Який «дедлайн» оцифрування паперових трудових книжок
10.06.2021 набрав чинності Закон № 1217*. Фактично він започаткував перехід від паперових трудових книжок (далі — ТК) до електронного обліку інформації про трудову діяльність, простими словами, — до електронних трудових книжок (далі — ЕТК).
З 10.06.2021 приписом ст. 48 КЗпП передбачено, що облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі — РЗО).
Пунктом 2 розд. ІІ «Прикінцеві положення» Закону № 1217 передбачено, що включення ПФУ до РЗО відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників здійснюється протягом 5 років з дня набрання чинності цим Законом.
Тобто на перехід маємо 5 років. І цей період закінчиться 10.06.2026.
Водночас не радимо чекати граничної дати. Адже вже зараз багато чого підв’язано під електронний облік трудового стажу. Наприклад, пенсійне та страхове забезпечення.
Зобов’язання роботодавця щодо оцифрування
Не можна сказати, що роботодавець безумовно зобов’язаний це робити. Пояснимо чому.
Приписом п. 4 Порядку № 11* передбачено, що відомості про трудову діяльність працівника подають до ПФУ через Портал електронних послуг (див. за посиланням portal.pfu.gov.ua):
— працівник,
— страхувальник;
— представник страхувальника, якому керівником страхувальника делеговані відповідні повноваження.
Отже, трансформувати паперову ТК в електронну може як сам працівник, так і роботодавець. Вони мають у цьому питанні рівні повноваження.
Роботодавець не зобов’язаний сканувати паперові ТК працівників. Але може це зробити
Причому це стосується як тих працівників, які були прийняті на роботу до 10.06.2021, так і тих, хто прийшли після цієї дати. Відмінність одна: паперові ТК перших роботодавці ще зберігають, а других — уже ні.
Як передати дані про трудову діяльність працівника до ПФУ
Припис п. 4 Порядку № 11 говорить нам, що це можна зробити у вигляді xml-файлу, структуру якого наведено в додатку до цього Порядку. Щоправда, працювати з цим файлом — справа не з легких. Зробити це можна буде за допомогою спеціального програмного забезпечення.
Водночас той же припис п. 4 Порядку № 11 зауважує, що відомості про трудову діяльність за періоди до набрання чинності Законом № 1217 (тобто до 10.06.2021) подають одним із таких способів:
— у вигляді сканкопій документів;
— в оцифрованому вигляді, тобто створивши запис в електронному кабінеті страхувальника або застрахованої особи, до якого додають скановані копії документів.
Зауважимо: відомості, що виникли і після 10.06.2021, також можна додавати на Портал ПФУ у ці способи.
Тобто формально маємо 3 способи передачі даних про трудову діяльність в електронному вигляді через Портал ПФУ. При цьому більшість бухгалтерів та кадровиків використовує два: подання сканкопії паперової ТК та додавання запису. У чому їх різниця? Розібратись допоможе таблиця нижче. Зауважте: процес розглядаємо з боку роботодавця, тому в табл. 1 згадано лише про його представника. Хоча це може робити і сам працівник.
Таблиця 1. Способи оцифрування даних про трудову діяльність
| № з/п | Спосіб оцифрування даних про трудову діяльність | Опис процесу | Особливості |
| 1 | Подання сканкопії паперової ТК | Скануємо паперову ТК. Завантажуємо підготовлений файл через Портал ПФУ. Рознесення даних в РЗО проводить працівник ПФУ | 1. Кольоровий вигляд скан-документа. 2. Розмір не більше 1 Мб та не більше 50 файлів за раз. 3. Займає мінімум часу в роботодавця. 4. Внесення даних в РЗО займає певний час (по черзі у працівника ПФУ), тому підходить для випадків, коли на отримання кінцевого результату є вдосталь часу |
| 2 | Додавання запису | На порталі ПФУ заповнюємо поля із необхідною інформацією за кожною подією окремо, зокрема прийняття, звільнення, переведення тощо. Виконує безпосередньо представник роботодавця | 1. Займає певний час у представника роботодавця. 2. Треба додавати сканкопію документа, на підставі якого зроблено запис. 3. Дані до РЗО надходять швидше, ніж при поданні сканкопії трудової книжки. 4. Частіше використовують, якщо треба подати відомості по окремій події (прийняття, звільнення, переведення), а також дані, які не фіксуються в Об’єднаному звіті, але мають бути в РЗО (наприклад, призупинення / відновлення трудового договору) |
Як саме це зробити на Порталі ПФУ? У розділі «Комунікації з ПФУ» обираємо підрозділ «Відомості про трудові відносини робітника». Далі обираємо працівника, для якого будемо вносити дані. Для цього заповнюємо реєстраційний номер картки платника податків або серію та номер паспорта, П. І. Б. (рис. 1). І натискаємо «Продовжити».
Рис. 1. Відомості про трудову діяльність робітника в розділі «Комунікації з ПФУ»
У наступному вікні можна буде обрати необхідний варіант (див. рис. 2):
— «Додати запис» (спосіб 2);
— «Додати файл» трудової книжки (спосіб 1) чи іншого документа-підтвердження для запису.
Функцію «Завантажити» передбачено для xml-файлу. Але сьогодні ми уваги йому не приділяємо.
