(044) 581-10-10 Передзвоніть менi
Перейти до номеру
  • № 22
  • № 21
  • № 20/1
  • № 20
  • № 19
  • № 18/1
  • № 18
? За допомогою цієї функції ви зможете швидко перейти до номеру, що вас цікавить
У цьому номері :
 
  • У обране
  • Друк
  • Шрифт
  • Колір фону
  • Коментарі 0
  • В розробці
11/13
Оплата праці
Оплата праці
Листопад , 2015/№ 22/1

Як управляти робочим простором

«Якщо безлад на столі означає безлад у голові, то що ж тоді означає порожній стіл?» — любив повторювати Альберт Ейнштейн. Запитання, мабуть, не потребує відповіді. Зрозуміло тільки, що між тим, як організований наш робочий простір, і продуктивністю праці є пряма залежність. Навчіться царювати над хаосом, скориставшись нашими простими порадами!

Подбайте про робочий простір працівника

Психологів хлібом не годуй, дай що-небудь подосліджувати. І ось ці товариші накопичили низку цікавих висновків.

По-перше, краще працюють співробітники тоді, коли мають доступ до сонячного світла. Так, прямо як квіточки, теж тягнуться до сонечка! Тому найважливіших та найцінніших працівників садимо ближче до вікон. У цілому штучне освітлення, особливо популярні лампи денного світла, не тільки знижують мотивацію співробітників, а й підвищують імовірність нервово-психічного виснаження, що нерідко призводить до різних хвороб.

По-друге, добре, коли у приміщенні є квіти. Вони не лише насичують приміщення киснем… Останнє взагалі сумнівно, адже ви не в лісі працюєте. Рослини створюють хороший емоційний фон, підвищують настрій, сприяють концентрації.

Третє — особистий простір.

Стежте за тим, щоб співробітники перебували один щодо одного на достатній і комфортній відстані.

Ворогуючих працівників краще розсаджувати якнайдалі, а може, й зовсім розводити по різних кабінетах. Тим не менш, те, що в кожного має бути певний особистий простір, — це безперечний факт.

Дослідження, проведені на космонавтах під час перебування на орбіті в оболонці космічної станції, показали, що, навіть незважаючи на страхітливу тісноту, вони намагаються знайти собі хоч якийсь куточок. Так, наприклад, один з учасників дослідження ховав голову у свою шафку на 5 хвилин просто, щоб побути одному. Узагалі в тісних приміщеннях з’являються дуже суворі правила регулювання просторових відносин. Космонавти, наприклад, протестують, щоб на їх ліжко сідав чи, не дай Боже, лягав хтось, крім них самих.

Зрозуміло, що виділити кожному працівнику окремий кабінет неможливо, та й у цьому немає сенсу. Головне — керівник повинен стежити за тим, щоб людині було комфортно і вона мала доступ до всіх основних елементів робочого простору, які необхідні для праці (телефон, принтер, сканер тощо).

Ураховуйте також особисті побажання та міжособистісні відносини. Є люди тихі, спокійні, вони зосереджені на своєму внутрішньому світі та не люблять спілкуватися. Відповідно їм потрібно підібрати затишний куточок, не прохідне місце, де вони зможуть сховатися від бурхливого світу та оточуючих. Інший тип людей — ті, які люблять спілкуватися, орієнтовані зовні, прагнуть до участі у суспільному житті. Для їх комфорту стіл повинен опинитися в центрі комунікації, щоб вони могли бачити всіх, спілкуватися з усіма, а ті, хто заходять до приміщення, одразу стикалися з цією людиною, яка і допоможе, і підкаже, і порадить. При цьому важливо пам’ятати, що першому типу потрібно, як правило, більше особистого простору. Його стіл не може плавно переходити у стіл іншої людини. Між ними повинна бути хоч якась відстань, причому тим більша, чим більше замкнутий ваш співробітник. Ігнорування цього правила призводить до виникнення у співробітника роздратування і навіть ведення «прикордонних війн». Для співробітника другого типу це правило не діє. Він чудово почувається і сидячи на голові в іншої людини. Звісно, що найбільш вибухонебезпечний результат можна отримати, якщо посадити поруч співробітників першого і другого типів. Уникайте такої суміші.

Але це все тільки приказка, казка попереду! Зараз ми обговоримо основні способи управління робочим простором, які ви можете застосувати для підвищення продуктивності власної праці. Так, поділитися ними з працівниками ви теж можете…

Кожному предмету своє місце

Де прямо зараз знаходиться ваш паспорт? Сподіваємося, що ви можете відповісти однозначно. Також точно ви повинні уявляти, де на роботі знаходиться той чи інший необхідний предмет. Адже це економить купу часу, знижує кількість стресів і дозволяє працювати ефективніше! Отже, перший принцип.

