До обов’язків особи, відповідальної за ведення кадрового діловодства на підприємстві, входить оформлення документів для призначення пенсій працівникам. Що це за документи, як їх правильно складати та подавати, вам розповість цей розділ тематичного номера.
Види пенсій
Законом про пенсійне забезпечення встановлено два види державних пенсій: трудові та соціальні. Оскільки соціальні пенсії в основному призначаються і виплачуються непрацюючим громадянам, в рамках нашого номера ми зупинимо свою увагу лише на трудових пенсіях.
Право на трудові пенсії виникає в осіб за таких обставин:
— за віком: особи мають право на призначення пенсії за віком після досягнення ними віку 60 років та наявності страхового стажу не менше 15 років.
До досягнення зазначеного вище віку право на пенсію за віком мають жінки 1961 року народження і старші після досягнення ними такого віку (ст. 26 Закону про пенсійне страхування):
55 років — які народилися до 30 вересня 1956 року включно;
55 років 6 місяців — які народилися з 1 жовтня 1956 року по 31 березня 1957 року;
56 років — які народилися з 1 квітня 1957 року по 30 вересня 1957 року;
56 років 6 місяців — які народилися з 1 жовтня 1957 року по 31 березня 1958 року;
57 років — які народилися з 1 квітня 1958 року по 30 вересня 1958 року;
57 років 6 місяців — які народилися з 1 жовтня 1958 року по 31 березня 1959 року;
58 років — які народилися з 1 квітня 1959 року по 30 вересня 1959 року;
58 років 6 місяців — які народилися з 1 жовтня 1959 року по 31 березня 1960 року;
59 років — які народилися з 1 квітня 1960 року по 30 вересня 1960 року;
59 років 6 місяців — які народилися з 1 жовтня 1960 року по 31 березня 1961 року;
60 років — які народилися з 1 квітня 1961 року по 31 грудня 1961 року.
Крім того, деякі категорії працівників мають право на пенсію за віком на пільгових умовах. Перелік таких працівників та особливості їх пенсійного забезпечення містяться у ст. 13 — 18 Закону про пенсійне забезпечення.
— по інвалідності: у разі настання інвалідності, що спричинює повну або часткову втрату здоров’я внаслідок трудового каліцтва або професійного захворювання, загального захворювання (у тому числі каліцтва, не пов’язаного з роботою, інвалідності з дитинства);
— у разі втрати годувальника: мають право непрацездатні члени сім’ї померлого годувальника, які перебували на його утриманні;
— за вислугу років: мають право окремі категорії громадян, зайнятих на роботах, виконання яких призводить до втрати професійної працездатності або придатності до настання віку, що дає право на пенсію за віком.
Особам, які мають одночасно право на різні державні пенсії, призначається одна пенсія за їх вибором, за винятком пенсій інвалідам внаслідок поранення, контузії або каліцтва, що їх вони дістали при захисті Батьківщини чи при виконанні інших обов’язків військової служби, або внаслідок захворювання, пов’язаного з перебуванням на фронті чи з виконанням інтернаціонального обов’язку.
Оформлення документів
Питання, що стосуються подання та оформлення документів для призначення (перерахунку) пенсій відповідно до Закону про пенсійне страхування, регулюються Порядком № 22-1.
Відповідно до Порядку № 22-1 обов’язок з підготовки документів для оформлення пенсій працюючим громадянам та непрацездатним членам їх сімей (у разі втрати годувальника) покладено на роботодавця. Причому уповноважена посадова особа підприємства (установи, організації) зобов’язана не пізніше місяця до дня досягнення працівником пенсійного віку письмово повідомити його про виникнення права на пенсію за віком, у тому числі на пільгових умовах (п. 3.1 Порядку № 22-1). Оскільки немає встановленої форми такого повідомлення, наведемо примірний зразок повідомлення про виникнення права на пенсію.
Зверніть увагу: призначення пенсії за віком або по інвалідності здійснюється незалежно від того, припинена робота на момент звернення за пенсією чи ні, що ж до пенсії за вислугу років, то працівнику, в якого виникло право на таку пенсію, для можливості її отримання необхідно звільнитися з роботи, що дає право на пенсію за вислугу років (абз. 2 п. 2.4 Порядку № 22-1).
Найпершим документом для призначення пенсії є заява про призначення пенсії працюючим громадянам та членам їх сімей (у зв’язку з втратою годувальника). Таку заяву працівник (член його сім’ї) має подати посадовій особі підприємства, установи, організації (далі — посадова особа), яка, у свою чергу, подає її до органу, що призначає пенсію (п. 1.2 Порядку № 22-1). За бажанням особи така заява може бути подана особисто за місцем проживання (реєстрації) або через представника, який діє на підставі виданої йому довіреності, посвідченої нотаріально, або законного представника. Звернення за призначенням пенсії може здійснюватися в будь-який час після виникнення права на пенсію, але не раніше ніж за місяць до досягнення пенсійного віку (п. 1.6 Порядку № 22-1).
Та заява — це лише вершина айсберга. До заяви про призначення пенсії мають додаватися ще певні документи. Їх перелік знаходимо у розд. ІІ Порядку № 22-1. Нижче наведемо документи, які додаються до заяви про призначення найпоширенішого виду пенсій — пенсії за віком. Так, до них належать:
1) документ про присвоєння реєстраційного номера облікової картки платника податків (крім осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний орган і мають відмітку у паспорті) або свідоцтво про загальнообов’язкове державне соціальне страхування;
2) документи про стаж, що визначені Порядком № 637. За період роботи починаючи з 01.01.2004 р. відділ персоніфікованого обліку органу, що призначає пенсію, додає довідку із бази даних реєстру застрахованих осіб за формою згідно з додатком 1 до Положення № 10-1, а у разі необхідності — за формою згідно з додатком 3 до Положення № 10-1.
