Штатний розпис: особливості складання та внесення змін
Наявність штатного розпису в системі документообігу підприємств, установ та організацій значно полегшує вирішення багатьох проблем, пов’язаних з кадровою, бухгалтерською та плановою роботою.
Чи є обов’язковим складання штатного розпису? Чи існує встановлена форма цього документа? Як його правильно скласти, унести зміни? Про це читайте у статті.
Людмила ТРОХИМЕНКО, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
Чи обов’язково складати штатний розпис
На сьогодні жоден з нормативних документів не містить ні чіткого визначення терміна «штатний розпис», ні однозначної вказівки щодо обов’язковості складання такого документа для всіх підприємств.
Визначення цього поняття можна знайти в юридичних словниках, а також у
листі Мінпраці від 27.06.2007 р. № 162/06/187-07. Згідно з цими джерелами «штатний розпис» — це документ, що встановлює для підприємства, установи, організації структуру, штати й посадові оклади працівників та містить найменування посад, чисельність персоналу і оклади за кожною посадою.Висновку про необхідність наявності штатного розпису на підприємстві можна дійти на підставі
ст. 64 Господарського кодексу України від 16.01.2003 р. № 436-IV, де зазначено, що підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, установлює чисельність працівників і штатний розпис.Також і
Мінпраці в листі від 27.06.2007 р. № 162/06/187-07 указує на таке: ураховуючи необхідність урегулювання і забезпечення прав працівників на працю, захист від незаконного звільнення та оплату праці, затвердження штатного розпису на підприємстві є обов’язковим. Його відсутність Мінпраці розцінює як порушення вимог законодавства про працю, за яке роботодавець може нести адміністративну відповідальність згідно зі ст. 41 КУпАП.Трудові відносини, як відомо, перебувають під пильною увагою держави. Сферу трудових відносин доручено контролювати Держнаглядпраці, що діє у складі Мінпраці та підпорядковується йому. Контроль дотримання законодавства про працю Держнаглядпраці здійснює, зокрема, через свої територіальні державні інспекції праці. Серед документів кадрового обліку, які може бути витребувано під час перевірки підприємства такими інспекціями, є і штатний розпис (після колективного договору, трудових договорів).
Водночас прямої законодавчої норми, що вимагає від роботодавця затвердження штатного розпису, не існує, тому, на наш погляд, факт відсутності штатного розпису не можна однозначно вважати порушенням, якщо всі інші вимоги трудового законодавства виконуються. Сьогодні ж можна з упевненістю говорити лише про те, що наявність штатного розпису значно полегшує, систематизує і доповнює вирішення низки питань, пов’язаних з кадровою, бухгалтерською, плановою роботою. Це добір персоналу, прийняття на роботу, переведення працівника на іншу роботу, визначення розміру заробітної плати за конкретною посадою, аналіз кількісного та якісного складу працівників, планування кошторису за фондом оплати праці, складання звітності до служби зайнятості про звільнення працівників, про наявність вакансій тощо.
Підсумовуючи викладене, зазначимо: хоча обов’язковість наявності штатного розпису законодавчо не встановлено, його наявність його на підприємстві буде бажаною і корисною.
Дещо інша справа для бюджетних установ та організацій. Без штатного розпису вони обійтися не можуть, оскільки
постановою № 228 визначено, що типова форма штатного розпису установи затверджується Міністерством фінансів України. Таку форму затверджено наказом № 57.
З чого починається складання штатного розпису
Перш ніж розпочати складати штатний розпис, необхідно визначитися з організаційною структурою підприємства, формами та системами оплати праці. Здебільшого організаційна структура — це схематичне відображення структурних підрозділів, в якому простежуються порядок їх підпорядкованості, як вертикальні, так і горизонтальні зв’язки між підрозділами.
