Внутрішні документи підприємства з питань регулювання трудових відносин

Вітчизняне законодавство достатньо відповідально ставиться до питань регулювання трудових відносин. Навіть кодекс спеціальний мається — КЗпП. Так само відповідально дотримуватися норм цього Кодексу та інших нормативних документів про працю мають і роботодавці. Однією із запорук дотримання трудових прав та гарантій працівників є належне ведення кадрової документації. Удавана на перший погляд простота ведення такої документації на практиці викликає безліч запитань, пов’язаних із правильним її оформленням. Цей тематичний номер, впевнені, допоможе вам успішно впоратися з можливими проблемами. А конкретно у цьому його розділі ми розповімо про правила складання внутрішніх документів підприємства з питань регулювання трудових відносин.

Мінпраці визначає штатний розпис як документ, який встановлює для певного підприємства структуру, штати та посадові оклади працівників (див. лист від 27.06.2007 р. № 162/06/187-07). Він застосовується для оформлення структури, штатного складу і штатної чисельності підприємства (установи, організації) та містить перелік структурних підрозділів, найменування посад, спеціальностей, професій із зазначенням кваліфікації.

Відповідно до ч. 3 ст. 64 ГК підприємство самостійно визначає штатний розпис для своїх працівників. Причому його затвердження на підприємстві є обов’язковим (листи Мінпраці від 17.06.2008 р. № 165/06/186-08 та від 27.06.2007 р. № 162/06/187-07). Увага! Відсутність на підприємстві штатного розпису вважається порушенням вимог законодавства про працю, за яке посадовим особам роботодавця загрожує адміністративна відповідальність на підставі ч. 1 ст. 41 КпАП: штраф від 30 до 100 нмдг (від 510 до 1700 грн.).

На підставі штатного розпису (а також правил внутрішнього трудового розпорядку та посадових (робочих) інструкцій) керівник підприємства приймає рішення з кадрових питань, зокрема щодо: прийняття громадян на роботу, переведення працівників на іншу роботу, установлення посадового окладу, тарифної ставки (окладу) конкретного працівника відповідно до його посади (кваліфікації). У свою чергу, кадрова служба здійснює набір персоналу, оформляє необхідні кадрові документи, у тому числі про прийняття на роботу, переведення на іншу роботу, установлення надбавок (доплат), аналізує якісний склад працівників і вносить пропозиції з приводу його поліпшення, у встановленому порядку готує інформаційно-довідкову документацію, відповідну статистичну звітність.

Проект штатного розпису підприємства готується відділом організації праці та заробітної плати, погоджується з керівниками служб та відділів, а також із заступниками керівника підприємства. Якщо на підприємстві відділ організації праці та заробітної плати не створено, розробку зазначеного документа може бути покладено на інший структурний підрозділ (наприклад, на кадрову службу) або за рішенням керівника підприємства — на окремого фахівця в порядку, передбаченому внутрішніми нормативними актами.

Доцільно зазначити, що штатні розписи підприємств розробляються на основі типових або міжгалузевих нормативів чисельності працівників (зрозуміло, якщо такі встановлено). От, наприклад, згідно з вимогами ст. 21 Закону № 375 штатний розпис кожного дитячого закладу оздоровлення та відпочинку державної, комунальної або приватної форми власності встановлюється власником відповідно до Типових штатних нормативів дитячих закладів оздоровлення та відпочинку, затверджених наказом Міністерства України у справах сім’ї, молоді та спорту від 16.04.2009 р. № 1254.

Як правило, штатний розпис спочатку візується керівниками всіх структурних підрозділів, далі підписується керівником кадрової служби та головним бухгалтером, а потім затверджується керівником підприємства.

Штатний розпис затверджується наказом (розпорядженням) (зразок наказу див. на с. 6). Перший примірник затвердженого штатного розпису зберігається у справі служби документації, а копії надсилаються до відділу кадрів для набору працівників та до бухгалтерії для нарахування заробітної плати. Керівникам структурних підрозділів надсилаються відповідні витяги зі штатного розпису.

Зміни до штатного розпису підприємства вносяться наказами «Про внесення змін до штатного розпису» (приклад такого наказу наведено на с. 6).

Наказ про затвердження штатного розпису, як і всі накази з особового складу, реєструється у книзі реєстрації наказів. Ця книга ведеться працівником кадрової служби, який готує та веде облік наказів з особового складу. Зверніть увагу: книга реєстрації наказів є документом постійного зберігання. Вона має бути пронумерованою, прошнурованою, скріпленою підписом керівника та сургучною печаткою підприємства. Вилучення аркушів із книги та виправлення не допускаються. Записи у книзі мають відповідати наявності наказів. Заповнення граф необхідно виконувати стисло відповідно до змісту наказу.

При складанні штатного розпису необхідно враховувати такі особливості:

1. Затверджених типових або спеціалізованих форм бланків штатного розпису не існує. Ніде не прописані й обов’язкові реквізити, які має містити цей документ. Тому штатний розпис складається в довільній формі. За основу можете взяти наш зразок, наведений на с. 5.

