Довідник підприємця. Особливості заповнення обов’язкових реквізитів податкової накладної

Обов’язкові реквізити

Нормативний документ

1

2

Порядковий номер

Порядковий номер податкової накладної має відповідати порядковому номеру Реєстру отриманих та виданих податкових накладних. Проте податківці не проти скрізної нумерації податкових накладних наростаючим підсумком з початку року (див. «Вісник податкової служби України», 2005, № 38).

Інших знаків (крапок, рисок, літер) у порядковому номері податкової накладної використовувати не рекомендуємо через те, що цей реквізит є обов’язковим, від якого залежить дійсність податкової накладної. Виняток становить позначка «ЗЦ», що ставиться через дріб до порядкового номера податкової накладної, яку виписано на перевищення звичайної ціни над фактичною (п. 19 Порядку № 165)

П.п. «а» п.п. 7.2.1 Закону про ПДВ,

п. 3 Порядку № 165,

п. 1 інформаційного листа ВГСУ від 14.02.2002 р. № 01-8/157

Дата виписування

Податкова накладна складається в момент виникнення податкових зобов’язань.

У загальному випадку дата виникнення податкових зобов’язань визначається згідно з п.п. 7.3.1 Закону про ПДВ, тобто за першою подією: відвантаженням товарів (підписанням акта про надання послуг) або оплатою. Виписування податкової накладної за другою подією (!) є порушенням, податківці при перевірці можуть наполягати на її недійсності.

Існують спеціальні правила визначення дати податкових зобов’язань для комітентів/комісіонерів, для операцій з реалізації через торговельні автомати (п.п. 7.3.2), для продажів з використанням карток і чеків (п.п. 7.3.3), для передачі об’єкта у фінансовий лізинг (п.п. 7.3.4), для виконавців довгострокових договорів (п.п. 7.3.7), для податкових агентів, які одержують послуги від нерезидентів (п.п. 7.3.6), для експортерів товарів (п.п. 7.3.8), для суб’єктів, які застосовують касовий метод (п.п. 7.3.9, а також при оплаті товарів (послуг) за рахунок бюджетних коштів — п.п. 7.3.5, при поставці теплової енергії, природного газу та послуг, перелічених у п. 11.11, — норми цього підпункту)

П.п. «б» п.п. 7.2.1 Закону про ПДВ,

п. 6 Порядку № 165,

п. 1 Оглядового листа ВГСУ від 23.11.2001 р. № 01-8/1271

Назва продавця

Зазначають П. І. Б. фізособи — платника ПДВ або повну чи скорочену назву юридичної особи, згідно зі статутними документами.

Вважаємо, що скорочувати вид організаційно-правової форми господарювання (АТ, ТОВ тощо) у податковій накладній можна, навіть якщо таке скорочення не зафіксоване у статутних документах. А от ДПАУ вимагає точно орієнтуватися на скорочення, зафіксоване в статутних документах (див. п. 7 листа від 30.12.2005 р. № 26268/7/16-1117 та лист ДПАУ від 05.12.2005 р. № 11876/6/16-1515).

Про те, що найменування юридичної особи, написане великими літерами, тотожне найменуванню юридичної особи, написаному великими і малими літерами, якщо ці літери повністю збігаються, ідеться в листі Держпідприємництва від 31.08.2005 р. № 7507

П.п. «в» п.п. 7.2.1 Закону про ПДВ

Податковий номер платника податку (продавця та покупця)

У цьому полі має стояти податковий номер платника ПДВ, який зазначено у Свідоцтві про реєстрацію платника ПДВ продавця та покупця.

У полі «індивідуальний податковий номер покупця» ставиться позначка «Х» у випадках виписування податкової накладної при: — експортних операціях; — натуральних виплатах працівникам у рахунок зарплати; — отриманні оподатковуваних послуг від нерезидента, а також у разі виписування підсумкової податкової накладної в ситуаціях, передбачених п. 8.4 Порядку № 165.

У полях «індивідуальний податковий номер продавця» та «індивідуальний податковий номер покупця» ставляться однакові номери у випадках: — передачі товарів (послуг) у межах балансу для невиробничого використання; — використання товарів (послуг) у неоподатковуваних та пільгованих операціях; — визнання умовного продажу товарних залишків на день анулювання реєстрації платника ПДВ; — ліквідації ОФ та невиробничих фондів

П.п. «г» п.п. 7.2.1 Закону про ПДВ,

пп. 8.1 — 8.3 Порядку № 165

Місцезнаходження продавця та покупця

У цьому полі зазначається податкова адреса фізичної особи або юридична (не фактична!) адреса юрособи-платника (див. п. 1 інформаційного листа ВГСУ від 14.02.2002 р. № 01-8/157).

