ВІДПУСТКА БЕЗ ЗБЕРЕЖЕННЯ ЗАРОБІТНОЇ ПЛАТИ
На продовження відпускної теми сьогодні поговоримо про так звані відпустки «за свій рахунок», тобто про відпустки без збереження заробітної плати.
У статті розглянемо види таких відпусток, умови, порядок та особливості їх надання, а також їх документальне оформлення.
Людмила ТРОХИМЕНКО, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
ВИКОРИСТАНІ ДОКУМЕНТИ
КЗпП
— Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р. № 322-VIII.Закон № 504 —
Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96.Наказ № 489
— наказ Держкомстату України «Про затвердження типових форм первинної документації зі статистики праці» від 05.12.2008 р. № 489.Інструкція № 286 —
Інструкція зі статистики кількості працівників, затверджена наказом Держкомстату України від 28.09.2005 р. № 286.
Згідно зі
ст. 4 Закону № 504 відпустка без збереження заробітної плати є одним з видів відпусток, що надаються працівнику.Відпустка без збереження заробітної плати — неоплачувана відпустка, що надається, крім щорічної оплачуваної відпустки, та має різне цільове призначення. Така відпустка є законодавчо встановленою гарантією для працівника та можливістю зменшити витрати на оплату праці для роботодавця.
Види відпусток без збереження заробітної плати, право на їх отримання, їх тривалість і механізм надання регулюються
ст. 84, 214, 218 КЗпП, Законом № 504 та іншими законодавчими актами.Закон № 504
передбачає два види відпустки без збереження заробітної плати:1) що надається
обов’язково (ст. 25 Закону № 504);2) що надається
за угодою сторін (ст. 26 Закону № 504).У першому випадку роботодавець має надати працівнику відпустку обов’язково, якщо в такого працівника у цьому виникла потреба, у другому — умови надання відпустки застерігаються сторонами (працівником та роботодавцем).
Випадки, коли відпустку без збереження заробітної плати роботодавець
зобов’язаний надати на прохання працівника, граничну тривалість таких відпусток визначено у ст. 25 Закону № 504 та інших законодавчих актах. Такі відпустки, зокрема, пов’язані з виникненням певних обставин (хворобою родичів, навчанням тощо) або надаються певним категоріям працівників як пільга (пенсіонерам, інвалідам, ветеранам війни, ветеранам праці тощо).Що стосується відпустки без збереження заробітної плати, яка надається
за угодою сторін, то у ст. 26 Закону № 504 зазначено, що така відпустка може надаватися у зв’язку із сімейними обставинами чи іншими причинами на строк, обумовлений угодою між працівником і роботодавцем, але не більше ніж на 15 календарних днів на рік.Водночас у колективних договорах може бути застережено правила про обов’язкове надання за заявою працівника відпустки без збереження заробітної плати з причин сімейного характеру та інших причин і визначено тривалість подібних відпусток, наприклад, на проводи сина на службу до армії — до трьох днів тощо.
Випадки надання обов’язкових відпусток
Основні випадки, в яких за бажанням працівника слід
обов’язково надавати відпустку без збереження зарплати, передбачено ст. 25 Закону № 504. У табл. 1 наведемо підстави, з яких надається така відпустка, та її тривалість.
