(066) 87-010-10 Передзвоніть менi
Переводимо бухгалтерів в ОНЛАЙН!
? За допомогою цієї функції ви зможете швидко перейти до номеру, що вас цікавить
  • У обране
  • Друк
  • Шрифт
  • Колір фону
  • Коментарі 0
  • В розробці
8/11
Оплата праці
Оплата праці
Грудень , 2016/№ 24/1

Графік відпусток — 2017: готовність номер один

Графік відпусток — документ-помічник, оскільки дозволяє розпланувати періоди, коли працівники відпочиватимуть у відпустках. Від співробітників установи треба небагато — визначитися з датами свого відпускного відпочинку та погодити їх із начальниками і колегами. А ось уже кадровику доведеться потрудитися: звести воєдино усі відпускні побажання і оптимально врахувати їх та законодавчі приписи про надання відпусток. У вас уже є графік відпусток для 2017 року? Не кваптеся ховати його на поличку — кадровому спецу до цього документа ще звертатися і звертатися протягом усього 2017 року. Про головні правила складання графіка відпусток і роботи з ним — далі.

Запитання

Відповідь

Чи існує «офіційна» форма графіка відпусток?

Сучасна нормативно-правова база не містить затвердженої форми графіка відпусток. Не існує й рекомендаційної форми такого графіка. Тому зараз графік відпусток складають у довільній формі

Який граничний строк для складання графіка відпусток?

У ст. 79 КЗпП і ст. 10 Закону № 504, у яких ідеться про складання графіка відпусток, не вказаний граничний строк для складання цього графіка. Проте у п. 20 Типових правил внутрішнього трудового розпорядку для робітників і службовців підприємств, установ, організацій, затверджених постановою Державного комітету СРСР з праці та соціальних питань від 20.07.84 р. № 213 (застосовується на підставі постанови ВРУ від 12.09.91 р. № 1545-XII), вказано: графік відпусток складається на кожний календарний рік не пізніше 5 січня поточного року.

На практиці графік відпусток на майбутній рік складають у жовтні — грудні поточного року

Які види відпусток відображають у графіку відпусток?

Про складання графіка відпусток згадується лише у ст. 79 КЗпП і ст. 10 Закону № 504. Вказані статті присвячені порядку надання щорічних відпусток. Отже, у графіку відпусток обов’язково прописують період надання щорічних відпусток: основної, додаткової за роботу із шкідливими і важкими умовами праці, додаткової за особливий характер праці, інших додаткових (для держслужбовців, посадових осіб місцевого самоврядування, медиків окремих спрямувань).

Проте роботодавець може вписати у графік відпусток інші види обов’язкових відпусток

Як розробити і затвердити графік відпусток?

На нормативно-правовому рівні процедура розроблення і затвердження графіка відпусток не визначена. Тому поділимося напрацьованим практичним досвідом.

Для початку керівники підрозділів опитують своїх підлеглих про бажані дати відпусток. Розпочати варто із працівників, які мають право на використання щорічної відпустки у зручний для них час ( ч. 13 ст. 10 Закону № 504). Далі керівники підрозділів узгоджують (з урахуванням робочого процесу) із працівниками остаточні періоди використання ними щорічних відпусток і передають інформацію до кадрової служби.

Спеціалісти кадрової служби опрацьовують отримані дані та складають зведений графік відпусток. На цьому етапі за необхідності можуть визначатися (за погодженням із працівником) нові періоди використання працівниками щорічних відпусток.

Складений графік відпусток погоджується із профспілкою і затверджується керівником установи (вимоги ч. 4 ст. 79 КЗпП і ч. 10 ст. 10 Закону № 504).

Увага! Графік відпусток має бути доведений до відома працівників. Тому у графіку відпусток раціонально передбачити графу «Підпис працівника». «Автограф» працівника у цій графі свідчить про його ознайомлення із графіком відпусток*

* Детальніше про процедуру складання графіка відпусток ми розповідали у спецвипуску «ОП», 2015, № 20/1, с. 3.

Яким чином виконати умову щодо повідомлення працівників про початок щорічної відпустки згідно із графіком відпусток?

Мова йде про виконання припису ч. 5 ст. 79 КЗпП і ч. 11 ст. 10 Закону № 504: «Конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і власником або уповноваженим ним органом, який зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну».

При визначенні конкретної дати повідомлення враховуйте правила визначення строку, що обчислюється тижнями, наведені у ст. 2411 КЗпП. Наприклад, згідно із графіком відпусток працівник перебуватиме у щорічній відпустці з 30.01.2017 р. (понеділок). Тоді граничною датою повідомлення про початок щорічної відпустки виступає 16.01.2017 р. (понеділок). Безпечніше повідомити раніше, наприклад, 13.01.2017 р. (у п’ятницю).

