Показники чисельності у звітності, якщо працівниця підприємця пішла у відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами
ЗАПИТАННЯ. Наймана працівниця підприємця на єдиному податку з 6 травня 2008 року пішла в декретну відпустку, у зв’язку з чим виникли питання щодо відображення деяких показників у звітності до Пенсійного фонду, фондів соціального страхування і податкового органу.
1. Чи зміниться показник середньооблікової чисельності штатних працівників та кількості застрахованих осіб у звіті до Пенсійного фонду (додаток 23)? Чи потрібно відображати суму виплаченої допомоги по вагітності та пологах у цьому звіті? Чи ввійде ця сума у звітність з персоніфікації?
2. Чи позначиться вихід працівниці в декретну відпустку на показниках середньооблікової кількості (чисельності) працівників у звітах до інших фондів соціального страхування, чи ввійде ця сума до фонду оплати праці (оподатковуваних доходів)?
3. Чи відображати суму виплати за лікарняним листком у Звіті за формою № 1 ДФ?
4. У які терміни необхідно здати до податкового органу Довідку на найману працівницю для того, щоб не сплачувати за неї єдиний податок за червень? Як надалі отримати нову Довідку на цю співробітницю?
5. Як правильно зазначити в квартальному Звіті підприємця-єдиноподатника фактичну чисельність працівників: з урахуванням цієї співробітниці чи без неї?
ВІДПОВІДЬ. Отже, почнемо зі звітності до Пенсійного фонду. Щомісячно за внесками за найманих працівників підприємець звітує за формою додатка 23 до Інструкції № 21-1 документ 1, а також щорічно подає звітність з персоніфікації (форма «ІНДАНІ»). У додатку 23, крім усього іншого, наводяться дані про «Середньооблікову чисельність працівників облікового складу за звітний період» і «Кількість застрахованих осіб у звітному періоді».
Перший показник розраховується згідно з Інструкцією № 286 документ 2 виходячи з кількості штатних працівників облікового складу за кожен день місяця та кількості календарних днів цього місяця.
При підрахунку кількості штатних працівників на певну дату працівницю, яка перебуває у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами, враховувати потрібно. Проте при обчисленні середньооблікової кількості штатних працівників облікового складу враховуються всі категорії працівників облікового складу, зазначені в пунктах 2.4, 2.5 Інструкції № 286, крім працівників, які перебувають у відпустках у зв’язку з вагітністю та пологами або для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку (підпункти 2.5.8 — 2.5.9 Інструкції № 286). Така вимога міститься в підпункті 3.2.2 пункту 3 Інструкції № 286. Облік цих категорій працівників ведеться окремо.
Отже, працівниця, яка в травні пішла в декретну відпустку, при розрахунку показника середньооблікової кількості штатних працівників облікового складу враховується тільки в ті календарні дні звітного місяця, коли вона в такій відпустці не була.
Показник «Кількість застрахованих осіб у звітному періоді» визначається як кількість осіб, щодо яких подаються відомості для персоніфікованого обліку (згідно з роз’ясненнями, даними ПФУ в листі від 23.03.2004 р. № 2727/04).
Згідно з пунктом 1.2 постанови № 7 — 6 документ 3 застрахованими є особи, перелічені в статтях 11 та 12 Закону № 1058 документ 4, у тому числі сюди потрапляють і наймані працівники, які перебувають у трудових відносинах з підприємцем (протягом місяця). Отже, врахувати в цьому показнику потрібно і працівницю, яка пішла в декретну відпустку, а також відобразити відомості щодо цієї працівниці у звітності з персоніфікації за 2008 рік. При цьому сума самої допомоги по вагітності та пологах у формі «ІНДАНІ» не наводиться.
Проте саму суму допомоги по вагітності та пологах не потрібно відображати в цих формах звітності до Пенсійного фонду, оскільки вона пенсійними внесками не обкладається.
Зауважимо, що в цих формах відображається тільки сума звичайного лікарняного.Тепер що стосується звітності до решти соціальних фондів: Фонду «тимчасової непрацездатності», Фонду «безробіття» та Фонду «нещасного випадку».
Відразу зауважимо: до доходу, який обкладається внесками до цих фондів, сума допомоги по вагітності та пологах не входить, оскільки вона не включається до фонду оплати праці згідно з
Інструкцією № 5 документ 5 (тобто у звітах не відображається).У звітності з соцфондів наводяться такі показники про кількість працівників:
— до Фонду «тимчасової непрацездатності» (Ф4-ФСС з ТВП) — «Середньооблікова чисельність штатних працівників в еквіваленті повної зайнятості»;
— до Фонду «безробіття» — «Середньооблікова чисельність штатних працівників (осіб)»;
— до Фонду «нещасного випадку» — «Середньооблікова кількість штатних працівників (осіб)».
Розрахунок цих показників, як уже зазначалося, здійснюється відповідно до
Інструкції № 286. При цьому співробітниця, яка перебуває у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами, у розрахунку цих показників не враховується (незважаючи на те що трудові відносини з нею не перериваються і вона залишається у штаті співробітників).Далі. У
Податковому розрахунку за формою № 1ДФ допомогу по вагітності та пологах слід відображати окремим рядком з ознакою доходу «22» (податком з доходів фізичних осіб вона не обкладається, тому в графах 4 і 4а проставляються нулі).У цьому звіті наводиться кількість штатних працівників («Працювало в штаті»), і тут працівниця, яка перебуває в декретній відпустці, враховується. Нагадаємо, що у ф. № 1ДФ у рядку «Працювало в штаті» зазначається найбільший показник кількості штатних працівників на 1-ше число кожного місяця звітного кварталу.
