Трудова книжка

Частково із темою заповнення трудових книжок ви мали змогу ознайомитись на сторінках нашого минулого інформаційно-аналітичного випуску («Податковий кодекс: консультації та коментарі», 2014, № 17 (79), с. 35). Та, крім внесення записів до трудової книжки, інтерес можуть викликати й деякі інші питання, пов'язані з її веденням та зберіганням. Тому цей розділ присвячений саме їм. Отож, почнемо!

Такі виправлення потрібно виконувати з урахуванням точно визначених правил, установлених Інструкцією № 58. Пропонуємо вам розглянути основні з них.

По-перше, усі записи у трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про винагороди та заохочення вносить власник або уповноважений ним орган після видання наказу (розпорядження). Такі записи у більшості випадків потрібно зробити не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення — у день звільнення.Важливо: вони обов'язково повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження). Крім того, записи про звільнення або переведення на іншу роботу повинні чітко відповідати формулюванню чинного законодавства та містити посилання на відповідний пункт, статтю закону (пп. 2.3, 2.4 Інструкції № 58).

По-друге, виправлення до трудової можуть внести тільки власник або уповноважений ним орган, де було зроблено відповідний запис. А якщо підприємство, що зробило неточний або неправильний запис, ліквідоване? Тоді відповідний запис уносить правонаступник, засвідчуючи його печаткою. А що робити, якщо правонаступник відсутній? Тоді цю важливу «місію» повинен узяти на себе облархів або держархів м. Києва (пп. 2.6, 2.8 Інструкції № 58). В останньому пункті Інструкції № 58 йдеться також про держархів м. Севастополя та держархів при Раді Міністрів Криму, от тільки навряд чи зараз актуально про це говорити.

По-третє, виправлені відомості про роботу, про переведення на іншу роботу, про нагородження та заохочення тощо мають повністю відповідати оригіналу наказу чи розпорядження. А як бути якщо такі документи втрачені? Тоді виправлення відомостей про роботу здійснюють на підставі інших документів, що підтверджують виконання робіт, не вказаних у трудовій книжці. Те ж саме, до речі, стосується і тих випадків, коли дані наказів чи розпоряджень не відповідають фактично виконуваній роботі. А от показання свідків не можуть бути підставою для виправлення раніше внесених записів (відповідно до п. 2.9 Інструкції № 58).

Зверніть увагу: виправлення раніше внесених неточних або неправильних записів у розділах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» трудової книжки (вкладиша) шляхом закреслення не допускаються. Як же тоді правильно здійснити виправлення? Згідно з Інструкцією № 58 це роблять у такому порядку:

— у графі 1 указують порядковий номер;

— у графі 2 — дату внесення виправленого запису;

— у графі 3 — «Запис за № таким-то недійсний. Прийнятий на таку-то професію (посаду)»;

— у графі 4 наводять дату та номер наказу (розпорядження) керівника підприємства, з якого неправильно внесено запис до трудової книжки.

У такому ж порядку необхідно визнавати недійсним запис про звільнення, переведення на іншу постійну роботу, поновлення на попередній роботі або зміну формулювання причин звільнення.

Далі пропонуємо вам розглянути найбільш поширені випадки внесення змін до трудової книжки.

Із чим може бути пов'язана така зміна? Як правило, зі зміною прізвища, імені, по батькові працівника, а також із виправленням помилок у даті його народження. Порядок унесення таких змін визначає п. 2.13 Інструкції № 58. У таких випадках новий запис здійснюють на підставі паспорта, свідоцтв про народження, шлюб, розірвання шлюбу, документа про зміну прізвища, імені чи по батькові тощо.

Порядок унесення змін до особистих даних зводиться до такого:

— на першій сторінці трудової книжки попередні дані закреслюють однією рискою та записують нові дані;

— на внутрішньому боці обкладинки роблять посилання на відповідний документ із зазначенням його номера і дати видачі, а також органу, який його видав;

— посилання на відповідний документ керівник підприємства або спеціально уповноважена ним особа завіряє своїм підписом та печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів.

Зміна прізвища працівницею у зв’язку з укладенням шлюбу — досить типовий випадок зміни особистих даних у трудовій книжці. Покажемо на прикладі, як правильно зробити новий запис.