Виділіть кожному предмету його місце.

Пригадайте, як чудово розкладені інструменти у лікарів! А як вдало розкладають частини автомата військові перед його збиранням із закритими очима! Кожен предмет опиняється там, де треба. Людина і необхідні їй предмети немовби утворюють єдине ціле. Простір стає відображенням людської особистості. І як приємно спостерігати за цими злагодженими та красивими діями! Отож-бо…

Якими міркуваннями керуватися у визначенні місця для предмета? Перш за все — зручністю!

Покладіть предмет туди, де ви хочете його взяти.

При цьому, звичайно, важливо класифікувати предмети, тобто ділити їх на групи. Тоді вам не потрібно буде запам’ятовувати розташування кожної речі, достатньо уявляти, де зберігається та чи інша група. Тут доречна аналогія з кухнею хорошої господині. Адже каструлі в неї зберігаються в одній шафці, а сковорідки в іншій… І ніколи! Ні за яких обставин каструля не опиниться в шафці для сковорідок.

На особливо великі проблеми з організацією простору вказують ті місця, де скупчується найбільше речей. Схоже, сюди скидаються предмети, що належать до різних класів, а отже, потрібно правильно їх класифікувати.

Зробити це допоможе такий принцип — принцип зональності.

Визначте робочі зони

Якщо зручність — критерій умоглядний, а отже, не завжди однозначний, значить, потрібно використовувати ще один, об’єктивніший.

Щоб організувати простір ефективно, потрібно проаналізувати, які робочі зони він містить.

Робоча зона визначається видом діяльності.

Отже, щоб виділити робочі зони, досить заповнити просту таблицю…

Аналіз робочих зон

Вид діяльності

Що потрібно

Де зберігати

Так, наприклад, ви можете записати в першу колонку: «Спілкування по телефону». Що ж занести у другу? Ясна річ — сам телефон, як говорили у давнину — телефонний апарат. І хоча для ділового спілкування телефон — штука дуже важлива, потрібно розуміти, що до кожного предмета, який допомагає нам виконувати ту чи іншу форму діяльності, додається ще купа додаткових штучок і примочок. І про них не можна забувати! Інакше вони ризикують накопичитися і зруйнувати порядок робочого простору, що тільки-но почав зароджуватися. Загалом запам’ятати це правило легко — у кожного предмета, навіть у телефону, є своя «аура», поле, що складається з предметів, які його доповнюють.

Так що ж іще, крім телефону, потрібне для виконання виду діяльності «спілкування по телефону»? Узагалі-то багато всього: телефонний довідник (зовнішніх і внутрішніх номерів), папка для візиток, блокнот з ручкою або олівцем для того, щоб робити нотатки під час розмови, тощо. І тут уключається ще одне правило.

Зберігайте речі, що доповнюють основний предмет, необхідний для виконання виду діяльності, поруч із ним.

Заповнюємо останню колонку «Де зберігати». Ну де зберігати телефон? Фахівці рекомендують: на маленькому приставному столику чи тумбі, праворуч від основного столу. Проте така порада виглядає дещо нереалістично, хоча б тому, що далеко не кожен керівник у нашій країні може дозволити собі додаткові столи і тумби. Тому найчастіше телефон стоїть на самому столі. Поряд з ним ми можемо покласти необхідні матеріали. Усе для записів краще складати біля телефону. А для додаткових довідників і папок виділити окремий ящик столу або тумби, якщо вам пощастило і вона у вас таки є. Логіка зрозуміла?

Давайте розглянемо ще один приклад. У першу колонку запишемо: «Робота з літературою». Що для неї потрібно? Книги, журнали, довідники, газети. Де їх зберігати? Правильно — на спеціальних книжкових полицях.

І ще один. Вид діяльності — робота з документами. Для неї потрібні власне самі документи і ще ціла купа канцелярського приладдя до них: ручки, олівці, степлер, скоби до нього, скріпки, ножиці, калькулятор… Де зберігати? Самі документи (у всій своїй тотальності) зазвичай зберігають в шафах. Але нас більше цікавлять ті документи, які ви використовуєте зараз. Їм бажано виділити спеціальний ящик столу чи лоток ліворуч, в якому вони зберігатимуться. Канцелярку складемо в окремий ящик столу, але теж ліворуч. Чому? Пам’ятаєте наше умовне правило поля? Схоже, що канцелярка потрапляє до сфери впливу основного предмета — документів.

Отже, принцип зональності передбачає ділення робочого простору на зони залежно від видів діяльності, які повинен виконувати працівник. У нас із вами вийшла така спрощена картинка. Ми її навіть намалюємо, щоб ви могли зробити собі аналогічну (див. рисунок нижче).