2. При складанні та затвердженні штатного розпису слід мати на увазі, що штатним одиницям (посадовим одиницям, які необхідно мати на підприємстві) присвоюють лише такі назви робіт, посад або професій, які відповідають Класифікатору професій*. Справа в тому, що на підставі штатного розпису, затвердженого керівником підприємства, працівники відділу кадрів уносять записи до трудової книжки. А в п. 2.14 Інструкції № 58 чітко сказано, що записи у трудовій книжці про назву роботи, професію або посаду, на яку прийнято працівника, виконуються для робітників і службовців відповідно до професійних назв робіт, зазначених у Класифікаторі професій. Тому аби запобігти потраплянню до трудової книжки працівника неправильних назв професій, необхідно звіряти їх відповідність Класифікатору професій ще на етапі складання штатного розпису. Чому це так важливо? По-перше, внесення до трудової книжки неправильних даних (зокрема, не зазначених у Класифікаторі професій назв професій) загрожує притягненням до дисциплінарної відповідальності керівника підприємства. А по-друге, у випадках, коли працівник має право на пільгову пенсію (за роботу у шкідливих, небезпечних умовах), якщо найменування посади не відповідає професійній назві роботи, передбаченій Класифікатором професій, працівник може втратити право на отримання пенсії на пільгових умовах. Ви ж не бажаєте такої долі собі та своїм працівникам?

Зверніть увагу ще й на таке: при складанні штатного розпису необхідно дотримуватись певних правил запису назв посад і професій, передбачених Класифікатором професій. Забороняється створювати назви посад шляхом об’єднання двох назв посад, якщо насправді має місце суміщення професій. Такі дії є порушенням порядку, встановленого Класифікатором професій. У такій ситуації до штатного розпису має бути внесено дві посади, а працівник, який їх суміщає, відповідно до ст. 105 КЗпП повинен отримувати доплату за суміщення професій (посад). Це не стосується подвійних посад, які у Класифікаторі професій зазначені через дефіс та є встановленою кодифікованою назвою однієї посади, наприклад слюсар-сантехнік (код 7136), художник-гример (код 3471) тощо. Також слід зауважити, що назва професій є підставою застосування до працівника правових норм, які дають право на скорочений робочий день, додаткову відпустку, пільгове пенсійне забезпечення.

3. Штатний розпис слід складати не поіменно, із зазначенням найменувань посад і прізвищ працівників, як це інколи трапляється на підприємствах, а за структурними підрозділами в порядку підпорядкованості, у тому числі враховуючи підлеглість усередині структурного підрозділу (наприклад, голов. бухгалтер — 1, заст. голов. бухгалтера — 1, економіст 1-ї категорії — 2, бухгалтер 2-ї категорії — 4 тощо).

4. До штатного розпису має бути внесено конкретні посади, тобто якщо на підприємстві передбачено наявність як основних працівників, так і сумісників, то відповідна посада також має відображатися у штатному розписі. При цьому у графі «Кількість одиниць» штатним розписом за посадою сумісника може бути передбачено 1 одиницю, а може й 0,5 одиниці. На одну «цілу» одиницю за вказаною посадою можна оформити одного працівника, а можна двох сумісників по 0,5 ставки (окладу). Чинним законодавством не встановлено обмежень щодо оплати праці сумісникам. Тому сумісник може отримувати заробітну плату за результатами своєї праці, тобто за фактично виконану роботу, у розмірі, кратному одній повній ставці, що відповідає цій посаді у штатному розписі. Наприклад, якщо у штатному розписі передбачено посаду прибиральниці з окладом 1000 грн., то за рішенням керівника на роботу за сумісництвом можна прийняти прибиральницю, котра як сумісник за фактично виконану роботу протягом місяця отримуватиме не 500 грн. (половину окладу), а 1000 грн.

При внесенні до штатного розпису працівників за сумісництвом слід ураховувати, що для деяких підприємств та організацій існують обмеження у прийнятті певної категорії працівників за сумісництвом. Так, згідно з ч. 2 ст. 21 КЗпП законодавством, колективним договором чи угодою сторін може бути передбачено обмеження права працівника стосовно роботи за сумісництвом. Законодавчі обмеження (для відповідних категорій працівників) установлено, зокрема, пп. 2 і 4 Положення № 43, ч. 8 ст. 46 Закону про прокуратуру, ч. 4 ст. 3 Закону про нотаріат тощо.

Також у штатному розписі необхідно зазначати і вакантні посади, оскільки на підставі цього документа планується необхідна чисельність працівників.

5. У штатному розписі може бути затверджено однакові найменування посад, але з різними посадовими окладами, однак різницю в оплаті праці слід обґрунтувати відмінністю у кваліфікації працівників, котрі обіймають однакові посади, профілем, сферою та обсягом роботи кожного з них.

6. Штатний розпис для працівників із погодинною оплатою праці можна складати двома способами:

1) у штатному розписі в окремому рядку вказуються професія, кваліфікація (розряд, клас, категорія, група), тарифна ставка (оклад) на кожну штатну одиницю. При цьому варіанті у штатному розписі може бути затверджено однакові найменування посад, але з різними посадовими окладами;

2) у штатному розписі в одному рядку встановлюються певна кількість одиниць працівників однієї професії, кваліфікації (розряду, класу, категорії, групи) і тарифна ставка (оклад).

Для працівників, для яких на підприємстві встановлено відрядну оплату праці, у штатному розписі не вказується розмір їх оплати, а лише фіксується кількість штатних одиниць. Порядок оплати праці для таких працівників установлюється відповідно до розцінок, затверджених у колективному договорі.

7. У штатному розписі можуть установлюватися надбавки до посадових окладів деяким категоріям працівників (наприклад, за ненормований робочий день, за знання іноземної мови тощо).

Зі зразками штатного розпису та наказу про його затвердження пропонуємо ознайомитися нижче (на с. 5 та 6).

