Теми
Вибрати теми статей
Сортувати за темами

Трудові книжки: а ви вже скануєте?

Ушакова Лілія, експертка з питань оплати праці
Оплата праці Серпень, 2021/№ 16/1
В обраному У обране
Друк
Із 10 червня стартував перехід на електронний облік трудової діяльності. Триватиме він 5 років. Протягом цього часу роботодавці або ж самі працівники надаватимуть Пенсійному фонду електронні копії сторінок трудових книжок та документів про стаж. Законодавче підґрунтя є. Беремося до справи.

Справжній бухгалтер/кадровик не довіряє чуткам, щоб не робити зайву роботу. Він чітко знає, який документ вимагає від нього вчинити ті чи інші дії. Якщо йдеться про надання Пенсійному фонду електронних копій сторінок трудової книжки та документів про стаж, то це Порядок № 1084, Закон № 1217 та Порядок № 11-1*. Саме в такій послідовності ця нормативка набрала чинності.

* Порядок обліку трудової діяльності… в електронній формі, затверджений постановою КМУ від 27.11.2019 р. № 1084, Закон України від 05.02.2021 р. № 1217-IX та Порядок подання відомостей про трудову діяльність… в електронній формі, затверджений постановою правління ПФУ від 12.03.2021 р. № 11-1 відповідно.

Механізм подання відомостей про трудову діяльність працівника, ФОП, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі прописано в Порядку № 11-1. Він запрацював недавно, з 23 липня. І по суті зібрав у собі все те, що й так було відомо роботодавцям, які вже сканували трудові книжки працівників. Але є й дещо новеньке.

Пробіжимося основними моментами.

Хто подає?

Уся трійка профільних документів говорить, що подавати відомості з трудової книжки та інші документи про стаж можуть:

• або роботодавець працівника;

• або працівник самостійно (ФОП сам на себе самостійно), маючи власний кваліфікований електронний підпис (КЕП).

Тобто немає обов’язку саме роботодавця надсилати такі відомості.

Проте якщо юрособа-роботодавець зберігає у себе трудові книжки працівників, то йому й карти (книжки) в руки. Адже віддати трудову книжку працівникові, який прийнятий на роботу до 10.06.2021 р., роботодавець-юрособа може тільки при звільненні або після того, як буде передано електронні копії сторінок трудової книжки Пенсійному фонду, а останній їх обробить і прийме.

Окремо зупинимося на працівниках юросіб, які прийняті на роботу після 10.06.2021 р., а також усіх тих, хто працює у ФОП. Такі працівники зберігають трудові книжки в себе. Тож можуть надати необхідну інформацію до Пенсійного фонду самостійно.

Тому відповідь на запитання: «Чи потрібно ФОП сканувати трудові книжки своїх працівників» — ні!

А чи потрібно роботодавцям-юрособам сканувати трудові книжки працівників, які отримують пенсію? Законом жодних винятків щодо них не встановлено. Проте в усних роз’ясненнях фахівці Пенсійного фонду говорять про те, що на пенсіонерів подавати дані не потрібно. Але ж хотілося б офіційних роз’яснень.

Як подавати?

Опишемо порядок дій для роботодавців.

img 1Готуємо документи. Перевіряємо ще раз та скануємо трудову книжку працівника. Вимоги до скан-копій такі:

1) кольоровий формат, рекомендована роздільна здатність при скануванні — 300 dpi;

2) формат зображення має бути jpg (якщо буде кожна сторінка трудової окремо) або pdf (якщо формуєте повний документ зі всіма сторінками трудової книжки);

3) розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб;

4) мають містити всі заповнені сторінки трудової книжки у хронологічному порядку. Тобто скануємо не лише відомості про роботу, а й про нагородження, заохочення.

Навіщо це потрібно? Якщо якісь відомості з розділу про трудову діяльність затерті, бо дуже давнішні, чи погано читаються, то відомості з інших розділів трудової книжки будуть підтвердженням того, що людина працювала в той час на відповідному підприємстві, і це буде зараховано до стажу;

5) мають бути придатними для сприйняття їх змісту, зокрема дані про серію та номер бланків документів. Проте розуміємо, що якщо в трудовій є затерті, вицвілі від часу записи, то нічого зверху не наводимо! Скануємо та відправляємо як є.

Важливо!

Отримувати від працівника згоду на обробку Пенсійним фондом його персональних даних більше НЕ потрібно.

Чому так? Пояснюємо.

Надання згоди на обробку персональних даних працівника вимагав Порядок № 1084. Як ми вже зазначали вище, цей документ з’явився ще до появи Закону № 1217, під який його писали. Буває й так. ☺

Тож поки працював тільки Порядок № 1084, приймати та обробляти дані скан-копій трудових книжок пенсійники могли лише за наявності згоди особи.

Із набуттям чинності Законом № 1217 необхідність у згоді на обробку даних відпала. Адже цей Закон наділив Пенсійний фонд відсутніми раніше повноваженнями.

img 2Заходимо на портал Пенсійного фонду portal.pfu.gov.ua. У правому верхньому куті тиснемо на кнопку «Вхід». Далі обираємо варіант входу (юрособа), АЦСК, файл та пароль ключа та входимо до особистого кабінету страхувальника.

img 3Вводимо дані працівника. У розділі «Комунікації з ПФУ» обираємо «Відомості про трудові відносини робітника». З’явиться інформаційне віконце, яке нагадає вам вимоги до скан-копій. Ознайомлюємося й тиснемо «Продовжити».

