Документи при прийнятті на роботу

Своє право на працю, гарантоване Конституцією України, кожен громадяни реалізує шляхом укладення трудового договору з роботодавцем. Про цей договір та деякі інші документи, що супроводжують прийняття працівника на роботу, розповість цей розділ тематичного номера.

Трудовим договором є угода між працівником та власником підприємства, установи, організації чи уповноваженим ним органом, або фізичною особою (далі — роботодавець), на підставі якої працівник зобов’язується виконувати роботу, визначену цією угодою, з підпорядкуванням внутрішньому трудовому розпорядку, а роботодавець зобов’язується виплачувати працівнику заробітну плату і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи і передбачені законодавством про працю, колективним договором та угодою сторін (ст. 21 КЗпП).

Однією зі сторін трудового договору є працівник, який досяг працездатного віку, з урахуванням обмежень, установлених законодавством. Другою стороною в договорі виступає роботодавець, яким може бути підприємство, установа чи організація незалежно від форми власності, фізична особа, яка може як бути, так і не  бути суб’єктом підприємницької діяльності. Зазначимо, що підприємство може делегувати право на прийняття (звільнення) працівників своїм філіям та представництвам. При наданні такого права відокремленому структурному підрозділу його працівники укладають трудовий договір з роботодавцем в особі керівника такого підрозділу (наприклад, з директором філії, представництва).

Зазначте: працівник має право реалізувати свої здібності до продуктивної і творчої праці шляхом укладення трудового договору на одному або одночасно на декількох підприємствах, в установах, організаціях, якщо інше не передбачене законодавством, колективним договором або угодою сторін.

Трудовий договір відповідно до ст. 23 КЗпП може бути:

— безстроковим, що укладається на невизначений строк;

— строковим, що укладається на певний строк, установлений за погодженням сторін;

— таким, що укладається на час виконання певної роботи.

Безстроковий трудовий договір укладається на невизначений строк, тобто в ньому не зазначено строк, до якого він діє. Як правило, такий договір укладається шляхом подання заяви про прийняття на роботу і видання наказу про прийняття на роботу цього працівника (зразок такого наказу див. на с. 16).

А от строковий трудовий договір укладається на строк, установлений за угодою сторін. Він укладається у випадках, коли трудові відносини може бути встановлено на певний строк з урахуванням характеру подальшої роботи чи умов її виконання, або інтересів працівника, та в інших випадках, передбачених законодавством. Жодних обмежень у трудовому законодавстві стосовно тривалості строків такого строкового трудового договору немає. Таким чином, строковий трудовий договір може бути укладено на будь-який строк.

Щоб уникнути можливих трудових спорів (конфліктів) у подальшому, при оформленні працівника на роботу з укладенням строкового трудового договору йому рекомендується зазначити в заяві про прийняття на роботу строк, на який він просить прийняти його на роботу. Такий самий строк трудового договору має бути вказано і в наказі про прийняття на роботу.

Незазначення строку в заяві та наказі, з яким працівника має бути ознайомлено під підпис під час прийняття на роботу, тягне за собою визнання такого договору укладеним на невизначений строк (тобто такий працівник буде постійним). Отже, його може бути звільнено лише на підставах, передбачених у трудовому законодавстві (за власним бажанням — ст. 38 КЗпП або з ініціативи роботодавця — ст. 40 і 41 КЗпП), а не після закінчення строкового трудового договору.

Особливою формою трудового договору є контракт, в якому строк його дії, права, обов’язки та відповідальність сторін (у тому числі матеріальна), умови матеріального забезпечення та організації праці працівника, умови розірвання договору, у тому числі дострокового, установлюються угодою сторін. Контракт є підставою для видання наказу (розпорядження) про прийняття працівника на роботу з дня, установленого в контракті за угодою сторін. Зауважимо, що типову форму контракту з працівником затверджено наказом Мінпраці від 15.04.94 р. № 23.

Сфера застосування контракту визначається виключно законами України (ч. 3 ст. 21 КЗпП). Тому контрактна форма трудового договору застосовується лише у випадках, прямо передбачених законами України, зокрема, стосовно працівників, які влаштовуються за трудовими договорами на певний строк або на час виконання певної роботи.

