Тепла пора року вже на порозі, і більшість працівників воліють насолодитися відпустками саме у цей період. Тож кадровик швидесенько освіжає усі свої знання із правильного оформлення їх законного відпочинку. Розвіяти усі хвилювання з приводу попередження про початок відпустки допоможе ця консультація. Рушаємо!
Спочатку пояснимо, «звідки ростуть ноги» у самого запитання. Для цього поглянемо на ч. 5 ст. 79 КЗпП та ч. 11 ст. 10 Закону України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР (далі — Закон № 504). Ці частини дублюють одна одну і, дійсно, зобов’язують роботодавця письмово повідомляти працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну. Акцентуємо вашу увагу: обов’язок із повідомлення про початок відпустки з’являється у роботодавців, які складають графіки відпусток.
Важливо! Роботодавець зобов’язаний повідомити працівників про початок саме щорічних відпусток. Тобто він може і не повідомляти працівників про початок інших видів відпусток, які відображаються у графіку відпусток*, — соціальних відпусток на дітей, «чорнобильських» відпусток.
* Зразок графіка див. у спецвипуску «ОП», 2015, № 2/1, с. 21.
Окремо зупинимося на строках повідомлення. Як вже зазначалося, норма вимагає повідомляти про дату початку відпустки як мінімум за два тижні до дати початку щорічної відпустки. Тут враховуйте правила визначення строку, що обчислюють тижнями ( ст. 2411 КЗпП). Оскільки ми знаємо конкретну дату, з якої починається щорічна відпустка, то без проблем можемо розрахувати граничний строк повідомлення.
Приклад. Щорічна відпустка працівника розпочинається 01.06.2015 р. (понеділок). Отже, граничною датою повідомлення є 18.05.2015 р. (понеділок). Якщо для працівника цей день вихідний, то необхідно застосувати правила перенесення строків. Тоді днем закінчення строку вважається найближчий робочий день. Безпечніше для роботодавця буде повідомити працівника 15.05.2015 р. при п’ятиденному графіку роботи (при шестиденному — 16.05.2015 р.).
Махнули рукою на повідомлення? Будьте готові до того, що працівник звернеться до вас із вимогою перенести щорічну відпустку на інший період. І роботодавець зобов’язаний задовольнити таку вимогу працівника, якщо справді «проштрафився» з терміном повідомлення про час надання відпустки або взагалі не повідомив про це ( п. 1 ч. 1 ст. 80 КЗпП, п. 1 ч. 1 ст. 11 Закону № 504).
Що ж, ми визначилися з важливістю повідомлення працівника про відпочинок та його строками. Тепер настав час поговорити, як правильно виконати такий припис. Тим більше, що функція з оформлення повідомлення — здебільшого на плечах кадровика.
На жаль, правове поле не містить вказівок, як конкретно роботодавець повинен реалізувати ч. 5 ст. 79 КЗпП та ч. 11 ст. 10 Закону № 504. Але такий стан речей існує далеко не перший рік! Тому ми розкажемо, як правильно сповістити працівника про початок відпустки, спираючись на практичний досвід та роз’яснення офіційних органів.
Спосіб 1. Складаємо та вручаємо працівнику повідомлення про дату початку відпустки. Форму повідомлення установа розробляє самостійно. Для зручності наших читачів наведемо зразок такого повідомлення далі. Переконайтеся, що працівник поставив свій підпис у цьому повідомленні. У подальшому це врятує від непорозумінь. Пам’ятайте! За цих обставин працівник не пише заяву про надання щорічної відпустки.
Увага! Не забудьте видати наказ про надання відпустки.
Спосіб 2. Ознайомлюємо працівника з наказом про надання йому відпустки. Цей варіант повідомлення Мінпраці виклало в листі від 03.03.2008 р. № 42/13/133-08. Звісно, що видати такий наказ та ознайомити працівника з ним під підпис необхідно за два тижні до конкретної дати щорічної відпустки, визначеної роботодавцем.
Нагадаємо: наказ (розпорядження) про надання відпустки складають за типовою формою № П-3, затвердженою наказом Держкомстату від 05.12.2008 р. № 489. Оскільки така форма має рекомендаційний характер, то наказ про надання відпустки може бути оформлено і в довільній формі. Головна вимога до наказу, складеного не за типовою формою, — наявність усіх обов’язкових реквізитів офіційно затвердженої форми.
Повідомивши працівника про початок щорічної відпустки розглянутими способами, ви виконаєте вимоги ч. 5 ст. 79 КЗпП та ч. 11 ст. 10 Закону № 504.
Ще раз відзначимо, що в обов’язковому порядку дотримуються цих норм в установах, де складають графіки відпусток. Якщо у вашій установі не розробляють графік відпусток, то оформлення щорічної відпустки відбувається за іншою схемою: працівник пише заяву про надання відпустки → безпосередній керівник та керівник установи погоджують строки її надання, про що зазначають на самій заяві (візують, ставлять резолюцію) → роботодавець видає наказ (розпорядження) про надання щорічної відпустки. У заяві працівник зазначає: «Прошу надати мені щорічну основну відпустку тривалістю 14 календарних днів з 12 травня 2015 року». Така схема оформлення відпустки доцільна і у випадку, коли працівник оформлює відпустку терміново (не у рамках строків, передбачених графіком відпусток).
Наостанок додамо про подальші кроки при оформленні відпустки. Увага! Наказ (розпорядження) про надання відпустки складають у двох примірниках. Один примірник залишається у відділі кадрів, а другий — передається до бухгалтерії. Що далі?
На підставі наказу (розпорядження) про надання щорічної відпустки спеціаліст кадрової служби вносить інформацію про надану працівнику відпустку до розділу «ВІДПУСТКИ» особової картки працівника (для держслужбовців — типова форма П-2ДС, затверджена наказом Мінстату від 26.12.95 р. № 343, для всіх інших працівників — типова форма № П-2, затверджена спільним наказом Держкомстату і Міноборони від 25.12.2009 р. № 495/656). У свою чергу, бухгалтер на підставі свого екземпляра наказу розраховує суму відпускних.
