Остерігаємося помилок: нюанси роботи зі зверненнями громадян

В обраному У обране
Друк
Сербіна Анастасія, головний редактор спецвипуску "Юридичні практики", адвокат
Радник старости Червень, 2018/№ 2
Відповідно до ст. 40 Конституції України усі мають право направляти індивідуальні чи колективні письмові звернення або особисто звертатися до органів державної влади, ОМС та посадових і службових осіб цих органів, що зобов’язані розглянути звернення і надати обґрунтовану відповідь у встановлений законом строк. З огляду на деякі особливості статусу старости щодо роботи зі зверненнями громадян: реєстрація, розгляд по суті та надання відповіді, має безліч нюансів, про які ми й поговоримо далі.

Направлення звернення

Закон України від 02.10.1996 № 393/96-ВР «Про звернення громадян»1 регулює питання практичної реалізації громадянами України наданого їм Конституцією України права вносити в органи державної влади, ОМС, об’єднання громадян відповідно до їх статуту пропозиції про поліпшення їх діяльності, викривати недоліки в роботі, оскаржувати дії посадових осіб, державних і громадських органів. Закон забезпечує громадянам України можливості для участі в управлінні державними і громадськими справами, для впливу на поліпшення роботи органів державної влади та місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, для відстоювання своїх прав і законних інтересів та відновлення їх у разі порушення.

1 Далі за текстом — Закон № 393.

Заявник самостійно обирає адресата свого звернення. Він може направити звернення безпосередньо старості (поштою або під час особистого прийому) як посадовій особі місцевого самоврядування чи направити на відповідний ОМС. З моменту отримання звернення у відповідного органу чи посадової особи виникає зобов’язання за своєчасний та належний розгляд цього звернення.

Розгляду підлягають усі звернення, окрім:

Анонімних

письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство

Повторних

звернення до одного і того самого суб’єкта від одного і того ж громадянина з одного і того ж питання, якщо перше вирішено по суті

Протермінованих

скарги, подані після спливу встановленого ст. 17 Закону № 393 строку

Без належного обсягу цивільної дієздатності

подані особами, які визнані судом (і це рішення набуло законної сили) недієздатними

Рішення про припинення розгляду такого звернення приймає керівник органу, про що повідомляється особі, яка подала звернення.

Постановою КМУ від 14.04.1997 № 348 була затверджена Інструкція з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації2. Звернення, адресоване ОМС, її посадовій особі не може бути втраченим, загубленим, відкладеним у дальню шухляду, щоб розглянути його тоді, коли настане час.

2 Далі за текстом — Інструкція.

Зазначена Інструкція передбачає, що діловодство за пропозиціями (зауваженнями), заявами (клопотаннями) і скаргами громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається на спеціально призначених для цього посадових осіб чи на підрозділ службового апарату.

Давайте розбиратися на конкретних прикладах.

І. Звернення принесли/направили/доставили ОМС, але адресатом зазначений староста. Згідно з ч. 1 ст. 7 Закону № 393 звернення, оформлені належним чином і подані у встановленому порядку, підлягають обов’язковому прийняттю та розгляду. На виконання п. 2 Інструкції всі пропозиції, заяви і скарги, що надійшли, повинні прийматися та централізовано реєструватися у день їх надходження, а ті, що надійшли у неробочий день та час, — наступного після нього робочого дня на реєстраційно-контрольних картках, придатних для оброблення персональними комп’ютерами, або в журналах. Конверти (вирізки з них) зберігаються разом з пропозицією, заявою, скаргою. Облік особистого прийому громадян ведеться на картках, у журналах або за допомогою електронно-обчислювальної техніки. За відсутності в організації системи електронного документообігу письмове звернення, отримане за допомогою Інтернету, засобів електронного зв’язку (електронне звернення), перед реєстрацією роздруковується на папері.