Порядок укладення та розірвання контрактів регулюється Положенням № 170 і Положенням № 203.

Трудовий договір укладається, як правило, у письмовій формі. Додержання письмової форми є обов’язковим у випадках (ст. 24 КЗпП):

— організованого набору працівників;

— укладення трудового договору про роботу в районах з особливими природними географічними і геологічними умовами та умовами підвищеного ризику для здоров’я;

— укладення контракту;

— якщо працівник наполягає на укладенні трудового договору в письмовій формі;

— укладення трудового договору з неповнолітніми;

— укладення трудового договору з фізичною особою;

— в інших випадках, передбачених законодавством України.

При укладенні трудового договору в письмовій формі в ньому слід зазначити такі умови:

— місце роботи — найменування роботодавця;

— трудові обов’язки працівника — найменування посади, перелік робіт (обов’язків), які має виконувати працівник відповідно до його професії та кваліфікації;

— строк дії договору — дати початку роботи та її закінчення, якщо укладається строковий трудовий договір. Якщо строк трудового договору не зазначено, то він вважається укладеним на невизначений строк;

— обов’язки роботодавця щодо забезпечення обсягу робіт та охорони праці на підприємстві, в установі, організації тощо;

— оплата праці — вид оплати праці працівника (погодинна, відрядна, відрядно-преміальна тощо) та її розміри (оклад, тариф тощо).

Крім цього, трудовий договір може також містити додаткові умови, що конкретизують зобов’язання сторін. До них можна віднести строк випробування, додаткові умови оплати праці, режим робочого часу й часу відпочинку, вид і тривалість відпустки, що надається працівнику, тощо. Слід зауважити, що ні основні, ні додаткові умови трудового договору не повинні погіршувати становище працівника порівняно з умовами, установленими законодавством і колективним договором.

При оформленні трудових відносин потрібно дотримуватися такого порядку прийняття на роботу:

— подання працівником заяви про прийняття на роботу з поданням усіх необхідних документів;

— отримання згоди працівника на використання його персональних даних відповідно до ст. 12 Закону № 2297;

— проставляння віз посадових осіб та резолюції власника або посадової особи, яку наділено правом прийняття на роботу;

— видання наказу про прийняття працівника на роботу;

— пред’явлення наказу працівнику під підпис;

— унесення запису до трудової книжки.

Наголошуємо на тому, що норми ст. 22 КЗпП містять пряму заборону на необґрунтовану відмову у прийнятті на роботу. Так, ч. 2 ст. 22 КЗпП установлено, що згідно з Конституцією України будь-яке пряме чи непряме обмеження прав або встановлення прямих чи непрямих привілеїв при укладенні, зміні та припиненні трудового договору залежно від походження, соціального і майнового стану, расової та національної приналежності, статі, мови, політичних поглядів, релігійних переконань, членства у професійній спілці або іншому об’єднанні громадян, роду і характеру занять, місця проживання не допускається. Також слід мати на увазі, що вимоги стосовно віку, рівня освіти, стану здоров’я працівника та інші обмеження, пов’язані з прийняттям на роботу, можуть установлюватися виключно законодавчими актами України.

Проте як виняток допускається надання переваг чи застосування обмежень при працевлаштуванні, якщо вони визначаються самою специфікою роботи або турботою держави про людей, які потребують підвищеного соціального та правового захисту. Наприклад, до робіт, що виконуються вахтовим методом, не можуть залучатися працівники віком до 18 років, вагітні жінки та матері дітей молодше 3-х років, а також особи, котрі мають медичні протипоказання до виконання робіт таким методом (див., зокрема, абз. 2 п. 2.2 Положення № 794).

Також власник може запровадити обмеження щодо спільної роботи на тому самому підприємстві осіб, які є близькими родичами або свояками (батьками, подружжям, братами, сестрами, дітьми, а також батьками, братами, сестрами та дітьми чоловіка або дружини), — ст. 25¹ КЗпП. Таке обмеження можна вводити, якщо у зв’язку з виконанням трудових обов’язків ці особи безпосередньо підлеглі або підконтрольні один одному. Зауважте, що введення такого обмеження для госпрозрахункових підприємств є правом, а не обов’язком. А от на держпідприємствах (в установах та організаціях), до речі, запровадження зазначених обмежень є обов’язковим і встановлюється актами законодавства.

