Каса підприємця: дотримуємось правил
Рух готівки в суб’єктів підприємництва завжди суворо контролюється перевіряючими. Тому приймати й видавати готівку потрібно чітко в межах установлених правил. Щоб до підприємця не було претензій, ці правила потрібно знати і їх дотримуватись, а розібратися з касовими премудростями допоможе наведений матеріал.
Олена САВЧЕНКО, головний редактор
Касові операції та приватні підприємці
Касовими операціями
відповідно до Положення № 637 документ 1 називаються операції підприємств (підприємців) між собою та з фізичними особами, пов’язані з прийомом і видачею готівки при проведенні розрахунків через касу з відображенням цих операцій у відповідних книгах обліку (у тому числі у Книзі ф. № 10). Тобто касові операції — це практично всі операції з готівкою: видача грошей працівнику під звіт, на відрядження, видача зарплати, закупівля за готівку, прийом готівки від клієнтів, покупців тощо.Як бачимо, поняття «касові операції» цілком застосовне й до приватних підприємців. Тобто, здійснюючи операції, які підпадають під визначення «касові операції», підприємець повинен дотримуватися певних вимог щодо касової дисципліни. Зараз ми й розберемося, які з вимог
Положення № 637 підприємцю потрібно виконувати, а які його не стосуються.
Каса підприємця
Відповідно до
Положення № 637 каса — це приміщення або місце здійснення розрахунків готівкою, а також прийому, видачі, зберігання готівкових коштів, інших цінностей, касових документів (у тому числі Книги ф. № 10).Тобто
в підприємця касою може вважатися те місце, де він:— проводить розрахунки готівкою — приймає гроші від покупців за допомогою РРО або РК (розрахункових квитанцій) чи без таких; виплачує гроші — видає зарплату, кошти на відрядження тощо;
— зберігає готівку, КОРО (книгу обліку розрахункових операцій), Книгу ф. № 10.
Тобто підприємець може визначити для себе касу як місце, де перебуває сам підприємець (чи касир підприємця) і його місце для зберігання готівки, інших цінностей, касових документів.
А може каса «курсувати» разом з підприємцями чи це фіксоване місце?
Якщо підприємець (касир підприємця) буде в постійному русі, то цілком припустимо, що й каса постійно переміщатиметься з ним. Тому місце, у якому в певний момент часу перебуває підприємець (його касир), здійснює розрахунки готівкою і в якому він приймає, видає, зберігає готівку, інші цінності, касові документи, відповідно до Положення № 637 буде його касою. Це в загальному випадку. Якщо ж підприємець застосовує РРО (РК), то потрібно пам’ятати, що в більшості випадків РРО й КОРО реєструються на господарську одиницю (торговельну точку), тобто РРО, РК прив’язані до місця здійснення розрахунків. Така каса в підприємця не може бути пересувною. Виняток становлять випадки, коли РРО, наприклад, зареєстрований на об’єкти виїзної торгівлі або підприємець через специфіку своєї діяльності використовує портативний РРО. Ще приклад: РК застосовується при торгівлі через засоби пересувної торговельної мережі.
Які вимоги Положення № 637 не стосуються підприємців
Як ми з’ясували вище, каса в підприємця є. Відразу виникає запитання:
чи повинен підприємець при видачі і прийомі готівки оформляти видаткові й прибуткові ордери, як це роблять юрособи? Особливо це питання актуальне у зв’язку з тим, що на сьогодні прибуткові й видаткові касові ордери є документами суворої звітності.Для відповіді на це запитання звернемося до
Положення № 637. Як видно з цього документа, на підприємців не поширюється багато вимог, які належить виконувати юрособам. Так, підприємець не зобов’язаний виписувати прибуткові та видаткові касові ордери при прийманні й видачі готівки. Касову книгу підприємці також не ведуть. Функції касової книги для підприємця виконує Книга ф. № 10.Аналогічний висновок міститься в
листі НБУ від 30.10.2006 р. № 25-113/2453-11507. У цьому листі, зокрема, зазначається, що відповідно до пункту 4.2 Положення № 637 приватні підприємці касової книги не ведуть, а вимога щодо оформлення касових операцій прибутковими й видатковими касовими ордерами (розділ 3 Положення № 637) стосується тільки юридичних осіб (підприємств).Крім того,
підприємцям не встановлюється ліміт каси і строки здачі готівки (не плутати зі строками повернення підзвітних сум найманими працівниками). Це означає, що готівкова виручка в підприємця може зберігатися в будь-якому розмірі і скільки завгодно днів, здавати її в банк зовсім не обов’язково.
