Особливості заповнення Звіту за формою № Д4: практичні приклади

Редакція ОП
Оплата праці Березень, 2013/№ 5
В обраному У обране
Друк
Стаття

Особливості заповнення Звіту за формою № Д4: практичні приклади

 

Починаючи з січня 2013 року роботодавці-страхувальники зобов’язані подавати Звіт за формою № Д4 за новими правилами. Про новий порядок заповнення такого Звіту ми вже писали на сторінках нашої газети (див. «ОП», 2013, № 2, с. 3, 12; № 3, с. 13). Водночас, як показує практика, інколи трапляються нестандартні ситуації щодо нарахування тієї чи іншої виплати, які мають свої особливості відображення у Звіті за формою № Д4. Нижче наведемо роз’яснення фахівця ПФУ з таких питань.

Валентина БОРШОВСЬКА, заступник директора Департаменту, начальник відділу персоніфікованого обліку, інформаційних систем та мереж Пенсійного фонду України

 

Використані документи і скорочення

КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.

Закон про ЄСВ — Закон України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 р. № 2464­VI.

Закон про відпустки — Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96­ВР.

ЄСВ — єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування.

 

Тимчасова непрацездатність тривала більше місяця

Приклад 1. Працівник підприємства (Самсоненко Олег Павлович) хворів з 02.01.2013 р. по 06.02.2013 р. включно. Сума оплати перших 5 днів тимчасової непрацездатності склала 261 грн., сума допомоги по тимчасовій непрацездатності — 1914 грн. Сума лікарняних, що припадають на січень 2013 року, склала 1827 грн., сума лікарняних, що припадають на лютий 2013 року, — 348 грн. Сума зарплати, нарахована за відпрацьовані дні лютого 2013 року, дорівнює 1760 грн.

Як відображаються дані щодо такого працівника в таблиці 6 Звіту за формою № Д4?

Для того щоб заповнити таблицю 6 Звіту за формою № Д4, виконаємо розрахунок додаткових даних.

Сума ЄСВ, утримана з лікарняних:

2175 x 2 % = 43,50 (грн.).

Сума ЄСВ, утримана із зарплати за відпрацьовані дні лютого 2013 року:

1760 x 3,6 % = 63,36 (грн.).

У таблиці 6 Звіту за формою № Д4 за січень 2013 року на такого працівника має бути заповнено рядок, в якому не буде інформації про нараховані виплати (оскільки він увесь місяць хворів), але буде заповнено графу 15 «Кількість днів перебування у трудових відносинах/ЦП відносинах протягом календарного звітного місяця». У цій графі необхідно вказати кількість календарних днів у січні 2013 року, протягом яких працівник перебував у трудових відносинах з підприємством, а саме 31.

При цьому слід мати на увазі, що при заповненні таблиці 1 Звіту за формою № Д4 за січень 2013 року такий працівник не враховується в показнику «Кількість застрахованих осіб у звітному періоді, яким нараховані виплати», оскільки протягом звітного місяця такому працівнику жодні виплати не нараховувалися.

Фрагменти заповненої таблиці 6 Звіту за формою № Д4 за січень та лютий 2013 року щодо зазначеного у прикладі працівника наведено на рис. 1 (с. 15).

 

Рис. 1. Витяги з таблиць 6
 (хвороба понад місяць)

 

Роботи за договором цивільно­правового характеру виконуються протягом декількох місяців

Приклад 2. Фізична особа (Іванов Петро Петрович), який не є приватним підприємцем, 14.01.2013 р. уклав договір цивільно­правового характеру на виконання робіт з підприємством. Акт виконаних робіт підписано 04.03.2013 р. Сума винагороди за договором склала 9000 грн.

Як відображаються дані щодо такої фізичної особи в таблиці 6 Звіту за формою № Д4?

У таблиці 5 Звіту за формою № Д4 за січень 2013 року необхідно відобразити інформацію про дату початку відносин за договором цивільно­правового характеру у графі 10, а також проставити код категорії застрахованої особи — «3» (особи, які виконують роботи за договором цивільно­правового характеру).

У Звіті за формою № Д4 за січень 2013 року в таблиці 6 має бути відображено інформацію щодо такої фізичної особи у графах 6, 7, 8 та 12. У графі 9 потрібно проставити код категорії застрахованої особи «26», у графі 11 — «01.2013». І обов’язково слід заповнити графу 15 — кількість календарних днів, протягом яких фізична особа перебувала в цивільно­правових відносинах у звітному місяці (у нашому прикладі — «18»). Також фізична особа враховується при заповненні перед таблицею 1 Звіту за формою № Д4 показника «Кількість осіб, які виконували роботи (надавали послуги) за договорами цивільно­правового характеру».

