Довідник підприємця. Оренда в діяльності підприємця

Ключові моменти

На що звернути увагу

Нормативно-правовий акт, листи

1

2

3

I. Оренда рухомого майна

Форма договору

За загальним правилом договір оренди укладається у простій письмовій формі (зразок договору оренди майна див. у «ВД», 2009, № 10, с. 39)

Стаття 206 ЦКУ

Що не можна здавати/брати в оренду (суборенду)?

Заборонено передавати у фінансовий лізинг ^{довідка 1} земельні ділянки та інші природні об’єкти, а також цілісні майнові комплекси.
Крім того, не можна здавати в оренду зброю, боєприпаси, бойову та спеціальну техніку.
У суборенду заборонено здавати майно, узяте напрокат

Статті 760 і 791 ЦКУ, стаття 3 Закону про фінансовий лізинг, частина 3 статті 7 Закону про господарську діяльність у ЗСУ

Суборенда

Орендар може передати майно в суборенду, однак лише за умови згоди орендодавця, якщо інше не встановлено договором. У будь-якому разі, для того щоб з суборендою не виникало проблем, краще мати окремий документ — письмову згоду орендодавця на суборенду.
Строк договору суборенди не може перевищувати строку дії договору оренди

Стаття 774 ЦКУ

Ремонт об’єкта оренди

Поточний ремонт майна, отриманого в оренду, виконує орендар (якщо в договорі не зазначено інше).
Капітальний ремонт майна, переданого в оренду, проводить орендодавець за свій рахунок (якщо в договорі не зазначено інше)

Стаття 776 ЦКУ

Поліпшення майна

Орендар може поліпшувати орендоване майно лише за умови згоди орендодавця. Якщо майно поліпшено без такої згоди і поліпшення не є невідокремленим від майна, орендар не має права на відшкодування вартості поліпшення.
А от якщо поліпшення здійснено з відома орендодавця, то орендар має право вимагати відшкодування такого
поліпшення.
Якщо поліпшення є відокремленим від речі, орендар має право його вилучити

Стаття 778 ЦКУ

ПДФО та внески

Орендар-підприємець при виплаті орендної плати фізичній особі — орендодавцю (непідприємцю) зобов’язаний утримати ПДФО з виплачуваної суми (15 %) і відобразити виплату у формі № 1ДФ (код — «01»).
Якщо виплата провадиться юридичній особі або підприємцю, ні ПДФО, ні соцвнески сплачувати не потрібно. Єдине, у підприємця-орендодавця слід затребувати копії:
— Свідоцтва про держреєстрацію;
— Свідоцтва про сплату єдиного податку із зазначенням такого виду діяльності, як здавання майна в оренду;
— платіжного документа про сплату ПДФО або єдиного податку за той квартал (місяць), в якому виплачується дохід (цього вимагає ДПАУ, хоча відповідно до законодавства достатньо лише візуально переконатися в наявності таких документів).
Винагорода, виплачена підприємцю, до форми № 1ДФ записується з кодом «42»

Пункт 1.3 Закону про податок з доходів, Порядок № 451, листи ДПАУ від 10.08.2007 р.
№ 3990/C/07115, № 15947/7/17-0717, від 13.03.2006 р. № 2241/6/17-0716

Орендні платежі
та витрати

Підприємці на загальній системі оподаткування мають право включити орендні платежі до витрат за наявності документів, що підтверджують сплату грошових коштів (чеки, квитанції, платіжні доручення).
Підприємці на єдиному податку теж можуть записати до графи «Витрати» Книги форми № 10 орендні платежі за наявності підтверджуючих документів (лист ДПАУ від 26.10.2004 р. № 20714/7/17-3117).
Запис про витрати здійснюється в момент сплати орендних платежів ^{довідка 2}

Стаття 13 Декрету № 13-92, підпункт 5.2.1 Закону про податок на прибуток

II. Оренда нерухомості

Форма договору

Договір оренди будівлі або капітальної споруди (їх частини) укладається в письмовій формі. Зразок договору оренди нерухомості див. у «ВД», 2009, № 10, с. 36

