(066) 87-010-10
Переводимо бухгалтерів в ОНЛАЙН!
  • У обране
  • Друк
  • Шрифт
  • Колір фону
  • Коментарі 0
  • В розробці
2/10
Оплата праці
Оплата праці
Грудень , 2017/№ 24/1

Графік відпусток — 2018: мікс практичних порад

Новий 2018 рік вже стукає у двері! Запускаємо кадрово-робочий процес з нової сторінки. Проте приємніше його розпочати з теми відпочинку. Під Новий рік усі бажання здійсненні! Давайте поговоримо про традиційний кадровий документ — графік відпусток. Як його скласти і працювати з ним протягом року? Підготуватися до відпускного старту допоможе ця стаття.

Складаємо графік відпусток

В установі зазвичай складають графік відпусток на майбутній рік у листопаді поточного року. Проте у 2018 році саме в цей період змінився кадровик, тому графік відпусток на 2018 рік розроблюють тільки зараз. Що треба врахувати при складанні графіку відпусток?

Оргпитання. Організаційні питання, які супроводжують процедуру складання графіку відпусток, представимо в таблиці нижче.

Оргпитання

Відповідь

Чи існує граничний строк для складання графіку відпусток?

КЗпП і Закон № 504/96 не містять приписів щодо граничного строку для складання графіку відпусток. Лише в документі ще радянських часів (п. 20 Типових правил № 213, що застосовують на підставі постанови № 1545) вказано: графік відпусток складається на кожний календарний рік не пізніше 5 січня поточного року.

Проте головна умова: розробити та затвердити графік відпусток до початку року, для якого він складається. Адже вже в січні хтось із працівників може піти у відпустку. Тому на практиці графік відпусток на майбутній рік складають у жовтні — грудні поточного року

Які види відпусток слід запланувати у графіку відпусток?

Стаття 10 Закону № 504/96, в якій йдеться про складання графіку відпусток, присвячена наданню саме щорічних відпусток. Отже, у графіку відпусток обов’язково слід розпланувати періоди надання щорічних відпусток (основної, додаткової за роботу зі шкідливими і важкими умовами праці, додаткової за особливий характер праці, додаткової держслужбовцям, додаткової посадовим особам місцевого самоврядування).

А от чи враховувати інші види оплачуваних відпусток (соцвідпустку на дітей, «бойову» відпустку, «чорнобильську» відпустку) у графіку відпусток, вирішує роботодавець самостійно. Проте, якщо ці інші види відпусток не передбачити у графіку відпусток, то порушення трудового законодавства не вбачається. Головне — розпланувати періоди щорічних відпусток

Чи існує типова форма графіку відпусток?

Ні, не існує. В установі самостійно розроблюють форму графіку відпусток залежно від потреб та зручності

Процедура складання. Процедура розроблення і складання графіку відпусток на нормативно-правовому рівні не визначена. Тому на практиці графік відпусток розроблюють так:

1. Керівники підрозділів (відділів, служб) опитують своїх підлеглих про бажані дати відпусток. Розпочати варто з працівників, які мають право на використання щорічної відпустки у зручний для них час, — інвалідів, жінок, які мають двох і більше дітей віком до 15 років, тощо (ч. 13 ст. 10 Закону № 504/96). Також пам’ятайте:

— щорічну відпустку на прохання працівника може бути поділено на частини будь-якої тривалості за умови, що основна безперервна її частина становитиме не менше 14 календарних днів (ч. 1 ст. 12 Закону № 504/96). При цьому така неподільна частина (не менше 14 календарних днів) щорічної відпустки не обов’язково має використовуватися першою (лист Мінсоцполітики від 05.07.2013 р. № 290/13/116-13);

— якщо у працівника є невикористані дні щорічної відпустки, то період їх використання також слід передбачити у графіку відпусток. При цьому майте на увазі: забороняється ненадання щорічних відпусток повної тривалості протягом двох років поспіль, а також ненадання їх протягом робочого року особам віком до 18 років та працівникам, які мають право на щорічні додаткові відпустки за роботу зі шкідливими і важкими умовами чи з особливим характером праці (ч. 5 ст. 11 Закону № 504/96).