Отже, після прийняття належно оформленого звернення воно має бути зареєстровано або спеціально уповноваженою на те посадовою особою, або підрозділом службового апарату. На кожне звернення заводиться реєстраційно-контрольна картка, в якій, у тому числі, зазначається суть резолюції (наприклад, «до розгляду»), дата та автор резолюції; інформація про хід виконання (виконавця, дата отримання ним документів); та результат розгляду звернення (у тому числі дата направлення відповіді заявнику).

Важливо розуміти, що якщо питання, порушені в одержаному ОМС зверненні, не входять до їх повноважень, воно в термін не більше п’яти днів пересилається ними за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється громадянину, який подав звернення. У разі якщо звернення не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення органом чи посадовою особою, воно в той же термін повертається громадянину з відповідними роз’ясненнями (ч. 3 ст. 7 Закону № 393).

З огляду на зазначене, ми розуміємо, що звернення, яке було прийнято та зареєстровано ОМС, може бути перенаправлено за належністю старості, і в такому випадку ОМС вже не контролює результати розгляду такого звернення, але в обов’язковому порядку повідомляє заявника про таке перенаправлення. Далі всю відповідальність несе та особа, якій звернення було перенаправлено, тобто староста.

Особа, яка перенаправила звернення за належністю не повідомляється про результати розгляду перенаправленого звернення, копія відповіді їй не направляється.

ІІ. Звернення принесли/направили/доставили ОМС, воно адресовано голові ради, але питання, яке ставиться у зверненні, стосується роботи старости. Після проходження реєстрації голова буде вирішувати питання про те, чи належить розгляд цього звернення до його компетенції. З огляду на те, що повноваження сільського, селищного, міського голови або ради чи виконкому, які очолює ця ж посадова особа, великі, питання може бути вирішено по суті без перенаправлення старості. Отже, староста і знати не буде, що розглядалось таке звернення.

Староста на підставі ст. 5 Закону України від 21.05.1997 № 280/97-ВР «Про місцеве самоврядування в Україні» включений до системи місцевого самоврядування, а тому голова може доручити саме старості підготувати відповідь на звернення. На резолюції буде зазначено «П. І. Б. старости — до виконання», а в реєстраційно-контрольній картці в графі «виконавець» буде зазначено конкретного старосту. Що це означає: по-перше, відповідь заявнику буде підписана саме головою, а нижче може бути (при цьому необов’язково) зазначений виконавець; по-друге, відповідальність за зміст відповіді несе підписант, відповідно, він і контролює текст відповіді; по-третє, контроль за ходом розгляду звернення залишається за відповідною посадовою особою, яка організовує діловодство за зверненнями громадян.

ІІІ. Звернення принесли/направили/доставили безпосередньо старості. З погляду оперативності — це найкращій варіант, коли звернення потрапляє безпосередньо до суб’єкта, який може надати відповідь. А ось із погляду організації діловодства — однозначної відповіді немає. Оскільки відповідно до п. 1 Інструкції зазначене діловодство покладається на спеціально призначених для цього посадових осіб чи на підрозділ службового апарату.

Чинним законодавством не покладено на старосту обов’язку ведення будь-яких журналів чи діловодства. Разом із тим це не може бути підставою для відмови у прийнятті звернення чи для його не розгляду по суті. А отже, постає запитання: як же правильно організувати розгляд звернень старостою? Найоптимальніший, на наш погляд, варіант — це покладення на старосту обов’язку із ведення діловодства зі звернень громадян, що надійшли відповідному старості. Звісно, це додає суттєво роботи старості, покладає на нього додаткову відповідальність, але з іншого боку — це питання оптимізації та структуризації роботи, яка здійснюється старостою. При наявності відповідного рішення ради староста буде у своїй роботі керуватися не тільки Законом № 393, а й Інструкцією.

У будь-якому випадку, навіть при не покладенні відповідних обов’язків, староста все одно буде відповідати за отримане ним звернення. Тому насправді прийняття відповідного рішення радою є лише додатково покладення на старосту обов’язку вести журнал, реєструвати отримані звернення та заповнювати спеціальну картку.