Відповідно до
ст. 15 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.95 р. № 108/95-ВР підприємства госпрозрахункової сфери самостійно встановлюють у колективному договорі форми та системи оплати праці, розцінки, тарифні сітки, схеми посадових окладів, умови впровадження та розміри надбавок, доплат, премій, винагород та інших заохочувальних, компенсаційних і гарантійних виплат, дотримуючись при цьому норм та гарантій, передбачених законодавством, генеральною та галузевою (регіональними) угодами. Стосовно бюджетних установ та організацій слід зауважити, що умови оплати праці їх працівників визначаються актами Кабінету Міністрів України і нормативними документами профільних міністерств та відомств у межах бюджетних асигнувань.Схеми посадових окладів як для підприємств, так і для організацій та установ, містять щодо кожної посади діапазон посадового окладу, тобто максимум і мінімум. Саме у штатному розписі якраз і можна диференціювати оплату праці працівників, які обіймають однакові посади.
Розроблення штатного розпису має здійснюватися на підставі внутрішніх організаційно-нормативних документів (структура апарату управління, внутрішньовиробнича структура, Положення про оплату праці), а також з урахуванням вимог нормативно-правових актів,
Класифікатора професій, тарифно-кваліфікаційних довідників, Списків № 1 і № 2.
Форма штатного розпису
В Україні на сьогодні для підприємств не існує єдиної форми штатного розпису, кожне підприємство складає цей локальний документ по-своєму. Нормативно-правового акта, який би встановлював форму та порядок складання штатного розпису для всіх, теж немає.
Виняток, як уже зазначалося, становлять лише бюджетні установи та організації, для яких
наказом № 57 затверджено форму штатного розпису. При цьому за потреби міністерства та інші центральні органи виконавчої влади за погодженням з Мінфіном можуть установлювати форму штатного розпису для відповідної сфери.Підприємства та організації інших форм власності можуть складати штатний розпис у довільній формі, керуючись роз’ясненнями, викладеними в
листі Мінпраці від 20.01.2005 р. № 18-23, узявши за основу форму штатного розпису бюджетників.Штатний розпис має містити такі складові, як гриф затвердження, заголовок і текст.
Як правило, до штатного розпису вносять такі відомості:
— найменування структурного підрозділу;
— перелік посад;
— кількість штатних одиниць;
— розмір (суми) посадових окладів;
— місячний фонд оплати праці.
При розробленні штатного розпису рекомендується складати його так, щоб посади відповідали структурі підприємства (установи) в порядку
підпорядкованості підрозділів і при цьому враховувалася б підпорядкованість усередині структурного підрозділу.Примірну форму штатного розпису для підприємства наведено на с. 11.
ШТАТНИЙ РОЗПИС ТОВ «Дельта» на 2008 рік Вводиться з 1 січня 2008 року
Погоджено
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Підготовка проекту штатного розпису
Перед затвердженням штатного розпису готується його проект. Він розробляється відділом організації праці та заробітної плати чи планово-економічним відділом, погоджується з керівниками відділів (служб), із заступниками керівника. Після цього проект затверджується керівником підприємства, організації, установи. Якщо відділ організації праці та заробітної плати (планово-економічний відділ) не створено, розроблення зазначеного документа може бути покладено на інший структурний підрозділ (наприклад, на відділ кадрів) або за рішенням керівника — на окремого фахівця в порядку, передбаченому внутрішніми нормативними документами.
Головним критерієм при підготовці штатного розпису є економічна обґрунтованість і доцільність утримання планованої чисельності штатних одиниць. Кількість штатних одиниць установ, що фінансуються з бюджету, визначається, як правило, вищими за рівнем організаціями.
Наявність на підприємствах тих чи інших служб, їх якісний склад і чисельність визначаються напрямом господарської діяльності підприємства та обсягами виконуваних робіт (послуг), структурою підприємства і діючими нормативами.
Чисельність основних виробничих робітників за професіями розраховується виходячи з технологічної трудомісткості виконуваних робіт, номенклатури та кількості продукції, що випускається (послуг, що надаються).
Для розрахунку чисельності допоміжних робітників застосовуються норми обслуговування, що залежать від виробничих площ, кількості встановленого обладнання, кількості одиниць зберігання на складах та інших показників.
Чисельність спеціалістів та службовців визначається відповідно до типових структур апарату управління, нормативів чисельності та норм обслуговування з урахуванням обсягів роботи підрозділів.