При цьому на практиці застосовують два способи повідомлення працівників про початок щорічної відпустки, період якої визначений графіком відпусток:

вручаємо працівнику повідомлення про дату початку щорічної відпустки. «Шаблон» повідомлення про початок щорічної відпустки розроблюють в установі самостійно, оскільки на нормативному рівні форма цього повідомлення не установлена (див. рисунок). Переконайтеся, щоб працівник розписався у повідомленні про початок щорічної відпустки;

ознайомлюємо працівника з наказом (розпорядженням) про надання щорічної відпустки з дотриманням двотижневого строку повідомлення про початок його відпустки (лист Мінпраці від 03.03.2008 р. № 42/13/133-08)

У графіку відпусток при визначенні періоду надання щорічної відпустки можуть вказуватися або конкретні дати початку і закінчення цієї відпустки, або місяць відпустки. Чи відрізняється через це спосіб повідомлення працівника про початок відпустки?

Відзначимо, що у ч. 5 ст. 79 КЗпП і ч. 11 ст. 10 Закону № 504 йдеться про припис з приводу повідомлення працівника про дату початку відпустки. Між тим на нормативному рівні процедура із здійснення такого повідомлення не прописана. Тому звертаємось до практики.

Якщо у графіку відпусток період надання щорічної відпустки:

— окреслений конкретними датами початку і закінчення щорічної відпустки (наприклад, з 06.02.2017 р. по 19.02.2017 р.). У такому разі конкретний період надання щорічної відпустки вважається узгодженим, про що свідчить підпис працівника у відповідній графі графіка відпусток. Тому у цьому разі доцільно видати наказ про надання щорічної відпустки і ознайомити з ним працівника під підпис. При цьому наказ слід видати не пізніше ніж за два тижні до початку щорічної відпустки. Як бачимо, за вказаних обставин роль «повідомлення» фактично грає наказ про надання щорічної відпустки;

— визначений місяцем (наприклад, у графі про період надання щорічної відпустки вказано «Лютий 2017 року»). У такому разі кадрові фахівці рекомендують вручити працівнику повідомлення за місяць до місяця надання щорічної відпустки (за нашим прикладом — у першій декаді січня 2017 року). У цьому повідомленні вказати, що у працівника є певний строк (приміром, 5 календарних днів) для складання заяви про надання йому щорічної відпустки, у якій він має зазначити дату початку цієї відпустки і її тривалість. Якщо роботодавець згоден із запропонованими у заяві датами, спеціаліст кадрової служби готує наказ про надання щорічної відпустки (бажано за два тижні до початку цієї відпустки), з яким ознайомлює працівника

Роботодавець не повідомив працівника про початок щорічної відпустки. Які наслідки?

Найбільш очевидний наслідок для роботодавця застережений у п. 1 ч. 1 ст. 11 Закону № 504: щорічна відпустка на вимогу працівника повинна бути перенесена на інший період у разі порушення власником або уповноваженим ним органом терміну письмового повідомлення працівника про час надання відпустки.

Отже, якщо роботодавець не своєчасно повідомив або взагалі не повідомив працівника про початок щорічної відпустки, на вимогу такого працівника роботодавець зобов’язаний перенести надання щорічної відпустки на інший період

Працівник бажає скористатися щорічною відпусткою в інший період, ніж передбачений графіком відпусток. Керівництво установи не заперечує. Як діяти?*

Працівник пише заяву про надання йому щорічної відпустки, у якій вказує, наприклад: «Прошу надати мені щорічну основну відпустку тривалістю 14 календарних днів з 16.01.2017». Якщо керівник відділу (служби), до якого закріплений працівник, і керівник установи не проти цього, вони зазначають відповідні рішення на вказаній заяві. Після чого спеціаліст кадрової служби складає наказ про надання щорічної відпустки за типовою формою № П-3, затвердженою наказом Держкомстату від 05.12.2008 р. № 489, або у довільній формі. Також кадровик вносить відомості про надання щорічної відпустки до особової картки працівника.

Крім того, спеціаліст кадрової служби вносить уточнення до графіка відпусток. Так, кадровик вказує фактичний період перебування працівника у щорічній відпустці у графі «Відмітка про використання відпустки» або «Примітки». У графі «Примітки» (у разі її наявності у графіку відпусток) доречно вказати конкретну причину, чому працівник скористався відпусткою в інший період, ніж запланований за графіком відпусток.

Якщо графік відпусток не містить вищевказаних або подібних граф, видайте наказ про внесення змін до графіка відпусток або ж підкладіть копію наказу про надання відпустки до самого графіка відпусток.

До речі, наведеною схемою користуються і у ситуаціях, коли надають щорічну відпустку працівникам, не вказаним у графіку відпусток (працівникам-новачкам, жінкам після соцвідпустки для догляду за дитиною тощо)

* Про розв’язання цієї ситуації також ішлося у спецвипуску «ОП», 2016, № 2/1, с. 18.

Зразок повідомлення про початок щорічної відпустки

Використані документи

КЗпПКодекс законів про працю України від 10.12.71 р.

Закон № 504 — Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР.

Зацікавив журнал?
Отримуйте більше статей та спеціальних пропозицій за підпискою
графік відпусток додати теги змінити теги
Додайте свої теги до статті
Розділіть мітки комами. Наприклад: бухгалтерія, форма, відсотки, ПДВ, квартальний звіт. Максимальна кількість 10.
або Закрити
Ваша оцінка врахована! Оцініть статтю :
  • Добре
  • Нормально
  • Погано
Поділитися:
Коментарі до статті