Розгляд звернення по суті

Отже, до старости надійшло звернення, на яке необхідно надати відповідь. Згідно з вимогами чинного законодавства існують три види звернень громадян:

Пропозиція (зауваження)

вид звернення громадян, де висловлюються порада, рекомендація щодо діяльності органів державної влади і місцевого самоврядування, депутатів усіх рівнів, посадових осіб, а також висловлюються думки щодо врегулювання суспільних відносин та умов життя громадян, вдосконалення правової основи державного і громадського життя, соціально-культурної та інших сфер діяльності держави і суспільства

Заява (клопотання)

вид звернення громадян із проханням про сприяння реалізації закріплених Конституцією та чинним законодавством їх прав та інтересів або повідомлення про порушення чинного законодавства чи недоліки в діяльності підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, народних депутатів України, депутатів місцевих рад, посадових осіб, а також висловлення думки щодо поліпшення їх діяльності. Клопотання є письмовим зверненням із проханням про визнання за особою відповідного статусу, прав чи свобод тощо

Скарга

вид звернення з вимогою про поновлення прав і захист законних інтересів громадян, порушених діями (бездіяльністю), рішеннями державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, об’єднань громадян, посадових осіб

Відповідно до ч. 1 ст. 16 Закону № 393 скарга на дії чи рішення органу державної влади, ОМС, підприємства, установи, організації, об’єднання громадян, засобів масової інформації, посадової особи подається у порядку підлеглості вищому органу або посадовій особі, що не позбавляє громадянина права звернутися до суду відповідно до чинного законодавства, а в разі відсутності такого органу або незгоди громадянина з прийнятим за скаргою рішенням — безпосередньо до суду. Це означає, що староста в силу власного статусу та через відсутність у нього підлеглих, ніколи не розглядатиме скарги по суті.

Також не всі пропозиції та заяви можуть бути розглянуті старостою по суті з огляду на те, що поставлене у зверненні питання може не належати його компетенції. Отже, читаючи звернення, староста має за наявності відповідні рішення ради, якими старосту було уповноважено на вчинення певних дій), щоб переконатися в наявності права розглядати звернення по суті.

Якщо старосту не уповноважено розглядати звернення — він зобов’язаний протягом 5 днів його переслати за належністю відповідному органу чи посадовій особі та повідомити громадянину, який подав звернення.

Супровідний лист, яким перенаправляється звернення, може мати такий вигляд:

Також пропоную зразок повідомлення заявника про те, що його звернення було перенаправлено за належністю.

Разом із тим звертаю увагу, що «футболити» звернення до іншого органу наосліп не допустимо. Староста має чітко розуміти до сфери чиєї компетенції належить поставлене у зверненні питання. Якщо є сумніви — варто звернутись до інформації, що розміщена на сайті відповідного органу, або зателефонувати до відповідних спеціалістів ради та проконсультуватись.

Якщо розгляд отриманого звернення належить до компетенції старости, тоді він має надати вичерпну та вмотивовану відповідь у строки, що визначені законодавством.

Згідно зі ст. 14 Закону № 393 посадові особи зобов’язані розглянути пропозиції (зауваження) та повідомити громадянина про результати розгляду. А відповідно до ст. 15 цього ж Закону посадові особи, до повноважень яких належить розгляд заяв (клопотань), зобов’язані об’єктивно і вчасно розглядати їх, перевіряти викладені в них факти, приймати рішення відповідно до чинного законодавства і забезпечувати їх виконання, повідомляти громадян про наслідки розгляду заяв (клопотань).

Відповідь за результатами розгляду заяв (клопотань) в обов’язковому порядку надається тим органом, який отримав ці заяви і до компетенції якого входить вирішення порушених у заявах (клопотаннях) питань, за підписом керівника або особи, яка виконує його обов’язки.

Рішення про відмову в задоволенні вимог, викладених у заяві (клопотанні), доводиться до відома громадянина в письмовій формі з посиланням на відповідні норми законодавства і викладенням мотивів відмови, а також із роз’ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.