Таблиця 6 Звіту за формою № Д4 за лютий 2013 року заповнюється аналогічно січневій: у ній має бути відображено інформацію щодо такої фізичної особи у графах 6, 7, 8 та 12. У графі 9 потрібно проставити код категорії застрахованої особи «26», у графі 11 — «02.2013». І обов’язково слід заповнити графу 15 — кількість календарних днів, протягом яких фізична особа перебувала в цивільно­правових відносинах у звітному місяці (у нашому прикладі — 28). Також фізична особа враховується при заповнен­ні перед таблицею 1 Звіту за формою № Д4 показника «Кількість осіб, які виконували роботи (надавали послуги) за договорами цивільно­правового характеру».

Згідно з ч. 2 ст. 7 Закону про ЄСВ у разі якщо строк виконання робіт (надання послуг) за цивільно­правовим договором перевищує календарний місяць, дохід, виплачений за результатами роботи, для нарахування ЄСВ ділять на кількість місяців, за які його нараховано.

У Звіті за формою № Д4 за березень 2013 року в таблиці 6 інформацію про нараховану суму за договором цивільно­правового характеру має бути відображено, як показано на рис. 2 (с. 16). Також цю фізичну особу враховуємо при заповненні таблиці 1 Звіту за формою № Д4 в показнику «Кількість осіб, які виконували роботи (надавали послуги) за договорами цивільно­правового характеру».

 

Рис. 2. Витяги з таблиць 6
 (цивільно­правовий договір на 3 місяці)

 

Крім того, у таблиці 5 Звіту за формою № Д4 за березень 2013 року необхідно відобразити інформацію про дату закінчення відносин за договором цивільно­правового характеру, зазначивши у графі 7 код категорії особи — «3».

 

Працівник увесь місяць перебував у щорічній відпустці

Приклад 3. Працівник підприємства (Зінченко Олексій Олексійович) перебував у щорічній відпустці з 01.02.2013 р. по 28.02.2013 р. включно. Суму відпускних, яку було нараховано та виплачено йому в січні 2013 року, склала 2268 грн. Сума зарплати за січень 2013 року — 2500 грн.

Як відображаються дані щодо такого працівника в таблиці 6 Звіту за формою № Д4?

У цій ситуації варто враховувати таке: хоча в лютому 2013 року працівнику не було нараховано жодних виплат, на нього слід заповнити рядок у таблиці 6 Звіту за формою № Д4 за лютий 2013 року із зазначенням у графі 15 кількості календарних днів, протягом яких працівник перебував у трудових відносинах з підприємством. При цьому слід ураховувати, що при заповненні таблиці 1 Звіту за формою № Д4 за лютий 2013 року такий працівник не враховується в показнику «Кількість застрахованих осіб у звітному періоді, яким нараховані виплати».

Наведемо фрагменти заповнених таблиць 6 Звіту за формою № Д4 за січень та лютий 2013 року щодо цього працівника (див. рис. 3).

 

Рис. 3. Витяги з таблиць 6
 (повний місяць у відпустці; нарахування відпускних у місяці виплати відпускних)

 

Працівник увесь місяць перебував у відпустці за свій рахунок

Приклад 4. Працівник підприємства — інвалід II групи (Ковтуненко Олег Олегович) з 01.02.2013 р. по 28.02.2013 р. включно був у відпустці за свій рахунок на підставі ст. 25 Закону про відпустки.

Як відображаються дані щодо такого працівника в таблиці 6 Звіту за формою № Д4?

Незважаючи на те, що в лютому 2013 року працівнику не було нараховано жодних виплат, на нього слід заповнити рядок у таблиці 6 Звіту за формою № Д4 за лютий 2013 року із зазначенням у графі 15 кількості календарних днів, протягом яких працівник перебував у трудових відносинах із підприємством, а також кількості календарних днів, протягом яких працівник перебував у відпустці за свій рахунок (графа 14; див. рис. 4).

 

Рис. 4. Витяг із таблиці 6
 (працівник­інвалід повний місяць перебував у відпустці за свій рахунок)

 

При заповненні таблиці 1 Звіту за формою № Д4 за лютий 2013 року такий працівник не враховується в показнику «Кількість застрахованих осіб у звітному періоді, яким нараховані виплати».