2. Керівники підрозділів (відділів, служб) узгоджують (з урахуванням робочого процесу) із працівниками остаточні періоди використання ними щорічних відпусток і передають інформацію до кадрової служби.

3. Спеціалісти кадрової служби опрацьовують отримані дані та складають зведений графік відпусток.

4. Складений графік відпусток погоджується з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом (ч. 10 ст. 10 Закону № 504/96).

5. Графік відпусток затверджує керівник установи (вимога ч. 10 ст. 10 Закону № 504/96): або своїм наказом (розпорядженням), або безпосередньо грифом затвердження на самому графіку відпусток.

6. Графік відпусток доводять до відома працівників. Тому у графіку відпусток раціонально передбачити графу «Підпис працівника». Підпис працівника у цій графі свідчить про його ознайомлення з графіком відпусток.

Як повідомити про початок відпустки

У графіку відпусток зазначено період надання щорічної основної відпустки працівника — лютий 2018 року. Як повідомити працівника про початок цієї відпустки?

У ч. 11 ст. 10 Закону № 504/96 вказано: «Конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і власником або уповноваженим ним органом, який зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну».

Проте, як саме роботодавець має повідомити працівника про початок щорічної відпустки, на законодавчому рівні не вказано. Немає приписів з цього приводу і в підзаконній базі.

На практиці застосовують два способи повідомлення працівника про початок щорічної відпустки: працівнику вручають повідомлення в довільній формі із датою початку щорічної відпустки або ознайомлюють з наказом про надання щорічної відпустки.

Спосіб 1. Працівнику вручають повідомлення про дату початку щорічної відпустки за формою, розробленою в установі. Річ у тім, що на нормативному рівні форма повідомлення не встановлена.

Здебільшого цей спосіб повідомлення використовують у випадках, коли у графіку відпусток не вказаний конкретний період надання щорічної відпустки, а вказаний лише місяць її надання (наприклад, лютий 2018 року).

У повідомленні роботодавець може вказати конкретний період щорічної відпустки, і якщо працівник з ним згоден, цей працівник ставить свій підпис на повідомленні. Проте роботодавець може в повідомленні нагадати працівнику про період надання щорічної відпустки, вказаний у графіку відпусток (наприклад, лютий 2018 року) і визначити термін для узгодження з роботодавцем уже конкретного періоду надання щорічної відпустки.

Спосіб 2. Працівника ознайомлюють з наказом (розпорядженням) про надання щорічної відпустки (за типовою формою № П-3 або в довільній формі). Цей спосіб запропоновано Мінпраці у листі від 03.03.2008 р. № 42/13/133-08 (ср. 025069200). Як правило, такий спосіб повідомлення використовують у випадку, коли у графіку відпустки вказаний конкретний період надання щорічної відпустки (наприклад, з 12.02.2018 р. по 25.02.2018 р.). Обов’язково ознайомте працівника із наказом про надання щорічної відпустки під підпис.

Спосіб повідомлення про початок щорічної відпустки самостійно обирають в установі. Проте тут пам’ятайте і про строк, відведений роботодавцю для здійснення такого повідомлення.

Важливо! Роботодавець зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку щорічної відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну.

При визначенні конкретної дати повідомлення враховуйте правила визначення строку, що обчислюється тижнями, наведені у ст. 2411 КЗпП: строк, обчислюваний тижнями, закінчується у відповідний день тижня.

Наприклад, згідно з графіком відпусток працівник перебуватиме у щорічній основній відпустці з 12.02.2018 р. (понеділок). Тоді граничною датою повідомлення про початок щорічної відпустки виступає 29.01.2018 р. (понеділок). Проте безпечніше повідомити раніше, наприклад, 26.01.2018 р. (п’ятниця).