До трудової книжки працівниці необхідно внести такі записи:

На жаль, трапляються випадки, коли працівник, відповідальний за ведення трудових книжок, через неуважність може зробити помилковий запис, який не відповідає тексту наказу. Наприклад, у наказі про прийняття на роботу зазначено: «прийняти на посаду мерчандайзера». Натомість у трудовій книжці в розділі «Відомості про роботу» записали: «прийнятий на посаду менеджера».

У цій ситуації виправлення запису у трудовій книжці необхідно здійснювати так:

Зверніть увагу, що в цьому випадку у графі 2 зазначають дату внесення зміни до трудової книжки працівника, а у графі 4 повторюють посилання на наказ, яким працівника було призначено на посаду, оскільки текст цього наказу є правильним.

Якщо до трудової книжки працівника внесли посаду, що відсутня в Класифікаторі професій ДК 003:2010, то неточний запис слід виправити. При цьому майте на увазі: якщо помилку первісно допустили у штатному розписі, то виправлення треба внести й до нього.

Алгоритм виправлення неточного запису у такому разі зводиться до наступного:

— видають наказ про внесення змін до штатного розпису із зазначенням дати внесення таких змін (див. нижче);

— видають наказ про переведення працівника, який обіймав «неправильну» посаду, на «правильну» посаду (див. зразок нижче);

— вносять зміни до трудової книжки про переведення працівника на посаду відповідно до зміненого штатного розпису (див. с. 29).

Зверніть увагу: запис, який внесли до трудової книжки під час прийняття на роботу за професією, назву якої згодом було змінено, не потрібно визнавати недійсним.

Іноді доводиться вносити зміни до трудової у зв’язку з незаконним звільненням, переведенням на іншу роботу або зміною формулювання причини звільнення чи його дати. Часто такі ситуації виникають у зв’язку з винесенням судом відповідних рішень.

Як бути в таких ситуаціях? На виконання рішення органу, завдяки якому стали можливими подібні зміни, на підприємстві (в установі, організації) необхідно видати відповідний наказ. Після цього на його підставі вносять зміни до трудової книжки працівника.

Порядок унесення нових записів у зазначених випадках регулює п. 2.10 Інструкції № 58. Так, якщо звільнення визнано незаконним і працівника поновили на роботі, то у графі 3 пишуть: «Запис № … недійсний, поновлений на попередній роботі». Якщо змінена причина звільнення, то у графі 3 вказують на недійсність попереднього запису про звільнення та наводять нову причину звільнення. Аналогічно вносять записи в разі визнання незаконним переведення на іншу роботу працівника. При цьому у графі 4 роблять посилання на наказ про поновлення на роботі (посаді) або зміну причини звільнення.

У цьому випадку на підставі рішення суду керівник видає наказ про поновлення працівника на попередній посаді, в якому з посиланням на рішення суду визнає недійсним наказ про звільнення.

Записи у трудовій книжці виглядатимуть так:

Будьте пильні: за наявності у трудовій книжці запису про звільнення або переведення на іншу роботу, надалі визнаного недійсним, на прохання працівника видають дублікат трудової книжки. При цьому, що не менш важливо, без унесення до нього запису, визнаного недійсним (п. 2.10 Інструкції № 58).

Якщо назва підприємства (установи, організації) змінилася, то потрібно внести відповідні записи до трудових книжок усіх працівників. При цьому:

— у графі 3 окремим рядком виконують запис про перейменування підприємства (установи, організації);

— у графі 4 вказують підставу — номер і дата наказу (розпорядження, рішення про перейменування).

Розгляньте приклад заповнення трудової книжки в цьому випадку (рис. 8):

Отож, із внесенням змін до трудової закінчили. Далі пропонуємо розглянути випадки видачі її дублікатів.

Питання втрати трудових книжок було актуальним навіть до того, як Схід та Південь країни накрили сумнозвісні події. Тепер же воно набуло ще більшого резонансу, адже, покидаючи окуповану територію чи зону АТО, далеко не всім удається подбати про те, щоб прихопити із собою трудову.

Як же бути тим, хто лишився без документального підтвердження свого трудового стажу? Спочатку розглянемо звичайний сценарій (коли особа втратила трудову чи вкладиш до неї по своїй недбалості чи неуважності на «мирній» території).

Такій особі потрібно повідомити про факт утрати підприємство за місцем останньої роботи. А що ж підприємство? Не пізніше 15 днів після прийняття заяви воно має видати працівнику іншу трудову книжку або вкладиш до неї. В разі ускладнення, як свідчить п. 5.1 Інструкції № 58, зробити це можна і в інші строки. При цьому новий документ відрізнятиметься тим, що буде містити напис «Дублікат» у правому верхньому кутку першої (титульної) сторінки.