Стаття 793 ЦКУ

Нотаріальне посвідчення та держреєстрація ^{довідка 3}

Якщо договір оренди будівлі укладено строком на 3 роки та більше, його обов’язково потрібно посвідчити в нотаріуса та зареєструвати.
Не посвідчений у нотаріуса договір вважається нікчемним за умовчанням, для цього навіть не потрібне рішення суду.
У принципі, такий договір може бути визнано дійсним, але лише в суді, і то за умови доведення, що одна зі сторін ухилялася від нотаріального посвідчення договору. Однак з урахуванням останньої думки ВГС шансів на допомогу судів у цьому випадку залишається все менше (Узагальнення практики розгляду судами цивільних справ про визнання операцій недійсними від 24.11.2008 р.).
Водночас нескладно абсолютно законно уникнути необхідності посвідчувати та реєструвати договір оренди нерухомості. Для цього достатньо укласти його на 2 роки і 11 місяців (або навіть 2 роки і 364 дні), а після закінчення зазначеного строку  підписати новий договір з таким же строком і на тих же умовах. Причому в разі виникнення спорів можна бути впевненим, що суди будуть на боці підприємця. Щодо договорів оренда, за якими будівля передається в користування фізособі (непідприємцю), то раніше вони підлягали обов’язковому нотаріальному посвідченню незалежно від строку дії договору. Тепер же їх необхідно посвідчувати (та реєструвати) в загальному порядку, тобто якщо строк договору становить 3 роки чи більше (Закон № 1509)

Статті 220, 793 і 794 ЦКУ

Розмір орендної плати

Застерігається сторонами в договорі оренди

Документальне оформлення
оренди

Передача нерухомості за договором оренди оформляється актом приймання-передачі об’єкта оренди, який підписується орендарем та орендодавцем. Цей акт може мати довільну форму. Щоб уникнути непорозумінь, в акті доцільно зазначити стан будівлі (приміщення), наявність меблів, кондиціонера, сантехніки тощо.
Повернення об’єкта оренди орендодавцю також оформляється актом приймання-передачі.
Виплату орендної винагороди краще здійснювати після підписання акта приймання-передачі послуг оренди, який оформляється щомісяця, щокварталу тощо — залежно від періодичності виплат

Стаття 795 ЦКУ

Ремонт (поліпшення) об’єкта нерухомості та витрати

Ремонт та поліпшення орендованої нерухомості відбувається в такому самому порядку, що й рухомого майна: поточний ремонт провадить орендар, а капітальний ремонт та інші поліпшення — орендодавець або орендар з відома орендодавця (краще, якщо згода є письмовою).
Якщо договір оренди зобов’язує або дозволяє орендарю ремонтувати та поліпшувати будівлю, витрати на ремонт можна записувати до Книги форми № 10 (у сумі не більше 10 % балансової вартості всіх груп основних фондів на початок року) за умови, що підприємець зможе розрахувати амортизацію (детальніше див. «ВД», 2009, № 10, с. 32)

Статті 776, 778 ЦКУ, підпункт 8.8.1 Закону про податок на прибуток

Комунальні платежі та витрати

Домовленість про те, хто сплачуватиме за спожиті воду, електроенергію, тепло тощо доцільно закріпити в договорі оренди.
Як правило, комунальні платежі — це тягар саме орендаря, але оплачуються вони по-різному:
1) усі договори з постачальниками комунальних послуг переоформляються на орендаря і він від свого імені вносить відповідні платежі. Якщо документи, що підтверджують оплату комунальних послуг є (виписані на ім’я орендаря), сума платежів записується до Книги форми № 10 на дату їх оплати ^{довідка 2;}
2) усі договори з постачальниками комунальних послуг оформлено на орендодавця і він сам оплачує відповідні рахунки. При цьому сума орендної плати така, що покриває витрати на оплату комунальних послуг. У цьому випадку:
— орендар уключає всю суму орендної плати до складу витрат і записує її до Книги форми № 10 на дату виплати орендного платежу ^{довідка 2;}
— орендодавець відображає витрати на дату оплати рахунків, виставлених постачальниками комунальних послуг ^{довідка 2;}
3) усі договори з постачальниками комунальних послуг оформлено на орендодавця. Але сума орендної плати не покриває витрати на оплату комунальних послуг. У цьому випадку:
— орендар окремо (плюс до орендної плати) відшкодовує орендодавцю витрати на оплату спожитих комунальних послуг (а інколи й сам оплачує рахунки, виписані на орендодавця). Велика ймовірність того, що оплату комунальних послуг податківці
не дозволять уключити до витрат;