При заповненні зазначеного реквізиту слід указати індекс продавця і покупця, оскільки його наявність передбачається у формах заяви про взяття на облік платника податку (ф. № 1-ОПП) та реєстраційної заяви платника ПДВ (ф. № 1-ПДВ)

П.п. «д» п.п. 7.2.1 Закону про ПДВ

Опис (номенклатура) товарів (робіт, послуг)

Повний перелік товарів (робіт, послуг), що продаються, будь-якою — російською чи українською — мовою (див. лист ДПАУ від 15.08.2003 р. № 12846/7/15-2317-22 має бути відображено у графі 3 податкової накладної.

П.п. «е» п.п. 7.2.1 Закону про ПДВ,

п. 12.2 Порядку № 165

Крім того, податківці не проти навіть такого варіанта, як англійська абревіатура номенклатури товару (див. консультацію податківців, опубліковану в газеті «Податковий, банківський, митний КОНСУЛЬТАНТ», 2005, № 45).

У цій графі не можна писати «передоплата за товар згідно з договором», а треба перелічити товар «поіменно» із зазначенням кількості, відповідної сумі отриманого авансу. Якщо товар неподільний, то навпроти у графі 5 «Кількість (об’єм, обсяг)» відображається дробове значення, що враховує коефіцієнт оплати.

У податковій накладній, виписаній на суму перевищення звичайної ціни над фактичною, у цій графі також зазначається «перевищення звичайної ціни над фактичною щодо товарів, послуг, зазначених у податковій накладній № __» (указується номер податкової накладної, виписаної на суму поставки цих товарів (послуг), визначену виходячи з їх договірної (контрактної) вартості)

Кількість (обсяг)

Кількість товарів (послуг), перелічених у графі 3, відображається у графі 5 податкової накладної.

Якщо аванс надходить за неподільний товар, то у гр. 5 відображається дробове значення, що враховує коефіцієнт оплати. Припустимо, підприємець отримав аванс за ксерокс у розмірі 1500 грн. (50 % від загальної вартості — 3000 грн.), графи податкової накладної буде заповнено так: гр. 3 — ксерокс, гр. 4 — шт., гр. 5 — 0,5, гр. 6 — 2500, гр. 7 — 1250, гр. 11 р. V — 1250, гр. 11 р. VI — 250, гр. 11 р. VII — 1500.

Якщо податкова накладна виписується на послугу, яка має тільки вартісний вираз, то у гр. 5 зазначається «послуги/проценти тощо» (причому під процентами тут розуміється один з різновидів послуг, наприклад платіж за договором товарного кредиту) (консультація, опублікована в журналі «Вісник податкової служби України», 2006, № 7, с. 47). Припустимо, загальна вартість дизайнерської послуги 1200 грн., графи податкової накладної буде заповнено так: гр. 3 — послуги дизайну, гр. 4 — грн., гр. 5 — послуги, гр. 6 — 1000, гр. 7 — 1000, гр. 11 р. V — 1000, гр. 11 р. VI — 200, гр. 11 р. VII — 1200.

Припустимо, що за послуги надійшов аванс у розмірі 50 %, тоді графи буде заповнено так: гр. 3 — послуги дизайну, гр. 4 — грн., гр. 5 — послуги 0,5, гр. 6 — 1000, гр. 7 — 500, гр. 11 р. V — 500, гр. 11 р. VI — 100, гр. 11 р. VII — 600

П.п. «е» п.п. 7.2.1 Закону про ПДВ,

п. 12.4 Порядку № 165,

лист ДПАУ від 02.12.2005 р. № 24078/7/16-1117

Назва покупця

Тут зазначається П. І. Б. фізичної особи або повна чи скорочена назва, визначена у статутних документах покупця — юридичної особи.

Про те, що скорочена назва підприємства-покупця, зафіксована в установчих документах та відображена в податковій накладній, не є порушенням податкового законодавства, ідеться в консультації, опублікованій у журналі «Вісник податкової служби України», 2006, № 19, с. 42.

Податкові накладні, виписані на стару назву підприємства до внесення змін до Свідоцтва про реєстрацію платника ПДВ, є дійсними, якщо отримані своєчасно (лист ДПА в м. Києві від 17.03.2006 р. № 179/10/31-106, «Вісник податкової служби України», 2006, № 5, с. 37). Разом з тим відомі ситуації, коли суб’єктам господарювання вдавалося відстояти податковий кредит щодо податкових накладних, виписаних на стару назву і отриманих із запізненням (див. Ухвалу ВАСУ від 22.06.2006 р. № К-9153/06, К-7379/06).

