Переговорна процедура
Здається, ви отримали фінансування, що підтверджує повідомлення донора. Донор мовчав певний час щодо того, як вам почати роботу над проектом. Але в найнесподіваніший момент донор починає з вами процедуру підписання договору.
На цьому етапі донор вже розуміє, що він підтримає ваш проект. Але на яких саме умовах він це зробить – тепер залежить від того, у чому ви зможете його переконати.
Перш за все будьте готові до того, що будуть унесені коригування до запропонованого вами бюджету. Ці коригування можуть мати різний характер. Наприклад, донор може спитати вас, чому саме 15 лавок ви запланували встановити у вашому сквері після реконструкції. І якщо ви скажете, що 15 лавок було у сквері до реконструкції, і це єдина причина, чому їх буде 15 і в новому сквері, — готуйтеся, що кількість лавок може бути зменшена, наприклад, до 5. Адже потрібно навести достатні та обґрунтовані докази, у тому числі із кількісно-якісними показниками, розрахунками тощо.
Після узгодження бюджету ви отримаєте договір про надання фінансування. Кожен такого роду договір міститиме умови вашого звітування перед донором. У договорі зазначається, які заходи мають бути проведені за рахунок отриманого фінансування та які результати від цих заходів ви маєте отримати. Зазвичай, ця інформація переноситься із вашої грантової заявки. Тож це останній етап, коли ви можете узгодити план ваших активностей, у тому числі після можливого коригування фінансування.
Думайте про звітність до початку проекту
Так само важливий елемент договору про надання фінансування — це форми звітності. Здавалося б, чому ми вирішили описати звітність на початку статті про реалізацію проекту, адже звітування за проектом є кінцевим етапом його реалізації? Але на особистому досвіді ми можемо переконливо говорити, що коли зрозуміти порядок звітування до реалізації проекту — це значно полегшить цей кінцевий етап. В іншому ж випадку збір необхідних документів для звітування може тривати стільки ж, скільки триває реалізація проекту.
Звітність, зазвичай, подається у двох формах — змістовній та фінансовій.
Донори справді бувають різні. Деяким з донорів у частині звітності вистачає декількох аркушів змістовного звіту з посиланням на фотографії та публікації в ЗМІ про реалізацію проекту. Інші ж донори мають особливу форму змістовної звітності, та у цій формі вони самостійно визначають, яка інформація є для них важливою.
У будь-якому випадку до інформації, яку потрібно буде наводити у звітності, належатиме:
| 1 | Опис подій та активностей проекту (у тому числі із зазначенням кількості залученої цільової аудиторії) |
| 2 | Висвітлення проекту (фото, ЗМІ, відгуки вигодонабувачів) |
| 3 | Результати проекту (як ваш проект вирішив проблему, яку ви визначили) |
| 4 | Сталість проекту (чи плануєте ви далі розвивати цей проект, яким чином, за рахунок якого фінансування, майбутні партнери) |
У частині фінансової звітності — на кожному етапі будьте готові до найприскіпливішого аналізу ваших фінансових документів.
Звертаємо вашу увагу перш за все на внесення змін до бюджету, який ви затвердили та підписали з донором разом із договором. Донори розуміють, що вартість тих чи інших видів товарів та послуг може змінюватися внаслідок незалежних від жодної зі сторін дій. Тому за правилами більшості донорів допускається зміна бюджету за статтею без попереднього погодження на 10 %. У випадку перевищення розміру на 10 % донори просять повідомляти їх офіційними листами про такі зміни. Якщо у донора немає затвердженої форми листа про такі зміни — пропонуємо складати його у довільній формі із приблизно наступним змістом:
Для реалізації проекту ви будете укладати договори із різними контрагентами на різні товари та послуги. Зверніть увагу, що в договорі, який ви укладаєте за рахунок грантового фінансування, завжди бажано зазначати, що товари закуповуються або послуги надаються в межах певного проекту, який реалізується за підтримки певного донора. Бажано в ці формулювання договору також вносити номер грантової угоди, за якою вам надається фінансування.
При укладенні договорів із контрагентами в межах грантового фінансування завжди запитуйте у них копії реєстраційних документів та документів про податковий статус. Це питання в процесі реалізації проекту за рахунок грантового фінансування лежить не тільки у коректності ведення бухгалтерського обліку. Більшість донорів хочуть знати все про ваших контрагентів, і тому вони запитуватимуть копії цих документів у звітності.