Таблиця 1
| № з/п | Категорії працівників, які мають право на відпустку без збереження заробітної плати | Тривалість відпустки |
| 1 | 2 | 3 |
| Ст. 25 Закону № 504 | ||
| 1 | Мати або батько, який виховує дітей без матері (у тому числі й у разі тривалого перебування матері в лікувальному закладі), що має двох та більше дітей віком до 15 років або дитину-інваліда | До 14 календарних днів щороку |
| 2 | Чоловік, дружина якого перебуває в післяпологовій відпустці | До 14 календарних днів |
| 3 | Мати або інші особи (батько дитини, баба, дід чи інші родичі, які фактично доглядають дитину, чи особа, яка всиновила або взяла під опіку дитину; жінка, яка працює та має двох чи більше дітей віком до 15 років або дитину-інваліда, або яка всиновила дитину, самотня мати, батько, який виховує дитину без матері (у тому числі в разі тривалого перебування матері в лікувальному закладі), а також особа, яка взяла дитину під опіку), у разі якщо: — дитина потребує домашнього догляду; — дитина хвора на цукровий діабет І типу (інсулінозалежний) |
Тривалість визначається в медичному висновку, але не більше ніж до досягнення дитиною: — шестирічного віку; — шістнадцятирічного віку |
| 4 | Ветерани війни, особи, які мають особливі заслуги перед Батьківщиною*, та особи, на яких поширюється дія Закону України «Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту» від 22.10.93 р. № 3551-XII | До 14 календарних днів щороку |
| 5 | Особи, які мають особливі трудові заслуги перед Батьківщиною** | До 21 календарного дня щороку |
| 6 | Пенсіонери за віком та інваліди III групи | До 30 календарних днів щороку |
| 7 | Інваліди I та II груп | До 60 календарних днів щороку |
| 8 | Особи, які беруть шлюб | До 10 календарних днів |
| 9 | Працівники в разі смерті: — родичів по крові або за шлюбом: чоловіка (дружини), батьків (вітчима, мачухи), дитини (пасинка, падчерки), братів, сестер; — інших родичів | До 7 календарних днів без урахування часу, необхідного для проїзду до місця поховання і назад. До 3 календарних днів без урахування часу, необхідного для проїзду до місця поховання і назад |
| 10 | Працівники, що доглядають хворих родичів по крові чи за шлюбом, які за висновком медичного закладу потребують постійного стороннього догляду | Тривалістю, визначеною в медичному висновку, але не більше 30 календарних днів |
| 11 | Працівники, які завершують санаторно-курортне лікування | Тривалістю, визначеною в медичному висновку |
| 12 | Працівники, допущені до вступних іспитів до вищих навчальних закладів | 15 календарних днів без урахування часу, необхідного для проїзду до місцезнаходження навчального закладу і назад |
| 13 | Працівники, допущені до складання вступних іспитів до аспірантури з відривом чи без відриву від виробництва, а також працівники, які навчаються без відриву від виробництва в аспірантурі та успішно виконують індивідуальний план підготовки | Тривалістю, необхідною для проїзду до місцезнаходження вищого навчального закладу чи закладу науки і назад |
| 14 | Сумісники | На строк до закінчення відпустки за основним місцем роботи |
| 15 | Ветерани праці | До 14 календарних днів щороку |
| 16 | Працівники, які не використали за попереднім місцем роботи щорічну основну і додаткову відпустки повністю або частково та отримали за них грошову компенсацію | До 24 календарних днів у перший рік роботи на цьому підприємстві до настання шестимісячного строку безперервної роботи |
| 17 | Працівники, діти яких віком до 18 років вступають до навчальних закладів, розташованих в іншій місцевості | 12 календарних днів без урахування часу, необхідного для проїзду до місцезнаходження навчального закладу і назад. За наявності двох чи більше дітей зазначеного віку така відпустка надається окремо для супроводу кожної дитини |
| Ст. 218 КЗпП | ||
| 18 | Працівники, які навчаються у вищих навчальних закладах, протягом десяти навчальних місяців перед початком виконання дипломного проекту (роботи) або складання державних іспитів | 1 — 2 вільні від роботи дні на тиждень (без збереження заробітної плати) |
| Ст. 218 КЗпП, ст. 25 Закону № 504 | ||
| 19 | Працівники, які навчаються без відриву від виробництва в аспірантурі, протягом четвертого року навчання | 1 вільний від роботи день на тиждень (без збереження заробітної плати) |
* Особами, які мають
особливі заслуги перед Батьківщиною, згідно зі ст. 11 Закону України «Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту» від 22.10.93 р. № 3551-XII є:— Герої Радянського Союзу;
— повні кавалери ордена Слави;
— особи, нагороджені чотирма та більше медалями «За відвагу»;
— Герої Соціалістичної Праці, удостоєні цього звання за працю в період Великої Вітчизняної війни 1941 — 1945 рр.