Може виникнути ситуація, коли до затвердженого штатного розпису необхідно внести певні зміни. Це може статися, зокрема, у випадках:

1) зміни структури підприємства;

2) уведення та виведення штатних одиниць;

3) зміни розміру окладу (тарифної ставки), професійної назви роботи або коду за Класифікатором професій.

Якщо на підприємстві відбуваються незначні зміни в частині організаційної структури, посад чи окладів, то видається наказ про внесення змін до штатного розпису, який має відображати обґрунтування внесення змін і містити формулювання цих змін. Якщо директором підприємства видається такий наказ, то штатний розпис, затверджений на початку року, можна не змінювати, а керуватися наказом про внесення змін до штатного розпису. Якщо ж протягом календарного року структура підприємства трансформується істотно, а також змінюються посадові оклади (уводяться нові найменування посад), доцільно видавати наказ про затвердження штатного розпису в новій редакції.

Зауважте: за умови додержання зазначених вимог кількість і періодичність змін штатного розпису протягом року не обмежуються.

На с. 6 наведений зразок наказу про внесення змін до штатного розпису.

Відповідно до вимог ч. 1 ст. 142 КЗпП трудовий розпорядок на підприємствах, в установах, організаціях визначається правилами внутрішнього трудового розпорядку. Важливість їх наявності на підприємстві важко переоцінити. Саме в цьому документі визначається режим роботи та відпочинку на конкретному підприємстві. Зокрема, правилами ВТР:

— визначається тривалість щоденної роботи (зміни) з додержанням установленої тривалості робочого тижня (ст. 52 КЗпП);

— передбачається час початку та закінчення щоденної роботи (зміни) відповідно до законодавства (ст. 57 КЗпП);

— установлюється час початку і закінчення перерви для відпочинку і харчування (ч. 2 ст. 66 КЗпП).

При змінних роботах працівники чергуються у змінах рівномірно в порядку, установленому правилами внутрішнього трудового розпорядку (ч. 1 ст. 58 КЗпП).

Крім того, заохочення, які можуть застосовуватися до працівників підприємства, також мають бути визначені у правилах ВТР (ст. 143 КЗпП).

Як і у випадку зі штатним розписом, форма і порядок складання правил ВТР — цілком на розсуд підприємства. При його розробці і складанні слід враховувати специфіку роботи підприємства (наприклад, для підприємств з безперервним процесом виробництва неминучою буде робота працівників у нічний час). Складанням цього документа займається кадрова або юридична служба підприємства з урахуванням Типових правил ВТР, які, незважаючи на свій «вік», продовжують на сьогодні діяти. Правила ВТР можуть бути додатком до колективного договору.

Правила внутрішнього трудового розпорядку необхідно складати в письмовій формі, оскільки вони вважаються документом щодо організації процесів управління, — це відображено в Державному класифікаторі управлінської документації ДК 010-98 (коди 0202044 — 0202048).

Затверджує правила ВТР трудовий колектив за поданням власника або уповноваженого ним органу та виборного органу первинної профспілкової організації (профспілкового представника).

Роботодавець зобов’язаний під підпис ознайомити працівника з правилами ВТР до початку роботи останнього за укладеним трудовим договором (п. 2 ч. 1 ст. 29 КЗпП).

Відсутність на підприємстві (будь-якої форми власності при будь-якій кількості працівників) правил внутрішнього трудового розпорядку спричинює негативні наслідки у вигляді адміністративного штрафу на посадову особу підприємства від 30 до 100 нмдг (нагадаємо, це від 510 до 1700 грн.) (ч. 1 ст. 41 КпАП). Штраф накладається на підставі протоколу, складеного Територіальною державною інспекцією з праці.

Крім того, відсутністю документа про ознайомлення з правилами внутрішнього трудового розпорядку під підпис може скористатися несумлінний працівник, який порушує дисципліну праці. На висловлені йому претензії він має право відповісти, що ніхто не ознайомив його з вимогами трудового розпорядку. Натомість наявність таких правил дає переваги роботодавцю, оскільки за їх порушення працівника можна притягти до дисциплінарної відповідальності (наприклад, оголосити догану). А у випадку систематичного невиконання працівником без поважних причин обов’язків, покладених на нього правилами ВТР, роботодавець має право навіть звільнити такого працівника на підставі п. 3 ч. 1 ст. 40 КЗпП, якщо до нього раніше застосовувалися заходи дисциплінарного чи громадського стягнення (більше про підстави для звільнення працівників див на с. 35). У разі звільнення працівника на цій підставі за відсутності правил ВТР або неознайомленні з ними працівника під підпис роботодавець не застрахований від того, що суд не поновить його на роботі.

Зверніть увагу: у деяких галузях народного господарства для окремих категорій працівників замість правил внутрішнього трудового розпорядку діють статути і положення про дисципліну (ст. 142 КЗпП).

Колективний договір відповідно до ч. 7 ст. 65 ГК має укладатися між власником (або уповноваженим ним органом) і трудовим колективом (або уповноваженим ним органом) на всіх підприємствах, що використовують найману працю. Причому форма власності і господарювання підприємства значення не має (ч. 1 ст. 2 Закону про колдоговори). Цим документом регулюються виробничі, трудові й соціальні відносини трудового колективу з адміністрацією підприємства.