Правильно оприбутковуємо готівку
Уся готівка, що надходить до кас, повинна вчасно (у день одержання готівки) і в повній сумі оприбутковуватися, у тому числі відображатися у Книзі ф. № 10 довідка 1.
При проведенні розрахунків готівкою із застосуванням РРО або використанням РК оприбуткуванням готівки є здійснення обліку зазначеної готівки в повній сумі її фактичного надходження в КОРО на підставі фіскальних звітних чеків РРО (даних РК). Так зазначено в
Положенні № 637. Ще в ньому йдеться про те, що оприбуткування готівки — це проведення підприємствами й підприємцями обліку готівки в касі на повну суму її фактичних надходжень у касовій книзі, Книзі обліку доходів і витрат, книзі обліку розрахункових операцій.Виходить, якщо підприємець застосовує РРО або РК, готівка оприбутковуватиметься через РРО або РК і в КОРО.
Якщо підприємець приймає гроші без застосування РРО або РК, то оприбуткуванням готівки для нього вважатиметься проведення обліку готівки, що надійшла, у Книзі обліку доходів і витрат (у Книзі ф. № 10).Як уже зазначалося, виписувати прибуткові ордери при прийманні готівки підприємець не зобов’язаний. У той же час особі, яка сплатила підприємцю гроші, може знадобитися документ, що підтверджує факт відповідної сплати. У цьому випадку таким документом може бути квитанція довільної форми: підприємець може користуватися, наприклад, схожою на прибутковий ордер формою.
За неоприбуткування (неповне та/або несвоєчасне) оприбуткування в касах готівки може загрожувати штраф у п’ятикратному розмірі неоприбуткованої суми, що передбачено
Указом № 436/95 документ 2. Крім того, теоретично підприємцю може загрожувати адмінштраф за статтею 1642 КУпАП документ 3 у розмірі від 136 до 255 грн. (від 8 до 15 нмдг). Однак на практиці цей штраф до приватних підприємців не застосовується, про що йтиметься далі.
Видача готівки під звіт і на відрядження
Періодично в підприємця виникає необхідність видати під звіт готівку своєму працівнику (наприклад, на госппотреби або на відрядження). При видачі грошей під звіт також потрібно дотримуватися певних правил.
Так,
підзвітною вважається особа — обов’язково працівник підприємця, якій видано готівкові грошові кошти на виробничі (господарські) потреби, на закупівлю сільськогосподарської продукції або на видатки за службовими відрядженнями.Видача готівки під звіт може провадитися з виручки, за рахунок отриманих за чеком коштів з поточного рахунка в банку тощо.
Видавати готівку під звіт з каси можна за умови повного звіту конкретної підзвітної особи за раніше виданими під звіт сумами.
Підзвітна особа зобов’язана відзвітуватися за виданими їй сумами, склавши при цьому
Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт) за формою, затвердженою наказом № 440 документ 4.За
Законом про податок з доходів (підпункт 9.10.2) документ 5Звіт незалежно від мети видачі грошових коштів подається працівником до закінчення третього банківського дня, наступного за днем, у якому працівник:— завершує відрядження;
— завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи (підприємця), що їх надала.