** Особами, які мають
особливі трудові заслуги перед Батьківщиною, згідно зі ст. 8 Закону України «Про основні засади соціального захисту ветеранів праці та інших громадян похилого віку в Україні» від 16.12.93 р. № 3721-XII є:— Герої Соціалістичної Праці;
— Герої України;
— повні кавалери ордена Трудової Слави.
Слід зауважити, що колективним договором підприємства, установи, організації деякі законодавчо встановлені підстави для надання неоплачуваної відпустки може бути встановлено як підстави для надання додаткової оплачуваної відпустки, наприклад, батьку у зв’язку з народженням дитини чи працівникам на поховання близьких. І тоді роботодавець за рахунок власних коштів надаватиме додаткові оплачувані відпустки на конкретну тривалість, установлену в колективному договорі.
Інші обов’язкові відпустки без збереження заробітної плати
Крім
ст. 25 Закону № 504, випадки (підстави) для обов’язкового надання роботодавцем відпустки без збереження заробітної плати встановлюються й низкою інших законодавчих актів. У табл. 2 наведемо деякі з них.
Таблиця 2
| № з/п | Категорії працівників | Тривалість відпустки | Підстави |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1 | Працівник, який упроваджує винахід, корисну модель, промисловий зразок чи раціоналізаторську пропозицію на іншому підприємстві, в установі, організації | На час упровадження на іншому підприємстві | Ст. 126 КЗпП |
| 2 | Діти війни | До двох тижнів на рік | Ст. 5 Закону України «Про соціальний захист дітей війни» від 18.11.2004 р. № 2195-IV |
| 3 | Одному з батьків, які належать до III та IV категорії осіб, що постраждали внаслідок аварії на ЧАЕС, мають неповнолітніх дітей та проживають на територіях зон радіоактивного забруднення | До 14 робочих днів (16 календарних) щороку | Ст. 22, 23 Закону України «Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи» від 28.02.91 р. № 796-XII |
| 4 | Голова, заступник голови, секретар чи інші члени територіальної виборчої комісії, дільничної виборчої комісії | Протягом усього періоду повноважень виборчої комісії або частини цього періоду | Ст. 29, 40 Закону України «Про вибори Президента України» від 05.03.99 р. № 474-XIV (далі — Закон № 474) |
| 5 | Довірена особа кандидата у Президенти України | Від дня її реєстрації Центральною виборчою комісією до припинення її повноважень або закінчення виборчого процесу | Ст. 67 Закону № 474 |
| 6 | Голова, заступник голови, секретар або інші члени окружної чи дільничної виборчої комісії | Протягом усього періоду повноважень виборчої комісії або частини цього періоду | Ст. 36, 50 Закону України «Про вибори народних депутатів України» від 25.03.2004 р. № 1665-IV (далі — Закон № 1665) |
| 7 | Кандидат у депутати, крім кандидата в депутати, який є Президентом України чи народним депутатом України | На період передвиборної агітації | Ст. 73 Закону № 1665 |
| 8 | Голова, заступник голови, секретар або, в разі їх відмови, — інші члени територіальної виборчої комісії, дільничної виборчої комісії | Протягом виборчого процесу | Ст. 27, 29 Закону України «Про вибори депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим, місцевих рад і сільських, селищних, міських голів» від 06.04.2004 р. № 1667-IV (далі — Закон № 1667) |
| 9 | Кандидат у депутати, кандидат на посаду сільського, селищного, міського голови | На період передвиборної агітації | Ст. 58 Закону № 1667 |
| 10 | Довірені особи кандидата в депутати, кандидата на посаду сільського, селищного, міського голови | Від дня їх реєстрації на період виборчого процесу | Ст. 59 Закону № 1667 |
| 11 | Народний засідатель, присяжний | На час виконання ними обов’язків у суді | Ст. 71, 72 Закону України «Про судоустрій України» від 07.02.2002 р. № 3018-III |
| 12 | Свідки, фахівці, перекладачі, експерти | На час розгляду судами цивільних справ | Ст. 86 Цивільного процесуального кодексу України від 18.03.2004 р. № 1618-IV |
