Електронні трудові книжки: приймаємо працівника

Документи. Спочатку розберемось із першим запитанням. Приписом ч. 2 ст. 24 КЗпП передбачено наступне: потенційний працівник при укладанні трудового договору має надати трудову книжку (якщо вона є) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі — РЗО). Також у певних випадках, передбачених законодавством, має бути документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров’я, відповідний військово-обліковий документ та інші документи.

Отже, якщо працівник уже має електронну трудову книжку (далі — ЕТК) і не надає паперову ТК, то замість неї він надає відомості про трудову діяльність з РЗО.

Записи на порталі ПФУ . Чи потрібно вносити якісь дані на Портал ПФУ, приймаючи працівника? Загалом, не потрібно. Уся інформація має підтягнутись пенсійникам після того, як роботодавець подасть Об’єднаний звіт із даними новачка.

Записи до паперової ТК. Припис ч. 3 ст. 48 КЗпП зобов’язує роботодавця вносити до паперової ТК, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі. Але це потрібно робити лише в разі, якщо сам працівник того вимагає.

ЕТК. Дії такі ж самі, як і у випадку із працівником, який уже має ЕТК. Відомості про працівника підтягнуться після подання Об’єднаного звіту. Але якщо цього не станеться, то слід додати їх вручну, зробивши 3 кроки:

1. Відсканувати наказ про прийняття працівника на роботу.

2. Заповнити запис через функцію «Додати запис».

3. Додати запис та сканкопію наказу на портал ПФУ.

Паперова ТК. Якщо працівник-новачок цього вимагає, то перший роботодавець повинен завести (тобто заповнити) йому паперову ТК. Але пам’ятайте, що на зберігання паперову ТК після 06.10.2021 роботодавець не приймає.

Як ми вже казали, у загальному випадку дані про нового працівника ПФУ отримує з Об’єднаного звіту. Тобто до цього ПФУ не знає про зв’язок «страхувальник — застрахована особа».

При цьому роботодавець, приймаючи нового працівника або уже прийнявши, але ще не повідомивши про це ПФУ, може забажати перевірити наявний трудовий стаж особи. Наприклад, щоб пересвідчитись, чи є у працівника основне місце роботи або ж навпаки немає його, чи звільнено працівника з попереднього місця роботи тощо.

Для цього потрібно отримати Витяг з ЕТК. Але до декларування зв’язку «страхувальник — застрахована особа» така функція недоступна. Тоді на допомогу має прийти сама застрахована особа і надати доступ до ЕТК.

Тут все просто. Фізособа авторизується на Порталі ПФУ і заходить у розділ Електронна трудова книжка (рис. 1), а далі — до віконця «Доступ до ЕТК». Далі «випаде» перелік страхувальників, яким надано такий доступ. Варто лише додати сюди потрібного (рис. 2). Для цього слід ввести його код ЄДРПОУ, а назва підтягнеться автоматично. Натискаємо кнопку «Додати» і все зроблено. Новий страхувальник з’являється у переліку зі статусом «актуальний» та закритим замочком (рис. 3).

Рис. 1. Надання доступу до ЕТК страхувальнику

Рис. 2. Додавання нового страхувальника із доступом до ЕТК

Рис. 3. Новий страхувальник із доступом до ЕТК

Натиснувши на замочок (відкривши його), застрахована особа може заблокувати доступ страхувальника до своєї ЕТК. При цьому такі маніпуляції не працюють із поточним страхувальником, який уже «авторизований» у ПФУ на цей момент. Він має доступ до ЕТК «своїх» застрахованих осіб за замовчуванням, без додаткової їх згоди. І навіть якщо фізособа змінить статус на «заблокований», ситуацію це не змінить.

Тож після надання такого доступу страхувальник може отримати витяг з ЕТК. Для цього потрібно перейти в підрозділ «Запит на отримання електронних документів» розділу «Комунікації з ПФУ». Далі слід вибрати з переліку документів «Витяг з ЕТК», заповнити дані застрахованої особи і натиснути «Відправити до ПФУ» (рис. 4).

Рис. 4. Оформлення запиту на Витяг з ЕТК працівника

Шукати готовий документ варто у підрозділі «Звернення». Там можна відфільтрувати, визначивши параметри пошуку за датою звернення, РНОКПП особи та статусом обробки. У доступному переліку наданих відповідей шукаємо необхідний документ. Він має іншу назву, не Витяг з ЕТК, а «Відомості про трудову діяльність з РЗО» (рис. 5 та 6). Готовий документ можна завантажити у форматі PDF. Він має вигляд таблиці (див. рис. 7).

Рис. 5. Витяг з ЕТК у форматі Відомостей про трудову діяльність з РЗО

Рис. 6. Витяг з ЕТК у форматі Відомостей про трудову діяльність з РЗО (розгорнутий вигляд)

Рис. 7. Відомості з РЗО на працівника (за запитом Витяг з ЕТК)