Однак незважаючи на наявність у ГК наведеного вище положення, колективний договір укладається не на всіх підприємствах. Особливо це стосується підприємств малого та середнього бізнесу. Що відносно цього питання думають спеціалісти контролюючих органів? На думку фахівців Мінпраці, підприємства не зобов’язані укладати колективні договори (див. листи Мінпраці від 28.09.2005 р. № 09-444, від 03.10.2005 р. № 7825/0/14-05/015-15). Аргументація їх така, що чинне законодавство не встановлює норми обов’язковості укладення таких договорів. Крім того, міжнародними нормами, зокрема Конвенцією № 98, ратифікованою Україною, та Рекомендацією № 91, передбачено укладання колективного договору на добровільних засадах. І те, що необхідність укладання колективного договору визначена ГК, не є перешкодою його неукладання, адже ГК не регулює трудові відносини, а визначає основні засади господарювання в Україні і регулює господарські відносини, що виникають у процесі організації та здійснення господарської діяльності між суб’єктами господарювання, а також між цими суб’єктами та іншими учасниками відносин у сфері господарювання (ст. 1 ГК). До того ж у ст. 8¹ КЗпП говориться: якщо міжнародним договором або міжнародною угодою, в яких бере участь Україна, встановлено інші правила, ніж ті, що їх містить законодавство України про працю, то застосовуються правила міжнародного договору або міжнародної угоди.

Та й відповідальності за відсутність колективного договору діючим законодавством не передбачено. Але майте на увазі: натрапити на відповідальність роботодавець ризикує у випадку ухилення від участі в переговорах. Так, на осіб, які представляють власників або уповноважені ними органи чи профспілки або інші уповноважені трудовим колективом органи і ухиляються від участі в переговорах щодо укладення, зміни або доповнення колективного договору чи навмисно порушили строк або не забезпечили роботу відповідної комісії у визначені сторонами строки, накладається штраф до 10 нмдг (170 грн.) (ст. 17 Закону про колдоговори, ст. 41¹ КпАП). Вони несуть також дисциплінарну відповідальність аж до звільнення з посади.

Та попри всі ці доводи щодо необов’язковості укладання колективного договору, доцільніше все ж таки його укладати (так вважають і фахівці Мін-праці в іншому своєму листі — від 07.04.2006 р. № 2411/0/14-06/18). Справа в тому, що до колективного договору мають бути включені нормативні положення, якщо в актах законодавства міститься пряме визначення про обов’язковість закріплення цих положень в колективному договорі. Так, приміром, відповідно до ст. 15 Закону про оплату праці шляхом переговорів і на умовах, визначених колективним договором, повинні встановлюватись: форми і системи оплати праці, норми праці, розцінки, тарифні сітки, схеми посадових окладів, умови запровадження та розміри надбавок, доплат, премій, винагород та інших заохочувальних, компенсаційних і гарантійних виплат з дотриманням норм і гарантій, передбачених законодавством, генеральною, галузевими (міжгалузевими) і територіальними угодами. Подібні вимоги містяться і в Законі про охорону праці, Законі про відпустки та інших актах законодавства. У разі відсутності колективного договору законодавець пропонує альтернативний варіант — погоджувати ці питання з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником), що представляє інтереси більшості працівників, а у разі його відсутності — з іншим уповноваженими на представництво органом. Так, можна вчинити й у такий спосіб, але пам’ятайте: лише достатньо повний і змістовний колективний договір може забезпечити стабільні відносини між працівниками і роботодавцями, чітко визначаючи права та обов’язки сторін, стати надійною правовою основою для створення належних умов праці, в тому числі оплати праці.

Як додатковий аргумент на користь доцільності укладання колективного договору зазначимо те, що він може стати вам у пригоді при визнанні у податковому обліку витрат на забезпечення працівників лікувально-профілактичним харчуванням, на виплату матеріальної допомоги працівникам тощо, звісно, за умови наявності у колективному договорі відповідних положень, що регулюють ці питання.

На новоствореному підприємстві колективний договір укладається з ініціативи однієї зі сторін у 3-місячний строк після реєстрації підприємства, якщо законодавством передбачено реєстрацію, або після рішення про створення підприємства, якщо не передбачено його реєстрацію.

Зміст колективного договору визначається сторонами в межах їх компетенції. У колективному договорі встановлюються взаємні зобов’язання сторін, що стосуються:

— зміни в організації виробництва та праці;

— забезпечення продуктивної зайнятості;

— нормування та оплати праці, установлення форм, систем, розмірів заробітної плати та інших видів трудових виплат (доплат, надбавок, премій тощо);

— установлення гарантій, компенсацій, пільг;

— участі трудового колективу у формуванні, розподілі та використанні прибутку підприємства (якщо це передбачено статутом);

— режиму роботи, тривалості робочого часу та відпочинку;

— умов та охорони праці;

— забезпечення житлово-побутового, культурного, медичного обслуговування, організації оздоровлення та відпочинку працівників;

— гарантій діяльності профспілкової чи інших представницьких організацій працівників;

— умов регулювання фондів оплати праці та встановлення міжкваліфікаційних (міжпосадових) співвідношень в оплаті праці;

— забезпечення рівних прав та можливостей жінок і чоловіків;

— заборони дискримінації.

До колективного договору можуть уключатися додаткові гарантії та соціально-побутові пільги працівникам, не передбачені чинним законодавством. Забороняється включати до трудових договорів умови, що погіршують становище працівників порівняно з чинним законодавством, колективними договорами та угодами (ч. 3 ст. 5 Закону про колдоговори).

Зверніть увагу: якщо представники сторін (через уповноважених осіб), які представляють інтереси підприємства, брали участь у підписанні генеральної угоди (або надалі приєдналися до неї), то її норми є обов’язковими при укладенні колективного договору (див. лист Мінпраці від 04.07.2008 р. № 435/13/84-08). Водночас законодавство не забороняє застосовувати при укладенні колективного договору норми генеральної угоди або положення галузевої угоди, до якої підприємство належить за характером виробництва.