Як же правильно заповнити такий дублікат? До розділів «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» та «Відомості про заохочення» вносять записи про роботу, а також про нагородження та заохочення за місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів (розпоряджень).

Пікантності додає ситуація, коли працівник до працевлаштування на це підприємство вже працював. Як же знайти вихід у цьому випадку? При заповненні дубліката трудової книжки в такому разі в розділі «Відомості про роботу» у графі 3 насамперед наводять запис про загальний стаж його роботи до влаштування на це підприємство. Зауважте: такий стаж має бути підтверджений документально.

Ще один важливий нюанс: дані про загальний стаж працівника записують сумарно. Тобто загальну кількість років, місяців, днів роботи вказують без уточнення, на якому підприємстві, в які періоди часу та на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.

Потім дані про загальний стаж, підтверджені документально, записують по окремих періодах роботи. Що ми маємо на увазі? Застосовується такий порядок. Спочатку:

— у графі 2 вказують дату прийняття на роботу;

— у графі 3 наводять найменування підприємства, де працював працівник, а також цех (відділ) та посаду (роботу), на яку його було прийнято.

Потім:

— у графі 2 записують дату звільнення з роботи;

— у графі 3 наводять причину звільнення, якщо у поданому працівником документі є такі дані.

Але трапляється й так, що надані документи не містять повністю зазначені вище дані про роботу у минулому. Що робити в цьому випадку? Тоді до дубліката трудової книжки вносять лише ті дані, які є в документах;

— у графі 4 зазначають найменування, дату та номер документа, на підставі якого здійснили відповідні записи в дублікаті.

Документи, що підтверджують стаж роботи, повертають їх власнику.

Важливо: власник або уповноважений ним орган зобов’язаний сприяти працівникові в одержанні документів, які підтверджують стаж його роботи, що передував влаштуванню на це підприємство.

Не враховують при визначенні загального стажу роботи, а записують окремим рядком з посиланням на дату, номер і найменування відповідних документів записи про (згідно із п. 5.4 Інструкції № 58):

— час перебування в народному ополченні та партизанських загонах із зазначенням дати зарахування та дати звільнення зі служби;

— роботу як члена артілі промислової кооперації.

Ми обіцяли розповісти й про ситуацію, коли втрата трудової пов'язана із останніми подіями на Сході та Півдні країни. От тільки поки що, на жаль, розповідати то й нічого. Формально особи, що залишились без трудових унаслідок таких подій, мають керуватись тим же порядком, що прописаний в Інструкції № 58. Фактично ж це означає, що на сьогодні ситуація належним чином не врегульована.

Але Мінсоцполітики не стоїть на місці! На своєму офіційному порталі (http://www.mlsp.gov.ua) воно винесло на обговорення проект змін до Інструкції № 58. Що ж пропонує міністерство? Дублікати трудових згаданій категорії громадян планують видавати згідно із заявою працівника та інформацією оперативного штабу, створеного при органі виконавчої влади, що підтверджує виникнення надзвичайної ситуації на відповідній території. Видавати дублікати будуть на новому місці роботи у зв'язку із неможливістю доступу до трудової книжки внаслідок надзвичайної ситуації чи проведення АТО на території, де мешкав працівник.

Детальніше з оновленою Інструкцією № 58 ви матимете змогу познайомитись, коли відповідні зміни будуть прийняті.

Але не тільки втрата трудової може бути причиною видачі її дубліката. Це можливо також у разі, якщо трудова книжка працівника стала непридатною для подальших записів. Наприклад, обгоріла, розірвалася, забруднилася тощо. Перш, ніж видати дублікат такої книжки, на першій сторінці старої трудової необхідно зробити напис: «Замість видано дублікат». Лише після цього працівнику видають дублікат трудової книжки.

При влаштуванні на нове місце роботи працівник повинен пред’являти такий дублікат.

Зауважте: якщо трудову книжку працівника загубили на підприємстві внаслідок стихійного лиха чи з інших причин, то дублікат йому видають без справляння її вартості. В загальному ж випадку при виписуванні дубліката трудової книжки власник або уповноважений ним орган стягує з працівника суму її вартості. Тобто, все так само, як і при видачі трудової книжки чи вкладиша до неї.