У віконці «РНОКПП особи» вводимо реєстраційний номер облікової картки платника податків працівника, трудову книжку якого передаємо пенсійникам. Якщо ж він відмовився від отримання такого номера, то заповнюємо поле «Серія та номер паспорта».

Далі у відповідних комірках зазначаємо прізвище, ім’я та по батькові працівника й тиснемо кнопку «Продовжити».

img 4Додаємо відомості про трудову діяльність. Це можна зробити одним із двох способів (!) на вибір.

img 5Додати скан-копії трудової книжки. У цьому разі тиснемо на поле «Додати файл». Обираємо із запропонованого переліку, що хочемо додати (трудова книжка або документи про стаж). Додаємо файл із заздалегідь відсканованою трудовою книжкою.

Якщо файлів декілька, то після того, як додали один, додаємо другий і так далі. Тобто якщо кожна сторінка трудової книжки однієї особи відсканована окремо, то додаємо всі файли з усіма сторінками трудової.

Після завантаження файлів тиснемо «Підписати та відправити ПФУ». Обираємо файл із КЕП та вводимо пароль. Усе!

img 6Самостійно внести записи трудової книжки + обов’язково додати скан-копії трудової книжки.

Тобто якщо у вас є бажання (та час) ви можете самостійно оцифрувати трудову книжку працівника. Для цього тиснемо на поле «Записи про трудову діяльність» та переносимо у відповідні поля відомості з трудової книжки працівника, зберігаючи кожен запис. Після того, як записи будуть перенесені, обов’язково додаємо скан-копії трудової книжки, підписуємо та відправляємо пенсійникам таким же чином, як описано в способі 1.

img 7Чекаємо на результат — на появу статусу «Виконано» за переданою скан-копією трудової книжки в розділі «Відомості про трудові відносини» порталу Пенсійного фонду.

Увага!

Обробка відомостей може тривати дуже довго. Не слід панікувати, якщо місяць минув, а нічого не відбувається.

Річ у тім, що в першу чергу сьогодні обробляють скани працівників, яким до настання права на пенсію за віком залишилося 2 роки. Також Пенсійний фонд планує встановити графіки, якими буде визначено порядок подання електронних відомостей про трудову діяльність.

А що всередині?

Дочекалися появи статусу «Виконано»? Супер! Але загляньте, що всередині повідомлення.

Там можуть бути зауваження щодо записів у трудовій книжці та/або вимоги про необхідність надання документів для зарахування до стажу відповідних періодів.

Що з цим робити? Якщо зауваження/вимоги стосуються записів вашого підприємства, то виправлятися.

Якщо ж до вас вони не мають відношення, то повідомте про них працівника.

Після обробки Пенсійним фондом скан-копій трудову книжку ви віддасте працівникові на зберігання під підпис. Тож у нього з’явиться можливість попрацювати з нею, зібрати необхідні документи для підтвердження стажу та звернутися до попередніх роботодавців для виправлення/уточнення записів у трудовій книжці або ж до архівних установ.

А ще порекомендуйте працівникові ознайомитися з Порядком підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженим постановою КМУ від 12.08.93 р. № 637. Цей документ підкаже, якими документами слід підтверджувати періоди, що входять до стажу.

Наприклад, час навчання у ВНЗ, училищах, навчальних закладах підвищення кваліфікації та перепідготовки кадрів, в аспірантурі, докторантурі і клінічній ординатурі підтверджується дипломами, посвідченнями, свідоцтвами, а також довідками та іншими документами, що видані на підставі архівних даних і містять відомості про періоди навчання.

Зібрані документи працівник може самостійно відсканувати та передати пенсійникам через особистий кабінет на порталі ПФУ за описаним вище порядком. Звісно, маючи КЕП.

Якщо ж працівник не товаришує з цифровими технологіями, то він може звернутися напряму до Пенсійного фонду. Там обіцяють допомогти.

А на завершення відповідь на запитання, яке часто ставлять роботодавці: чи потрібно сьогодні окремо вносити через портал Пенсійного фонду записи про прийняття, переведення, звільнення працівників для поповнення електронної трудової книжки? Ні! Не потрібно.

Наразі ці дані система черпає з додатка 5 (Д5) Об’єднаного звіту. Як буде далі, поживемо — побачимо.

ВИСНОВКИ

• Трудові книжки працівників сканує та передає юрособа-роботодавець, яка їх зберігає.

• Для Пенсійного фонду більше не потрібно отримувати згоду на обробку персональних даних працівника.

• Обробка відомостей може тривати дуже довго. Не слід панікувати, якщо місяць минув, ви заглядаєте на портал, а там нічого не відбувається.

Оформи передплату та читай все Передплатити журнал
stop

Схоже, що ви використовуєте блокувальник реклами :(

Щоб користуватися всіма функціями сайту, додайте нас у винятку!

Як відключити
App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa
Powered by
Factor Web Solutions
Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.
Увійдіть, щоб читати більше! Авторизовані користувачі одержують безкоштовно 5 статей на місяць