Документи, які особі необхідно подати під час улаштування на роботу, перелічено у ст. 24 КЗпП. При укладенні трудового договору громадянин подає такі документи:

— заяву на ім’я керівника підприємства;

— паспорт чи інший документ, що засвідчує особу;

— трудову книжку;

— довідку про стан здоров’я та інші документи.

Згідно з Інструкцією № 58 особи, які працевлаштуються вперше, за відсутності в них трудової книжки пред’являють:

— паспорт;

— диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку;

— військовослужбовці, звільнені зі Збройних Сил України, інших військ або Збройних Сил колишнього СРСР, — військовий квиток;

— звільнені з місць відбуття кримінального покарання — довідку про звільнення.

Залежно від того, на яку роботу приймається працівник, адміністрація підприємства має право затребувати від працівника пред’явлення, крім зазначених вище, додаткових документів.

Так, під час прийняття на роботу, що потребує спеціальних знань, адміністрація підприємства має право вимагати від працівника пред’явлення диплома чи іншого документа про освіту або професійну підготовку.

Особи, які влаштовуються на роботу на підприємства харчової промисловості, громадського харчування і торгівлі, водопровідних споруд, до лікувально-профілактичних, дошкільних і навчально-виховних установ, на об’єкти комунально-побутового обслуговування, інші підприємства, установи, організації, професійна діяльність яких пов’язана з обслуговуванням населення та може спричинити поширення інфекційних захворювань, виникнення харчових отруєнь, повинні мати особисту медичну книжку форми № 1-ОМК, затвердженої наказом № 150. Особиста медична книжка є документом, що підтверджує стан здоров’я працівника, професійна чи інша діяльність якого пов’язана з обслуговуванням населення та може спричинити поширення інфекційних захворювань, виникнення харчових отруєнь.

Крім того, деякі категорії працівників повинні проходити обов’язкові попередні (до прийняття на роботу) і періодичні медичні огляди. Перелік таких професій, виробництв і організацій, працівники яких підлягають таким медоглядам наведений у Переліку № 559, а порядок їх проведення — у Порядку № 559.

Майте на увазі: при укладенні трудового договору забороняється вимагати від осіб, які влаштовуються на роботу, відомості про їх партійну та національну приналежність, походження, реєстрацію місця проживання чи перебування й документи, подання яких не передбачено законодавством (ст. 25 КЗпП).

Укладення трудового договору з працівником оформляється наказом (розпорядженням) керівника підприємства про прийняття на роботу. У наказі про прийняття на роботу обов’язково вказуються: умови прийняття (за сумісництвом, на тимчасову роботу, зі строком випробування, за переведенням), на яку посаду, з якого числа здійснюється прийняття на роботу, форма та система оплати праці.

Типову форму № П-1 «Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу», як ми вже зазначали, затверджено наказом № 489. Зі зразком його складання ви могли ознайомитися на с. 16 цього номера. Та на практиці часто використовується спрощена форма наказу про прийняття на роботу, складена на основі типової форми. Він може виглядати, наприклад, таким чином:

При укладенні трудового договору між працівником та фізичною особою, яка використовує найману працю*, остання (або за нотаріальним дорученням уповноважена нею особою) повинна протягом тижня з моменту фактичного допущення працівника до роботи зареєструвати укладений у письмовій формі трудовий договір у державній службі зайнятості за своїм місцем проживання відповідно до Порядку реєстрації трудового договору між працівником і фізичною особою, яка використовує найману працю, затвердженого наказом Мінпраці від 08.06.2001 р. № 260. Цим же наказом, до речі, затверджена й форма трудового договору між працівником і фізичною особою, яка використовує найману працю.

