(066) 87-010-10 Передзвоніть менi
Переводимо бухгалтерів в ОНЛАЙН!
  • У обране
  • Друк
  • Шрифт
  • Колір фону
  • Коментарі 0
  • В розробці
12/13
Радник старости
Радник старости
Вересень , 2018/№ 3

Складаємо успішну грантову заявку

За останні роки місцеві громади отримали безліч можливостей щодо залучення додаткових ресурсів для свого розвитку. Однією з таких можливостей є грантове фінансування на реалізацію певних суспільно корисних ідей. Сподіваємося, що більшість старост, які читають цей матеріал, уже мали можливість попрацювати з таким інструментом та відчути його користь. Сьогодні ми спробуємо дати декілька порад щодо того, як правильно скласти проектну заявку, яка буде позитивно сприйнята донорами. Більше того, якщо коректно та логічно побудувати проект ще на етапі його концептуалізації, вам буде легше його виконувати у разі наявності донорського фінансування. У нашому матеріалі ми надамо поради щодо підготовки основних розділів, які зазвичай містять проектні заявки. Ми звернемо увагу на те, яку інформацію буде корисно включити до цих розділів, та як логічно і послідовно викласти її.

Заявниками на грантові конкурси можуть виступати різні юридичні особи. Радимо детально аналізувати кожне конкурсне оголошення, аби зрозуміти, які заявники є належними. Найбільш звичний заявник для усіх грантових конкурсів — це громадське об’єднання. Більшість рекомендацій, які надані у цьому матеріалі, стосуються саме такої організаційно-правової форми юридичної особи. Подання ж заявок від інших осіб може мати свої особливості, зокрема — у частині пакета документів, які додатково необхідно надсилати на конкурс.

Для початку... постановка проблеми

Отже, із чого розпочинається цикл складення проектної пропозиції? Перш за все, ви фіксуєте проблему, наявну в громаді. Зазвичай грантові заявки для висвітлення цієї інформації мають розділ «Постановка проблеми». Виявлена вами проблемна ситуація має відображати стан справ, який не задовольняє вашу організацію, зокрема, та/чи якусь частину жителів старостинського округу чи членів об’єднаної громади.

Якщо ви взялися за вирішення проблеми — ви маєте чітко розуміти власне характер цієї проблеми, її зміст та інші змістовні характеристики. Адже ви плануєте запропонувати одне з вирішень наявної проблеми, а воно має бути ефективним. Існування проблеми може бути підтверджене аналітичними та статистичними даними, фото- та відеоматеріалами. Якщо їх належним чином оформити, то з наведеними прикладами, які підтверджують існування поставленої проблеми, ваш проект не буде виглядати «голослівно». Чим масштабніше ви описуєте проблему — тим більшим має бути охоплення людей, які від цієї проблеми потерпають.

Отже, проблема може бути детально проаналізована через такі її ознаки:

1

проблема має бути реальністю для суспільства

Примітка. Для доведення цього факту наведіть тези, які підтверджують, що проблема негативно впливає на суспільство.

2

від поставленої проблеми має потерпати певна група людей — цільова аудиторія вашого проекту

Примітка. Якщо проблема існує тільки для вас — це не причина просити про грантове фінансування. Визначте цю соціальну групу, яка потерпає від проблеми, вкажіть, чому саме вони потрапили під вплив цих негативних обставин, та надайте певну характеристику членам цієї групи (за демографічними, соціальними та іншими ознаками).

3

проблема має певну географію

Примітка. Негативні обставини можуть бути актуальними виключно для вашої громади, для усієї України, для всього світу. У будь-якому випадку ви маєте обґрунтувати, чому вирішення проблеми саме в обраному вами регіоні або населеному пункті сприятиме розвитку відповідної території в контексті вирішення наявної проблеми.

4

якщо проблему не вирішити, можуть настати більш масштабні наслідки

Примітка. Будь-яка проблема має свою динаміку розвитку. Але ви пропонуєте вирішувати цю проблему тут і зараз. Тому поясніть, чому це важливо, та чому подальше ігнорування проблеми може обернути ситуацію на гірше.

5

проблема може бути вирішена

Примітка. Адже саме для цього ви пропонуєте ваш проект? Далі ви будете стверджувати, що ваш план щодо усунення проблеми — найкращий. Тож додайте трохи позитиву до цього песимістичного опису стану справ, вкажіть, що є шляхи вирішення цієї проблеми, і ви їх знаєте.

