звільнити особу, яка «боїться» відряджень, не вийде! Пояснимо. Формальною підставою для звільнення, є систематичне невиконання працівником без поважних причин обов’язків, покладених на нього трудовим договором або правилами внутрішнього трудового розпорядку, якщо до працівника раніше застосовувалися заходи дисциплінарного чи громадського стягнення (п. 3 ст. 40 КЗпП). Тобто за перше (яке, таким чином, автоматично є одноразовим і аж ніяк не систематичним) порушення звільнити працівника законно не можна!
Але достатньо вдруге протягом року спробувати відрядити його — і тоді можна сміливо і без жодних сумнівів прощатись. Звісно, якщо він до того часу не проведе належної роботи над своїми попередніми вчинками.
Чому вдруге протягом року? Нагадаємо, відповідно до ст. 151 КЗпП якщо протягом року з дня накладення дисциплінарного стягнення працівника не піддано новому дисциплінарному стягненню, то він вважається таким, що не мав дисциплінарного стягнення.
Якщо ж працівник не допустив нового порушення трудової дисципліни і до того ж проявив себе як сумлінний працівник, то стягнення може бути зняте до закінчення одного року.
Тобто дозволяти собі відмовитись виконувати наказ про направлення у відрядження можна не частіше, ніж раз на рік. При цьому потрібно пам’ятати, що протягом строку дії дисциплінарного стягнення заходи заохочення до працівника не застосовують. Так чи варто це того? Вважаємо, ніяк ні.
Отже, як ви встигли зрозуміти (а можливо, мали можливість зустріти на практиці), трапляються люди, яких у відрядження «на налигачі не затягнеш». На противагу їм є й такі, які навпаки звідти не хочуть повертатись. Про продовження службових відряджень — читайте далі.
Продовження та скасування відряджень
От тільки якщо працівник хоче продовжити перебувати у відрядженні без поважних на те причин — нічим гарним це не закінчиться. За час затримки в місцеперебуванні у відрядженні без поважних причин працівникові не виплачують заробітну плату, не відшкодовують добові витрати, витрати на найм житлового приміщення та інші витрати. Такі вимоги містить п. 10 розд. ІІ Інструкції № 59. Вважаємо, звичайним підприємствам не завадило б внести подібний пункт до внутрішнього документа, що регулює направлення у відрядження.
Ми ж розповімо про порядок дій у випадках, коли продовжити строк відрядження — не забаганка, а необхідність. Звертаємось до того-таки пункту Інструкції № 59. Так-от, згідно з його нормами з дозволу керівника може братися до уваги вимушена затримка у відрядженні з не залежних від працівника причин за наявності підтвердних документів в оригіналі.
Якими ж можуть бути ці причини? Перше, що спадає на думку — це відсутність транспортних документів на потрібну дату. Для уникнення подібної ситуації рекомендуємо запасатись ними заздалегідь або принаймні періодично дізнаватись інформацію про їх наявність. Водночас інколи їх придбання (з місця відрядження до місця постійної роботи) не є доцільним, адже наперед не можна стовідсотково спрогнозувати строк виконання службового завдання. Виникнення форс-мажорних обставин, що перешкоджають його виконанню, теж розглядають як поважні причини для пролонгування відрядження.
На окрему увагу заслуговує така причина, як тимчасова непрацездатність відрядженої особи. У цьому разі витрати на найм житлового приміщення (крім випадків перебування на стаціонарному лікуванні) відшкодовують такій особі на загальних підставах. Добові виплачують протягом усього часу, поки вона не зможе за станом здоров’я приступити до виконання покладеного службового доручення або повернутися до місця свого постійного проживання. При цьому граничний строк не повинен бути більше 2 місяців. Такі вказівки дає п. 9 розд. ІІ Інструкції № 59.
При цьому не забувайте: тимчасова непрацездатність відрядженого працівника, а також неможливість за станом здоров’я повернутися до місця постійного проживання повинні бути засвідчені в установленому порядку. За такої умови відрядженому працівникові на загальних підставах виплачують допомогу з тимчасової непрацездатності за період хвороби.
Рішення про продовження строку відрядження керівник приймає після прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи. Підставою для цього є його доповідна записка. Саме ж продовження оформляють наказом (розпорядженням) керівника підприємства. Останній є документом, що засвідчує можливість віднесення добових витрат за час продовження відрядження до податкових та відшкодування їх відрядженому працівнику. Крім того, такий наказ вказує на можливість аналогічних дій щодо інших витрат працівника за цей час (на проїзд, проживання тощо).
Радісна звістка: ПК не містить жодних заборон для продовження відрядження з поважних причин. Відповідно, не мають потрапити до «зони ризику» і згадані витрати.
Коли строк відрядження продовжують, важливо, щоб загальна його тривалість не «перевалила» за межі дозволеного. Про граничні терміни ви могли прочитати на с. 4.
Зауважте: дні тимчасової непрацездатності не включають до строку відрядження. Тобто турбуватись про порушення його граничних термінів у такому разі не варто. Звісно ж, якщо термін, що був зазначений у наказі про відрядження, вписується у такі обмеження.
В деяких випадках службові відрядження скасовують. Як і у випадку продовження, причини цього можуть бути різними. Уже згадана тимчасова непрацездатність особи, яку планували відрядити; розрив взаємовідносин зі стороною, яка мала б прийняти працівника; банальне скасування заходів, які планували провести.
Важливе значення при скасуванні відрядження має документальне оформлення такої операції. Не дивуйтесь, але для цього знову-таки послужить наказ (або розпорядження) керівника підприємства. У ньому мають знайти своє відображення причина скасування та порядок дій особи, яку планували відрядити. Зокрема, якщо тій уже встигли видати аванс на відрядження, у наказі слід зазначити, що його потрібно повернути.
Який для цього відведений строк? Орієнтиром може бути 3-денний строк, передбачений для «бюджетників» Інструкцією № 59.
Нерідко трапляється, що повертають меншу суму, аніж отримали. Хіба дивно, не так давно ми самі радили вам «озброїтись» транспортними документами заздалегідь. Так-от, якщо відряджена особа вже встигла придбати квиток, повернути його за ту ж ціну не вийде. Доведеться сплатити комісійний збір. Тому й поверне така особа меншу суму коштів. Куди ж подіти різницю, що виникла?
Відповідь знаходимо в п. 12 розд. ІІ Інструкції № 59. Витрати, понесені у зв’язку з поверненням відрядженим працівником квитка на поїзд, літак або інший ТЗ, можуть бути відшкодовані з дозволу керівника підприємства. І, будьте пильні: лише тоді, коли для цього були поважні причини (рішення про скасування відрядження, відкликання з відрядження тощо). Як бачите, з першого разу «в яблучко»! І не забудьте про документ, що засвідчує вартість цих витрат. Його наявність є обов’язковою. Інакше дозволити відшкодувати такі витрати неприпустимо.
На цьому дозвольте завершити вступний розділ нашого тематичного випуску. Сподіваємось, дещо нове з нього ви для себе почерпнули. А головне, сподіваємося, що у вас виникло бажання побачити документ, який регулює порядок відправлення у службові відрядження на вашому підприємстві. Звісно ж, якщо він є. Якщо немає — швидше «по гарячих слідах» складайте його чорновий варіант, внісши туди всі важливі, а також дискусійні положення. Ми ж пропонуємо вашій увазі наступний розділ.