Для реєстрації трудового договору у разі відсутності при цьому працівника роботодавець пред’являє свій паспорт та подає до служби зайнятості за місцем проживання такі документи (свої та найманого працівника):

1) підписаний сторонами трудовий договір у 3-х примірниках із нотаріально посвідченим підписом працівника;

2) виписку/витяг з Єдиного держреєстру або свідоцтво про держреєстрацію ФО-П (тільки для ФО-П);

3) документ з реєстраційним номером облікової картки ФО-П або його ідентифікаційним номером (за наявності);

4) копію документа з реєстраційним номером облікової картки працівника або його ідентифікаційним номером (за наявності);

5) трудову книжку працівника (за наявності).

Якщо працівник присутній при реєстрації трудового договору, то він повинен самостійно пред’явити оригінал документа зі своїм реєстраційним номером облікової картки або ідентифікаційним номером (за наявності), свій паспорт та трудову книжку (за наявності). Більше про працевлаштування працівників у ФО-П див. у статті «Роботодавець-підприємець: особливості оформлення трудових відносин з працівниками» // «Податковий кодекс: консультації та коментарі», 2014, № 7 (79), с. 38.

До початку роботи за укладеним трудовим договором керівник (власник) підприємства має:

1) роз’яснити працівнику його права та обов’язки;

2) поінформувати під підпис про умови праці, наявність на робочому місці, де він працюватиме, небезпечних і шкідливих виробничих факторів та можливі наслідки їх впливу на здоров’я, його права на пільги та компенсації за роботу в таких умовах відповідно до чинного законодавства України і колективного договору;

3) ознайомити працівника під підпис із правилами внутрішнього розпорядку, посадовою інструкцією та колективним договором;

4) визначити працівнику робоче місце та забезпечити необхідними для роботи засобами;

5) проінструктувати працівника з техніки безпеки, виробничої санітарії, гігієни праці та протипожежної охорони;

6) повідомити працівника про використання його персональних даних.

Щодо необхідності ознайомлення працівника з посадовою інструкцією зауважимо таке.

Нормами ст. 31 КЗпП встановлено, що власник чи уповноважений ним орган не має права вимагати від працівника виконання роботи, не обумовленої трудовим договором. Хоча ч. 1 ст. 21 КЗпП не містить вказівки на обов’язок працівника виконувати роботу за певною спеціальністю (посадою), а покладає на працівника обов’язок виконувати роботу, передбачену трудовим договором, однак за основу при визначенні кола обов’язків працівника береться саме спеціальність (посада). І якщо вже визначено назву спеціальності (а також кваліфікації) або посади, то обов’язки працівника уточнюють: вони можуть бути і значно розширені, ніж це нормативно встановлено щодо відповідної спеціальності (посади), а можуть бути і звужені. Тому складається посадова інструкція конкретного працівника, що закріплює його обов’язки, права та відповідальність. Більше про посадову інструкцію ви можете дізнатися з попереднього розділу тематичного номера (див. с. 10).

Звертаємо увагу, що право власника розширити коло обов’язків працівника є обмеженим. Це означає, що якщо обов’язки працівника не уточнено в посадовій інструкції, розробленій, зокрема, на підставі Довідника кваліфікаційних характеристик професій, то для розширення кола обов’язків працівника у роботодавця є лише два варіанти:

1) або отримати згоду працівника;

2) або (за наявності підстав) використовувати порядок, установлений ч. 3 ст. 32 КЗпП, тобто працівника має бути попереджено про розширення кола його обов’язків не пізніше ніж за 2 місяці.

Не обходиться прийняття працівника на роботу й без заведення на нього особової картки. Заповнюється особова картка працівника форми № П-2 на підставі підписаного наказу (розпорядження) про прийняття на роботу. Типова форма цього документа, нагадаємо, затверджена наказом № 495/656.

Звертаємо увагу, що згідно з п. 2.5 Інструкції № 58 з кожним записом, який уноситься до трудової книжки на підставі наказу (розпорядження) про призначення на роботу, переведення та звільнення, власник чи уповноважений ним орган зобов’язаний ознайомити працівника під підпис в особовій картці типової форми № П-2, в якій має повторюватися відповідний запис із трудової книжки (вкладиша).

Нині чинну типову форму первинної облікової документації № П-2 «Особова картка працівника» введено в дію з 1 січня 2010 року вже відомим вам наказом № 495/656. Таким чином, на працівників, прийнятих на роботу з 1 січня 2010 року, повинні вестися зазначені особові картки.