Проект колективного договору обговорюється у трудовому колективі і виноситься на розгляд загальних зборів (конференції) трудового колективу. У разі, якщо збори (конференція) трудового колективу відхилять проект колективного договору або окремі його положення, сторони відновлюють переговори для пошуку необхідного рішення. Термін цих переговорів не повинен перевищувати 10 днів. Після цього проект в цілому виноситься на розгляд зборів (конференції) трудового колективу.

Після схвалення проекту колективного договору загальними зборами (конференцією) трудового колективу він підписується уповноваженими представниками сторін не пізніш як через 5 днів з моменту його схвалення, якщо інше не встановлено зборами (конференцією) трудового колективу.

Колективний договір набирає чинності з дня його підписання представниками сторін або з дня, зазначеного у ньому.

Зміни і доповнення до колективного договору протягом строку його дії можуть вноситися тільки за взаємною згодою сторін в порядку, визначеному колективним договором.

Колективний договір зберігає чинність у разі (ст. 17 КЗпП):

— закінчення строку дії колективного договору — доти, поки сторони не укладуть новий або не переглянуть діючий, якщо інше не передбачено договором;

— зміни складу, структури, найменування уповноваженого власником органу, від імені якого укладено цей договір — протягом строку його дії;

— реорганізації підприємства — протягом строку, на який його укладено. У цьому випадку колективний договір також може бути переглянутий (за згодою сторін);

— зміни власника — протягом строку його дії, але не більше одного року. У цей період сторони повинні розпочати переговори про укладення нового чи зміну або доповнення чинного колективного договору;

— ліквідації підприємства — протягом усього строку проведення ліквідації.

Майте на увазі: положення колективного договору поширюються на всіх працівників підприємства незалежно від того, чи є вони членами профспілки, і є обов’язковими як для роботодавця, так і для працівників підприємства (ч. 1 ст. 9 Закону про колдоговори, ст. 18 КЗпП). Усі працюючі, а також щойно прийняті на підприємство працівники повинні бути ознайомлені роботодавцем з колективним договором.

Колективний договір підлягає повідомній реєстрації в місцевих органах виконавчої влади (далі — реєструючий орган) — відповідно до п. 1 Порядку № 115.

Повідомна реєстрація колективних договорів провадиться з метою засвідчення автентичності примірників і копій поданих на реєстрацію колективних договорів для забезпечення можливості врахування їх умов під час розгляду уповноваженими органами трудових спорів (індивідуальних і колективних), що можуть виникнути за результатами виконання умов таких договорів.

Сторони договору подають його на повідомну реєстрацію разом з додатками у кількості примірників, що відповідає кількості таких сторін, та копію колективного договору.

При реєстрації обов’язковим додатком до колективного договору є протокол загальних зборів колективу підприємства, на якому схвалено поданий варіант колективного договору.

Повідомна реєстрація проводиться протягом 14 робочих днів з дня, наступного після надходження колективного договору до реєструючого органу. Зазначте: у повідомній реєстрації може бути відмовлено лише у разі, коли подані на реєстрацію примірники колективного договору не є автентичними (п. 5 Порядку № 115).

Під час повідомної реєстрації реєструючий орган на титульній або першій сторінці кожного примірника договору і копії робить напис (додаток 1 до Порядку № 115) та вносить відповідний запис до реєстру галузевих (міжгалузевих) і територіальних угод, колективних договорів (додаток 2 до Порядку № 115).

Не пізніше наступного робочого дня після реєстрації чи прийняття рішення про відмову в реєстрації примірники колективного договору повертаються сторонам, які подали їх на реєстрацію. Копія відповідного договору зберігається в реєструючому органі. Зміни та доповнення, внесені до колективного договору, також підлягають повідомній реєстрації.

Реєструючий орган оприлюднює відомості про проведення повідомної реєстрації колективного договору у засобах масової інформації та на офіційному веб-сайті.

Наостанок хочемо вам порадити не нехтувати нормами, встановленими у колективному договорі. Річ у тім, що на осіб, які представляють роботодавців чи профспілки або інші уповноважені трудовим колективом органи і з вини яких порушено чи не виконано зобов’язання щодо колективного договору, може бути накладено штраф до 100 нмдг (1700 грн.), і вони також несуть дисциплінарну відповідальність аж до звільнення з посади (ст. 41² КпАП, ст. 18 Закону про колдоговори). Думаємо, вам таке «щастя» ні до чого.

Посадова інструкція — це організаційно-правовий документ, що регламентує виробничий процес кожного працівника. Зазвичай вона уключає стислий виклад основних обов’язків, повноважень і необхідних навичок, що стосуються конкретної посади на підприємстві. Крім того, посадова інструкція покладає відповідальність на працівника підприємства за порушення її положень або перевищення своїх повноважень. Маючи статус нормативного документа, посадові інструкції чітко визначають вимоги до певних посадових осіб, забезпечують раціональний розподіл обов’язків між працівниками, роблять можливою об’єктивну оцінку діяльності працівника, є нормативною основою для застосування до них заходів впливу.

Вимоги посадових інструкцій ураховуються при прийомі громадян на роботу, при атестації працівників, залученні їх до дисциплінарної відповідальності в разі невиконання або неналежного виконання обов’язків, порушення правил внутрішнього трудового розпорядку тощо.