Особливості складання штатного розпису
Необхідно звернути увагу, що при розробленні та затвердженні штатного розпису штатним одиницям мають присвоюватися лише такі
назви посад і професій, що відповідають Класифікатору професій.Найменування посад має суворо відповідати найменуванню, зазначеному у схемі посадових окладів і тарифно-кваліфікаційних довідниках.
Слід пам’ятати, що працівника приймають на посаду, зазначену у штатному розписі, тобто відповідний запис з’являється й у трудовій книжці працівника.
Пункт 2.14 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту і Мінсоцзахисту від 29.07.93 р. № 58, передбачає внесення відомостей про роботу відповідно до Класифікатора професій.Питання відповідності найменування посади
Класифікатору професій дуже важливе та принципове для тих працівників, які мають право на пенсію за віком на пільгових умовах. Записи в їх трудових книжках обов’язково мають відповідати Спискам № 1 і № 2, що дають право на пільгове пенсійне забезпечення.Невідповідність назв професій, що використовуються на підприємствах, в установах та організаціях,
Класифікатору професій жодної відповідальності не тягне, однак назва професій є підставою для застосування до працівника правових норм, що дають право на скорочений робочий день, додаткову відпустку, пільгове пенсійне забезпечення. Ігнорування назви професій, що містяться у Класифікаторі професій, може істотно позначитися в подібних випадках на правах та обов’язках сторін трудового договору. На це вказувало Мінпраці в листі від 17.06.2008 р. № 165/06/186-08.Окремо слід зупинитися на питанні, чи можна зазначати у штатному розписі подвійні посади.
Створення назви посади шляхом об’єднання двох назв посад є порушенням порядку, установленого
Класифікатором професій. Наприклад, «експедитор-вантажник», «бухгалтер-обліковець», «секретар-помічник директора». У цьому випадку працівник одночасно з основною роботою (експедитора, бухгалтера, секретаря) у свій робочий час виконує ще й додаткову роботу за іншою посадою без звільнення його від основної роботи, тобто фактично відбувається суміщення професій. У такому разі до штатного розпису має бути введено дві посади, а працівник, який їх суміщає, відповідно до ст. 105 КЗпП має одержувати доплату за суміщення професій (посад).Не слід плутати подвійні посади з посадами, які у
Класифікаторі зазначені через дефіс та є встановленою кодифікованою назвою однієї посади, наприклад, слюсар-електромонтажник, секретар-друкарка, апаратник-сушильник, слюсар-дизеліст тощо.Таким чином, до штатного розпису найменування посад уносяться лише
точно відповідно до встановлених у Класифікаторі професій, із застосуванням похідних слів згідно з додатком В Класифікатора (заступник, провідний, змінний, помічник, черговий тощо). Але, крім цього, назви професій може бути розширено користувачем для внутрішнього застосування лаконічно викладеними термінами та словами, що уточнюють місце роботи (начальник відділу організації перевезень, начальник сектора (служби, бюро) нормування праці), а також виконувані функції (інженер з питань технології надання послуг, інженер з маркетингу та реалізації послуг).Проти посад, затверджених не на повний рік, у примітці зазначається, з якого часу та на яку кількість місяців затверджено цю посаду. Щодо посад, для яких передбачається утримання неповної одиниці, показується відповідна частка штатної одиниці.
У штатному розписі підприємства обов’язково має бути передбачено посади основних працівників та посади, на які приймаються сумісники. І хоча
п. 2.6 Інструкції зі статистики кількості працівників, затвердженої наказом Держкомстату від 28.09.2005 р. № 286, установлено, що зовнішні сумісники не включаються до облікової кількості штатних працівників, це не скасовує вимогу включення їх до штатного розпису. Отже, у штатному розписі має бути враховано всі можливі на підприємстві посади (у тому числі й вакантні).Необхідно звернути увагу на те, що у графі «Кількість штатних одиниць» штатним розписом за посадою може бути передбачено як 1 одиницю, так і 0,5 одиниці чи менше, наприклад, 0,25 одиниці. На одну «цілу» одиницю за певною посадою можна оформити одного працівника, а можна двох сумісників по 0,5 ставки (про законодавчі обмеження щодо режиму робочого часу сумісників, які працюють на державних підприємствах, в установах та організаціях, див. у газеті «Оплата праці», 2008, № 3, с. 7).