 

Неправильно зазначено кількість календарних днів відпустки за свій рахунок

Приклад 5. Працівниця (Іванова Катерина Семенівна) з 21.01.2013 р. по 31.01.2013 р. включно була у відпустці за свій рахунок на підставі ст. 26 Закону про відпустки. За січень 2013 року їй нараховано заробітну плату за 12 відпрацьованих робочих днів у розмірі 1714,29 грн. При цьому в таблиці 6 Звіту за формою № Д4 за січень 2013 року помилково зазначено кількість календарних днів, протягом яких вона перебувала у відпустці за свій рахунок: 14 замість 11.

Як у таблиці 6 Звіту за формою № Д4 за лютий виправити таку помилку?

Додаткові дані: зарплата за лютий 2013 року склала 3000 грн., сума ЄСВ, утримана із зарплати, — 108 грн.

Наведемо фрагменти таблиці 6 Звіту за формою № Д4 за січень 2013 року, в якому неправильно зазначили кількість днів відпустки за свій рахунок, і за лютий 2013 року, де необхідно відкоригувати кількість календарних днів відпустки за свій рахунок, яку було відображено у Звіті за формою № Д4 за січень 2013 року (див. рис. 5).

 

Рис. 5. Витяги з таблиць 6
 (виправлення помилки: неправильно зазначено кількість днів відпустки за свій рахунок)

 

Зміна місця роботи: із сумісництва на основне місце роботи

Приклад 6. Працівник (Мех Олег Олегович) був працевлаштований як сумісник, а з 19.02.2013 р. приніс трудову книжку та написав заяву з проханням перевести його на основне місце роботи з тим самим графіком роботи, що і в період роботи сумісником. За період 01.02.2013 р. — 18.02.2013 р. йому нараховано зарплату в сумі 12000 грн., а за період 19.02.2013 р. — 28.02.2013 р. — 8000 грн. Усього за лютий 2013 року працівнику нараховано 20000 грн. Зміна статусу роботи «сумісництво основне місце» оформлено без розірвання трудових відносин шляхом видання наказу про переведення із сумісництва на основне місце роботи (трудові відносини не припиняються, компенсація за невикористану відпустку не нараховується).

Як у цих випадках заповнити Звіт за формою № Д4?

При зміні сумісництва на основне місце роботи шляхом видання наказу про переведення із сумісництва на основне місце роботи трудові відносини не припиняються. При нарахуванні ЄСВ максимальну величину порівнюють із загальною сумою зарплати, нарахованої працівнику за лютий 2013 року, — 20000 грн. (12000 + 8000).

Оскільки нарахована сума зарплати перевищила максимальну величину (20000 > 19499), ЄСВ нараховуємо на максимальну величину (19499 грн.):

— у частині нарахувань: 19499 x 37 % = 7214,63 (грн.);

— у частині утримань: 19499 х 3,6 % = 701,96 (грн.).

Заповнюємо Звіт за формою № Д4 за лютий 2013 року таким чином.

У таблиці 5 здійснюються два записи:

перший запис — із зазначенням дати припинення трудових відносин за сумісництвом: у графі 10 «дата закінчення» — «18» (18 лютого), у графі 7 — «2» («2 — наймані працівники (без трудової книжки)»); графу 12 не заповнюємо;

другий запис — у графі 10 «дата початку» вказуємо дату початку трудових відносин за основним місцем роботи — «19» (19 лютого), у графі 7 — «1» («1 — наймані працівники з трудовою книжкою»).

У таблиці 6 заповнюємо один рядок на суму нарахованої зарплати за лютий 2013 року. При цьому у графі 19 проставляємо «1» (у роботодавця на останнє число місяця знаходиться трудова книжка) (див. рис. 6).

 

Рис. 6. Витяги з таблиць 5 і 6
(переведення із сумісництва на основне місце роботи)

 

Відновлення на підставі рішення суду

Приклад 7. Працівника (Дмитренко Олег Іванович) поновлюють за рішенням суду (незаконно звільнено 31.12.2012 р.). За рішенням суду нараховано зарплату за січень і частину лютого 2013 року (до дати поновлення: 01.01.2013 р. — 10.02.2013 р.) у сумі 6000 грн. Крім того, з дати поновлення в лютому нараховано зарплату (основне місце роботи) за фактично відпрацьований час у лютому 2013 року в сумі 2200 грн.

Як у цих випадках заповнити Звіт за формою № Д4?

При нарахуванні ЄСВ на суму середньої заробітної плати за вимушений прогул, зазначеної у рішенні суду, слід керуватися ч. 2 ст. 7 Закону про ЄСВ. ЄСВ нараховується на суму, що визначається шляхом ділення нарахованої середньої заробітної плати (доходу) на кількість місяців, за які її нараховано.