А що стосовно особових карток працівників, працевлаштованих до зазначеної вище дати? Не хвилюйтеся, переписувати картки, заведені на працівників, яких було прийнято на роботу у 2009 році і раніше, не потрібно (див. лист Держкомстату від 26.02.2010 р. № 17/1-25/Н-24/10/37). Однак необхідно актуалізувати заведені на працівників особові картки типової форми № П-2 (тобто форми № П-2, затверджені наказом № 489 або наказом № 277). Це означає, що до них слід унести інформацію, яка була відсутня у чинній раніше формі (код професії за Класифікатором професій, фактичне місце проживання працівника, місце державної реєстрації тощо). Ці відомості можна внести від руки до карток старого зразка.

Слід підкреслити, що працівник кадрової служби на підставі наказу (розпорядження) про прийняття на роботу заповнює особову картку працівника (форма № П-2), проставляє відмітку про зарахування на роботу у трудовій книжці, а бухгалтерія відкриває розрахунково-платіжну відомість працівника (форма № П-6) або відповідний їй документ.

Особова картка працівника заповнюється на працівників усіх категорій, у тому числі на фахівців з вищою та середньою спеціальною освітою і молодих робітників, котрі закінчили училища, школи професійно-технічної освіти тощо. Форма № П-2 складається з п’яти розділів (I, II, III, IV, V). На лицьовому боці особової картки працівника форми № П-2 наклеюється кольорова фотографія розміром 2,5 х 3,5 см.

Форма № П-2 заповнюється в одному примірнику працівником кадрової служби на підставі опитування працівника та відповідних документів: паспорта, військового квитка, трудової книжки, диплома (свідоцтва, посвідчення) про закінчення навчального закладу та інших документів. Особова картка працівника заповнюється українською мовою. Разом з українською мовою може застосовуватися й інша мова в порядку, визначеному ст. 11 Закону про мови.

Коди професії, посади та спеціальності вказуються відповідно до Класифікатора професій з урахуванням кодового позначення кваліфікаційного рівня (6 знаків, наприклад, код професії «маляр» — 7122.2). Усі подальші зміни даних щодо працівника (освіта, зміна місця проживання тощо) регулярно відображаються в особовій картці.

Тепер коротко зупинимося на порядку заповнення кожного окремого розділу особової картки.

З розділом І має бути усе зрозуміло — в нього вносяться загальні відомості про працівника на основі наданої ним інформації та документів: прізвище, ім’я, по батькові; дата народження; дані про освіту; відомості про останнє місце роботи і причини звільнення з нього; сімейний стан; адреса реєстрації та фактичного місця проживання тощо.

Про заповнення розділу ІІ форми № П-2 ми поговоримо окремо трохи далі (див. с. 23).

У розділі ІІІ особової картки вказуються відомості про професійну освіту працівника, яку він отримав на виробництві за рахунок підприємства-роботодавця. Для повноти відомостей про таких осіб у цьому розділі особової картки слід заповнювати всі графи.

У розділі IV «Призначення та переміщення» в першому рядку здійснюється запис про прийняття на роботу. У наступних рядках цього розділу вказуються переведення по службі, зміна посади, розряду, окладу. Зауважте: інформація про тимчасове переведення на іншу роботу в розділі IV особової картки не відображається. При здійсненні кожного запису обов’язково має заповнюватися графа «Підстава», в якій зазначається документ, що підтверджує правомірність здійснення будь-яких змін. Таким документом є наказ (розпорядження) керівника підприємства. Із кожним записом про призначення, переміщення працівника ознайомлюють під підпис.

У розділі V «Відпустки» наводяться відомості про всі надані працівнику відпустки, а саме:

1) щорічні відпустки:

— основну відпустку;

— додаткову відпустку за роботу зі шкідливими та важкими умовами праці;

— додаткову відпустку за особливий характер праці;

— інші додаткові відпустки, передбачені законодавством;

2) додаткову відпустку у зв’язку з навчанням;

3) творчу відпустку;

4) відпустку для підготовки та участі у змаганнях;

5) соціальні відпустки:

— відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами;

— відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку;

— відпустку у зв’язку з усиновленням дитини;

— додаткову відпустку «на дітей»;

6) відпустки без збереження заробітної плати.