У нашому прикладі (див. с. 11) до штатного розпису введено 0,5 посади електромеханіка. На цій посаді працює сумісник, праця якого оплачується в розмірі 50 % від повного окладу, установленого для основного працівника.
Слід зауважити, що у штатному розписі може бути затверджено однакові назви посад, але з різними посадовими окладами.
Також не слід забувати, що посадовий
оклад або місячна тарифна ставка (оклад) працівника не може бути менше розміру мінімальної заробітної плати* (з 1 січня 2008 року — 515 грн., з 1 квітня 2008 року — 525 грн., з 1 жовтня 2008 року — 545 грн., з 1 грудня 2008 року — 605 грн.).* Щодо виконання вимог Генеральної угоди між КМУ, всеукраїнськими об’єднаннями організацій роботодавців і підприємств та всеукраїнськими профспілками і профоб’єднаннями на 2008 — 2009 роки див. лист Мінпраці від 04.07.2008 р. № 435/13/84-08 та статтю «Генугода — договір між владою, роботодавцями та профспілками» («Оплата праці», 2008, № 4, с. 4, 8).
У штатному розписі підприємств можуть установлюватися
надбавки (доплати) до посадових окладів деяких категорій працівників. Такі надбавки (доплати) встановлюються самостійно власником чи уповноваженим ним органом як складові системи оплати праці та повинні мати постійний характер.Бюджетні установи у штатному розписі зазначають лише посадові оклади, без надбавок і доплат.
При складанні штатного розпису щодо кожного структурного підрозділу зазначається підсумок.
Штатний розпис для працівників з
почасовою оплатою праці можна складати таким чином. Для однакових найменувань посад, але з різними посадовими окладами щодо кожної штатної одиниці окремим рядком зазначають професію, кваліфікацію (розряд, клас, категорію, групу), тарифну ставку (оклад). Якщо ж у межах структурного підрозділу для однакових найменувань посад установлено однакові оклади, то в цьому випадку можна в одному рядку вказати кількість одиниць працівників певної професії та кваліфікації (розряду, класу, категорії, групи) і тарифну ставку (оклад).Для робітників, праця яких оплачується
за відрядною системою, у штатному розписі, як правило, установлюється тарифна ставка чи оклад, які залежно від специфіки підприємства розраховуються за певними методиками з урахуванням Положення про оплату праці, Положення про преміювання тощо.На практиці застосовується варіант, коли щодо групи працівників, праця яких оплачується відрядно, у штатному розписі вказуються загальна кількість працівників цієї групи та загальний для них місячний фонд заробітної плати, виходячи з посадових окладів щодо групи відрядників.
Проти посад, оплата за якими провадиться відрядно, у примітці зазначається «відрядно».
Затвердження штатного розпису
Про затвердження штатного розпису видається відповідний спеціальний локальний нормативний акт (наказ). Отже, цим документом регламентується кількість працівників кожної професії з розподілом штатних одиниць за структурними підрозділами підприємства. На це вказує
Мінпраці в листі від 27.06.2007 р. № 162/06/187-07.Примірний зразок штатного розпису показано на с. 11, а приблизну форму наказу про його затвердження — нижче.
| Товариство з обмеженою відповідальністю «Дельта» НАКАЗ
Про затвердження штатного розпису З метою встановлення відповідності посад на підприємстві посадовим окладам НАКАЗУЮ: 1. Затвердити штат у кількості 70,5 штатних одиниць з місячним фондом заробітної плати 123766 грн. (сто двадцять три тисячі сімсот шістдесят шість грн.). 2. Увести в дію штатний розпис з 1 січня 2008 року (додається).
|
Перший примірник затвердженого штатного розпису поміщається у справу служби з документації (основне діловодство). А копії направляються до відділу кадрів для прийняття працівників на роботу і до бухгалтерії — для нарахування заробітної плати. Керівникам структурних підрозділів надсилаються відповідні витяги зі штатного розпису.