Згідно з
пунктом 2.11 Положення № 637:— повернення коштів, отриманих на закупівлю сільськогосподарської продукції та вторсировини, має провадитися протягом 10 робочих днів від дня видачі готівки під звіт;
— повернення коштів, отриманих на інші виробничі (господарські) потреби, — не пізніше 2 робочих днів, включаючи день одержання готівкових коштів під звіт.
Тобто, що стосується строків подання
Звіту й видачі готівки на закупівлю сільськогосподарської продукції, вторсировини та на інші виробничі (господарські) потреби, Закон про податок з доходів і Положення № 637 трактує їх по-різному. Строки повернення готівки й подання Звіту ми наводили у «ВД», 2008, № 2 на с. 14. Для того щоб не порушити зазначені строки й відповідно уникнути податкових наслідків за Законом про податок з доходів і штрафних санкцій за Указом № 436/95 (про штрафи поговоримо далі), рекомендуємо вимагати від працівників звітувати й повертати залишки підзвітних сум у строки, які б одночасно задовольняли і вимогам Положення № 637, і вимогам Закону про податок з доходів.Відповідальність за несвоєчасне повернення надміру витрачених коштів у касу передбачено й
Законом про податок з доходів. Так, відповідно до підпункту 4.2.15 Закону про податок з доходів до загального місячного оподатковуваного доходу такого працівника включається сума надміру витрачених коштів, отриманих платником податків на відрядження й під звіт, та не повернутих у встановлені законодавством строки.Розмір цієї суми розраховується відповідно до вимог
пункту 9.10 статті 9 Закону про податок з доходів. Крім цього, за таке порушення працівник повинен сплатити штраф, установлений підпунктом 9.10.3 Закону про податок з доходів, — у розмірі 15 % від суми таких надміру витрачених (неповернутих) грошових коштів.При цьому виходячи з норм
пункту 9.10 Закону про податок з доходів можна зробити висновок, що під «надміру витраченими» коштами маються на увазі кошти, видані працівнику з каси понад установлені суми, за якими він відзвітувався.Порядок оподаткування надміру витрачених сум і застосування штрафу такий:
1) якщо кошти повертаються платником протягом звітного місяця, на який припадає встановлений
Законом про податок з доходів триденний строк, то працівник має сплатити тільки штраф у розмірі 15 % від суми надміру витрачених коштів;2) якщо ж кошти не повертаються до кінця такого місяця, то, крім штрафу в розмірі 15 %, неповернена сума включається до оподатковуваного доходу працівника і з неї утримується податок з доходів. Причому об’єкт оподаткування визначається з урахуванням «натурального» коефіцієнта (1,176471). При цьому повернення коштів згодом не тягне за собою повернення такого податку й суми утриманого штрафу.
І штраф, і податок з доходів фізичних осіб утримуються підприємцем за рахунок будь-якого доходу працівника, що підлягає оподаткуванню податком з доходів, після його оподаткування. Якщо ж суми такого доходу не вистачає на покриття цих сум, то їх погашення має провадитися за рахунок доходу платника податків наступних місяців.
Наведемо
приклад. Підприємець видав працівнику кошти на відрядження в сумі 2000 грн. Після повернення з відрядження 16.01.2008 р. працівник подав авансовий звіт, затверджений у сумі 1800 грн. Залишок невитрачених коштів повернуто працівником:а) 23.01.2008 р.;
б) 05.02.2008 р.
За січень працівнику нараховано зарплату в сумі 800 грн.
Як у випадку «а», так і у випадку «б» на працівника має бути накладено штраф у розмірі 15 % від неповерненої суми коштів.
Сума штрафу становитиме:
(2000,00 - 1800,00) х 15 % = 30,00 (грн.).
Цю суму має бути утримано із заробітної плати працівника.