У цьому розділі вказується вид наданої відпустки, за який період часу вона надається, дати початку і закінчення відпустки, а також дата і номер наказу (розпорядження) керівника підприємства про надання відпустки працівнику.

У рядку «Додаткові відомості» наводяться дані, які не було зазначено в інших розділах особової картки, наприклад про судимість, наявність урядових нагород тощо. У цьому рядку можна вести облік осіб, які навчаються на вечірніх та заочних відділеннях у вищих і середніх спеціальних навчальних закладах. Саме тут проставляються дати вступу до навчального закладу та його закінчення.

Крім того, у рядку «Додаткові відомості» необхідно записувати дані щодо працюючих інвалідів: на підставі довідки медико-соціальної експертної комісії записуються група інвалідності й дата її встановлення (зміни), причина інвалідності, а також висновки лікарсько-консультаційної комісії про умови та характер праці. Особові картки таких працівників рекомендується зберігати окремо.

У рядку «Дата і причина звільнення (підстава)» вказуються дата звільнення працівника (дата оформлення наказу про звільнення) та причина звільнення, наведена точно відповідно до формулювання КЗпП з посиланням на відповідну статтю і пункт. Наприклад: «Звільнений за угодою сторін, п. 1 ст. 36 КЗпП».

Слід зауважити, що після заповнення рядка «Додаткові відомості» особа, яка оформляється на роботу, підписує особову картку і проставляє дату заповнення.

Важливе місце в обов’язках працівника кадрової служби повинні займати такі питання, як здійснення контролю за проходженням працівниками допризовного та призовного віку підготовки до строкової військової служби, систематичне проведення серед військовозобов’язаних та призовників роз’яснювальної роботи про неухильне додержання вимог Закону № 2232, Інструкції № 660 та забезпечення суворого контролю за їх виконанням. Наказом № 495/656 розмежовано функції, що стосуються питань, пов’язаних з веденням типової форми № П-2. Зокрема, загальне керівництво роботою, пов’язаною з організацією та веденням військового обліку призовників та військовозобов’язаних згідно з типовою формою № П-2, та контроль за станом цієї роботи в органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах та організаціях незалежно від підпорядкованості та форм власності, покладено на Генеральний штаб Збройних Сил України.

Облік військовозобов’язаних та призовників із числа інженерно-технічних працівників, робітників, службовців, студентів та учнів на всіх підприємствах здійснюється в особовій картці типової форми № П-2. Основними військово-обліковими документами, на підставі яких заповнюється розділ II типової форми № П-2 на підприємствах, є:

— для військовозобов’язаних — військовий квиток або тимчасове посвідчення, що видають замість військового квитка;

— для призовників — посвідчення про приписку до призовної дільниці.

Особові картки військовозобов’язаних та призовників зберігаються в алфавітному порядку в окремій картотеці, що ділиться на такі групи:

— особові картки генералів, адміралів та офіцерів запасу;

— особові картки солдатів, матросів, сержантів, старшин, прапорщиків та мічманів запасу;

— особові картки військовозобов’язаних жінок;

— особові картки призовників.

Особові картки військовозобов’язаних, які мають відстрочення від призову при мобілізації та у військовий час, виділяють окремо. У загальній картотеці підприємства окремо зберігаються особові картки осіб, знятих з військового обліку за віком або за станом здоров’я.

Нижче ви можете ознайомитися зі зразком заповнення розділу ІІ «Відомості про військовий облік» особової картки працівника.

Особові картки працівників комплектуються відповідно до штатного розпису за структурними підрозділами, а всередині структурного підрозділу — за прізвищами працівників в алфавітному порядку.

Зміни облікових даних працівника вносяться до розділів I, II, III, IV, V особової картки № П-2 на підставі наказів (розпоряджень) керівника підприємства (установи, організації), а також особових повідомлень працівника. Не дозволяється вносити до облікових даних будь-які зміни без відома працівника, на якого оформлено особову картку. При звільненні працівника особова картка № П-2 здається до поточного архіву. У цьому випадку в особовій картці № П-2 здійснюється запис про звільнення працівника (указуються дата і причина звільнення працівника, номер і дата наказу (розпорядження)).