Із видачею дублікатів розібралися. Як же належним чином організувати зберігання як дублікатів, так і оригіналів трудових книжок, а також вкладишів до них? Про це читайте в наступному підрозділі.

Бланки трудових книжок та вкладишів до них зберігають у бухгалтерії підприємства як документи суворої звітності (відповідно до п. 7.2 Інструкції № 58). Їх видають за заявкою у підзвіт особі, відповідальній за ведення трудових книжок.

Трудова книжка, вкладиш до неї або дублікат — не безкоштовне (для осіб, що їх отримують) «задоволення». При виписуванні цих документів підприємство стягує з працівника їх вартість.

Як же правильно обліковувати вказані документи? На підприємстві ведуть такі документи щодо обліку бланків трудових книжок та заповнених трудових книжок:

— Книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них (типова форма № П-9);

— Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (типова форма № П-10).

Типові форми зазначених книг затверджені наказом № 277. Обидві ці книги повинні бути пронумеровані, прошнуровані і скріплені підписом керівника підприємства та печаткою. Та, крім спільного, ці книги мають суттєві відмінності.

До Книги обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них вносять усі операції, пов’язані з одержанням та витрачанням бланків таких документів із зазначенням серії та номера кожного бланка. Усі записи у Книзі обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них здійснює бухгалтерія підприємства.

Після закінчення кожного місяця особа, відповідальна за ведення трудових книжок, подає до бухгалтерії звіт про наявність бланків трудових книжок і вкладишів до них та про суми, отримані за заповнені трудові книжки. До останнього, крім того, така особа додає прибуткові касові ордери. А от на зіпсовані під час заповнення бланки трудових книжок або вкладишів до них складають Акт на списання бланків трудових книжок або вкладишів до них (типова форма № П-11, затверджена наказом № 277).

Книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них, на відміну від уже згаданої Книги, веде відділ кадрів або особа, яка здійснює оформлення прийняття та звільнення працівників. У цій Книзі провадять реєстрацію всіх трудових книжок і вкладишів до них (із зазначенням серії і номера), які:

— прийняті від працівників під час улаштування на роботу;

— видані працівникам, прийнятим на роботу.

У разі одержання трудової книжки у зв’язку із звільненням працівник розписується у особистій картці і у Книзі обліку.

Це — все, що ми можемо зазначити із зазначеного питання. Тож перейдімо до наступного!

Для приватних підприємців обов’язок вести трудові книжки на найманих працівників закріплений ст. 48 КЗпП. Нагадаємо, згідно із цією статтею трудові книжки ведуть на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації або у фізичної особи понад п’ять днів.

Однак щодо цього питання існує одна специфічна проблема. Яка? Вона стосується заповнення фізичною особою — роботодавцем першої сторінки трудової книжки працівнику, який працевлаштовується вперше.

Першу сторінку трудової книжки, на якій вказують відомості про працівника, згідно із п. 2.12 Інструкції № 58 повинна підписати особа, відповідальна за видачу трудових книжок. Потім на ній ставлять печатку підприємства, на якому вперше заповнюється трудова книжка, або печатку відділу кадрів. Тобто фізична особа — роботодавець не має права заповнювати першу сторінку трудової книжки.

А що думають із цього приводу профільні міністерства? Мін’юст, Мінпраці та Держкомпідприємництва висловили свою думку з цього питання у листах від 24.03.2006 р. № 21-5-172, від 23.03.2006 р. № ДЦ-12-1528/0/6-06, від 12.03.2007 р. № 66/06/186-07 і від 30.03.2006 р. № 2421. Що ж корисного можна знайти в цих листах? Те, що особам, які вперше влаштовуються на роботу, не слід мати як першого роботодавця ФО-П. Чому? Оскільки в такій ситуації трудову книжку виписати не зможе ніхто. Щоправда, Держкомпідприємництва у своєму листі визнав за можливе оформлення приватним підприємцем трудової книжки в цьому випадку.

ФО-П у такій ситуації, як зазначає Мінпраці в листі від 23.03.2006 р. № ДЦ-12-1528/0/6-06, не нестиме адміністративної відповідальності за невнесення записів до трудової книжки та її незаповнення (ст. 41 КпАП). А оскільки відповідальність за заповнення першої сторінки трудової книжки підприємцем не встановлена, можна припустити, що в цьому випадку його неможливо покарати.