У цьому випадку середній заробіток ділимо на два місяці, за які її нараховано (січень та лютий):

6000 грн. : 2 міс. = 3000 (грн./міс.).

ЄСВ за січень нараховуємо з урахуванням максимальної величини січня (19499 грн.):

— у частині нарахувань: 3000 x 37 % = 1110 (грн.);

— у частині утримань: 3000 х 3,6 % = 108 (грн.).

При нарахуванні ЄСВ на зарплату за фактично відпрацьований час після поновлення в лютому 2013 року (2200 грн.) максимальну величину порівнюємо із загальним нарахованим доходом за лютий 2013 року. Оскільки загальна сума зарплати за лютий не перевищила максимальну величину для лютого ((3000 + 2200) < 19499), ЄСВ нараховуємо на всю суму нарахованої за лютий зарплати (5200 грн.):

— у частині нарахувань: 5200 x 37 % = 1924 (грн.);

— у частині утримань: 5200 х 3,6 % = 187,2 (грн.).

У таблиці 6 Звіту за формою № Д4 за лютий 2013 року (див. рис. 7) на працівника слід заповнити два рядки:

перший рядок — середня зарплата за січень 2013 року (графа 11) за вимушений прогул — 3000 грн. із проставлянням: у графі 10 — «1», у графі 19 — «1» та у графі 15 — «31»;

другий рядок — середня зарплата за вимушений прогул за лютий 2013 року (3000 грн.) і зарплата за фактично відпрацьований час у лютому 2013 року (графа 11) в сумі 2200 грн. із проставлянням: у графі 19 — «1» (трудова книжка на кінець лютого знаходиться у роботодавця) та у графі 15 — «28».

Крім цього, у зв’язку з незаконним звільненням та поновленням на роботі потрібно подати таблицю 5 Звіту за формою № Д4 за грудень 2012 року типу «Додаткова» (окремий Звіт у складі таблиці 5 і титульного аркуша). У ній на працівника заповнюємо рядок із відображенням у графі 10 у колонці «дата початку» дати незаконного звільнення (див. рис. 7).

 

Рис. 7. Витяг із таблиці 6
 (поновлення на підставі рішення суду)

 

Підсумки у графах 13, 14 і 15 визначати не потрібно

Приклад 8. Чи потрібно підсумовувати дані у графах 13, 14 і 15 таблиці 6?

Ні, не потрібно. Показник «Разом за аркушем документів» у графах 13, 14 і 15 таблиці 6 заповнювати не потрібно.

 

Надання щорічної відпустки після відпустки для догляду за дитиною

Приклад 9. Жінка (Любов Людмила Іванівна) 5 лютого 2013 року виходить із відпустки для догляду за дитиною до 3 років та відразу йде у щорічну відпустку з 05.02.2013 р. по 28.02.2013 р. (бере невикористані 24 календарні дні щорічної відпустки). Їй нараховано відпускні у сумі 3100 грн.

Як у цьому випадку заповнити Звіт за формою № Д4?

Слід зауважити, що в таблиці 5 Звіту за формою № Д4 інформація про дату початку та закінчення відпустки для догляду за дитиною до 3 років не показується. Тому в таблиці 5 Звіту за формою № Д4 за лютий 2013 року інформація про дату закінчення відпустки для догляду за дитиною до 3 років не наводиться.

У таблиці 6 (див. рис. 8) відображаємо на працівника один рядок, в якому показуємо нарахування відпускних у сумі 3100 грн. (графи 16 і 17) та суму утриманого ЄСВ (111,60 грн.). У графі 10 проставляємо код тип нарахувань «10» (надана відпустка), у графі 15 — «28» (кількість календарних днів перебування у трудових відносинах — зазначаємо всі календарні дні місяця виходу з відпустки для догляду за дитиною до 3 років, а не лише календарні дні щорічної відпустки з 05.02.2013 р. по 28.02.2013 р.).

 

Рис. 8. Витяг із таблиці 6
(щорічна відпустка при виході з відпустки для догляду за дитиною до 3 років)

 

Компенсація за невикористану відпустку

Приклад 10. Працівника (Сич Ігор Олегович) звільнено 28.02.2013 р. За відпрацьовані в лютому дні йому нарахували зарплату в сумі 18000 грн. та у зв’язку із звільненням — компенсацію за невикористані дні відпустки в сумі 4000 грн.

Як у цьому випадку заповнити Звіт за формою № Д4?