Штатний розпис
затверджується , як правило, на початку року керівником підприємства та діє протягом календарного року (лист Мінпраці від 20.01.2005 р. № 18-23).Підприємства недержавної форми власності переглядають і наново затверджують новий штатний розпис на свій розсуд відповідно до власних потреб. При цьому необхідно звертати увагу на строк дії штатного розпису. Тому, якщо в наказі (розпорядженні) про введення штатного розпису було зазначено, що він уводиться на 2007 рік, то на 2008 рік має бути введено в дію новий штатний розпис. Якщо ж строк дії штатного розпису не застережено, продовжує діяти існуючий штатний розпис.
Штатний розпис бюджетних установ згідно з
постановою № 228 затверджується в порядку, визначеному відповідним міністерством, іншим центральним органом виконавчої влади. У загальному випадку відповідний орган, що затверджує кошторис установи, затверджує і штатний розпис.
Зміни до штатного розпису
Зміни до штатного розпису підприємства можуть уносити в разі виробничої необхідності. У загальному випадку для підприємств усіх форм власності така необхідність може бути спричинена
зміною однією зі складових штатного розпису, а саме зміною:— структури підприємства;
— назв структурних підрозділів;
— назв посад (професій, категорій, класів, груп, розрядів);
— уведенням (виведенням) посад;
— кількості штатних одиниць для кожної посади (професії) щодо кожного структурного підрозділу (за його наявності);
— завантаження працівника (штатної зайнятості);
— розміру оплати (окладів, тарифних ставок, доплат і надбавок);
— систем оплати праці тощо.
Якщо на підприємстві відбуваються незначні зміни в частині організаційної структури, посад чи окладів тощо, то видається наказ про внесення змін до штатного розпису, який має відображати обґрунтування внесення змін і містити формулювання цих змін. Якщо директором підприємства видається такий наказ, то штатний розпис, затверджений на початку року, можна не змінювати, а керуватися наказом про внесення змін до штатного розпису. Зразок наказу про внесення змін до штатного розпису наведено нижче, а зразок листа внесення змін — на с. 13.
| Товариство з обмеженою відповідальністю «Дельта» НАКАЗ
Про внесення змін до штатного розпису У зв’язку з виробничою необхідністю, ураховуючи потребу в нарощуванні обсягів продукції, що випускається, на підставі розрахунку чисельності штату НАКАЗУЮ: 1. З 1 жовтня 2008 року внести зміни до діючого штатного розпису: — увести до бухгалтерії посаду бухгалтера в кількості однієї одиниці, з посадовим окладом 950 грн.; — увести на виробничу дільницю посади: слюсаря електродної продукції 4-го розряду в кількості трьох одиниць, з посадовим окладом 860 грн., слюсаря електродної продукції 5-го розряду — одну одиницю, з посадовим окладом 1000 грн., слюсаря електродної продукції 6-го розряду — одну одиницю, з посадовим окладом 1165 грн. 2. Контроль за виконанням цього наказу покласти на начальника відділу кадрів Дубовенко І. П.
|
Якщо ж протягом календарного року структура підприємства змінюється істотно чи змінюються посадові оклади всім працівникам, наприклад, унаслідок підвищення заробітної плати, то доцільно викласти штатний розпис у новій редакції, з урахуванням усіх змін. У такому разі видається наказ про затвердження нового штатного розпису.
При зміні штатного розпису або внесенні до нього змін слід звернути увагу на норми
ст. 32 і ст. 103 КЗпП. Відповідно до них у випадку зміни умов оплати праці у бік погіршення чи зміни істотних умов праці — систем та розмірів оплати праці, режиму роботи, установлення чи скасування неповного робочого часу, суміщення професій, зміни розрядів та найменувань посад тощо — працівника має бути повідомлено не пізніше ніж за два місяці до їх запровадження чи зміни. За умови дотримання цієї вимоги кількість і періодичність змін штатного розпису протягом року не обмежується.