Слід зазначити, що посадова інструкція входить до номенклатурного переліку найменувань уніфікованих форм документів Державного класифікатора управлінської документації ДК 010-98. Цей документ відносить посадову інструкцію до класу організаційно-розпорядчої документації, підклас — документація з організації процесів управління. Тобто посадові інструкції не належать ні до документації з управління кадрами, ні до документації з оцінки трудової діяльності. А це означає, що розробка посадових інструкцій, а також їх реєстрація та зберігання не відносяться до функцій кадрової служби підприємства.

Іншим підтвердженням неправомірності покладання обов’язків зі складання посадових інструкцій на кадрову службу є відсутність таких обов’язків у кваліфікаційних характеристиках професій працівників цієї служби: директора з кадрових питань та побуту; менеджера (управителя) з персоналу; інспектора з кадрів (див. Довідник кваліфікаційних характеристик професій. Випуск 1. Розділ 1).

Тож якщо не кадровик, то хто? Насправді посадові інструкції працівникам розробляє керівник структурного підрозділу або уповноважена ним особа. Тільки керівник може визначити, які завдання повинен вирішувати співробітник для досягнення цілей, що стоять перед підрозділом і підприємством у цілому. Конкретні обов’язки може визначити й сам співробітник, який їх уже виконує або виконуватиме. Розробку окремих пунктів доцільно доручити підрозділам, які контролюють дотримання вимог законодавства про охорону праці, пожежної безпеки, екології. Такий підхід дозволить співробітнику зосередити увагу на поставлених перед ним завданнях, чітко й однозначно сформулювати та з’ясувати коло обов’язків і надані повноваження, усвідомити свою відповідальність, визначитися у взаємозв’язках зі співробітниками свого та інших підрозділів, побачити проблеми та недоліки в організації роботи й отримати можливість її вдосконалення.

Методичне керівництво і контроль правильності оформлення посадових інструкцій, своєчасності їх затвердження та внесення змін здійснює підрозділ, до функцій якого входить організація процесів управління (наприклад, відділ з організації праці та заробітної плати).

Згідно з Довідником кваліфікаційних характеристик професій організовує роботу зі складання положень про структурні підрозділи, посадових інструкцій працівникам, забезпечує внесення до них необхідних змін інженер з організації управління виробництвом. Він забезпечує розробника посадової інструкції необхідними нормативними документами, локальними документами підприємства — положеннями, методичними рекомендаціями, посадовими інструкціями працівників цього та інших підрозділів тощо; консультує з питань оформлення, погодження тощо; організовує затвердження, реєстрацію, копіювання та зберігання документів; розробляє посадові інструкції керівникам підприємства.

Посадові інструкції розробляють для таких професійних груп працівників:

— керівники;

— професіонали;

— фахівці;

— технічні службовці.

Виняток можуть становити окремі керівники, правове становище яких визначено у статуті підприємства або в положенні про структурний підрозділ, де вказано основні завдання, обов’язки, права та відповідальність таких керівників.

Зверніть увагу на те, що для працівників робочих професій розробляються робочі інструкції.

Зазначимо, що посадові інструкції можуть бути типовими та персональними. Типові посадові інструкції розробляються для однотипних структурних підрозділів. Персональна посадова інструкція розробляється керівниками конкретно для кожного працівника у складі структурного підрозділу (відділу, сектору).

При розробці посадових інструкцій необхідно забезпечити єдиний підхід до їх побудови, формулювання змісту розділів, послідовності їх викладення. При цьому вони мають відображати увесь спектр посадових обов’язків, повноважень та відповідальності працівника, мати чіткі та стислі формулювання. Якщо виникає необхідність, завдання та обов’язки тієї чи іншої посади можуть бути розподілені між окремими виконавцями, а коло завдань та обов’язків окремих працівників може бути розширено з дорученням їм робіт, передбачених для різних груп посад, рівних за складністю та виконання яких не вимагає іншої спеціальності чи кваліфікації. До того ж усі посадові інструкції, що розробляються на підприємстві, мають бути взаємопов’язаними, щоб не допускати дублювання в роботі працівників.

Основою для розробки посадових інструкцій служать такі нормативні документи:

— Класифікатор професій. Найменування посади працівника має відповідати професійній назві роботи за Класифікатором професій ДК 003:2010;

— Довідник кваліфікаційних характеристик професій. Випуск 1. Розділ 1. Цей Довідник є збірником описів професій, систематизованих за видами економічної діяльності. Професії в ньому наведено відповідно до Класифікатора професій. Він містить кваліфікаційні вимоги до професій працівників, які є загальними для всіх видів економічної діяльності.

Водночас при складанні посадових інструкцій використовують такі документи, як статут підприємства, структура та штатна чисельність підприємства, наказ про розподіл обов’язків між керівниками підприємства, положення про структурний підрозділ, правила внутрішнього трудового розпорядку, наказ про внесення змін до посадової інструкції, тобто документи, що становлять документацію з організації процесів управління.

Посадові інструкції на підприємстві розробляють, як правило, у таких випадках:

а) на виконання законодавчих і нормативно-правових актів, під дію яких підпадає діяльність підприємства — автора посадової інструкції;

б) на виконання організаційно-розпорядчих документів (наказів, розпоряджень, рішень тощо), що видаються органами управління вищого рівня щодо підприємства — автора посадової інструкції;

в) на виконання організаційно-розпорядчих документів (наказів, розпоряджень тощо), що видаються підприємством — автором посадової інструкції;

г) на виконання програмних документів (планів, графіків тощо), що регулюють певні напрями діяльності підприємства;

ґ) на виконання вказівок посадових осіб, які входять до керівного складу підприємства;

д) в ініціативному порядку (на підставі дозвільної резолюції керівника підприємства, зафіксованої на доповідній записці (приклад доповідної записки див. на с. 13)).