Зверніть увагу, що при постановці проблеми важливо не сплутати саму проблему із методом її вирішення — із діяльністю за проектом. Наприклад, ви вважаєте, що проблема вашої громади в тому, що в межах певного маршруту немає велодоріжки. Утім, відсутність велодоріжки сама собою не є проблемою. Проблема виникає, якщо є певний маршрут, популярний для велосипедистів, утім він не є належним чином обладнаним. Цей факт призводить до незручності у переміщенні велосипедистів та пішоходів, у крайньому разі — їх травмування. У цьому випадку ви розумієте, що зазначені вище проблеми можливо вирішити за допомогою певних дій, і тоді ви включаєте ці дії (а саме створення та оснащення велодоріжки) до розділу «Діяльність за проектом».

Про мету проекту

Наступним кроком у проекті ви маєте визначити його мету — ви визначаєте стан справ, якого ви хотіли б досягти реалізацією свого проекту.

Мета проекту — це дуже лаконічний, утім, дуже важливий розділ. Важливо, щоб цей розділ був органічно пов’язаний із усіма іншими розділами, був їх узагальненням. Не менш важливо також, щоб мета вашого проекту відповідала пріоритетам донора, визначеним в оголошенні про проведення конкурсу грантів.

При співставленні проблем, поставлених вами раніше, та мети проекту, краще звертатися до конкретної досяжної цілі. Саме за таким індикатором, як була чи не була досягнута вами мета проекту, будуть оцінювати результати вашого проекту.

Певні форми проектних пропозицій можуть розділяти цілі проекту на короткострокові (стосуються цільової аудиторії проекту), середньострокові (виходять за межі цільової аудиторії на більш широкий рівень) та довгострокові (стосуються усього суспільства). Утім, більшість заявок на фінансування виносять ці розділи в кінець проектної заявки до результатів проекту. Короткострокові цілі в такому випадку визначаються як «результати на виході» (англ. — outputs), середньострокові цілі — як «наслідки» (англ. — outcomes). У свою чергу, для характеристики загальних тенденцій, яким сприятиме ваш проект, буде визначений розділ «вплив» (англ. — impact). Ці розділи будуть описані далі.

Також більшість донорів радять додавати до мети проекту конструкцію «яким способом». Мається на увазі, що при описі поставленої вами мети проекту ви вкажете ту основну форму діяльності, яку ви будете здійснювати в проекті. Наприклад, якщо ви хочете спонукати жителів вашої громади сортувати сміття, вкажіть, що метою вашого проекту є запровадження практик роздільного збирання сміття шляхом організації інформаційної кампанії для місцевих мешканців громади.

Про завдання проекту

Розділ «Мета проекту» логічно продовжує розділ «Завдання проекту». Завдання проекту — це подрібнена на окремі індикатори мета проекту, її розшифрування. Вони є окремими змістовними модулями, які описують бажану ситуацію, що настане при реалізації проекту.

Наприклад, якщо ми продовжуємо розглядати мету по роздільному збиранню відходів у громаді, завданнями проекту у цьому випадку можуть виступати:

1) досягнення належного рівня обізнаності громадян щодо корисності сортування відходів;

2) запровадження практик сортування відходів на побутовому рівні тощо.

Зарубіжний проектний менеджмент висуває до мети та завдань проекту так звані критерії SMART. Ці критерії допомагають оцінити зазначені розділи з різних боків. Нагадаємо вам, що SMART — це мнемонічна абревіатура, яка включає в себе наступні характеристики: specific — конкретність, measurable — вимірюваність, achievable — досяжність, relevant — доцільність, time-bound або timed — обмеженість у часі.

Про діяльність за проектом

Наступним загальним для проектних заявок розділом є розділ «Діяльність за проектом» (або активності проекту, етапи проекту). Це конкретні кроки та рішення, які ви пропонуєте для вирішення проблеми, досягнення мети проекту. По суті, саме діяльність за проектом відповідає визначенню поняття «проект — сукупність послідовних кроків для досягнення певної мети». Це — найбільший та найзмістовніший розділ проекту.