Рис. 2. Інтерфейс Порталу ПФУ для оцифрування даних про трудову діяльність
Рис. 3. Інтерфейс оцифрування даних про трудову діяльність через функцію «Додати запис»
Як перевірити, що дані ТК оцифровані
Для цього потрібно зайти в підрозділ «Відомості про трудові відносини» верхнього розділу кабінету страхувальника на Порталі ПФУ (не плутайте з підрозділом «Відомості про трудову діяльність робітника» розділу «Комунікації з ПФУ»). Тут можна відфільтрувати дані за часом, конкретним працівником, статусом. А можна просто натиснути на «Пошук» і побачити всі передані документи із присвоєними їм статусами. Саме статус «Виконано» свідчить про те, що передані до ПФУ дані успішно завантажено до РЗО (рис. 4).
Рис. 4. Статус «Виконано» для перевірки завантаження даних з відсканованої паперової ТК
А натиснувши на знак стрілочки в полі «Статус», можна розгорнути повідомлення та побачити усі завантажені документи (сканкопії паперової ТК — див. рис. 5).
Рис. 5. Статус «Виконано» для перевірки завантаження даних з відсканованої паперової ТК (розгорнутий вигляд)
Чи всі дані на працівників з ЕТК підтягуються зі звітності
Слід звернути увагу на дві законодавчі норми: Закону про ЄСВ* та Порядку № 11. Вони наводять перелік даних, які страхувальник подає до РЗО. Ми навели їх у табл. 2.
Таблиця 2. Дані в РЗО та Об’єднаному звіті
| Дані, які мають бути внесені до РЗО | Передаються через Об’єднаний звіт | |
| - | прийняття на роботу | + |
| - | переміщення з одного структурного підрозділу до іншого | + |
| переведення на іншу роботу (посаду) | переведення на іншу постійну посаду або роботу | + |
| звільнення | + | |
| поновлення на роботі | +/-* | |
| призупинення / поновлення дії трудового договору | - | |
| присвоєння, зміну або позбавлення рангу, розряду, класу, звання, категорії | - | |
| складення присяги | - | |
| належності або неналежності осіб до професійних спілок | - | - |
| належності або неналежності до осіб, які підлягають обов’язковим медичним оглядам | - | - |
| - | стажування, навчання | +/-** |
| * Поновлення на роботі в додатку Д5 до Об’єднаного звіту відображається за допомогою скасування запису про звільнення працівника, а не якось окремо з конкретною позначкою «Поновлено». Тож радимо перевірити, чи коректно «ляже» в РЗО інформація про поновлення працівника. ** Дані про навчання та стажування не завжди потрапляють до Об’єднаного звіту. Наприклад, для відображення оплати навчання, стажування, виробничої практики в додатку Д1 існує спеціальний код категорії застрахованої особи — «69». Водночас буває безоплатне стажування студентів та безробітних. А період навчання у закладах освіти взагалі не лягає до звітності. Тому також не зайвим буде проконтролювати відображення інформації про навчання та стажування в РЗО. | ||
Обидві з наведених законодавчих норм наголошують: у разі відсутності зазначених відомостей в РЗО страхувальник подає їх через Портал ПФУ.
Отже, висновок. Якщо дані, які мають бути в РЗО, автоматично підтягнуться до нього з Об’єднаного звіту, то подавати їх окремо не потрібно. Водночас інформацію, яка має бути в РЗО, але технічно не передається через Об’єднаний звіт (чи то взагалі не передбачена, чи то через помилки), страхувальник має подати до ПФУ через Портал.
А що буде, якщо цього не зробити? Чи покарають. Аналізуємо норми разом.
Статтею 26 Закону про ЄСВ передбачено, що посадові особи платників ЄСВ несуть адміністративну відповідальність за подання недостовірних відомостей, що використовуються в Державному реєстрі загальнообов’язкового державного соцстрахування (його частиною є і РЗО), інших відомостей, передбачених цим Законом.
Відповідно ст. 1651 КУпАП установлено штраф за таке порушення від 30 до 40 нмдг (від 510 до 680 грн). За повторне вчинення ти же дій особою, яку протягом року вже було за це оштрафовано, передбачено штраф від 40 до 50 нмдг (від 680 до 850 грн).
Цікаво, що відповідальність є тільки за подання недостовірних відомостей, а от за їх неподання — ні. Тож виходить, якщо страхувальник взагалі не подасть такі дані, то за вказаною нормою його не покарають. Хоча, можливо, на практиці перевіряючі знайдуть інші лазівки.
Водночас вказана інформація в РЗО необхідна для коректної обробки випадків страхування, в тому числі пенсійного. Тож нехтувати її поданням не варто.
Висновки
- «Дедлайн» оцифрування даних про трудову діяльність працівників — 10.06.2026.
- Передати інформацію до ПФУ може як роботодавець (його представник), так і сама застрахована особа.
- Для оцифрування даних через Портал ПФУ зазвичай використовують 2 способи: (1) завантаження сканкопії паперової ТК, (2) додавання запису із прикріпленою сканкопією документа.
- Перевірити успішність внесення в РЗО завантажених сканкопій паперових ТК можна в підрозділі «Відомості про трудові відносини» за статусом «Виконано».
- Якщо в РЗО відсутні потрібні відомості про застраховану особу, то страхувальник подає їх через Портал ПФУ, створивши відповідний електронний запис у кабінеті страхувальника.