Комунікація з донором
Після затвердження бюджету та підписання договору, коли ви вже починаєте реалізацію проекту, у вас обов’язково виникатиме безліч запитань різного характеру.
Як виправити певну бухгалтерську помилку? Чи можна залучити додаткових спонсорів до реалізації проекту та як відобразити їх внесок? Чи допустимо залучити в якості партнера певне провокаційне ЗМІ?
Ми наводимо ці питання не тому, що вони є найбільш типовими, а тому, що хочемо показати, що ці питання будуть дуже різними за змістом. Утім, у будь-якому випадку ви маєте визначити тільки ОДНУ контактну особу від вашого проекту.
Також, зі свого боку, поставте запитання, хто є контактною особою від донора? Уточнюйте, з яких питань можна звертатися до тієї чи іншої особи.
І пам’ятайте. У ситуації комунікації із донором найкращий засіб спілкування — це електронна пошта.
Бухгалтер
Запам’ятайте — ви ніколи, у жодному разі не реалізуєте навіть проект із найменшим грантовим фінансуванням без бухгалтера. Коректність ведення фінансових документів — головне у проекті.
Бухгалтер має перевіряти всі платежі на відповідність їх бюджету. Бухгалтер перевірятиме всіх контрагентів та збиратиме у них необхідні документи. Бухгалтер зможе контролювати документообіг та завжди нагадає вам, якщо буде потреба, підписати додаткові документи.
Не економте на бухгалтері. Складіть для нього відповідне технічне завдання щодо реалізації проекту з фінансової точки зору — і ви зекономите собі багато часу для реалізації змістовної частини проекту.
Висвітлення внеску донора
При отриманні будь-якого виду безповоротного фінансування внесок особи, яка фінансує проект, будь-то донор, будь-то спонсор, має бути належним чином відображений. Деякі донори мають окремі положення щодо зазначення інформації про них на матеріалах проекту. Вони можуть бути висвітлені або в договорі, або в додатках до нього.
Від самого початку реалізації проекту запитайте у донора його логотипи в необхідних форматах. Бажано, аби ви мали логотипи донора в кольоровому варіанті та однокольоровому.
Логотипи мають бути розміщені на всіх без винятку об’єктах, які ви створюєте за рахунок донорського фінансування. Це розміщення логотипів, в тому числі, але не виключно на:
| 1 | Веб-сайтах, сторінках у соціальних мережах, які розповідають про проект |
| 2 | Друкованих матеріалах, реєстраційних формах, брендованій продукції |
| Примітка. Якщо за рахунок донорських коштів ви маєте намір створити якесь інфраструктурне поліпшення — продумайте можливість розміщення згадки про донора на/або поряд з такими інфраструктурними об’єктами. Це може бути вивіска на будівлі, яка відремонтована в межах проекту, інформаційний стенд поряд з дитячим майданчиком, збудованим у межах проекту тощо. Якщо ви розумієте, що така конструкція буде вимагати додаткових витрат — ви можете обґрунтовано запропонувати донору внести ці витрати до бюджету на етапі переговорної процедури | |
Окремо звертаємо вашу увагу на матеріали для преси. У прес- та постанонсах про проект обов’язково має бути зазначено про фінансування проекту за рахунок певного донора.
На практиці, коли редакція того чи іншого ЗМІ отримає від вас анонси, вони можуть прибрати згадку про донора, адже на власний розсуд публікують інформацію, і згадування донора може вбачатися для них неважливим. Відстежуйте такі випадки та намагайтеся їх виправити.
Фіксація
Запам’ятайте, що варто фіксувати кожен ваш крок, який ви вчиняєте за рахунок донорського фінансування. І тут мова йде не тільки про фіксацію за допомогою правових та бухгалтерських документі. Найзручнішим та найбажанішим для донора є фотографування.
Ви провели навчання — сфотографуйте спікера та учасників заходу. Ви провели масовий захід — сфотографуйте глядачів.
Ви здійснюєте певні інфраструктурні роботи — сфотографуйте стан об’єкта до робіт, процес роботи та його результат.
Викладайте ці фото в соціальні мережі, відмічайте на них сторінку донора. І тоді при виникненні будь-яких запитань зможете показати, як ви працювали.
Більше того, радимо вам доручити фото фіксацію одній конкретній особі.
Не обов’язково це має бути професійний фотограф (якщо він не передбачений вашим бюджетом), у пригоді стануть навіть фото, зроблені на телефон. утім, адміністративна група проекту — керівник проекту та люди, відповідальні за певні сектори робіт у проекті — можуть не завжди згадати про необхідність фотографування.