| 13 | Ветерани військової служби, ветерани органів внутрішніх справ, ветерани державної пожежної охорони, ветерани служби цивільного захисту, ветерани Державної служби спеціального зв’язку і захисту інформації України | До 14 календарних днів на рік | Ст. 6 Закону України «Про статус ветеранів військової служби, ветеранів органів внутрішніх справ і деяких інших осіб та їх соціальний захист» від 24.03.98 р. № 203/98-ВР |
| 14 | Службові особи митних органів | Час, необхідний для проїзду до місця проведення відпустки і назад, що не перевищує 15 діб | П. 36 Положення про порядок та умови проходження служби в митних органах України, затвердженого постановою КМУ від 09.02.93 р. № 97 |
Випадки надання відпустки без збереження заробітної плати за угодою сторін
Стаття 26 Закону № 504
визначає підстави для надання відпустки без збереження заробітної плати за угодою сторін на період не більше ніж на 15 календарних днів на рік. Такими підставами є сімейні обставини чи інші причини. Перелік усіх причин для надання відпустки за ст. 26 Закону № 504 законодавством не встановлено, оскільки їх виникнення залежить від конкретних життєвих обставин працівників. Але рішення про надання цієї відпустки може прийматися тільки роботодавцем. Це означає, що на прохання будь-якого працівника роботодавець може, але не зобов’язаний надавати таку відпустку, та з приводу можливості надання і тривалості такої відпустки роботодавцю та працівнику необхідно дійти обопільної згоди в кожному конкретному випадку.
Особливості надання відпусток без збереження заробітної плати
При обчисленні тривалості відпусток без збереження заробітної плати слід пам’ятати, що
святкові та неробочі дні, установлені ст. 73 КЗпП, не виключаються.Відпустку без збереження заробітної плати можна використовувати
з декількох підстав. Це означає: якщо працівник використав відпустку з однієї з підстав, він також може використати відпустки і з інших підстав. Наприклад, працюючий пенсіонер, який є ветераном праці, має право на щорічне надання відпустки без збереження заробітної плати за ст. 25 Закону № 504 тривалістю до 30 календарних днів як пенсіонер і тривалістю до 14 календарних днів як ветеран праці, а також на використання відпустки, що надається за ст. 26 Закону № 504, за згодою роботодавця тривалістю не більше 15 календарних днів на рік.Стосовно відпусток без збереження заробітної плати, що надаються певним категоріям працівників
щороку, тобто не пов’язані з виникненням певних обставин, зауважимо два важливі моменти.Перше. Вони
не переносяться на наступний рік. Це означає: якщо працівник не скористався в поточному році правом на відпустку без збереження заробітної плати, що надається щороку згідно зі ст. 25 Закону № 504, то таку відпустку в наступному році не може бути надано.Друге. Такі відпустки можна
розбити на частини, а також приєднати до основної чи додаткових оплачуваних відпусток. Наприклад, працівнику, який є інвалідом II групи та має право на щорічне використання відпустки без збереження заробітної плати за ст. 25 Закону № 504 тривалістю до 60 календарних днів, можна написати заяву про приєднання до щорічної основної відпустки 30 календарних днів відпустки без збереження заробітної плати, а ще 30 календарних днів без збереження заробітної плати взяти в іншу пору поточного року.До речі, відпустку, що надається працівнику за
ст. 26 Закону № 504, працівник теж може використовувати частинами, кілька разів протягом року (наприклад, узяти п’ять днів, потім сім, потім ще три), але з тим, щоб загальна тривалість такої відпустки не перевищувала 15 календарних днів на рік.Важливими
гарантіями прав працівника в усіх випадках надання відпусток без збереження заробітної плати, установлених законодавчо, є:1. Збереження за працівником його місця роботи (посади) на час надання цих відпусток. Це означає, що в період відпустки без збереження заробітної плати працівника не можна звільнити з ініціативи адміністрації (за винятком випадків повної ліквідації організації) чи перевести на іншу роботу.
