Які документи складає роботодавець за участю профспілки

Колективний договір

Колективний договір укладається між роботодавцем з однієї сторони і одним або кількома профспілковими органами, а у разі відсутності таких органів — представниками працівників, обраними і уповноваженими трудовим колективом, — з іншої (ст. 3 Закону України «Про колективні договори і угоди» від 01.07.93 р. № 3356-XII, далі — Закон № 3356).

Отже, профспілка є співрозробником колективного договору і його підписантом. Якщо укладення колективного договору ініціює роботодавець, він має письмово повідомити профспілку про початок колективних переговорів, а профспілка повинна розпочати переговори впродовж 7 днів. Щоб переукласти колективний договір, сторони мають розпочати переговори не раніш як за 3 місяці до закінчення строку дії чинного документа.

Також зауважимо, що законодавство не передбачає відповідальності за відсутність колективного договору. Однак на осіб, які представляють роботодавців чи профспілки або інші уповноважені трудовим колективом органи і ухиляються від участі в переговорах щодо укладення, зміни чи доповнення колективного договору, накладається штраф від 51 до 170 грн. (ст. 41¹ Кодексу про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-X).

Положення про оплату праці

Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р. (далі — КЗпП) зобов’язує роботодавців узгоджувати з профспілками порядок оплати праці. Форми і системи оплати праці, норми праці, розцінки, тарифні сітки, ставки, схеми посадових окладів, умови запровадження та розміри надбавок, доплат, премій, винагород та інших заохочувальних, компенсаційних і гарантійних виплат встановлюються підприємствами, установами, організаціями самостійно у колективному договорі з дотриманням норм і гарантій, передбачених законодавством, генеральною та галузевими (регіональними) угодами (ч. 2 ст. 97 КЗпП).

Якщо на підприємстві немає колективного договору, роботодавець регламентує ці питання в Положенні про оплату праці (далі — Положення). Проект Положення роботодавець погоджує з профспілкою. Строків погодження законодавство не визначає. Тож коли роботодавець подаватиме проект Положення профспілці, йому доречно додати письмове подання, де слід вказати бажані строки погодження. У свою чергу, профспілка розглядає проект Положення на своєму засіданні та фіксує рішення в протоколі.

Якщо профспілка схвалила проект, слід оформити у Положенні гриф погодження — нижче реквізиту «Підпис» згідно з п. 5.24 ДСТУ 4163-2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів». У грифі зазначають реквізити протоколу засідання профспілки, наприклад:

Положення про оплату праці повинна підписати посадова особа, відповідальна за складання цього документа, а затверджує документ керівник підприємства.

Крім того, роботодавцю слід погодити з профспілкою також зміни в умовах оплати праці. Так, у ч. 4 ст. 97 КЗпП передбачено, що власник або уповноважений ним орган чи фізична особа не має права в односторонньому порядку приймати рішення з питань оплати праці, що погіршують умови, встановлені законодавством, угодами, колективними договорами. КЗпП не визначає, протягом якого строку роботодавець має узгоджувати ці зміни. Рекомендуємо розпочинати відповідні консультації з профспілкою не пізніше ніж за 3 місяці до змін, адже працівника про такі зміни слід попередити не пізніш як за два місяці до їх запровадження (ст. 103 КЗпП).

Графік відпусток

До узгодження графіку відпусток із профспілкою роботодавця спонукають ст. 10 Закону України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР (далі — Закон про відпустки) та ст. 79 КЗпП, згідно з якою черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються власником або уповноваженим ним органом за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником), і доводиться до відома всіх працівників. При складанні графіків ураховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості їх відпочинку. Детально про це ви можете прочитати у статті «Хочете у відпустку влітку — складайте графік у січні» // спецвипуск «ОП», 2018, № 24/1.