За період роботи до 01.01.91 р. на Крайній Півночі чи в місцевостях, прирівняних до районів Крайньої Півночі колишнього СРСР, а також на острові Шпіцберген надаються договори або інші документи, що підтверджують право працівника на пільги, передбачені для осіб, які працювали в районах Крайньої Півночі чи місцевостях, прирівняних до районів Крайньої Півночі.
Період здійснення фізичною особою підприємницької діяльності, крім осіб, які здійснювали підприємницьку діяльність за спрощеною системою оподаткування, з 01.07.2000 р. підтверджується довідкою із бази даних реєстру застрахованих осіб за інформацією відділу персоніфікованого обліку. Період здійснення фізичною особою підприємницької діяльності за спрощеною системою оподаткування до 01.01.2004 р. підтверджується спеціальним торговим патентом, або свідоцтвом про сплату єдиного податку, або патентом про сплату фіксованого розміру прибуткового податку з громадян, або довідкою про сплату страхових внесків, а з 01.01.2004 р. — довідкою із бази даних реєстру застрахованих осіб за інформацією відділу персоніфікованого обліку.
Період перебування на інвалідності у зв’язку із нещасним випадком на виробництві або професійним захворюванням підтверджується випискою з акта огляду МСЕК.
Період отримання допомоги по безробіттю підтверджується до 01.01.2010 р. на підставі записів у трудовій книжці, а починаючи з 01.01.2010 р. — довідкою із бази даних реєстру застрахованих осіб за інформацією відділу персоніфікованого обліку;
3) довідка про заробітну плату особи за формою згідно з додатком 1 до Порядку № 22-1 за період страхового стажу, а починаючи з 01.07.2000 р. індивідуальні відомості про застраховану особу надаються відділом персоніфікованого обліку.
Особи, яким пенсія призначається відповідно до міждержавних договорів (угод) у сфері пенсійного забезпечення, надають документи про стаж, визначені Порядком № 637, та довідку згідно з додатком 1 до Порядку № 22-1.
Якщо особа бажає виключити із страхового стажу період догляду за дитиною до досягнення нею 3-річного віку за період з 01.07.2000 р. до 01.01.2005 р., необхідно подати ще й довідку з місця роботи про період такої відпустки;
4) документи про місце проживання (реєстрації) особи;
5) документи, які засвідчують особливий статус особи, зокрема: посвідчення учасника бойових дій та довідка військового комісаріату про період (періоди) участі у бойових діях; посвідчення учасника ліквідації наслідків аварії на ЧАЕС та довідка про період (періоди) участі в ліквідації наслідків аварії на ЧАЕС; документи про народження та виховання дитини до 14-річного віку; документи про народження дитини, виховання її до 6-річного віку, про визнання дитини заявника інвалідом з дитинства або дитиною-інвалідом тощо;
6) клопотання (направлення) про достроковий вихід на пенсію (для призначення пенсії відповідно до ст.49 Закону про зайнятість населення);
7) документ уповноваженого органу РФ про те, що особі не призначалась пенсія за місцем проживання на території АРК та м. Севастополя (для призначення пенсії громадянам, які проживають на території АРК та м. Севастополя).
Перелік документів, які додаються до заяви про призначення інших видів пенсії, див. у розд. ІІ Порядку № 22-1.
Подання документів
Відповідно до п. 3.2 Порядку № 22-1 посадова особа в 10-денний строк із дня отримання заяви про призначення пенсії оформляє всі необхідні документи та направляє їх до органу, що призначає пенсію, за місцезнаходженням підприємства або за місцем проживання (реєстрації) особи, або передає документи працівнику для їх подачі ним до такого органу.
Документи, необхідні для призначення пенсії, можуть бути подані як в оригіналах, так і в копіях, засвідчених нотаріально або адміністрацією підприємства, яке подає документи для призначення пенсії, чи органом, що призначає пенсії. Документи про стаж, вік та заробітну плату надаються тільки в оригіналі. Проте у випадках, коли доказом (підтвердженням) стажу є трудова книжка, надається копія з неї, завірена адміністрацією підприємства за місцем останньої роботи або органом, що призначає пенсію.
Готувати документи для призначення пенсій рекомендується заздалегідь, особливо у випадках, коли у працівника відсутні ті чи інші необхідні документи, а їх отримання пов’язане з певними часовими проміжками (наприклад, підтвердження стажу підприємством, що знаходиться в іншій країні СНД, отримання будь-яких довідок з держархіву тощо).
Працівникам відділу кадрів доцільно на початку кожного року на всіх працівників, які в наступному році досягають пенсійного віку, на підставі особових карток працівників (форма № П-2) та їх трудових книжок скласти спеціальні списки з унесенням відомостей у хронологічному порядку за датою народження працівників.
Заяви осіб про призначення пенсії реєструються в журналі реєстрації рішень органу, що призначає пенсію. Посадовій особі органом, що призначає пенсію, видається розписка із зазначенням дати прийняття заяви, а також переліку отриманих та відсутніх документів, які необхідно подати у 3-місячний строк із дня прийняття заяви (про них читайте трохи далі). Копія розписки зберігається в пенсійній справі (абз. 3 п. 4.1 Порядку № 22-1).
