При прийнятті на роботу працівник повинен надати відомості про трудову діяльність. Що це таке і де їх узяти?
При укладенні трудового договору громадянин зобов’язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку (за наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, а у випадках, передбачених законом, — також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров’я, відповідний військово-обліковий документ та інші документи (ст. 24 КЗпП).
Таким чином, із 10.06.2021 р. працівник, влаштовуючись на нове місце роботи, має право надати роботодавцю або паперову трудову книжку (якщо вона в нього є), або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб. Що це за відомості?
На сьогодні з реєстру застрахованих осіб можна отримати Витяг за формою додатка 8 до Положення № 10-1*. У ньому наведені, зокрема, дані про статус застрахованої особи (працює за трудовим договором, за ЦПД, ФОП тощо), про наявний страховий стаж, про страхувальників і періоди трудових відносин, відомості про нараховану зарплату, що враховується при розрахунку страхового стажу, відомості про особливі умови праці (спецстаж).
* Положення про реєстр застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, затверджене постановою правління ПФУ від 18.06.2014 р. № 10-1.
В якій формі новоспечений працівник повинен надати роботодавцю відомості про трудову діяльність, ст. 24 КЗпП не уточнює.
Тут важливо пам’ятати про те, що наразі ПФУ отримує відомості про трудову діяльність з об’єднаного ПДФО/ВЗ/ЄСВ-звіту, а він щоквартальний. Тому даних про останній звітний період (квартал) у реєстрі не буде. Але способу отримати актуальніші відомості сьогодні, на жаль, немає.
Чи може роботодавець отримати відомості про трудову діяльність громадянина, який влаштовується на роботу?
Ні, не може.
По-перше, в ст. 24 КЗпП чітко сказано, що відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб зобов’язаний надати громадянин, який влаштовується на роботу.
По-друге, згідно з п. 9 розд. V Положення № 10-1 страхувальникам надається інформація з Реєстру застрахованих осіб про застрахованих осіб, які перебувають у трудових відносинах з ними, за період перебування особи в трудових відносинах із страхувальником, а також відомості про страховий стаж цих застрахованих осіб, необхідні для призначення соціальних виплат.
Громадянин, якого приймають на роботу, ще не перебуває у трудових відносинах із роботодавцем, а отже, відомості про нього з Реєстру застрахованих осіб роботодавець отримати не зможе.
Як оформити основне місце роботи після 10.06.2021 р.?
Із 10.06.2021 р. основне місце роботи (сумісництво) визначають не за фактом наявності паперової трудової книжки, а за заявою працівника (п. 12 ч. 1 ст. 1 Закону про ЄСВ).
На наш погляд, працівнику достатньо зазначити, що він просить його прийняти на основне місце роботи (сумісництво) в заяві про прийняття на роботу.
Якщо надалі працівник захоче змінити основне місце роботи на сумісницю або навпаки, при цьому його трудова функція залишиться незмінною, то просто написати заяву про зміну статусу «основний працівник ↔ сумісник» недостатньо. Річ у тім, що з погляду КЗпП це не переведення. Ми рекомендуємо перехід з основних працівників у сумісники і навпаки оформляти шляхом звільнення-прийняття. Так само вважає і Мінсоцполітики (див. лист від 18.10.2017 р. № 446/0/22-17/134).
Чи потрібна заява від працівника для того, щоб внести запис до трудової книжки після 10.06.2021 р.?
Згідно зі ст. 48 КЗпП власник або уповноважений ним орган на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, яка зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення і звільнення, заохочення та винагороди за успіхи в роботі.
Яким чином працівник повинен висловити свою вимогу: в усній або письмовій формі, — буде зрозуміло лише після того, як буде прийнята підзаконна нормативка, що дозволяє реалізувати вимоги Закону № 1217*.
* Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 р. № 1217-IX.
Поки ж її немає, роботодавець може самостійно розробити локальні нормативні акти, в яких урегулювати виникаючі проблемні питання, не врегульовані на нормативному рівні. Зокрема, прописати, що прохання внести запис до трудової книжки працівники оформляють відповідною заявою.
Як варіант, про своє бажання внести запис до трудової книжки працівник може зазначити в заяві про прийняття на роботу / заяві на звільнення.
Чи зобов’язаний роботодавець дотримуватися 5-денного строку при внесенні запису про прийняття на роботу до трудової книжки на вимогу працівника?