За використанням робочого часу кожного працівника роботодавцем ведеться пильний нагляд. Для цього застосовується табель обліку використання робочого часу. Цей документ являє собою поіменний список усіх працівників відділу, служби та іншого структурного підрозділу підприємства з відмітками напроти кожного прізвища про використання робочого часу. Він застосовується для:

1) обліку кількості відпрацьованого робочого часу всіх категорій працівників, у тому числі для розрахунку заробітної плати працівникам, оплата праці яких залежить від відпрацьованого часу;

2) контролю за дотриманням працівниками встановленого режиму робочого часу;

3) отримання даних про відпрацьований час, необхідний для розрахунку виплат працівникам (наприклад, для розрахунку оплати днів тимчасової непрацездатності, відпустки по вагітності та пологам, щорічних відпусток тощо);

4) складання статистичної звітності з праці (про звітність із праці, яку підприємства мають подавати до Держстату, див. у окремому розділі на с. 42).

Типова форма табеля обліку використання робочого часу № П-5 затверджена наказом № 489.

Під час прийняття на роботу, як правило, кожному працівнику присвоюється табельний номер, що використовується для обліку робочого часу. Далі присвоєний номер зазначатиметься в усіх документах щодо обліку праці та її оплати. При цьому працюючому співробітнику змінювати табельний номер не можна. Після звільнення (переведення до іншого цеху тощо) табельний номер працівника не можна присвоювати новому працівнику протягом трьох років. Після закінчення цього строку цей номер може бути присвоєно іншому новоприбулому працівнику.

Контроль за присвоєнням та використанням табельних номерів покладається на відділ (службу) кадрів, спеціаліста з кадрів чи іншу уповноважену керівником особу.

Ведення табеля є обов’язковим для всіх юридичних осіб незалежно від кількості працівників (див. лист Мінпраці від 13.05.2010 р. № 140/13/116-10). Доцільно також вести такий табель і ФО-П, розмір заробітної плати працівників яких залежить від відпрацьованого часу.

Ведення табеля здійснюється окремо для кожної категорії працівників підрозділу (керівники, спеціалісти, робітники), а в межах категорії — у порядку табельних номерів або в алфавітному порядку. Якщо ж підприємство невелике, то всіх працівників може бути об’єднано в одному табелі.

Табель складається в одному екземплярі. Зверніть увагу: типовою формою № П-5 не передбачено затвердження табеля керівником підприємства. Цей документ підписується працівником, який відповідає за його ведення, керівником структурного підрозділу та працівником кадрової служби із зазначенням прізвищ, імен та по батькові. Табель рекомендується складати за два-три дні до початку розрахункового періоду з метою своєчасного нарахування і виплати працівникам заробітної плати. Інакше кажучи, табель у встановлений строк передається до бухгалтерії підприємства для нарахування заробітної плати.

В табель обліку використання робочого часу вносять відомості про відпрацьований час, надурочні години, запізнення та неявки, причини яких шифруються умовними позначеннями. Як правило, на кожного працівника в табелі заповнюється тільки один рядок. Винятком є внутрішні сумісники, на яких заповнюється два рядки: в одному зазначається час основної роботи, а у другому — час роботи за сумісництвом.

Значно спрощується табельний облік при реєстрації одних лише відхилень від нормальної тривалості робочого дня (унаслідок хвороби, відряджень, прогулів, простоїв, годин надурочної роботи тощо). При цьому підставою для відміток у табелі про час, не відпрацьований з поважних причин, є листки непрацездатності, накази (розпорядження) про надання відпусток, посвідчення про відрядження та інші документи.

Уключення працівника у табель та виключення з нього (у зв’язку зі звільненням або внутрішнім переміщенням) здійснюється на підставі наказу (розпорядження) про прийняття на роботу (типова форма № П-1) та наказу (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту) (типова форма № П-4) відповідно.