Схематичний приклад робочого простору

І в цій картинці є три основні зони: зона для спілкування по телефону — на столі праворуч, зона з книгами — книжкові полиці, зона для роботи з документами — на столі ліворуч. Усі предмети розкладено у відповідних місцях. При цьому вони мають функціональну зв’язаність, тобто додаткові для виконання виду діяльності речі розташовані близько до основних предметів.

Звичайно, наша картинка спрощена, адже в реальності кожному працівнику доводиться виконувати більше обов’язків, а отже, видів діяльності. Але основний принцип зональності ви, звичайно ж, зрозуміли.

Проаналізуйте свій робочий простір і розділіть його на зони.

Ще декілька порад з раціональної організації робочого простору.

Не забувайте піклуватися про себе і свій настрій. Нехай на вашому робочому місці з’являються деякі особисті речі: фотографії членів сім’ї, статуетки, фігурки. Як показують дослідження, поява таких предметів не тільки сприяє появі відчуття затишку, а й підвищує працездатність. Важливо тільки, щоб і ця група мала власне місце. Чи буде це куточок столу, чи своєрідна «полиця натхнення» — вирішувати вам! До речі, не турбуйтеся: співробітників від роботи їх особисті речі теж не відволікають. Навпаки, вони дозволяють обживати, психологи говорять «персоніфікувати», простір, що робить його більш функціональним.

Регулярно позбавляйтеся всіх непотрібних речей, особливо непотрібних папірців. До них належать: старі газети, прострочені документи, що не підлягають зберіганню, рекламні матеріали. Останні особливо сильно засмічують не тільки інформаційний, а й матеріальний простір життя людини.

Чудовий спосіб «підсилити» власний робочий простір — настінні «кишені». Вони майже не займають площі, а ось місця для зберігання стає більше.

І ще одне. Не ігноруйте простір під столом. Особливо, якщо в цілому приміщення не дуже велике. Такий простір важливо використовувати раціонально. Ви можете поставити туди картонні ящики чи спеціальні лотки.

Ви вже, напевно, помітили, що майже всі рекомендації закінчуються ідеєю появи ящиків, лотків, «кишень». Так, ящиків забагато не буває. А проблеми з організацією простору зазвичай настають тоді, коли не вистачає його диференціації. У сенсі нікуди ось цю конкретну штуку покласти, а серед інших штук вона чомусь весь час губиться…

Розділяйте та володарюйте

Ми вже зазначали вище, що перемогти простір — значить знайти кожному предмету його місце. А ще те, що предмети потрібно ділити на групи. Але як це зробити правильно?

Спирайтеся на структуру та особливості вашої професійної діяльності.

Так само, як і в принципі зональності.

Тобто критерієм класифікації не мають бути властивості самих предметів, що розділяються: смак там, запах чи колір смайл веселый. Таким критерієм повинна стати роль чи функція предмета у вашій діяльності.

Наприклад, як складати документи? Деякі особливо старанні керівники змушують своїх помічників розставляти всі документи за алфавітом. Нібито і порядок встановлюється, і принцип усім зрозумілий. Ось тільки пов’язані між собою папки опиняються на пристойній відстані. Адже «Бухгалтерія» — на «Б», а «Податки» — на «П». Тому класифікувати предмети потрібно не за якимось зовнішнім, хоч і дуже приємним, критерієм, а за їх відношенням до ваших обов’язків.

Наведемо приклад. Фінансовий директор мережі роздрібних магазинів спочатку розділив усі свої папери на дві категорії: зовнішні та внутрішні питання. Потім у кожній категорії він виділив відповідні підкатегорії. До категорії зовнішніх питань увійшли: власники нерухомості, постачальники, професійні консультанти. До категорії внутрішніх питань: персонал, фінанси, стратегічне планування.

Ця кмітлива людина не тільки вдало розподілила всі свої документи, а й реалізувала при цьому ще один непоганий принцип управління простором (і багато чим іще) — ієрархічність. Коли категорій чи класів предметів занадто багато, то запам’ятати їх нелегко. Більше того, починаєш плутатися в них і в їх смислових перетинах. Насправді оптимальна кількість категорій — від трьох до п’яти. Але, що робити, якщо п’ятьма класами вичерпати весь діапазон предметів не виходить? Скористайтеся прикладом кмітливого фінансового директора. Використовуйте принцип ієрархічності! Директор спочатку поділив папери на два класи. Їх легко запам’ятати. А потім виділив у кожному класі по три підкатегорії. Тобто знову обійшовся мінімальною кількістю категорій на кожному рівні. Ох і молодець!