У разі якщо надміру витрачені кошти не повертаються працівником протягом місяця, у якому минув установлений триденний строк (випадок «б»), сума неповернених коштів додатково до штрафу обкладається ще й податком з доходів фізичних осіб за ставкою 15 %. При цьому сума такого податку утримується із заробітної плати працівника, нарахованої за лютий. Розмір доходу, отриманого працівником унаслідок повернення невитраченої суми у строк (з урахуванням «натурального» коефіцієнта), становитиме:
200,00 х 1,176471 = 235,29 (грн.).
Отже, сума податку з доходів фізичних осіб у цьому випадку дорівнюватиме:
235,29 х 15 : 100 = 35,29 (грн.).
Сума, що підлягає утриманню з лютневої заробітної плати такого працівника, становитиме:
30,00 + 35,29 = 65,29 (грн.).
Крім того, за порушення перевищення строків використання виданої під звіт готівки
Указом № 436 передбачено застосування штрафних санкцій у розмірі 25 % від виданих під звіт сум. Цей штраф накладається на підприємця.
10-тисячне обмеження
У
Положенні № 637 є вимога про те, щоб сума розрахунку готівкою одного підприємства (підприємця) з іншим підприємством (підприємцем) через їхні каси та через каси установ банків не повинна перевищувати протягом одного дня за одним або декількома платіжними документами гранично припустиму суму, розмір якої встановлюється НБУ. Платежі понад установлену граничну суму мають здійснюватися виключно в безготівковому порядку. На сьогодні постановою НБУ від 09.02.2005 р. № 32 така сума встановлена в розмірі 10 тис. грн.Ця вимога поширюється й на приватних підприємців.
Причому слід звернути увагу на такий момент. Якщо підприємець платить гроші шляхом унесення готівки в касу банку, він так само має слідкувати за 10-тисячним обмеженням, оскільки для нього такі розрахунки є готівкою.Покарання за перевищення граничного розміру розрахунків готівкою має нести той суб’єкт підприємництва, що сплатив готівку. Причому приватним підприємцям за перевищення граничного розміру може загрожувати хіба що адмінштраф
за статтею 1642 КУпАП. Цей штраф передбачено «взагалі» за порушення правил ведення касових операцій, і розмір його становить від 136 до 255 грн. (від 8 до 15 нмдг). Але оскільки приймати рішення про накладення штрафу мають право посадові особи органів ДКРС (державної контрольно-ревізійної служби), а діяльність приватних підприємців не підконтрольна органам ДКРС, то виходить, що до приватних підприємців цей штраф, як правило, не застосовується (податківці цей штраф накладати не мають права).
Здача покупцям
Положення № 637
вимагає, щоб підприємці забезпечували наявність у касі банкнот для видачі здачі.За порушення цієї вимоги підприємцю може загрожувати все той же «ілюзорний» адмінштраф за
статтею 1642 КУпАП (подробиці його застосування розглянуто вище).Інша річ, якщо в касі була здача, а продавець не дав її покупцю (таке може виявитися хіба що при контрольній закупівлі). У цьому випадку винному в обмані покупця може загрожувати адмінштраф за
статтею 1552 КУпАП від 34 до 255 грн. (від 2 до 15 нмдг).
Якщо каса з РРО
У
Положенні № 637 зазначено: касові операції, проведені згідно із Законом про РРО документ 6, оформляються відповідно до вимог цього Закону. Це означає, що касове положення — касовим положенням, але вимоги Закону про РРО обов’язкові для виконання всіма підприємцями, які підпадають під сферу його дії.
Відомості на зарплату
З
Положення № 637 не можна зробити висновок про те, що приватні підприємці зобов’язані видавати зарплату за відомістю. Але тут потрібно брати до уваги вимоги інших законодавчих актів. Складання відомості про нарахування й виплату зарплати вимагає той же Закон № 1058 документ 7. Так, відповідно до пункту 2 статті 17 цього Закону підприємцю обов’язково слід вести й зберігати документи, що стосуються виплати найманим працівникам заробітної плати. Зокрема, це розрахунково-платіжні відомості із заробітної плати, форму яких затверджено наказом Мінстату України «Про затвердження типових форм первинного обліку за розрахунками з робітниками та службовцями за заробітною платою» від 22.05.96 р. № 144.Що стосується виплати винагород особам, які виконують для підприємця роботи за цивільно-правовими договорами, то ці виплати в розрахунково-платіжній відомості можуть не зазначатися. Факт виплати грошових коштів у цьому разі підприємець може оформити (якщо це потрібно отримувачу грошей) будь-яким письмовим документом, складеним у довільній формі (наприклад, складеним за аналогією з видатковим ордером).
