Документальне оформлення направлення працівника у відрядження

Документальне оформлення направлення працівника у відрядження

Направлення працівника у відрядження має бути належним чином документально оформлено. Вичерпного переліку документів, що мають оформлятися у разі направлення працівника у відрядження, в нормативних документах не знайдеш.

Певний орієнтир щодо цього питання дає ПК. Так, п.п. 140.1.7 ПК передбачає обов’язкову наявність наказу на відрядження. Згідно з цим підпунктом саме наказ на відрядження є підставою для віднесення витрат на службові поїздки до податкових витрат і виплати добових відрядженому працівнику. У разі відсутності наказу добові не виплачуються (лист ДПАУ від 12.05.2011 р. № 5675/5/15-0316, лист Мінсоцполітики від 05.08.2013 р. № 844/13/84-13).

У наказі зазначаються: пункт призначення, найменування підприємства, куди відряджається працівник, строк й мета відрядження. Крім того, у наказі можуть зазначатися інші умови залежно від ситуації. Наприклад, визначатися маршрут руху працівника у відрядженні, обмеження його витрати тощо.

Якщо працівника спеціально направлено у відрядження для роботи в святкові дні, про це також має бути зазначено в наказі (лист Мінфіну від 19.06.2008 р. № 154/13/116-08).

Наведемо приклад складання наказу про направлення працівника у відрядження:

Важливо! Окремий примірник наказу про направлення працівника у відрядження необхідно видати працівнику для того, щоб він зміг пред’явити його в готелі для несправляння туристичного збору.

За необхідності продовжити відрядження працівника керівник підприємства видає наказ про подовження строку відрядження. Наведемо приклад такого наказу.

Інші документи, такі як кошторис витрат на відрядження, завдання на відрядження, Журнал обліку відряджень, не є обов’язковими. На це звертав увагу і Мінфін у листі від 05.05.2011 р. № 31-07230-16-21/11582. Складати їх чи ні — добровільна справа кожного конкретного підприємства. Проте в будь-якому разі при направленні працівника у відрядження необхідно розрахувати суму відряджувальних. Це зручно робити за допомогою кошторису витрат на відрядження (довідки-розрахунку). При складанні кошторису враховуються добові, витрати на проживання, проїзд до місця відряджання і назад, інші витрати.

Наведемо приклад складання такого кошторису.

Керівник підприємства може прийняти рішення про складання додаткових документів, які необхідні для здійснення контролю за використанням коштів підприємства (лист Мінфіну від 26.03.2008 р. № 31-18030-07-7/10434).

Посвідчення про відрядження. Кілька слів про такий документ, як посвідчення про відрядження. Чинним законодавством не передбачено оформлення посвідчення про відрядження. Підприємствам, безумовно, ніхто не забороняє, як і раніше, використовувати посвідчення про відрядження і проставляти в них відмітки про прибуття та вибуття. Його ведення доцільне для «внутрішнього» контролю перебування працівника у відрядженні.

Табель обліку використання робочого часу. На окрему увагу заслуговує питання відображення часу відрядження в табелі обліку використання робочого часу.

Дні відрядження працівника в табелі обліку використання робочого часу (типову форму якого затверджено наказом Держкомстату «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» від 05.12.2008 р. № 489) позначаються буквеним позначенням «ВД» або цифровим кодом «07». Підставою для табелювання працівника, який перебуває у відрядженні, є наказ про направлення у відрядження.

У Табелі обліку використання робочого часу відмітки проставляють виходячи з графіка роботи підприємства, яке направило працівника у відрядження, незважаючи на те, що на працівника, який відряджається, поширюється режим робочого часу того підприємства, на яке він відряджається.

З цього випливає, що робочі дні перебування працівника у відрядженні в Табелі позначаються так:

— у верхньому рядку зазначається кількість відпрацьованих годин згідно з графіком роботи за основним місцем роботи (наприклад, 8) незалежно від того, скільки годин цього дня працівник відпрацював за місцем відрядження;

— у нижньому рядку зазначається умовне позначення відрядження «ВД».

День відрядження, що припадає на вихідний день, відображається таким чином: у верхньому рядку — «х» або прочерк, у нижньому — «ВД» (07).

У результаті робочі дні, на які припадало відрядження, обліковуються як звичайні робочі дні, а вихідні дні — як неробочі.

Аналогічні роз’яснення надав Держстат у листі від 12.01.2012 р. № 9/4-10/9.

Якщо працівник направляється у відрядження спеціально для роботи у вихідний (святковий, неробочий) день, то він має право або на оплату цього робочого часу в подвійному розмірі, або на інший день відпочинку (відгул) — у Табелі роботу у відрядженні в неробочий день зазначають кодом «ВД» (07). Якщо надалі надають відгул, то такий день позначають кодом «ІН» (22).

Якщо працівник виїжджає у відрядження у вихідний (святковий, неробочий) день, то йому в обов’язковому порядку надається інший вихідний день — у Табелі день від’їзду у відрядження позначають кодом «ВД» (07), а наданий надалі відгул — кодом «ІН» (22).

Якщо працівник повертається з відрядження у вихідний день (такий день повернення зазначено в наказі), то працівнику може бути надано інший день відпочинку, якщо це передбачено правилами внутрішнього розпорядку — в Табелі день приїзду з відрядження позначають кодом «ВД» (07). Якщо надалі передбачено надання відгулу, то цей день позначають кодом «ІН» (22).

Приклад. Працівника направлено у відрядження з 19 по 23 травня 2014 року. Виїжджає він у відрядження 18 травня 2014 року у вихідний день (неділя). Повертається з відрядження також у вихідний день — 24 травня (субота). Табель робочого часу в цьому випадку заповнюється так.

ТАБЕЛЬ ОБЛІКУ РОБОЧОГО ЧАСУ

<…>

Ось, здається, і всі правила документального оформлення направлення працівника у відрядження.