— орендодавець гроші, отримані транзитом від орендаря на оплату комунальних послуг, повинен спочатку записати
до Книги форми № 10 як дохід, а потім (при перерахуванні
постачальникам послуг) — записати до Книги форми № 10 за графою «Витрати» (за наявності платіжних документів).

Якщо орендодавець є єдиноподатником, йому краще подбати про внесення до свого Свідоцтва такого виду діяльності, як «інші види діяльності» (мається на увазі отримання від орендаря коштів на оплату комунальних послуг). Інакше податківці можуть намагатися стягнути ПДФО з таких коштів. При цьому велика ймовірність того, що вони дотримуватимуться стандартної позиції: гроші, які проходять через орендодавця-єдиноподатника транзитом, повинні враховуватися в річній сумі виручки для порівняння з межею у 500 тис. грн.

Підпункт 5.2.1 Закону про податок на прибуток

Земля під будівлею, переданою в оренду

Одночасно з правом оренди будівлі орендарю надається право користування земельною ділянкою, на якій ця будівля розташована. Тому окремий договір оренди землі не потрібний (тепер уже остаточно, оскільки статтю 290 ГКУ, яка вимагала наявність окремого нотаріально посвідченого договору оренди землі, виключено з ГКУ відповідно до Закону № 1509).
Крім того, орендар не зобов’язаний окремо сплачувати за землю, оскільки:
— згідно з ЦКУ орендар, сплачуючи орендну плату за будівлю, у її складі сплачує і за користування будівлею, і за користування землею. Для цього зовсім необов’язково, щоб у договорі оренди плата за користування землею виділялася окремим рядком;
— а податок на землю (або орендну плату за користування землями державної або комунальної власності) зобов’язаний сплачувати орендодавець.
Якщо орендодавець є єдиноподатником, який здає в оренду нерухомість, розташовану на власній земельній ділянці, то він може податок на землю не сплачувати згідно з Указом № 746 (детальніше про це див. «ВД», 2008, № 17, с. 29). А ось якщо земля не перебуває в його власності, то від орендної плати за її використання його не звільнено (орендну плату сплачують навіть єдиноподатники)

Статті 796, 797 ЦКУ, стаття 6 Указу № 746

Оренда держмайна

Для того щоб узяти в оренду об’єкт нерухомості, який перебуває в держвласності, необхідно подати держпідприємству пакет документів, серед яких: заява, примірний договір оренди, розрахунок орендних платежів тощо.
Розмір річної орендної плати не може перевищувати 10 % вартості орендованого майна (крім випадків оренди за конкурсом). Вартість майна визначається шляхом незалежної оцінки. Послуги з визначення вартості орендар та орендодавець оплачують за домовленістю.
Щодо відшкодування комунальних послуг, то в разі переоформлення договорів з постачальниками послуг на орендаря запитань не виникає — комунальні платежі однозначно потрапляють до витрат.
Якщо ж договори залишаються укладеними від імені орендодавця, потрібно, крім договору оренди, підписати договір про відшкодування витрат балансоутримувача на утримання орендованого нерухомого майна та надання комунальних послуг орендарю. На наш погляд, такий договір, рахунки від орендодавця та відповідні платіжні документи є достатнім документальним підтвердженням для включення комунальних платежів, що відшкодовуються, до складу витрат

Перелік № 2975 (перелік документів), наказ № 1774 (типовий договір оренди держмайна, примірний договір на відшкодування комунальних послуг), стаття 19 Закону № 2269, пункт 19 Методики № 629, лист ДПАУ від 05.01.2000 р. № 34/6/15-1116