У межах діяльності за проектом радимо передбачити чотири основні етапи:

Перший

Підготовчий етап включає усі необхідні дії, які необхідно здійснити для переходу проекту в активну фазу

Може здаватися, що ви одразу можете розпочати основні активності за проектом, утім радимо вам не нехтувати підготовчим етапом та залишити для нього достатньо часу. Підготовчий етап може включати:

1) підбір постачальників товарів та послуг, у тому числі оцінку різних цінових пропозицій та їх відбір;

2) отримання необхідних дозволів на здійснення певних дій, наприклад дозволів на проведення вуличних заходів або дозволів на розміщення реклами;

3) підготовку та остаточне затвердження програми подій, досягнення домовленостей із спікерами та експертами;

4) промокампанія, у тому числі запрошення осіб на ваші події

Другий

Основний етап діяльності за проектом, етап реалізації проекту

На цьому етапі мають здійснюватися конкретні дії та відбуватися конкретні події. Радимо вам завчасно та детально продумати усі ґрунтовні характеристики таких подій — це може бути назва заходів, їх тривалість, місце проведення, потенційна кількість учасників тощо

Третій

Етап моніторингу та оцінки

На цьому етапі ви маєте з’ясувати, чи досягнув проект поставленої вами мети. Для цього радимо завчасно продумати індикатори, за якими ви будете оцінювати результати проекту (більш детально про індикатори — у підрозділі про результати проекту). Для прикладу, на цьому етапі ви можете здійснювати різні форми опитувань вигодонабувачів вашого проекту або з’ясовувати, як вони використовують набуті проектом блага

Четвертий

Звітний етап

На цьому етапі ви звітуєтеся перед донором за виконану вами діяльність та за витрачені кошти. Форми та види звітування визначаються у грантовій угоді. Радимо попередньо вивчити грантову угоду та зазначені у ній форми звітування, особливо визначити необхідні бухгалтерські документи. Тоді на етапі звітування ви просто зможете узагальнити усю потрібну інформацію та передати її донору якнайшвидше. Адже від коректного звітування залежатиме, чи затвердять виконання вами грантової угоди та чи стане ваш проект «історією успіху» для донора

Радимо вам звернути особливу увагу на такі елементи опису діяльності за проектом:

1

Діяльність за проектом має співвідноситися із бюджетом

З власного досвіду можу сказати, що при складенні бюджету я визначаю витрати на кожний з етапів проекту, а потім розміщую їх у визначеній донором формі. Важливо, аби будь-яка закупівля, яку ви плануєте в межах проекту, була необхідна для здійснення діяльності за проектом

2

Діяльність за проектом має співвідноситися із кадровими ресурсами вашого проекту

Ви маєте довести донору, що до проектної діяльності будуть залучені відповідальні особи, які мають необхідні знання та навички, і вони готові забезпечити реалізацію вашого проекту. Деякі проектні пропозиції при описі діяльності за проектом окремо просять визначати особу, відповідальну за реалізацію певного етапу. Тож якщо ви впевнені у ваших кадрах, і це передбачене формою проектної пропозиції — ви можете докласти резюме менеджерів вашого проекту або визначити їх досвід в окремих розділах проектної заявки

3

Діяльність за проектом має містити достатній компонент інформаційного просування та охоплення цільової аудиторії

Донори завжди зацікавлені, аби про позитивні зміни, які вони здійснюють, надаючи організаціям грантову підтримку, дізналося якнайбільше осіб. Тож завжди включайте до свого проекту інформаційний компонент — роботу із соціальними мережами, зовнішньою рекламою, відкриті зустрічі із цільовою аудиторією тощо. Так ви зможете розширити межі позитивних змін, які ви здійснюєте за власним проектом

Про опис результатів проекту

Перейдемо до наступного розділу проектної заявки — опису результатів проекту. На перший погляд, у визначенні результатів проекту немає нічого складного. Однак уже на етапі концептуалізації проекту ви маєте усвідомлювати, які зміни мають відбутися в громаді завдяки реалізації вашого проекту. Результати проекту мають у реальності довести, що ви досягли поставленої мети та виконали завдання проекту. Це ті показники, за якими ви пропонуєте оцінити ваш проект.

У більшості форм проектних пропозицій можна знайти градацію результатів, запозичену із зарубіжних практик проектного менеджменту. Так, результати проекту можуть бути розділені на такі групи:

1) результати на виході, або короткострокові результати (outputs) — конкретні показники, яких ви досягаєте окремими діями в межах вашого проекту (наприклад, запланована кількість осіб, які відвідають ваші заходи, запланована кількість користувачів певними послугами тощо);

2) наслідки, або довгострокові результати (outcomes) — передбачені переваги, які отримають жителі відповідних населених пунктів унаслідок реалізації вами проекту та зможе використовувати в подальшому (набуті нові навички, впроваджені нові практики тощо);

3) вплив (impact) — значні зміни у суспільному полі, які опосередковано викликатиме ваш проект.