В усіх перелічених випадках на підприємстві визначається загальний порядок підготовки посадової інструкції. Як правило, цей порядок установлюється відповідними документами підприємства, наприклад положенням про порядок розробки посадової інструкції або методичними рекомендаціями зі складання та оформлення посадових інструкцій.

Детальніше зупинимося на підготовці посадової інструкції в ініціативному порядку. Для отримання дозволу на виконання роботи з розробки посадової інструкції на ім’я керівника підприємства готується доповідна записка. Цей документ складається як з ініціативи її автора, так і за вказівкою керівника. Мета доповідної записки — інформувати керівника про факт, що мав місце, про хід виконуваної роботи, про ситуацію, що склалася, тощо і спонукати прийняти певне рішення. Із цього випливає, що текст доповідної записки має дві частини: у першій (констатуючій, або описовій) викладаються факти, що мали місце, або ситуація, що склалася, у другій — висновки, пропозиції або прохання.

Доповідна записка складається на аркушах паперу для писання формату А4 та повинна містити такі реквізити: найменування структурного підрозділу; найменування виду документа; дату документа; реєстраційний номер документа; місце складання або видання документа; адресата; резолюцію*; заголовок до тексту; текст документа; підпис укладача із зазначенням посади. Нижче (на с. 13) ви можете побачити приклад доповідної записки, що обґрунтовує необхідність розробки посадової інструкції.

Доповідна записка про необхідність підготовки посадової інструкції, завізована відповідальним виконавцем і підписана керівником структурного підрозділу, направляється на розгляд керівника підприємства або іншої посадової особи, до компетенції якої належить прийняття рішення з цього питання. Надалі всю роботу над проектом посадової інструкції виконавець організовує відповідно до резолюції керівника підприємства, зафіксованої на доповідній записці.

Посадові інструкції готуються у двох примірниках, один з яких (оригінал) зберігається в кадровій службі, а другий — у начальника відповідного структурного підрозділу. Працівнику видається під підпис копія посадової інструкції. Під час прийняття на роботу і укладення трудового договору кожного працівника має бути ознайомлено зі своєю посадовою (робочою) інструкцією під підпис.

Майте на увазі: зміни і доповнення до посадових інструкцій може бути внесено лише на підставі наказу керівника підприємства та за згодою працівника.

Документи, що оформляються кадровою службою підприємства, які належать до кадрового діловодства, поділяються на:

— розпорядчі документи з особового складу (з кадрів або персоналу);

— облікові документи з кадрів (персоналу).

Розглянемо кожен з наведених видів документації окремо.

Під розпорядчими документами розуміються наказ, розпорядження, рішення, доручення та інші документи підприємства, об’єднання, установи, організації та їх посадових осіб. Такими є, наприклад, накази (розпорядження) керівника підприємства про: прийняття на роботу, переведення та звільнення працівників, надання відпусток, заохочення та стягнення, унесення змін до посадових інструкцій і наказів тощо.

Наказ. Наказ — акт внутрішнього управління, дія якого не виходить за межі конкретного підприємства, об’єднання, установи, організації. Наказ видається на підставі та на виконання чинних законів України, указів Президента України, постанов та розпоряджень КМУ, а також наказів, положень та інструкцій органів вищого рівня.

Наказ видається для вирішення основних оперативних завдань, поставлених перед цим органом. За юридичною природою наказ може бути нормативним актом управління, що містить норми права, які реалізують певні сфери громадських відносин, та актом застосування норм права (наприклад, наказ про призначення на посаду).

Наказ є найпоширенішим видом розпорядчого документа, що застосовується у практиці управління. Він видається з питань створення, ліквідації, реорганізації установ або їх структурних підрозділів, затвердження положень, інструкцій, правил та інших подібних документів, які потребують затвердження організації, підприємства, а також з кадрових питань прийняття, переміщення, звільнення працівників тощо.

Правила оформлення наказів. На підприємствах сьогодні накази здебільшого оформляються на окремих аркушах (формату А4) та підшиваються у спеціальні папки (зазвичай такі накази мають індекс «к»).

Накази з кадрів можуть видаватися як індивідуальні, так і групові — якщо на підприємстві протягом одного дня видається велика кількість наказів з кадрів. Принцип побудови параграфів у групових наказах такий: спочатку розміщуються накази про прийняття на роботу, далі — про переведення, надання відпусток, звільнення тощо (наприклад, про зміну прізвища тощо).

З питань складання наказів за формою, що відрізняється від типової, слід зауважити, що в цьому випадку у відповідному наказі має бути зазначено всі показники (відомості), передбачені типовою формою. Наприклад, у наказі про прийняття на роботу повинні міститися:

— найменування підприємства;

— номер і дата наказу;

— дата прийняття на роботу;

— дата закінчення трудового договору (у разі укладення строкового трудового договору);

— назва структурного підрозділу, до якого приймається працівник;

— назва професії (посади), кваліфікація;

— умови прийняття на роботу;

— умови роботи;

— оклад (тарифна ставка);

— відомості про встановлення надбавок (у разі їх установлення);

— підпис керівника підприємства;

— відмітка про ознайомлення.

Крім цього, у наказах про прийняття на роботу, надання відпусток слід зазначати підставу видання наказу.