При заповненні таблиці 6 Звіту за формою № Д4 слід виходити з того, що компенсацію за невикористані дні відпустки необхідно відображати не як нарахування відпускних за дні відпустки, а як зарплату — в одному рядку з нарахованою за звітний місяць зарплатою. Тому в таблиці 6 Звіту за формою № Д4 за лютий 2013 року на звільненого працівника заповнюємо один рядок, в якому відображаємо загальну суму нарахувань — 22000 грн. (18000 + 4000). При цьому у графі 10 код типу нарахування «10» зазначати не потрібно (фактично працівник не використовує дні відпустки).

При справлянні ЄСВ потрібно враховувати, що нарахований за лютий 2013 року дохід перевищив максимальну величину (22000 > 19499), і тому ЄСВ нараховуємо виходячи з максимальної величини (19499 грн.):

— у частині нарахувань: 19499 x 37 % = 7214,63 (грн.);

— у частині утримань: 19499 х 3,6 % = 701,96 (грн.).

Крім того, дані про звільнення працівника потрібно показати в таблиці 5 Звіту за формою № Д4 за лютий 2013 року, зазначивши у графі 10 «дата закінчення» «28» (28 лютого — дата звільнення), а у графі 12 — статтю КЗпП, на підставі якої працівника звільнено. Наприклад, при звільненні за власним бажанням указуємо «ст. 38 КЗпП» (див. рис. 9 на с. 21).

 

Рис. 9. Витяги з таблиць 5 і 6
(звільнення за власним бажанням з виплатою компенсації за невикористану відпустку)

 

Жінка пішла у відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами

Приклад 11. Працівниця (Котенко Тетяна Володимирівна) з 04.02.2013 р. пішла у відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами по 09.06.2013 р. включно. У лютому 2013 року їй нараховано: зарплату за 1 відпрацьований день лютого 2013 року — 100 грн.; допомогу по вагітності та пологах — 8278,20 грн.

Як у цьому випадку заповнити Звіт за формою № Д4?

Стосовно таблиці 5 Звіту за формою № Д4 слід зауважити, що у Звіті за лютий 2013 року необхідно відобразити дату початку відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами (4 лютого), при цьому категорія особи у графі 7 — «5», а у Звіті за червень 2013 року — дату закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами (9 червня), при цьому категорія особи у графі 7 — «5».

Розглянемо порядок заповнення таблиці 6 Звіту за формою № Д4 протягом усього періоду відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами.

У таблиці 6 Звіту за формою № Д4 за лютий 2013 року необхідно вказати дані про нараховану заробітну плату за відпрацьовані дні лютого. При цьому у графі 15 необхідно зазначити кількість календарних днів перебування у трудових відносинах — 28.

У таблиці 6 Звіту за формою № Д4 за березень 2013 року заповнюється порожній рядок щодо такої працівниці. При цьому код категорії застрахованої особи — «1» (графа 9), кількість календарних днів перебування у трудових відносинах — 31 (графа 15).

У таблиці 6 Звіту за формою № Д4 за квітень 2013 року заповнюється порожній рядок щодо такої працівниці. При цьому код категорії застрахованої особи — «1» (графа 9), кількість календарних днів перебування у трудових відносинах — 30 (графа 15).

У таблиці 6 Звіту за формою № Д4 за травень 2013 року заповнюється порожній рядок щодо такої працівниці. При цьому код категорії застрахованої особи — «1» (графа 9), кількість календарних днів перебування у трудових відносинах — 31 (графа 15).

У таблиці 6 Звіту за формою № Д4 за червень 2013 року заповнюється порожній рядок щодо такої працівниці. При цьому код категорії застрахованої особи — «1» (графа 9), кількість календарних днів перебування у трудових відносинах — 9 (графа 15), тобто період до дня виходу працівниці у відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку.

Зверніть увагу: суму виплачуваної допомоги по вагітності та пологах у таблиці 6 не показуємо, оскільки з неї не справляється ЄСВ.

Порядок заповнення таблиць 5 і 6 протягом перебування працівниці у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами див. на рис. 10 на с. 22.

 

Рис. 10. Витяги з таблиць 5 і 6 за лютий — червень 2013 року
(надання відпустки по вагітності та пологах з 04.02.2013 р. по 09.06.2013 р.)

Оформи передплату та читай все Передплатити журнал

Схоже, що ви використовуєте блокувальник реклами :(

Щоб користуватися всіма функціями сайту, додайте нас у винятку!

Як відключити
Завантажуйте наш мобільний додаток iFactor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Powered by
Factor Web Solutions
Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.
Закрити
icon-block
Заважає реклама?
Ви маєте можливість її відключити!
Бажаєте побачити, як сайт буде виглядати без реклами?
Вимкнути на 10 секунд