2. Час перебування в таких відпустках зараховується до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку (за винятком відпустки без збереження заробітної плати для догляду за дитиною до досягнення нею шестирічного віку, а якщо дитина хвора на цукровий діабет І типу (інсулінозалежний) — до досягнення дитиною шістнадцятирічного віку) (
ст. 9 Закону № 504).Окремо слід зауважити, що
в разі простою підприємства з не залежних від працівника причин відправити працівника з ініціативи роботодавця в неоплачувану відпустку не можна. З 18.11.2000 р. цю норму вилучено із Закону № 504. Для роботодавця одним із варіантів економії витрат на оплату праці працівників у ситуації фінансової скрути, зниження обсягів виробництва та поставок тощо може бути встановлення для працівників режиму неповного робочого часу.
Облік у формах «працезарплатної» первинної документації
Згідно з
наказом № 489 у табелі обліку використання робочого часу за типовою формою № П-5, що має рекомендаційний характер, перебування працівника у відпустці без збереження зарплати вказується залежно від причини її надання працівнику та позначається відповідним скороченням (див. табл. 3):
Таблиця 3
| Умовні позначення | Код | |
| літерний | цифровий | |
| Відпустка без збереження заробітної плати у зв’язку з навчанням (пп. 12, 13, 17 ст. 25 Закону № 504*) | НБ | 13 |
| Додаткова відпустка без збереження заробітної плати, що надається обов’язково (ст. 25 Закону № 504, крім пп. 3, 12, 13, 17) | ДБ | 14 |
| Відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею шестирічного віку (п. 3 ст. 25 Закону № 504**) | ДД | 17 |
| Відпустка без збереження заробітної плати за згодою сторін (ст. 26 Закону № 504) | НА | 18 |
| Інші відпустки без збереження заробітної плати (на період припинення робіт) | БЗ | 19 |
* Відповідають пп. 12, 13, 17 табл. 1 на с. 25.
** Відповідає п. 3 табл. 1 на с. 24.
Працівники, тимчасово відсутні на роботі внаслідок перебування у відпустці без збереження заробітної плати:
— включаються до облікової кількості штатних працівників (
п.п. 2.5.7 Інструкції № 286);— не включаються до кількості штатних працівників в еквіваленті повної зайнятості (
п.п. 4.2.2 Інструкції № 286).
Документальне оформлення
У всіх випадках надання відпусток без збереження заробітної плати незалежно від їх призначення і тривалості
підставами для надання є письмова заява з боку працівника та наказ про таке надання з боку роботодавця.У заяві з проханням надати таку відпустку працівник зазначає підставу (обставини, що спричинили потребу у відпустці), тривалість відпустки і дату її початку. Цим працівник висловлює своє бажання щодо надання неоплачуваної відпустки на певний період.
Для
надання обов’язкової відпустки без збереження заробітної плати працівник, крім письмової заяви, має надати роботодавцю відповідні документи, що підтверджують факт виникнення обставин чи категорію працівника, наприклад, довідку медичної установи, пенсійне посвідчення, посвідчення ветерана війни, довідку навчального закладу тощо.Для отримання відпустки за
ст. 26 Закону № 504 однієї заяви (бажання) працівника недостатньо — обов’язковою умовою тут є згода сторін. Працівник у заяві на ім’я роботодавця про надання такої відпустки має вказати сімейні обставини чи інші причини.Підтверджуючі
документи для надання відпустки без збереження заробітної плати за ст. 26 Закону № 504 за згодою сторін не потрібні.Заява складається в довільній формі, але з дотриманням загальних вимог, що висуваються до документів. Наведемо приблизну форму такої заяви.
Надання працівнику відпустки без збереження заробітної плати оформляється наказом (розпорядженням) роботодавця із зазначенням підстав надання такої відпустки та її тривалості.
Наказ про надання відпустки без збереження заробітної плати складається за типовою формою № П-3, затвердженою
наказом № 489. Бланк типової форми № П-3 наведено в газеті «Оплата праці», 2009, № 1, с. 8.Наведемо скорочену форму наказу.