Тепер щодо сплати єдиного податку за цю працівницю. Незважаючи на те що формально працівниця, яка перебуває в декретній відпустці, залишається в штаті підприємця, фактично працювати в нього в цей період вона не буде, і тому доплачувати 50 % єдиного податку за неї підприємець не зобов’язаний. Для цього він має здати
Довідку про трудові відносини фізичної особи з платником єдиного податку, виписану на такого працівника, до податкового органу за місцем своєї реєстрації (лист ДПАУ від 16.08.2006 р. № 4334/А/17-0715, лист Держпідприємництва від 30.05.2002 р. № 1-221/2951).На практиці податківці для визначення, з якого місяця не робити доплату єдиного податку, орієнтуватимуться не на день виходу працівниці в декретну відпустку, а на дату повернення
Довідки. Якщо працівник протягом календарного місяця працює хоча б один день, доплатити єдиний податок за нього потрібно в повній сумі (як і за відпрацьований ним місяць, тобто 50 % ставки податку).Таким чином, дата виходу працівника серед місяця (не пізніше 20-го чи пізніше 20-го числа місяця) має принципове значення.
У нашому випадку працівниця йде в декретну відпустку не пізніше 20-го числа місяця, тому тут особливих питань не виникає. Довідку краще здати не пізніше 20 травня. Якщо вона буде здана після 20 травня, то підприємцю краще до 20 травня принаймні повідомити податківців про те, що в наступному місяці працівниця фактично працювати в підприємця вже не буде, і Довідку буде повернено (щоб не виникало запитань, чому за працівника не сплачено єдиний податок за наступний місяць).Зауважимо: якщо з якоїсь причини за працівницю було сплачено 50 % ставки єдиного податку за наступний місяць (червень), то, на думку ДПАУ, сплачена наперед (за податкові періоди, що не настали) за неї доплата 50 % єдиного податку поверненню не підлягає (
лист ДПАУ від 16.08.2006 р. № 4334/А/17-0715).Що стосується даних про фактичну чисельність працівників у
Звіті єдиноподатника, то працівницю потрібно враховувати тільки в тих місяцях, де за неї доплачувалося 50 % єдиного податку, тобто вона працювала хоча б один день місяця (Довідку не було здано). У цій ситуації у Звіті за II квартал працівниця буде врахована у квітні й травні 2008 року.Згодом, коли працівниця вийде з декретної відпустки та відпустки для догляду за дитиною до трьох років і приступить до трудових обов’язків, на неї знову потрібно буде отримати
Довідку. При цьому спочатку підприємець повинен буде доплатити за неї єдиний податок (по 50 % від ставки) з розрахунку не менше ніж за повний місяць з початку її діяльності.Наприклад, працівниця вийшла з відпустки для догляду за дитиною 26 червня. У такому разі за неї потрібно заплатити єдиний податок (50 % від ставки, за якою сплачує єдиний податок підприємець)
за цілий місяць (за червень) і отримати на неї Довідку.За жінку, яка стала до роботи знову, єдиний податок потрібно заплатити не пізніше дня її виходу на роботу, а також звернутися до податкового органу для отримання
Довідки (до її виходу).Перелік документів, які необхідно подати для отримання
Довідки в цьому випадку, законодавством не встановлено. Як правило, на місцях вимагають, щоб було подано заяву за формою додатка 1 до Порядку № 599 документ 6 та документ про сплату єдиного податку за працівницю.Зверніть увагу:
якщо працівниця повернулася на роботу вже після 20-го числа місяця, доплату єдиного податку за неї потрібно внести за два місяці — за місяць, у якому вона вийшла, і за наступний місяць (термін сплати єдиного податку за який уже настав).Якщо працівниця повернулася замість звільненого протягом цього ж календарного місяця працівника, то за неї доплачувати єдиний податок не потрібно. Треба тільки отримати
Довідку (лист ДПАУ від 31.03.2000 р. № 4570/7/17-0517).Розшифровка нормативних посилань (документ)
1
Інструкція про порядок обчислення і сплати страхувальниками та застрахованими особами внесків на загальнообов’язкове державне пенсійне страхування до Пенсійного фонду України, затверджена постановою правління Пенсійного фонду України від 19.12.2003 р. № 21-1.2
Інструкція зі статистики кількості працівників, затверджена наказом Держкомстату від 28.09.2005 р. № 286.3
Порядок формування і надання органам Пенсійного фонду України відомостей про застраховану особу, що використовуються в системі загальнообов’язкового державного пенсійного страхування, затверджений постановою правління ПФУ від 10.06.2004 р. № 7 — 6.4
Закон України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» від 09.07.2003 р. № 1058-IV.5
Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. № 5.6
Порядок видачі свідоцтва про сплату єдиного податку, затверджений наказом ДПАУ від 29.10.99 р. № 599.
