Обов’язки щодо вчинення нотаріальних дій можуть бути покладені лише на особу, яка відповідає вимогам ст. 2 Закону України від 07.06.2001 № 2493-III «Про службу в органах місцевого самоврядування», а саме:
— працює в органах місцевого самоврядування;
— має відповідні посадові повноваження щодо здійснення організаційно-розпорядчих та консультативно-дорадчих функцій;
— отримує заробітну плату за рахунок місцевого бюджету.
Хочу зауважити, що вчиняти такі дії може лише та особа, на яку покладено обов’язки рішенням органу місцевого самоврядування, а не лише якщо ці повноваження зазначені у її посадовій інструкції.
Тобто має бути відображено в пленарних протоколах засідань сесій та відповідних виконавчих комітетів. У рішенні обов’язково необхідно зазначити адміністративно-територіальні межі здійснення таких повноважень. Наступним важливим кроком є організація робочого місця, з урахуванням збереження нотаріальної таємниці, відповідно до ст. 8 Закону України «Про нотаріат» та зберігання нотаріальних документів. Обладнати робоче місце сейфом, металевою шафою. Саме такий алгоритм забезпечує правомірність нотаріальних дій (позиція Верховного Суду у постанові від 11.12.2019 у справі № 323/3359/17).
Варто також зазначити, що мова нотаріального діловодства визначається ст. 16 Закону України від 03.07.2012 № 5029-VI «Про засади державної мовної політики», відповідно до якої нотаріальне діловодство в Україні здійснюється державною мовою.
Нормативний довідник, яким слід керуватися посадовим особам при вчиненні нотаріальних дій:
| 1 | Цивільний кодекс України (при посвідченні заповітів (крім секретних) та довіреностей, прирівнюваних до нотаріально посвідчених) |
| 2 | |
| 3 | |
| 4 | Декрет Кабінету Міністрів України від 21.01.1993 № 7-93 «Про державне мито» |
| 5 | |
| 6 | |
| 7 | |
| 8 | |
| 9 |
