Контролюючі органи здійснюють безперервний контроль за наявною та можливою робочою силою держави. Не обходиться такий моніторинг без участі роботодавців. Так, роботодавці мають подавати звітність з праці до таких державних органів за своїм територіальним місцезнаходженням:
— до органів державної статистики — форми державних статистичних спостережень;
— до центрів зайнятості — відомості про наявні вакансії та плановане вивільнення працівників;
— до ФСЗІ — відомості про зайнятість і працевлаштування інвалідів.
Звертаємо увагу, що якщо до органів статистики та центрів зайнятості звітність з праці надається юридичними особами та їх відокремленими підрозділами, то до ФСЗІ звітність подається всіма роботодавцями, у тому числі й фізичними особами — суб’єктами підприємницької діяльності, які використовують працю найманих працівників.
При заповненні форм державної статистичної звітності слід використовувати Класифікатор професій та Інструкцію № 286.
Юридичні особи, їх філії та інші відокремлені структурні підрозділи згідно зі ст. 18 Закону про держстатистику зобов’язані в повному обсязі, за формою, передбаченою звітно-статистичною документацією, у визначені строки подавати до органів державної статистики достовірну статистичну інформацію, у тому числі з обмеженим доступом, а також дані бухгалтерського обліку.
У таблиці нижче наведено список звітів зі статистики праці (чисельності, заробітної плати та робочого часу працівників), які на сьогодні необхідно подавати органу державної статистики за своїм місцезнаходженням із зазначенням інформації про строки подання.
| № з/п | Назва форми | Періодичність подання | Строк подання | Документ, яким затверджена форма |
| 1 | № 1-ПВ (місячна) «Звіт з праці» | Місячна | Не пізніше 7-го числа після звітного періоду | Наказ Держстату від 07.08.2013 р. № 239 |
| 2 | № 1-ПВ (квартальна) «Звіт з праці»* | Квартальна | Не пізніше 7-го числа після звітного періоду | |
| 3 | № 6-ПВ (річна) «Звіт про кількість працівників, їхній якісний склад та професійне навчання»** | Річна | Не пізніше 7 лютого після звітного року | |
| 4 | № 1-ПВ (умови праці) (один раз на два роки) «Звіт про стан умов праці, пільги та компенсації за роботу зі шкідливими умовами праці» | Один раз на 2 роки | Не пізніше 28 лютого після звітного року | Наказ Держстату від 07.08.2013 р. № 238 |
| 5 | № 1-РС (один раз на чотири роки) «Звіт про витрати на утримання робочої сили»*** | Один раз на 4 роки | Не пізніше 7 квітня року, наступного за звітним | Наказ Держкомтату від 28.07.2010 р. № 307 |
| * Зі звіту за I квартал 2015 року необхідно застосовувати форму, затверджену наказом № 224. ** Зі звіту за 2014 рік необхідно застосовувати форму, затверджену наказом № 224. *** Починаючи зі звіту за 2014 рік потрібно використовувати форму, затверджену наказом Держстату від 07.08.2014 р. № 227. | ||||
Майте на увазі: неподання органам державної статистики даних для проведення державних статистичних спостережень або подання їх недостовірними, не в повному обсязі, не за формою, передбаченою звітно-статистичною документацією, чи із запізненням загрожує винним у таких порушеннях посадовим особам юридичних осіб та фізособам — суб’єктам підприємницької діяльності штрафом у розмірі від 10 до 15 нмдг (від 170 до 255 грн.) (ч. 1 ст. 1863 КпАП). Подібне діяння, скоєне протягом року після накладення адміністративного стягнення, може призвести ще до більшого штрафу — від 15 до 25 нмдг (від 255 до 425 грн.).
Окрім звітності до органів державної статистики, підприємства повинні подавати певні форми звітності ще й до центру зайнятості. Цей обов’язок передбачений п. 4 ч. 3 ст. 50 Закону про зайнятість населення. Ці форми перелічено в таблиці нижче (див. с. 43).
| № з/п | Назва форми | Періодичність подання | Строк подання | Документ, яким затверджена форма | Особливості заповнення |
| 1 | № 3-ПН «Інформація про попит на робочу силу (вакансії)» | За наявності попиту на робочу силу | Не пізніше 10-ти робочих днів з дати відкриття вакансії(й) | Наказ Мінсоцполітики від 31.05.2013 р. № 316 | Відображаються дані про наявність вільних на підприємстві робочих місць (вакантних посад) |
| 2 | № 4-ПН «Інформація про заплановане масове вивільнення працівників у зв’язку із змінами в організації виробництва і праці» | У разі масового звільнення працівників | Не пізніше ніж за 2 місяці до масового вивільнення працівників | Наказ Мінсоцполітики від 31.05.2013 р. № 317 | Відображається заплановане масове вивільнення працівників у зв’язку із змінами в організації виробництва і праці, у тому числі ліквідацією, реорганізацією або перепрофілюванням підприємства, скороченням чисельності або штату працівників підприємства |
За неподання або порушення роботодавцем установленого порядку подання до центру зайнятості форми № 4-ПН законодавством передбачений штраф у чотирикратному розмірі мінімальної заробітної плати, встановленої на момент виявлення порушення (ч. 6 ст. 53 Закону про зайнятість населення). У 2014 році — 4872 грн.
Крім того, підприємства (установи, організації) незалежно від форми власності та господарювання повинні подавати до територіальних відділень ФСЗІ не пізніше 1 березня після звітного року «Звіт про зайнятість та працевлаштування інвалідів» за формою № 10-ПІ, затвердженою наказом Мінпраці від 10.02.2007 р. № 42. Більше про цей звіт та про розрахунок і виконання нормативу робочих місць для працевлаштування інвалідів див. у статті «Інвалідний» норматив: знай, виконуй, звітуй» // «Податковий кодекс: консультації та коментарі», 2014, № 9 (81), с. 41.
Майте на увазі: за неподання звіту за формою № 10-ПІ винні посадові особи можуть поплатитися кревними 170 — 340 грн. (від 10 до 20 нмдг) — саме така сума штрафу передбачена ч. 2 ст. 1881 КпАП за подібні дії.