Розірвання договору оренди

Договір оренди може бути достроково розірвано:
1) за ініціативою орендаря в таких випадках:
— орендодавець передав у користування нерухомість, якість якої не відповідає умовам договору;
— орендодавець своєчасно не проводить капітальний ремонт будівлі;
— орендодавець не повідомив орендаря про право третіх осіб на надану в оренду нерухомість;
2) за ініціативою орендодавця в таких випадках:
— орендар користується будівлею не за призначенням або з порушенням умови оренди (наприклад, приміщення взято в оренду під склад, а насправді орендар облаштував у ньому бар);
— орендар передав нерухомість у суборенду (користування) третій особі без згоди орендодавця;
— існує загроза пошкодження будівлі;
— орендар не провів капітальний ремонт, якщо в договорі оренди такий обов’язок покладено на нього.
Якщо друга сторона не згодна з розірванням договору, він може бути розірваний лише за рішенням суду.
У разі оренди держмайна договір оренди може бути розірваний достроково за рішенням суду за наявності зазначених підстав, а також у разі невиконання сторонами своїх зобов’язань

Статті 784, 769, 783 ЦКУ, стаття 188 ГКУ, стаття 26 Закону № 2269

ПДФО і внески

1. У разі коли договір оренди укладено з фізичною особою — непідприємцем, ПДФО справляється із суми винагороди, зазначеної в договорі (ПДФО дорівнює 15 %). Але якщо місцевий виконком затвердив та оприлюднив мінімальну вартість місячної оренди 1 кв. м. загальної площі нерухомості, ПДФО справляється з найбільшої із сум:
— або з орендної плати, зазначеної в договорі;
— або з розрахованої суми мінімальної орендної плати ^{довідка 4}.
Сума виплаченої орендодавцю винагороди відображається у звіті за формою № 1ДФ з ознакою доходу «08». ПДФО перераховується до бюджету за місцем реєстрації орендаря ^{довідка 5} одночасно з виплатою орендної плати.
2. У разі коли договір оренди укладено з підприємцем, ні ПДФО, ні внески не сплачуються. При цьому податківці бажають, щоб орендар мав копії Свідоцтва про держреєстрацію орендодавця, Свідоцтва єдиноподатника з видом діяльності «Здавання в оренду нерухомості» (за наявності), а також платіжок про сплату орендодавцем ПДФО або єдиного податку. За відсутності зазначених копій податківці загрожують стягнути ПДФО з орендаря в потрійному розмірі.
У формі № 1ДФ дохід, виплачений підприємцю, відображається з ознакою «42».
3. При укладенні договору з юридичною особою ні ПДФО, ні внески не сплачуються, і проблем з податківцями не повинно бути

Підпункти 8.2.1 і 9.1.2 Закону про податок з доходів, листи ДПАУ від 10.08.2007 р.
№ 3990/C/07115, № 15947/7/17-0717, від 13.03.2006 р. № 2241/6/17-0716

Орендні платежі
та витрати

Орендна плата за нерухомість уключається до витрат у загальному порядку: за наявності підтверджуючих платіжних документів і за наявності зв’язку з госпдіяльністю. До Книги форми № 10 такі витрати потрапляють на дату перерахування коштів ^{довідка 2}.
Але є два нюанси:
— включати до витрат орендні платежі за сумнівними договорами (незареєстрованими та непосвідченими в нотаріуса, якщо це необхідно) не слід;

— не можна включати до витрат орендну плату за наймання нерухомості, яка належить до житлового фонду (наприклад, під офіс найняли квартиру в житловому будинку). Річ у тім, що договір оренди квартири, яка, з одного боку, належить до житлового фонду, а з іншого — використовується як офіс, суперечить нормам статті 6 ЖКУ, тому судом такий договір може бути визнано недійсним