На сьогодні 5-денний строк установлений лише для оформлення трудової книжки працівнику, який влаштовується на роботу вперше і трудової книжки ще не має (звісно, за умови, що працівник вимагає оформити йому паперову трудову книжку).
Для внесення записів до вже наявної трудової книжки жодних строків не встановлено.
Поки дію Інструкції № 58 не скасовано, усі записи до трудової книжки вносимо за правилами, прописаними в цій Інструкції, з посиланням на відповідні накази (розпорядження) про прийняття на роботу, переведення, звільнення.
Чи зобов’язаний роботодавець видати трудову книжку на руки працівнику на його вимогу після 10.06.2021 р.?
Із 10.06.2021 р. питання ведення паперової трудової книжки фактично віддані на розсуд самого працівника, який самостійно вирішує, продовжувати вести паперову трудову книжку чи ні. За збереження трудової книжки відповідає теж працівник. У роботодавця немає обов’язку зберігати трудові книжки працівників у себе.
Що стосується тих трудових книжок, які на сьогодні зберігаються в роботодавця, то роботодавець зобов’язаний видати їх працівникам тільки після того, як відомості про трудову діяльність працівників будуть передані та включені до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.
Як зазначає Держпраці в роз’ясненні від 17 червня 2021 року*, видавати працівникам трудові книжки, що зберігаються в роботодавця, до передачі відомостей в ПФУ підстав немає. Водночас підстави для відмови працівникові у видачі трудової книжки на його вимогу відсутні.
* dsp.gov.ua/faq/chy-treba-vydaty-pratsivnykam-trudovi-knyzhky-shcho-zberihaiutsia-u-robotodavtsia/
Таким чином, враховуючи роз’яснення трудовиків, роботодавець може задовольнити вимогу працівника і видати йому трудову книжку. Для цього необхідно отримати від працівника відповідну заяву і передати скан-копії трудової книжки до ПФУ для внесення відомостей про трудову діяльність працівника до Реєстру застрахованих осіб. Після цього можна видати трудову книжку працівнику. Не забудьте оформити видачу трудової книжки під підпис працівника (наприклад, у книзі обліку руху трудових книжок).
Чи повинні ті працівники, які станом на 10.06.2021 р. уже працюють у роботодавця, писати заяву про визначення основного місця роботи?
Ні, не повинні.
До 10.06.2021 р. основним вважалося місце роботи, де одночасно виконувалися дві умови:
1) працівник працював на підставі укладеного трудового договору;
2) там знаходилася (була оформлена) його трудова книжка, до якої вносили відповідний запис про роботу.
Тобто основне місце роботи «обчислювали» за наявністю трудової книжки.
Із 10.06.2021 р. працівник визначає основне місце роботи у своїй заяві. Стосується ця вимога тих працівників, яких приймають на роботу після зазначеної дати.
Основне місце роботи «старих» працівників уже було визначено раніше і жодних додаткових заяв для цього їм писати не треба.
Як заповнити графу 4 Повідомлення про прийняття на роботу працівника, який надасть замість паперової трудової книжки відомості про трудову діяльність із Реєстру застрахованих осіб?
Вимоги щодо укладення трудового договору регламентує ст. 24 КЗпП. Зокрема, згідно з ч. 4 ст. 24 КЗпП працівник не може бути допущений до роботи без одночасного виконання таких умов: без укладення трудового договору, оформленого наказом (розпорядженням), і повідомлення податкового органу про прийняття працівника на роботу.
Порядок повідомлення податківців про прийняття працівника на роботу визначений постановою КМУ від 17.06.2015 р. № 413 (ср. ). Цією ж постановою затверджено і форму Повідомлення.
Так, у графі 4 Повідомлення «Категорія особи*» необхідно зазначити «1» — якщо працівник приймається з трудовою книжкою, або «2» — якщо працівник працевлаштовується без трудової книжки.
Такі правила заповнення орієнтовані на старий алгоритм визначення основного місця роботи працівника — за фактом наявності трудової книжки.
На жаль, постанову № 413 поки не приведено у відповідність із новими законодавчими вимогами. І тут доводиться керуватися елементарною логікою. Навіть якщо працівник не пред’явив вам паперову трудову книжку, але в заяві визначив своє місце роботи як основне, в графі 4 Повідомлення ставимо «1». Сумісники, відповідно, будуть позначені цифрою «2».