Також у багатьох формах проектних пропозицій назва цього підрозділу може звучати як «Стійкість проекту». Проект має «жити» після завершення вашої діяльності, цільова аудиторія проекту має відчувати його вплив у короткостроковій та довгостроковій перспективі. Якщо ви не можете довести, що діяльністю в межах проекту ви створюєте передумови для системного подолання виявлених вами проблем у майбутньому — ваш проект не буде ефективним. Це узагальнені та глобальні цілі. Наприклад, при реалізації проекту з роздільного сортування відходів у вашій громаді ви потенційно впливаєте на екологічний стан вашої громади та вашого регіону, запроваджуєте нові практики, які можуть застосовуватися на загальнодержавному рівні тощо.

Результати проекту при їх визначенні можуть бути кількісними та якісними. Кількісні результати — показники, які можуть мати числовий вимір. Загалом кількісні показники визначають кількість заходів, кількість учасників таких заходів, кількість надрукованих та виданих матеріалів тощо.

Якісні результати, у свою чергу, відображають позитивні зміни, які відбудуться в суспільному середовищі внаслідок реалізації проекту. Ці зміни не мають числового виміру, утім, повинні виникати безпосередньо внаслідок реалізації проекту. Це може бути збільшення загального рівня обізнаності населення про певну проблему, підвищення кваліфікації співробітників тощо.

Про опис діяльності організації

Усі форми проектних пропозицій також обов’язково будуть містити у собі розділ «Опис діяльності організації». Цей розділ, як вже було зазначено вище, переважно є актуальним для громадських об’єднань. У цьому розділі ви маєте довести, що громадське об’єднання — заявник має належний досвід у реалізації проекту, а також підтримку місцевої влади у реалізації проекту. Отже, при описі діяльності організації, яка подає заявку на участь у грантовому конкурсі, зверніть увагу на такі елементи:

1

Визначте мету діяльності вашої організації

У випадку якщо заявником є громадське об’єднання, мета діяльності організації, визначена у заявці, має відповідати меті, визначеній у статуті, та фактичній діяльності організації. Навряд чи донор підтримає проект, пов’язаний із збереженням культурної спадщини, від організації, яка займається захистом прав внутрішньо переміщених осіб

2

Як виникла ідея створення вашої організації та скільки часу вона існує

Описуючи процес створення організації, додатково зазначте попередній досвід команди засновників. Це буде особливо актуально в тому випадку, якщо ви ще «молоді» і у вас немає значної грантової історії. Натомість якщо вашій організації вже більше двох років, ви запевняєте донора у власній сталості

3

Досвід реалізації схожих проектів та грантова історія

Якщо ви раніше реалізовували схожі проекти, то варто буде зазначити про отримані кількісні та якісні показники за результатами впровадження відповідного проекту. Ця інформація допоможе переконати донора у тому, що за справу беруться не випадкові люди.

Про назву проекту

Ми залишили наостанок розділ проектної заявки, який, здається, не потребує опису — назва проекту. Водночас пропонуємо поставитися до назви проекту із особливою увагою, розуміючи, що це логічний висновок, логічний результат вашої роботи над проектом. До назви проекту радимо ставитися як до обрання назви бренда. Вона має бути змістовною, гучною та органічною. Не давайте своїм проектам назви у десять та більше слів, не намагайтеся вмістити усю суть проекту в його назву. Радимо не давати проектам назву більше, ніж на 5 слів. Маленька порада — уявіть назву вашого проекту на афіші в центрі вашого населеного пункту. Поставте собі запитання: як ця афіша виглядатиме, чи звернуть перехожі увагу на неї, чи зрозуміють суть вашого проекту та чи захочуть долучитися до нього?

Як ви бачите, складати проекти нескладно. Тож не зволікайте, подавайте заявки та розвивайте власну громаду! А ми будемо чекати на ваші історії успіху, щоб опублікувати їх на сторінках нашого видання.

Зацікавив журнал?
Отримуйте більше статей та спеціальних пропозицій за підпискою
органи місцевого самоврядування, староста, грантові конкурси, грантове фінансування, грантова заявка, проектна пропозиція, складання заявки додати теги змінити теги
Додайте свої теги до статті
Розділіть мітки комами. Наприклад: бухгалтерія, форма, відсотки, ПДВ, квартальний звіт. Максимальна кількість 10.
або Закрити
Ваша оцінка врахована! Оцініть статтю :
  • Добре
  • Нормально
  • Погано
Поділитися:
Коментарі до статті