Рекомендуємо роботодавцям передавати профспілці разом із проектом графіка супровідний лист, де зазначити бажаний термін погодження, наприклад: «Просимо погодити проект графіка відпусток до 24.12.2018.». Після цього профспілка розгляне графік на засіданні, а своє рішення щодо нього зафіксує у протоколі. Роботодавець після погодження з профспілкою графіка оформляє у ньому гриф погодження, де зазначає дату й номер відповідного протоколу засідання профспілки.

Графік змінності

Як відомо, у графіках змінності роботодавець визначає кількість змін упродовж доби, порядок виходу працівників на роботу змінами, вихідні дні та тривалість щоденної роботи (зміни). Згідно зі ст. 52 КЗпП п’ятиденний або шестиденний робочий тиждень встановлюється власником або уповноваженим ним органом спільно з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) з урахуванням специфіки роботи, думки трудового колективу і за погодженням з місцевою радою.

Доречно узгодити із профспілкою графік змінності заздалегідь, адже роботодавець має довести їх до відома працівників не пізніше, як за місяць до запровадження (п. 13 Типових правил внутрішнього трудового розпорядку для робітників та службовців підприємств, установ, організацій, затверджених постановою Держкомпраці СРСР від 20.07.84 р. № 213, лист Мінпраці від 05.05.2011 р. № 149/13/116-11). При цьому профспілка має зафіксувати рішення про погодження графіків змінності у протоколі засідання профспілкового комітету. Радимо роботодавцю на примірнику графіка, що подається на затвердження керівнику, передбачити гриф погодження з профспілкою.

Робоча інструкція

Робочі інструкції (їх розробляють для робітників) та зміни до них погоджуються з профспілковим комітетом або іншим уповноваженим робочим органом трудового колективу. Це передбачено в абзаці шостому п. 6 Загальних положень Довідника кваліфікаційних характеристик професій робітників розд. 2 Випуску 1 ДКХП, затвердженого наказом Мінпраці від 29.12.2004 р. № 336.

Нормативні акти не визначають строків такого погодження. Проте узгоджувати й затверджувати робочі інструкції слід до прийняття робітників. Адже роботодавець зобов’язаний проінструктувати працівника і визначити йому робоче місце до початку роботи за укладеним трудовим договором (ст. 29 КЗпП). З урахуванням цього треба передбачити гриф погодження на проекті робочої інструкції нижче підпису посадової особи, яка її розробила.

Зауважимо, що жоден нормативний документ та законодавство у цілому не вимагають погоджувати з профспілкою посадові інструкції (їх розробляють для професіоналів, фахівців, технічних службовців).

Наказ про скорочення

Якщо роботодавець планує звільнення працівників з причин економічного, технологічного, структурного чи аналогічного характеру або у зв’язку з ліквідацією, реорганізацією, зміною форми власності підприємства, установи, організації, він повинен завчасно, не пізніше як за 3 місяці до намічуваних звільнень надати первинним профспілковим організаціям інформацію щодо цих заходів (ч. 3 ст. 22 Закону України «Про професійні спілки, їх права та гарантії діяльності» від 15.09.99 р. № 1045-XIV).

Тут важливо уточнити: профспілка погоджує скорочення, а не сам наказ. Тому роботодавцеві доречно вказати причини і строки звільнень, кількість і категорії працівників, які підпадають під скорочення.

Зауважимо, що про скорочення чисельності та штату працівників адміністрація повідомляє профспілку двічі:

1) спочатку — про заплановане вивільнення (з поясненням причин та консультацій з метою запобігання можливих негативних наслідків від скорочення);

2) потім — про звільнення працівників, які є членами профспілки (при цьому слід отримати вмотивовану згоду на звільнення таких працівників).