Стаття 13 Декрету № 13-92, підпункт 5.2.1 Закону про податок на прибуток

III. Оренда автомобіля

Форма договору

Договір оренди автомобіля укладається в письмовій формі. Примірний зразок договору див. у «ВД», 2008, № 3, с. 23.
До відома, податківці у своїх консультаціях звертають увагу на необхідність зазначити в договорі: найменування та марку автомобіля, держномер, колір, рік випуску, номери двигуна, шасі та кузова, реквізити техпаспорта, а також строк оренди автомобіля, суму орендної плати, форму оплати (грошова, натуральна чи інша) і періодичність проведення розрахунків (див. «Вісник податкової служби України», 2006, № 29, с. 36)

Стаття 799 ЦКУ

Нотаріальне посвідчення та держреєстрація

Держреєстрація договору необов’язкова.
Посвідчувати договір у нотаріуса потрібно лише в тому випадку, якщо орендодавцем є фізична особа — непідприємець.
Якщо ж договір оренди автомобіля укладено між підприємцями чи підприємцем та юридичною особою, він не потребує нотаріального посвідчення (такої думки дотримуються суди за умови, що договір укладено в межах підприємницької діяльності). А от податківці вважають, що підприємницький статус не звільняє фізичну особу від необхідності посвідчувати договір у нотаріуса

Стаття 799 ЦКУ, постанова ВГСУ від 14.09.2006 р. у справі № 41/102

Документи, пов’язані з орендою автомобіля

Разом з автомобілем орендодавець зобов’язаний передати орендарю відповідну технічну документацію на транспортний засіб, зазначену в договорі оренди, наприклад: техпаспорт, настанова з експлуатації, техобслуговування та ремонту з описом технічних характеристик автомобіля тощо.
При передачі автомобіля оформляється акт приймання-передачі (довільної форми). Повернення автомобіля орендодавцю після закінчення строку оренди також оформляється актом приймання-передачі.
Тимчасовий реєстраційний талон тепер мати необов’язково. Тому можна звернутися до ДАІ та отримати його, а можна возити з собою договір оренди автомобіля (у такому разі краще договір посвідчити нотаріально). При цьому, якщо при перевірці податківці спробують виключити зі складу витрат усі платежі, пов’язані з орендованим автомобілем, на який немає тимчасового талона, слід мати на увазі, що така думка завжди була незаконною, а тим більше сьогодні — з урахуванням останніх змін до пункту 2.1 ПДР.
Узявши автомобіль в оренду, потрібно оформити поліс страхування цивільно-правової відповідальності водіїв. Проте вартість поліса до витрат включити не вдасться, оскільки автомобіль не власний, а орендований.
Протягом строку дії договору щомісячно (або з іншою періодичністю) сторони повинні складати акт наданих послуг з оренди, на підставі якого орендодавцю виплачується винагорода

Пункт 2.1 ПДР, лист ДПА в м. Києві від 24.11.2006 р. № 976/10/31-106, стаття 801 ЦКУ, стаття 1 Закону № 1961, підпункт 5.4.6 Закону про податок на прибуток

Транспортний
податок

Як правило, транспортний податок зобов’язаний сплачувати орендодавець. Але в договорі оренди може бути зазначено й інше: обов’язок орендаря сплачувати транспортний податок.
Якщо транспортний податок сплачує орендар, до витрат включати його не можна, оскільки до витрат можна включати страхування лише власного майна (а не орендованого).
Фізична особа сплачує цей податок раз на рік або раз на два роки (під час проходження техогляду автомобіля)

Статті 1 і 6 Закону про податок з власників транспортних засобів, підпункт 5.4.6 Закону про податок на прибуток

Збір за забруднення навколишнього природного середовища (екозбір)

Збір сплачується орендарем щокварталу протягом 50 календарних днів після закінчення звітного кварталу.
Щодо екозбору щокварталу складається звіт і подається до податкової за місцем реєстрації підприємця протягом 40 календарних днів після закінчення звітного кварталу. Про те, як звітувати щодо цього податку, див. «ВД», 2008, № 8, с. 4.
Важливий нюанс: розрахунок екозбору складається наростаючим підсумком, тому навіть якщо протягом року підприємець припинить використовувати автомобіль, розрахунок усе одно доведеться подавати до кінця року, дублюючи попередні дані.
Сплачений екозбір уключається до витрат орендаря