І хоча фото — це найкращий у вашому випадку інструмент для фіксації подій проекту, існує також низка додаткових матеріалів, які необхідно складати для фіксації подій проекту:
| 1 | реєстраційні форми учасників заходів Примітка. Для заходів, в яких бере участь невелика кількість людей. У реєстраційній формі обов’язково потрібно зазначити П. І. Б., контактні дані та особистий підпис учасника на випадок, якщо вам або донору необхідно буде зв’язатися з такою особою для підтвердження її участі у заході |
| 2 | анкети учасників заходу, форми зворотного зв’язку Примітка. Попросіть учасників ваших заходів заповнити опитувальники, в яких вони зможуть оцінити ваш захід, його якість та ефективність. Ці анкети можуть бути анонімними, втім, надаватимуть вам і донору картину про те, чи вчинені дії досягли своєї мети |
| 3 | порядки денні заходів, програми заходів, перелік спікерів, які виступають |
Моніторинг та оцінка
У більшості проектних заявок є окремий розділ про моніторинг та оцінку. У своїй попередній статті «Складаємо успішну грантову заявку» ми наголошували, як важливо при поданні гранта визначити, як ви будете оцінювати результати свого проекту.
Утім, навіть якщо ви не врахували цей момент у проектній пропозиції — продумайте можливості проведення моніторингу та оцінки в процесі реалізації проекту. У розділі «Фіксація» ми згадували про опцію анкетування учасників певних заходів. Та це лише одна з можливостей.
І для донора, і для себе важливо розуміти, як проект впливає на навколишнє середовище. Тому стежте за тим, як люди реагують на результати проекту.
Такі реакції можна відстежувати через різні канали — у процесі особистого спілкування з бенефіціарами проекту, спостерігаючи за реакціями в соціальних мережах тощо.
Завжди фіксуйте найбільш влучні коментарі про реалізацію проекту. Згодом ці коментарі можна використовувати як промо-матеріали, а також додати їх до звіту про реалізацію проекту.
Сталість та партнери
На етапі подання проектної пропозиції ви могли не повністю передбачати, яку сталість отримає ваш проект. Тому у звітності донор поставить це запитання повторно.
Що є критерієм сталості у випадку кожного конкретного проекту? Варіантів може бути безліч.
Наприклад, ви отримали можливість продовжити реалізацію проекту за рахунок інших ресурсів.
Або ви запланували схожі проекти собі на майбутнє, адже зрозуміли, що такі проекти є пріоритетними для суспільства.
Або ви отримали безліч нових контактів, за допомогою яких тепер ви плануєте щось нове.
Створення нових партнерств — це взагалі один із найвагоміших показників сталості проекту.
Якщо покажете, що ви долучили до проектної діяльності сторонніх людей, які тепер готові співпрацювати з вами в одному напрямку, якщо вашим проектом зацікавилися, а тому вас чи вашу організацію сприймають як експерта у певній галузі, якщо вас запрошують поділитися досвідом про реалізацію вами проекту на певному рівні, – це означає, що ваш проект мав успіх.
Фіксуйте такі показники своєї успішності.
Команда
І наостанок. Головний ресурс проекту — це люди, які його роблять. Послідовний розподіл ролей в команді зробить реалізацію проекту задоволенням, а не тяжкою працею.
Залучайте до команди проекту окремих людей на різні сектори роботи. Для хорошої реалізації проекту потрібно декілька виконавців (залежно від масштабу проекту), які будуть опікуватися окремими секторами діяльності. Нехай цей сектор буде невеликим, так навіть краще — у вас буде можливість взяти до проекту представників молоді, які будуть поряд із вами навчатися проектному менеджменту.
Головне — у кожного проекту дійсно має бути керівник. Людина, яка знатиме та контролюватиме все. Людина, яка знатиме, кому поставити певне завдання, знатиме, хто яку інформацію має. Водночас, ця людина не має вирішувати побутові проблеми. Управління комплексом дій — саме собою складне завдання, а тому якщо керівник проекту буде брати на себе відповідальність за дрібні елементи проектної діяльності – «страждатиме» загальний менеджмент.
Планування проекту до дрібниць від самого початку — не чергова побутова порада, яка може виконуватися тільки на папері. Не хочу бути песимістичною, але у вашому проекті неодмінно виникатимуть форс-мажорні ситуації, які витрачатимуть багато вашого часу.
Тож нехай усі ці труднощі виникатимуть не з вашої вини.