Крім того, згідно зі ст. 43 КЗпП:

• у випадках, передбачених законодавством про працю, виборний орган первинної профспілкової організації, членом якої є працівник, розглядає у п’ятнадцятиденний строк обґрунтоване письмове подання власника або уповноваженого ним органу про розірвання трудового договору з працівником;

• виборний орган первинної профспілкової організації (профспілковий представник) повідомляє власника або уповноважений ним орган про прийняте рішення у письмовій формі в триденний строк після його прийняття. У разі пропуску цього строку вважається, що він дав згоду на розірвання трудового договору;

• рішення про відмову в наданні згоди на розірвання трудового договору повинно бути обґрунтованим. Якщо в рішенні немає обґрунтування відмови в наданні згоди на розірвання трудового договору, то власник або уповноважений ним орган має право звільнити працівника без такої згоди;

• власник або уповноважений ним орган має право розірвати трудовий договір не пізніш як через місяць з дня одержання згоди виборного органу первинної профспілкової організації (профспілкового представника).

При цьому роботодавцеві доречно у реквізиті «Підстави» наказу про звільнення вказати реквізити протоколу засідання профспілки.

Наказ про звільнення за прогул

Роботодавець має право звільнити прогульника — члена профспілки за п. 4 ст. 40 КЗпП (за прогул) за згодою профспілкового представника чи виборного органу первинної профспілкової організації (ст. 43 КЗпП).

Для цього роботодавець надає профспілці обґрунтоване письмове подання про звільнення працівника. Профком має розглянути подання упродовж 15 днів і повідомити роботодавця про рішення в триденний строк. Якщо профком не обґрунтує відмову погодити звільнення, роботодавець має право звільнити працівника без згоди профспілки.

У такому ж порядку проводиться розірвання трудового договору у разі: змін в організації виробництва і праці; виявленої невідповідності працівника займаній посаді; систематичного невиконання працівником без поважних причин своїх обов’язків; нез’явлення на роботу протягом більш як чотирьох місяців підряд внаслідок тимчасової непрацездатності; появи на роботі в нетверезому стані; винних дій працівника, який безпосередньо обслуговує грошові, товарні або культурні цінності; вчинення працівником, який виконує виховні функції, аморального проступку, не сумісного з продовженням цієї роботи (пп. 1 — 5, 7 ст. 40 і пп. 2 і 3 ст. 41 КЗпП).

Профспілка дає згоду на звільнення працівників і не погоджує наказ про звільнення.

Наказ про залучення працівників до надурочних робіт

Роботодавець має право залучати працівників до надурочних робіт із дозволу профспілки і лише у виняткових випадках, передбачених ч. 3 ст. 62 КЗпП (ст. 64 КЗпП). Якщо є потреба в надурочних роботах, адміністрація складає подання для профспілки. У поданні зазначаються причини надурочних робіт та перелік осіб, які працюватимуть понаднормово. При оформленні цього наказу у підставах для залучення до надурочних робіт наведіть реквізити протоколу засідання профспілки.

Наказ про залучення до роботи у вихідні, святкові, неробочі дні

Роботодавець має право залучати до роботи у вихідні дні окремих працівників у виняткових випадках, визначених ч. 2 ст. 71 КЗпП, та з дозволу профспілки (ч. 1 ст. 71 КЗпП). З цією метою адміністрації треба направити до профспілки подання. Дозвіл профспілки потрібен на залучення працівників до роботи. Після його отримання наказ вже не погоджують. При оформленні наказу у підставах для залучення до роботи у вихідні вказують реквізити протоколу засідання профспілки.

Якщо працівники залучаються до роботи у святкові чи неробочі дні, роботодавцеві слід керуватися настановами щодо залучення працівників до надурочних робіт.

Наказ про перенесення щорічної відпустки

За ініціативою власника або уповноваженого ним органу щорічна відпустка (як виняток) може бути перенесена на інший період тільки за письмовою згодою працівника та за погодженням із виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) або іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом (ч. 3 ст. 11 Закону про відпустки. Це дозволяється у разі, коли надання щорічної відпустки в раніше обумовлений період може несприятливо відбитися на нормальному ході роботи підприємства, та за умови, що частина відпустки тривалістю не менше 24 календарних днів буде використана працівником в поточному робочому році.

Профспілка дає згоду на перенесення, що є підставою для видання наказу.

У підставах до наказу про перенесення щорічної відпустки роботодавцеві слід вказати реквізити протоколу засідання профспілки.