Вважаємо, що при заповненні назви покупця враховуються вимоги, які виконуються при заповненні реквізиту «Назва продавця» (див. вище)

П.п. «є» п.п. 7.2.1 Закону про ПДВ

Ціна поставки

Ціна поставки одиниці товарів (послуг) зазначається без урахування ПДВ у графі 6 податкової накладної.

У звичайних випадках ціна поставки одиниці товару (послуги) без урахування ПДВ відповідає договірній ціні. Якщо договірна ціна товарів менша від звичайної, у гр. 6 податкової накладної з позначкою «ОЦ»зазначається перевищення звичайної ціни над фактичною

П.п. «ж» п.п. 7.2.1 Закону про ПДВ,

п.п. 12.5, 19 Порядку № 165

Ставка податку та відповідна сума податку в цифровому значенні

У формі податкової накладної обсяги поставок (без ПДВ) відображаються у графах 7 — 10 залежно від виду операцій: оподатковуваної за ставкою 20 % (гр. 7), оподатковуваної за ставкою 0 % (гр. 8 — на території України, гр. 9 — експорт), неоподатковуваної (гр. 10).

При поставці одному покупцю оподатковуваних і неоподатковуваних операцій складаються окремі податкові накладні, тобто не допускається одночасного заповнення в одній податковій накладній графи 10 і граф 7, 8, 9. Винятки становлять: (1) операції з поставки товарів (послуг), до яких одночасно застосовується як ставка 0 %, так і ставка 20 % (або винагорода оподатковується за повною ставкою);

(2) нарахування на сплату процентів або комісій у межах договору фінансового лізингу. У цих випадках складається одна пдаткова накладна (докладніше див. п. 9 Порядку № 165).

У гр. 11 розділу І відображається загальна сума коштів, що підлягає сплаті (без ПДВ).

Сума ПДВ (значення гр. 7 р. V х 20 %) відображається в розділі VI — у гр. 7 (оподатковувані операції за ставкою 20 %). У цьому ж розділі у гр. 8 і 9 (оподатковувані операції за ставкою 0 %) робиться позначка «∅», у гр. 10 (операції, звільнені від ПДВ) роблять позначку «Без ПДВ» з обов’язковим посиланням на відповідний пункт закону.

П.п. «з» п.п. 7.2.1 Закону про ПДВ,

пп. 9 — 11 Порядку № 165

Загальна сума коштів, що підлягає сплаті з урахуванням ПДВ

Загальна сума оплати разом з ПДВ відображається в розділі VII податкової накладної

П.п. «и» п.п. 7.2.1 Закону про ПДВ,

п. 12.10 Порядку № 165

Печатка і підпис у податковій накладній

Обов’язковість цих реквізитів передбачено п. 18 Порядку № 165.

Відбиток печатки платника-продавця повинен стояти на всіх примірниках податкових накладних (якщо аркушів декілька, то податківці вимагають наявність відбитку печатки на кожному з них), на ній обов’язково має бути ідентифікаційний код підприємства або ідентифікаційний номер фізособи, не можна завіряти податкові накладні печатками «Канцелярія», «Фінансовий відділ», «Для документів», «Для довідок» тощо (див. лист ДПАУ від 26.11.99 р. № 6666/6/16-1220-27).

Приватний підприємець — платник ПДВ повинен ставити на своїх податкових накладних печатку (див. лист ДПАУ від 18.05.99 р. № 7155/7/17-0217, п. 2 р. IV листа ДПАУ від 04.11.99 р. № 16-112, від 21.12.2005 р. № 12922/6/16-1116, Вісник податкової служби, 2006, № 41, с. 27). Отже, придбаваючи товар у приватного підприємця, переконайтеся, що в нього є печатка.

Податкову накладну власноруч підписує особа, уповноважена платником ПДВ — продавцем. Право підпису податкових накладних закріплюється за певними працівниками наказом підприємця або керівника — юрособи.

Підпис факсиміле на податковій накладній не дозволяється. Так само вважає Держпідприємництво, це зазначено в його листі від 19.03.2004 р. № 1699.

Водночас, на думку ВГСУ, застосування підпису факсиміле в податковій накладній правомірно, і підписана таким чином податкова накладна не позбавляє покупця права на податковий кредит (див. постанову ВГСУ від 01.07.2004 р. № 5/1961-3/213). Хоча таке право потрібно ще відстояти.

Покупець не ставить печатку і не підписує отриману від продавця податкову накладну

П. 18 Порядку № 165