ЗМІНА ДО ШТАТНОГО РОЗПИСУ ТОВ «Дельта» Вводиться з 1 жовтня 2008 року
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Якщо посади не відповідають Класифікатору професій
На практиці часто трапляються ситуації, коли посади працівників, зазначені у штатному розписі, не відповідають
Класифікатору професій. Алгоритм дій кадрової служби, відділу організації праці та заробітної плати чи відповідальної особи в зазначеному випадку зводиться до такого:— складається службова записка на ім’я керівника підприємства з переліком усіх виявлених у кадровій документації відхилень від установлених вимог;
— видається наказ про внесення змін до штатного розпису;
— якщо й до трудової книжки працівника внесено посаду, відсутню у
Класифікаторі професій, то неточний запис потрібно виправити.Як правило, запис у трудовій книжці відповідає формулюванню відповідного наказу щодо особового складу. Тому спочатку видається наказ про внесення змін до «неправильного» наказу щодо особового складу з урахуванням посад, що відповідають
Класифікатору професій (про це йдеться і в листі Мінпраці від 07.08.2000 р. № 18-3105). Після цього до трудової книжки вноситься запис про визнання попереднього запису недійсним із зазначенням правильного формулювання посади працівника.Наведемо фрагмент трудової книжки після внесення «поправочного» запису:
| № запису | Дата | Відомості про прийняття на роботу, переведення на іншу роботу і звільнення (із зазначенням причин і посиланням на статтю, пункт закону) | На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер) | ||
| число | місяць | рік | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| … | … | … | … | … | … |
| 5 | 16 | 01 | 2008 | Призначений на посаду лаборанта-електромеханіка | Наказ від 16.01.2008 р. № 26-к |
| 6 | 06 | 10 | 2008 | Запис під № 5 недійсний. Призначений на посаду лаборанта електромеханічних випробувань і вимірювань | Наказ від 16.01.2008 р. № 26-к |
Звертаємо увагу, що у
гр. 4 трудової книжки зазначаються реквізити старого наказу, в якому після внесення змін посада працівника відповідає Класифікатору професій.
Строки зберігання
Стисло зупинимося на строках зберігання штатного розпису, переліку змін, що до нього вносяться, і документів, пов’язаних з цим.
Для всіх без винятку підприємств, організацій та установ, у тому числі органів державної влади і місцевого самоврядування,
наказом Головного архівного управління при КМУ від 20.07.98 р. № 41 затверджено Перелік типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади і місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, що встановлює строки зберігання документів. Цим Переліком визначено такі строки зберігання документів стосовно штатів:штатні розписи та переліки змін до них
:а) за місцем складання — постійно в установах, організаціях, на підприємствах, документи яких надходять до державних архівів, і протягом трьох років в установах, організаціях, на підприємствах, документи яких не надходять до державних архівів;
б) в інших організаціях — протягом 3 років;
проекти штатних розписів, документи
(довідки, висновки, відгуки) щодо їх розроблення — протягом 3 років;листування про затвердження та зміну штатів
— протягом 1 року.На цьому завершуємо статтю. Упевнені, що вона стане вам підмогою при складанні на вашому підприємстві штатного розпису або внесення до нього змін.
Нормативні документи
КЗпП —
Кодекс законів про працю України.КУпАП —
Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-Х.Постанова № 228 —
постанова Кабінету Міністрів України від 28.02.2002 р. № 228 «Про затвердження Порядку складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ».Наказ № 57
— наказ Міністерства фінансів України «Про затвердження документів, що застосовуються у процесі виконання бюджету» від 28.01.2002 р. № 57.Класифікатор професій
— Класифікатор професій ДК 003:2005, затверджений наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 26.12.2005 р. № 375.Список № 1
— Список № 1 виробництв, робіт, професій, посад і показників на підземних роботах, на роботах з особливо шкідливими та особливо важкими умовами праці, зайнятість в яких повний робочий день дає право на пенсію за віком на пільгових умовах, затверджений постановою КМУ від 16.01.2003 р. № 36.Список № 2 — Список № 2 виробництв, робіт, професій, посад і показників на роботах зі шкідливими та важкими умовами праці, зайнятість в яких повний робочий день дає право на пенсію за віком на пільгових умовах, затверджений постановою КМУ від 16.01.2003 р. № 36.