Чому це питання важливе саме для працівників? Трудова книжка є підтвердженням трудового стажу, який, у свою чергу, необхідний для нарахування пенсії. У зв’язку з цим Мінпраці у зазначеному листі вважає, що період роботи у ФО-П може бути підтверджений письмовим трудовим договором, зареєстрованим у встановленому порядку. Такий висновок цей орган робить на підставі п. 3 Порядку підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженого постановою КМУ від 12.08.93 р. № 637. Отже, працівнику доцільно зберігати такий договір до моменту призначення йому пенсії, інакше жодним іншим документом трудовий стаж йому підтвердити не вдасться.

Зауважте: розглянута вище проблема не стосується працівників, у яких уже є трудова книжка, видана роботодавцем — юридичною особою відповідно до вимог Інструкції № 58. Чому? Адже проблема існує лише із першим записом (із другим та подальшими записами в трудовій книжці таких проблем не виникає).

Записи до трудової книжки працівника про прийняття на роботу та звільнення з роботи згідно з п. 2.21-1 Інструкції № 58 підприємець — роботодавець здійснює відповідно до укладеного із працівником письмового трудового договору. Важливо: такий договір обов'язково має бути зареєстрований в установленому порядку в державній службі зайнятості.

Порядок заповнення трудової книжки найманого працівника ФО-П з урахуванням положень п. 2.21-1 Інструкції № 58, а також інших норм цієї Інструкції, зводиться до наступного.

При прийнятті на роботу найманого працівника у графі 3 розділу «Відомості про роботу» трудової книжки як заголовок зазначають повну назву фізичної особи — СПД (підприємця).

Під цим заголовком:

— у графі 1 трудової книжки наводять порядковий номер запису;

— у графі 2 вказують дату прийняття найманого працівника на роботу (як правило, це дата укладення трудового договору).

Зверніть увагу: записи дат необхідно виконувати арабськими цифрами. Число і місяць записують двозначними числами, а рік — чотиризначним числом. Наприклад, якщо працівника прийнято ФО-П на роботу 2 жовтня 2014 року, у графі 2 трудової книжки записують «02.10.2014».

До графи 3 трудової книжки працівника підприємець уносить запис: «Прийнятий на роботу (далі вказується професійна характеристика робіт) за трудовим договором (указується дата і номер договору), зареєстрованим у державній службі зайнятості (зазначається повна назва центру зайнятості)». Записи про найменування роботи, професії або посади, на яку прийнятий працівник, здійснюють відповідно до найменувань професій і посад, визначених у Класифікаторі професій ДК 003:2010.

У графі 4 трудової книжки вказують, на підставі чого внесено запис (дата і номер реєстрації трудового договору державною службою зайнятості: «трудовий договір (номер), зареєстрований (дата)») (див. зразок на с. 34):

Записи про звільнення у трудовій книжці працівника правильно здійснювати таким чином:

— у графі 1 указують порядковий номер запису;

— у графі 2 — дату звільнення (днем звільнення вважається останній день роботи);

— у графі 3 — причину звільнення. Записи про причину звільнення працівника треба робити в точній відповідності з формулюванням чинного законодавства та з посиланням на відповідні статтю, пункт закону. Так, у графі 3 підприємець робить запис: «Звільнений з роботи (далі вказується підстава для звільнення з посиланням на відповідні ст. КЗпП)»;

— у графі 4 трудової книжки вказується, на підставі чого внесено запис, а саме: дата зняття трудового договору з реєстрації державною службою зайнятості: «трудовий договір (номер) знято з реєстрації (дата)». Із прикладом заповнення трудової книжки при звільненні найманого працівника ви можете ознайомитись нижче.

У разі звільнення працівника всі записи, внесені до трудової книжки за час роботи найманого працівника у ФО-П, останній завіряє своїм підписом та печаткою (за її наявності). Оскільки трудову книжку заповнюють одночасно українською та російською мовами, то підприємець завіряє окремо обидва тексти.

Записи, унесені до трудової книжки ФО-П (роботодавцем), своїм підписом підтверджує також посадова особа органу державної служби зайнятості, яка зареєструвала трудовий договір. Крім того, ці записи вона скріплює відповідною печаткою.

І ще один важливий нюанс: трудові книжки працівників, які працюють на умовах трудового договору у фізичних осіб — СПД, зберігають самі працівники.

Далі перейдемо до наступного розділу.