Період щорічної відпустки змінився: алгоритм дій

Графіком відпусток установи на 2018 рік передбачено, що працівнику має бути надана щорічна основна відпустка в липні 2018 року. Проте цей працівник бажає використати щорічну основну відпустку тривалістю 14 календарних днів вже у січні 2018 року, а саме з 15.01.2018 р. по 28.01.2018 р. Керівництво установи погодилося задовольнити це прохання працівника. Які мають бути дії при наданні щорічної основної відпустки поза графіком відпусток?

Дійсно, вже після складання і затвердження графіку відпусток може виникнути ситуація, коли працівник забажає використати щорічну відпустку поза періодом, вказаним у цьому графіку, і керівництво установи піде назустріч працівнику. Тобто йдеться про надання щорічної відпустки поза графіком відпусток. Це також актуально і при наданні щорічної відпустки працівникам, не вказаним у графіку відпусток, — працівникам-новачкам, жінкам при виході на роботу з відпустки для догляду за дитиною.

Щорічна відпустка поза графіком відпусток? Ситуація цілком вирішальна. Для цього виконайте наступні дії:

1. Працівник установи пише заяву про надання йому щорічної основної відпустки у бажаний для нього період, що відрізняється від періоду його щорічної основної відпустки у графіку відпусток. Наприклад, у наведеному випадку працівник може вказати у заяві: «Прошу надати мені щорічну основну відпустку тривалістю 14 календарних днів з 15 січня 2018 року».

2. Керівник відділу (служби), до якого закріплений працівник, та керівник установи висловлюють своє рішення про надання працівнику щорічної основної відпустки поза графіком відпусток. Якщо керівництво відмовить у задоволенні бажання працівника і працівник не віднесений до категорії працівників із правом на використання щорічної відпустки у зручний для нього час (ч. 13 ст. 10 Закону № 504/96), то на цьому етапі вже можна ставити крапку. Якщо ж керівництво погоджується (або зобов’язано) задовольнити прохання працівника про надання йому щорічної основної відпустки поза графіком відпусток, то переходьте до наступного етапу.

3. Кадровик:

— готує наказ (розпорядження) про надання працівнику щорічної основної відпустки за типовою формою № П-3, затвердженою наказом № 489, або в довільній формі. На підставі такого наказу (розпорядження) кадровик заповнює кадрову документацію, що супроводжує процес надання щорічної відпустки (див. далі), а бухгалтерія розраховує суму відпускних;

— вносить інформацію про надану працівнику відпустку до особової картки працівника;

— позначає в табелі обліку використання робочого часу відсутність працівника через перебування у щорічній основній відпустці буквеним кодом «В» або цифровим — «08»;

— вносить зміни до графіку відпусток.

Як відкоригувати графік відпусток? Тут усе залежить від граф, які передбачає графік відпусток (див. рис. нижче).

Висновки:

— Графік відпусток складають у довільній формі. У ньому обов’язково мають бути передбачені періоди надання щорічних відпусток.

— Роботодавець має попередити працівника про дату початку щорічної відпустки не пізніш як за два тижні до установленого графіком терміну.

— У разі зміни періоду надання щорічної відпустки необхідно відкоригувати графік відпусток.

Використані документи

КЗпПКодекс законів про працю України від 10.12.71 р.

Закон № 504/96Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР.

Наказ № 489наказ Держкомстату «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» від 05.12.2008 р. № 489.

Типові правила № 213 — Типові правила внутрішнього трудового розпорядку для робітників і службовців підприємств, установ, організацій, затверджені постановою Державного комітету СРСР з праці та соціальних питань від 20.07.84 р. № 213.

Постанова № 1545 — постанова Верховної Ради України «Про порядок тимчасової дії на території України окремих актів законодавства Союзу РСР» від 12.09.91 р. № 1545-XII.

графік відпусток, складання графіка, повідомлення про початок відпустки, зміна періоду відпустки додати теги змінити теги
Додайте свої теги до статті
Розділіть мітки комами. Наприклад: бухгалтерія, форма, відсотки, ПДВ, квартальний звіт. Максимальна кількість 10.
або Закрити
Ваша оцінка врахована! Оцініть статтю :
  • Добре
  • Нормально
  • Погано
Поділитися:
Коментарі до статті