Стаття 2 Інструкції № 162/379, підпункт 5.2.5 Закону про податок на прибуток

Техобслуговування (у тому числі миття) та витрати

Усі витрати на техобслуговування орендованого автомобіля належать до складу витрат підприємця незалежно від того, який автомобіль орендується — вантажний чи легковий. Перелік робіт, які є техобслуговуванням, визначено в Положенні № 102 (див. «ВД», 2008, № 20, с. 35). У ньому, зокрема, згадано і миття автомобіля

Стаття 801 ЦКУ, підпункт 5.2.1 Закону про податок на прибуток

Ремонт автомобіля та витрати

Якщо підприємець не має наміру сперечатися з податківцями та доводити своє право на амортизацію основних фондів, вартість ремонту до витрат включати не варто.
Сміливий підприємець може включити до витрат суму ремонту, але не більше 10 % від сукупної балансової вартості власних основних засобів на початок року. Детальніше про те, як розрахувати амортизацію, балансову вартість і витрати, а також підтвердити все документально, див. «ВД», 2009, № 10, с. 32

Підпункт 8.7.1. Закону про податок на прибуток

Заміна шин/акумуляторів і витрати

Положенням № 102 заміну шин та акумуляторів не віднесено ні до техобслуговування, ні до ремонту. Але за своєю суттю такі витрати необхідні для того, щоб орендований транспортний засіб перебував у робочому стані. А це і є техобслуговування. Отже, вартість шин і акумуляторів можна включати до витрат в повному обсязі. З цим погоджуються і податківці, крім одного винятку: шини, які внаслідок пошкодження замінюються до того, як пройшли норму пробігу, податківці рекомендують відносити до ремонту автомобіля («Вісник податкової служби України», 2006, № 14)

Підпункт 5.2.1 Закону про податок на прибуток

Заміна дисків
і витрати

Оскільки без дисків транспортний засіб може виконувати свої функції, їх заміна більше схожа на поліпшення автомобіля, ніж на техобслуговування. А будь-яке поліпшення у світлі податкового законодавства — це ремонт

Підпункт 8.7.1. Закону про податок на прибуток

ПММ і витрати

Вартість ПММ, придбаних для вантажівки ^{довідка 6}, уключається до витрат у повній сумі, а для легкового автомобіля — лише в розмірі 50 %

Підпункт 5.4.10 Закону про податок на прибуток

Вартість стоянки/паркування
та витрати

Стосовно вантажних автомобілів витрати на паркування та стоянку включаються до витрат у повній сумі.
Щодо легкових автомобілів зазначені витрати включати до витрат заборонено

Підпункт 5.4.10 Закону про податок на прибуток

Орендні платежі
та витрати

При оренді вантажівки орендні платежі включаються до витрат у повній сумі, а при оренді легкового автомобіля — лише в розмірі 50 %. Це обмеження не стосується тих підприємців, основною діяльністю яких є перевезення або туристичні послуги

Підпункт 5.4.10 Закону про податок на прибуток

Оренда з екіпажем

Особливості оренди транспортного засобу з екіпажем:
1) керування та експлуатація транспортного засобу здійснюються його екіпажем;
2) екіпаж — це наймані особи орендодавця (орендар з ними жодних договорів не укладає);
3) витрати на утримання екіпажу несе орендодавець (тобто орендодавець сам сплачує зарплату екіпажу);
4) екіпаж зобов’язаний відмовитися від виконання розпоряджень орендаря, якщо вони суперечать умовам договору оренди, умовам використання транспортного засобу, а також, якщо вони можуть бути небезпечними для екіпажу, транспортного засобу, інших осіб.
Орієнтовний зразок договору оренди автомобіля з екіпажем наведено у «ВД», 2007, № 7, с. 36

Стаття 805 ЦКУ

ПДФО та внески

Таке саме, як і при оренді майна