Звертаємо увагу на те, що згідно з приміткою 2 до типової форми табелю обліку робочого часу № П-5 ця форма має рекомендаційний характер та складається з мінімальної кількості показників, необхідних для заповнення форм державних статистичних спостережень. Разом з тим цю форму може бути доповнено іншими показниками, які потрібні для обліку на підприємстві. Але доповнювати форму показниками обліку робочого часу за умовами та характером праці недоцільно, оскільки облік цих показників зазвичай потрібний для незначного контингенту працівників.

Зауважимо також, що табельний облік використання робочого часу (форма № П-5) не передбачає обліку умов праці для визначення права працівника на надання додаткової відпустки.

Дані щодо відображення використаного робочого часу за кожен день відображаються в табелі у двох рядках:

— у першому рядку ставимо умовне позначення (буквене чи цифрове) виду затрат робочого часу;

— у другому рядку зазначаємо кількість відпрацьованих або невідпрацьованих годин за відповідними видами затрат робочого часу.

Буквені та цифрові коди використання працівниками робочого часу зазначені безпосередньо у табелі типової форми № П-5. Серед них, зокрема, такі:

— години роботи, передбачені колективним договором, — «Р», «01»;

— вечірні години роботи — «ВЧ», «03»;

— нічні години роботи — «РН», «04»;

— надурочні години роботи — «НУ», «05»;

— відрядження — «ВД», «07»;

— неявки у зв’язку з тимчасовим переведенням на роботу на інше підприємство на підставі договорів між суб’єктами господарської діяльності — «НП», «21»;

— інший невідпрацьований час, передбачений законодавством (виконання державних та громадських обов’язків, допризовна підготовка, військові збори, донорські дні, відгули і т. ін.), — «ІН», «22»;

— простої — «П», «23»;

— прогули — «ПР», «24»;

— неявки з нез’ясованих причин — «НЗ», «28».

Підприємства, заповнюючи табель, можуть застосовувати або літерний, або цифровий код.

Зверніть увагу: табель обліку використання робочого часу не передбачає кодування для позначення вихідних, святкових та неробочих днів, тому навпроти таких днів можна ставити прочерки або залишати їх незаповненими. Але! Якщо робота у такі дні не передбачена трудовим договором і графіком роботи, а працівник їх відпрацював, відпрацьований час табелюють із кодом «РВ»/«06».

Немає спеціального позначення і для часу, відпрацьованого понад норму у разі ненормованого робочого дня. У такому випадку у першому рядку необхідно проставляти код «Р» або «01», а у другому рядку — фактичну кількість відпрацьованих годин.

Варто окремо зупинити увагу й на обліку робочого часу відрядженого працівника. Дні перебування працівника у відрядженні прирівнюються до звичайного дня роботи за графіком, тому і в табелі робочі дні відображаються як звичайні робочі дні, а вихідні дні — як неробочі. Тобто день перебування працівника у відрядженні, який припадає на робочий день, відображають так: у верхньому рядку проставляють код «ВД» або «07», а у нижньому — наприклад, «8» (при восьмигодинному робочому дні). А от у верхньому рядку дня відрядження, який припадає на вихідний день, ставиться код «ВД» або «07», а у нижньому рядку — «х» або прочерк. Але зауважте: якщо працівник направляється у відрядження спеціально для роботи у вихідний, святковий або неробочий день, роботу у такий день відмічають у табелі кодом «ВД» або «07» та ставлять кількість годин, відпрацьованих у цей день.

Що цікаво, якщо працівник перебуває у щорічній відпустці, то в табелі кодом «В»/«08» необхідно відмітити не лише робочі, а й вихідні дні. Це пов’язано з тим, що оплачувана відпустка надається працівнику виходячи з кількості календарних днів. А от святкові дні, які припадають на період відпустки, не потрібно враховувати, оскільки вони виключаються зі щорічної відпустки і не оплачуються.

Якщо на момент заповнення табеля обліку використання робочого часу працівник не надав документи, які підтверджують причину його відсутності, то в табелі робиться відмітка про неявку з нез’ясованих причин — код «НЗ»/«28». Якщо пізніше необхідні документи будуть надані, табельник повинен переоформити раніше складений табель і вказати у ньому відповідний код.