При розгляді заяви староста зобов’язаний:

1

об’єктивно, всебічно і вчасно перевіряти заяви

2

у разі прийняття рішення про обмеження доступу громадянина до відповідної інформації при розгляді заяви скласти про це мотивовану постанову

3

невідкладно вживати заходів до припинення неправомірних дій, виявляти, усувати причини та умови, які сприяли порушенням

4

забезпечувати поновлення порушених прав, реальне виконання прийнятих у зв’язку із заявою рішень

5

письмово повідомляти громадянина про результати перевірки заяви

6

у разі визнання заяви необґрунтованою роз’яснити порядок оскарження прийнятого за нею рішення

7

не допускати безпідставної передачі розгляду заяв чи скарг іншим органам

8

особисто організовувати та перевіряти стан розгляду заяв чи скарг громадян, вживати заходів до усунення причин, що їх породжують, систематично аналізувати та інформувати населення про хід роботи за цим напрямом

Звернення розглядаються і вирішуються у термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, що не потребують додаткового вивчення, — невідкладно, але не пізніше п’ятнадцяти днів від дня їх отримання. Якщо в місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, термін може бути продовжений. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати сорока п’яти днів (ч. 1 ст. 20 Закону № 393).

На обґрунтовану письмову вимогу громадянина термін розгляду може бути скорочено від встановленого терміну, зазначеного вище статтею.

Звернення громадян, які мають встановлені законодавством пільги, розглядаються у першочерговому порядку.

Окремо про діловодство

Якщо все ж таки рішенням відповідного ОМС на старосту було покладено обов’язок щодо ведення діловодства за зверненнями громадян, то він повинен керуватися правилами ведення такого діловодства, що встановлені відповідною Інструкцією.

Усі письмові та усні пропозиції, заяви і скарги, подані на особистому прийомі, підлягають реєстрації на реєстраційно-контрольних картках, придатних для оброблення персональними комп’ютерами, або в журналах.

Журнальна форма реєстрації пропозицій, заяв і скарг та обліку особистого прийому громадян допускається з річним обсягом надходження до 600 пропозицій, заяв та скарг і такою ж кількістю звернень громадян на особистому прийомі. Ми розуміємо, що робота старости навряд чи буде передбачати розгляд більшої кількості звернень, а тому комп’ютерне обладнання не вимагається.

До реєстраційно-контрольної картки вносяться такі відомості: дата надходження звернення; П. І. Б., категорія (соціальний стан) заявника; звідки одержано звернення, дата, індекс, контроль; порушені питання — короткий зміст, індекси; зміст і дата резолюції, прізвище автора, виконавець, термін виконання; дата надіслання, індекс і зміст документа, прийняті рішення, дата зняття з контролю; номер справи за номенклатурою.

Зразок реєстраційно-контрольної картки міститься у додатку 1 до Інструкції.

На вимогу громадянина, який подав звернення, на першому аркуші копії звернення проставляється відмітка про отримання, дата надходження та вхідний номер звернення. Така копія повертається громадянинові.

У разі коли за результатами розгляду пропозицій, заяв і скарг даються письмові та усні відповіді робиться відповідний запис у реєстраційно-контрольних формах та в документах справи на вільному від тексту місці останнього аркуша (крім місця, призначеного для підшивки) або в окремій довідці.

Індекс письмової відповіді складається з реєстраційного індексу та номера справи (за номенклатурою), до якої підшивається пропозиція, заява або скарга разом з документами щодо їх вирішення.

Посадові особи, які ведуть діловодство за пропозиціями, заявами і скаргами, щороку до 15 січня готують для керівників організацій матеріали для аналізу й узагальнення у формі аналітичних довідок. Аналітичні довідки поточного характеру складаються в міру потреби.

Працюючи із зверненнями громадян, слід чітко дотримуватись установлених законом термінів, надавати чіткі та аргументовані відповіді лише на ті питання, які належать до повноважень старости, в іншому випадку — перенаправляти звернення із дотриманням 5-денного терміну та обов’язковим повідомленням про це заявника.

Оформи передплату та читай все Передплатити журнал

Схоже, що ви використовуєте блокувальник реклами :(

Щоб користуватися всіма функціями сайту, додайте нас у винятку!

Як відключити