Похвалимо його ще трішки. Для кожної категорії він визначив свою зону простору. Внутрішні питання — ящики в лівій частині столу, зовнішні — у правій. А далі кожній категорії — по окремому ящику. Тепер він точно знає, де взяти потрібний документ, і зовсім не витрачає на це часу. Заздрите? Упевнений, що у вас вийде ще краще!

Підтримуйте порядок

Ви, можливо, уже скористалися нашими порадами, викладеними вище: усе у вас тепер розділено на робочі зони, а всередині них розкладено за категоріями та підкатегоріями? Чудово! Але новознайдена гармонія потребує певних зусиль щодо її підтримування.

Відведіть для щоденного прибирання 10 хвилин наприкінці робочого дня.

Це не так багато, але дозволяє кожному предмету опинитися саме на тому місці, де ви хочете взяти його завтра вранці. Насправді сумно спостерігати за менеджерами, які, йдучи ввечері, залишають стіл завалений паперами, а вранці не можуть зорієнтуватися в усьому цьому хаосі, де неможливо знайти ручку чи калькулятор, а чашка з чаєм ризикує створити локальну екологічну катастрофу.

Десь раз на тиждень, мабуть, найкраще в п’ятницю, знайдіть час для жорсткого «чищення». Його мета — не тільки повернути речі на свої місця, а й позбавитися всіх предметів, які вам більше не потрібні. Викиньте всі ручки, що більше не пишуть, усі копії застарілих документів і власне самі ці документи, записки та замітки, що втратили актуальність, тощо.

Організовуйте свій робочий простір… і, обводячи поглядом цю складну систему, ваше дітище, підпорядкувавши собі хаос предметів, ви побачите, як перед вами відкриваються нові перспективи та горизонти!

психологічний супровід додати теги змінити теги
Додайте свої теги до статті
Розділіть мітки комами. Наприклад: бухгалтерія, форма, відсотки, ПДВ, квартальний звіт. Максимальна кількість 10.
або Закрити
Ваша оцінка врахована! Оцініть статтю :
  • Добре
  • Нормально
  • Погано
Поділитися:
Коментарі до статті
 Вхід в систему ×  Сесію завершено × Ви здійснили вхід на сайт з іншого браузера або комп'ютера. Щоб читати журнали, будь ласка, авторизуйтесь ще раз
Показати пароль  Забули пароль?
 Відновлення паролю × Введіть Ваш e-mail, і ми надішлемо Вам інформацію для відновлення пароля на поштову скриньку
 Реєстрація ×

Введіть тільки ваше ім'я, щоб ми знали як до вас звернутися.
Прізвище та по ім'я батькові ви зможете пізніше вказати в своєму профілі.

 

Допускаються російські і українські символи.

Телефон використовується тільки для зв'язку з вами.

Приклад: +38 (066) 870-10-10

Даний номер телефону вже використовується користувачами : . Це часом не ви?

Ви можете увійти під одним з існуючих email адресів. Якщо Ви забули пароль, відновіть його.

Нагадуємо, що один номер телефону може бути використаний максимум 3 рази!

Пошта стане вашим логіном в системі. З її допомогою ви зможете увійти та відновити забутий пароль.

На пошту приходять системні повідомлення та інша корисна інформація.

Показати пароль 

Вкажіть пароль за допомогою якого ви зможете увійти в систему.

Натисніть кнопку "Показати пароль" , щоб побачити введені символи

Цей номер телефону прив'язаний до email адресу: .

Ви можете:

- використати інший номер телефону для реєстрації;

- увійти під одним з існуючих облікових записів;

- відновити забутий пароль

 ЗВОРОТНИЙ ДЗВІНОК ×

Введіть тільки ваше ім'я, щоб ми знали як до вас звернутися.
Прізвище та по ім'я батькові ви зможете пізніше вказати в своєму профілі.

 

Допускаються російські і українські символи.

Телефон використовується тільки для зв'язку з вами.

Приклад: +38 (066) 870-10-10

Даний номер телефону вже використовується користувачами : . Це часом не ви?

Ви можете увійти під одним з існуючих email адресів. Якщо Ви забули пароль, відновіть його.

Нагадуємо, що один номер телефону може бути використаний максимум 3 рази!

Цей номер телефону прив'язаний до email адресу: .

Ви можете:

- використати інший номер телефону для реєстрації;

- увійти під одним з існуючих облікових записів;

- відновити забутий пароль

Дякуємо за вашу заявку! Наш фахівець зв'яжеться з вами найближчим часом.
Телефони × (044) 581-10-10 (066) 87-010-10 (097) 78-010-10 Передзвоніть менi
Ви не авторизовані на сайті × Ця функція доступна тільки авторизованим користувачам. Будь ласка увійдіть або зареєструйтесь.