Умови про цільове використання готівки не існує
Багато хто пам’ятає, що до лютого 2005 року існувала вимога про цільову витрату грошових коштів, отриманих у банку (підприємець отриману в банку готівку мав право витрачати тільки на зазначені ним у чеку цілі).
На сьогодні такої вимоги не існує.
Перевірки
Контроль за дотриманням порядку ведення операцій з готівкою в підприємців здійснюватимуть податкові органи. Під час перевірок з’ясовуватиметься кількість відкритих поточних рахунків підприємця в банках, результати раніше здійснених перевірок, дотримання ними порядку ведення операцій з готівкою, дотримання порядку повернення підзвітних сум. Під час перевірки аналізуються обсяги готівки, періодичність і структура її видачі, динаміка в порівнянні з попередніми періодами. Перевіряючі звертатимуть увагу на такі непевні моменти, як:
— проведення підприємцем операцій, що не виправдані економічно або суперечать законодавству України (не відповідають характеру його діяльності);
— перекази значних сум готівки на рахунки фізичних осіб;
— надходження й зняття з рахунків готівки в сумах, що перевищують звичайний грошовий обіг підприємця;
— внесення на рахунки готівки з наступним переказом їх у короткий термін іншому суб’єкту підприємництва;
— систематичне або повне зняття значних сум готівки в день їх надходження на рахунок тощо.
Аналізується також видача готівки, яку підприємець одержував зі свого рахунка регулярно протягом короткого періоду (тижня, декади, місяця).
Висновки
У підприємця касою може вважатися те місце, де він
:— проводить розрахунки готівкою — приймає гроші від покупців за допомогою РРО або РК (розрахункових квитанцій) чи без таких; виплачує гроші — видає зарплату, кошти на відрядження тощо;
— зберігає готівку, КОРО (книгу обліку розрахункових операцій), Книгу ф. № 10.
Підприємець не зобов’язаний виписувати прибуткові й видаткові касові ордери при прийманні й видачі готівки. Касову книгу підприємці також не ведуть. Функції касової книги для підприємця виконує Книга ф. № 10.
Крім того,
підприємцям не встановлюється ліміт каси і строки здачі готівки (не плутати зі строками повернення підзвітних сум найманими працівниками).При проведенні розрахунків готівкою із застосуванням РРО або використанням РК оприбуткуванням готівки є здійснення обліку зазначеної готівки в повній сумі її фактичного надходження у КОРО на підставі фіскальних звітних чеків РРО (даних РК).
Якщо підприємець приймає гроші без застосування РРО або РК, то оприбуткуванням готівки для нього вважатиметься проведення обліку готівки, що надійшла, у Книзі обліку доходів і витрат (у Книзі ф. № 10).
Розшифровка нормативних посилань (документ)
1
Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637.2
Указ Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм щодо регулювання обігу готівки» від 12.06.95 р. № 436/95.3
Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-X.4
Наказ ДПАУ «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, і Порядку складання зазначеного Звіту» від 19.09.2003 р. № 440.5
Закон України «Про податок з доходів фізичних осіб» від 22.05.2003 р. № 889-IV.6
Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.95 р. № 265/95-ВР.7
Закон України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» від 09.07.2003 р. № 1058-IV.
Довідкова інформація (довідка)
1
Відповідна вказівка не позбавляє єдиноподатника можливості відображати у Книзі ф. № 10 тільки денні підсумки (без розшифровки кожної операції).