До того ж при складанні наказів за формами, що відрізняються від типових, потрібно брати до уваги, що такі накази повинні складатися з урахуванням вимог ДСТУ 4163-2003.

У разі складання зведених наказів з особового складу, наприклад зведеного наказу про відпустки, яким надається відпустка декільком працівникам підприємства, за формою, що відрізняється від типової, слід ураховувати всі зазначені вище вимоги.

Стосовно складання наказів про переведення працівників на інші посади (роботи) слід зауважити, що типова форма № П-5 «Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу» втратила чинність з 1 січня 2009 року. Отже, підприємство може складати відповідні накази в довільній формі з урахуванням вимог ДСТУ 4163-2003.

Непоодинокими є випадки, коли накази оформляються за спрощеною формою, що містить обов’язкові реквізити типових форм. Конкретний перелік реквізитів для кожного наказу залежить від його виду.

Текст наказу складається з двох частин: констатуючої та розпорядчої.

У констатуючій частині викладаються цілі, завдання приписуваних дій та підстави для видання наказу. У наказах з особового складу констатуюча частина, як правило, відсутня.

Кожному наказу присвоюється порядковий номер (з початку кожного календарного року), котрий, крім цифри, може містити літерне позначення, наприклад № 15-к.

На відміну від наказів щодо основної діяльності, накази з особового складу не містять слова «Наказую», а починаються словами: «Прийняти», «Призначити», «Перевести», «Надати», «Відрядити», «Звільнити» тощо.

Розпорядча частина наказу починається із зазначення прізвища, імені, по батькові та посади працівника, далі йде зміст дії щодо особи, про яку видається наказ.

Після розпорядчої частини в наказі наводиться посилання на документ, що став підставою для видання наказу (заява, довідка, медичний висновок тощо).

Накази з особового складу оформляються у двох примірниках, один з яких залишається у відділі кадрів, а другий передається до бухгалтерії підприємства.

Усі оригінали наказів мають розміщатися у хронологічному порядку та зберігатися в окремій папці.

Майте на увазі: із текстом наказу, підписаного керівником, працівника слід ознайомити під підпис.

Розпорядження. Розпорядження — акт внутрішнього управління, що видається керівником підприємства об’єднання, установи, організації з оперативних та інших питань в одноосібному порядку, має обов’язкову силу для осіб, яким розпорядження адресоване.

Розпорядження є підзаконними актами та поділяються на дві групи:

1) розпорядження загальної, тривалої дії;

2) розпорядження, що стосуються конкретного питання, окремого випадку.

Типові форми первинної облікової документації зі статистики праці. Згідно з абз. 1 ч. 8 ст. 19 ГК усі суб’єкти господарювання зобов’язані складати статистичну інформацію, а також подавати відповідно до вимог закону фінансову звітність і статистичну інформацію про свою господарську діяльність, інші дані, визначені законом. З метою подальшого вдосконалення державних статистичних спостережень підприємств (установ, організацій) щодо обліку особового складу, використання робочого часу та розрахунків з працівниками із заробітної плати наказом № 489 затверджено типові форми первинної облікової документації зі статистики праці:

— № П-1 «Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу»;

— № П-3 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки»;

— № П-4 «Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту)»;

— № П-5 «Табель обліку використання робочого часу»;

— № П-6 «Розрахунково-платіжна відомість працівника»;

— № П-7 «Розрахунково-платіжна відомість (зведена)».

Слід зауважити, що завдяки зазначеним вище типовим формам підприємству простіше складати передбачені законодавством статистичні звіти, оскільки всі необхідні для звітності показники вже зафіксовано в типових формах. Зокрема, видання наказів за типовими формами допомагає уникнути помилок при складанні цих документів, оскільки практично всю інформацію, що має міститися в наказах, передбачено типовими формами.

Зауважте: застосування зазначених вище форм наказів є бажаним і зручним, однак не обов’язковим.

Для прикладу наведемо зразок заповнення типової форми № П-1 «Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу» (див. с. 16).

До облікових документів з кадрів належать такі типові форми первинного обліку:

— № П-2 «Особова картка працівника» (затверджена наказом № 495/656). Облік військовозобов’язаних та призовників з числа інженерно-технічних працівників, робітників, службовців, студентів та учнів на всіх підприємствах здійснюється в особовій картці типової форми
№ П-2, в якій є розділ II «Відомості про військовий облік» з даними про придатність до військової служби (більше про особову картку працівника ви можете дізнатися на с. 21 цього номера);

— № П-2ДС «Особова картка» (затверджена наказом № 343). Форма № П-2ДС заповнюється на службовців, які підпадають під дію Закону про держслужбу, замість типової форми № П-2 (оскільки ця форма застосовується для обліку специфічної групи працівників (держслужбовців), в рамках цього тематичного номера на її заповненні ми зупинятися не будемо);

— № П-5 «Табель обліку використання робочого часу» (затверджена наказом № 489). Форма № П-5 застосовується для обліку використання робочого часу всіх категорій працюючих для контро-лю за додержанням працюючими встановленого режиму робочого часу, для отримання даних про відпрацьований час, розрахунку заробітної плати, а також для складання статистичної звітності з праці (детальніше про цей документ див. на с. 24);

— № П-9 «Книга обліку бланків трудових книжок та вкладишів до них» (затверджена наказом № 277);

— № П-10 «Книга обліку руху трудових книжок та вкладишів до них» (затверджена наказом № 277);

— № П-11 «Акт на списання бланків трудових книжок або вкладишів до них» (затверджена наказом № 277);

— графік відпусток;

— книга (журнал) обліку відпусток.