У щоденному осяганні істин з трудового законодавства дуже важливо не забувати про таку, на перший погляд, дрібницю, як купа документів, що постійно оформляються, заповнюються, отримуються та втрачаються (наказів та облікових документів з кадрів). Неувага до цих примхливих папірців може дорого коштувати — і підприємству, і посадовій особі, відповідальній за їх збереження. Запобігти можливим неприємностям покликана система документообігу, що спеціально організовується на підприємстві.
Нагадаємо, що рух наказів та інших документів на підприємстві з моменту їх створення або отримання до завершення виконання чи відправлення називається документообігом. Крім того, зазначимо, що накази (розпорядження) керівника підприємства є локальними нормативними актами. Вони містять норми права, управління, що приймаються суб’єктами, в організаціях різних форм власності та відомчої підлеглості, і вважаються актами підприємства.
Кадрова служба підприємства щороку оформляє безліч документів. Тому особлива увага повинна приділятися зберіганню документів, що утворюються в управлінській діяльності, у тому числі документації з обліку особового складу. При визначенні строків зберігання документів необхідно керуватися Переліком № 578. Цей Перелік включає типові документи, що створюються під час документування однотипних (загальних для всіх) управлінських функцій, виконуваних державними органами та органами місцевого самоврядування, іншими установами, підприємствами та організаціями незалежно від функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності, форми власності, а також документацію, що створюється в результаті виробничої та науково-технічної діяльності організацій. Перелік № 578, до речі, може використовуватися також ФО-П (абз. 2 п. 1.4 Переліку № 578).
Порядок зберігання документів на підприємствах, в установах та організаціях, незалежно від форм власності, визначено Правилами № 16.
Відповідно до п.п. 3.3.1 Правил № 16 документи з моменту створення (надходження) та до передачі їх в архів установи зберігаються за місцем формування справ згідно із затвердженою номенклатурою. На невеликих підприємствах справи зберігаються централізовано в службі діловодства.
У разі зберігання справ у структурних підрозділах їх збереження забезпечується керівниками структурних підрозділів і посадовими особами, відповідальними за діловодство в зазначених підрозділах. У робочих кімнатах справи повинні зберігатися вертикально в шафах, що зачиняються.
Згідно з п. 4.3 «Основні завдання експертної комісії установи» Правил № 16 контроль за організацією та проведенням експертизи цінності документів, що утворилися на підприємстві, здійснює експертна комісія підприємства. У разі встановлення в процесі експертизи цінності фактів нестачі документів і справ, що рахуються за номенклатурою, відповідними структурними підрозділами підприємства здійснюється їх розшук. У разі негативного результату розшуку керівник підприємства за поданням експертної комісії та архіву затверджує акт про нестачу архівних справ (документів) (за формою, наведеною в додатку 6 до Правил № 16), створює комісію зі службового розслідування, призначає службове розслідування і видає наказ про притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ. Довідка про причини відсутності документів або справ, підписана керівником відповідного структурного підрозділу, передається до архіву підприємства. Майте на увазі: забороняється знищувати документи без попереднього проведення експертизи їх цінності.
Обчислення строків зберігання документів здійснюється з 1 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством (п. 2.10 Переліку № 578). Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених діловодством у 2014 році, почнеться з 1 січня 2015 року.
Звертаємо увагу, що строки зберігання документів, визначені в Переліку № 578, є мінімальними, їх не можна скорочувати. А от продовження строків зберігання документів, передбачених Переліком № 578, допускається у випадках, якщо ця потреба спричинена специфічними особливостями роботи конкретної організації (п. 1.7 Переліку № 578).
Зверніть увагу: строки зберігання типових документів на електронних носіях відповідають строкам зберігання аналогічних документів на паперових носіях (п. 1.8 Переліку № 578).
Зараз трохи розшифруємо, що мається на увазі під тим чи іншим строком зберігання:
1) «Постійно» — такі документи належать до НАФ і підлягають довічному зберіганню;
2) «До ліквідації організації» — документи зберігаються в організації безстроково, а у разі ліквідації організації підлягають повторній експертизі цінності. Залежно від її результатів ті з них, які зачіпають права громадян, передаються за описами справ до місцевих архівних установ* для зберігання архівних документів, що не належать до НАФ;
3) «ЕПК» — рішення про внесення до НАФ або знищення цих документів для організацій — джерел формування НАФ приймають експертно-перевірні комісії державного архіву (ЕПК);
4) «Доки не мине потреба» — документи мають лише тривале практичне значення. Строк їх зберігання визначається самим підприємством, але не може бути меншим одного року.
Зазначте: примітки «Після закінчення строку дії договору», «Після затвердження», «Після заміни новими» тощо вказують, що обчислення строку, вказаного в графах 3 і 4 Переліку № 578, здійснюється з указаного моменту.
Слід зауважити, що законодавством не встановлено відповідальності за недотримання строків зберігання документів. Проте за недбале зберігання, псування, незаконне знищення, приховування, незаконну передачу іншій особі архівних документів, порушення порядку доступу до зазначених документів, а також за неповідомлення державної архівної установи про наявні архівні документи в разі виникнення загрози знищення або значного погіршення їх стану ст. 921 КпАП передбачає попередження або накладення штрафу на громадян від 3 до 7 нмдг (від 51 до 119 грн.) і попередження або накладення штрафу на посадових осіб — від 5 до 10 нмдг (від 85 до 170 грн.). Ті самі дії, вчинені особою, яку протягом року було піддано адміністративному стягненню за одне із зазначених порушень, тягнуть за собою накладення штрафу на громадян від 7 до 20 нмдг (від 119 до 340 грн.) і на посадових осіб — від 10 до 40 нмдг (від 170 до 680 грн.).
* Якщо такі місцеві архівні установи на відповідній території не створені, зазначені документи передаються до державних архівних установ, архівних відділів міських рад.
