Виправлення даних і помилок з ЄСВ у Додатку 4

Виправлення даних і помилок з ЄСВ у Додатку 4

 

Про те, як заповнюється щомісячний Додаток 4 з ЄСВ за працівників, ми роз’яснювали у «ВД», 2011, № 5, с. 36; № 6, с. 24. Як відомо, форми звітності передбачають і механізм виправлення помилок, який також присутній і в Додатку 4. Однак оскільки ця форма складається з декількох таблиць і помилки бувають різних типів, то при їх виправленні можуть виникати запитання.

Але ж виправляти помилки потрібно, і в цій публікації спробуємо розібратися зі способами коригування.

Маргарита СМИРНОВА, консультант газети «Власне Діло»

 

Загальні правила виправлення помилок

Порядку виправлення помилок у щомісячному

Додатку 4 ^{довідка 1} до Порядку № 22-2 присвячено розділ V. Насправді, він не охоплює всіх можливих типів помилок, однак потрібну інформацію можна почерпнути зі структури рядків Таблиці 1 Додатка 4 , а також досвіду виправлення помилок у «старій» пенсійній звітності.

Підприємці-роботодавці з ЄСВ за працівників заповнюють

Таблиці 1, 5 і 6, а в окремих випадках — Таблицю 7 Додатка 4, тому й поговоримо про виправлення помилок або неправильно зазначені дані саме в них.

Якщо страхувальник виявить помилки в

Додатку 4 до кінцевого строку його подання, то згідно з пунктом 5.1 Порядку № 22-2 він може подати його повторно.

При цьому

діючим вважається останній електронний або паперовий звіт, поданий страхувальником до закінчення строків подання звітності. При формуванні повторного Додатка 4 його подають повністю в правильному вигляді з відмітками типу звіту «Початкова». Нагадаємо, що Додаток 4 подається не пізніше 20 числа місяця, наступного за базовим звітним місяцем з урахуванням святково-вихідних перенесень.

Граничних строків

для виправлення помилок у разі їх самостійного виявлення не встановлено. Однак у пунктах 5.2 і 5.4 Порядку № 22-2 ідеться про строки подання виправленого звіту, якщо роботодавець або працівники Пенсійного фонду (далі — ПФ) виявлять неправильні дані про застрахованих осіб, які ми наведемо далі.

У цілому можна виділити два підходи до виправлення помилок залежно від їх типу:

1) помилки

в персональних даних, а також у реквізитах Таблиць 5, 6, 7, що не стосуються грошових показників. При такому способі виправлення помилок дані про суми заробітку застрахованої особи та суми внесків у виправленому документі мають бути ідентичними даним, які було надано раніше;

2) помилки, через які було неправильно відображено

грошові показники. Вони виправляються через Додаток 4 за поточний звітний місяць, в якому такі помилки виявлено та виправлено.

І у першому, і в другому випадку до сформованих

Таблиць необхідно скласти Перелік таблиць звіту.

У разі якщо

помилку було допущено і в грошових показниках поданого Додатка 4, і в інших реквізитах, то такі помилки слід виправити кожну окремо з використанням зазначених вище підходів.

 

Види помилок та правила виправлення

Про те, що за своїм характером помилки можна звести до двох типів, ми вже зазначили, тепер зупинимося на них детальніше.

1.

Помилки в даних.

1.1.

Роботодавець «забув» зазначити відомості про застраховану особу, з якою було укладено або розірвано трудовий договір за попередній період (Таблиця 5), або відомості про спеціальний стаж застрахованої особи за попередній період (Таблиця 7).

У цій ситуації слід керуватися

пунктом 5.6 Порядку № 22-2 і подати разом з Додатком 4 за поточний звітний період також звіт за попередній звітний період, який повинен містити:

—

Перелік таблиць звіту;

—

Таблицю 5 або Таблицю 7 з даними на «забуту» застраховану особу із зазначенням статусу таблиці «Початкова».

1.2.

Помилки допущено в персональних даних застрахованої особи. До них належать помилки у:

— П. І. Б. застрахованої особи;

— зазначенні громадянства;

— коді страхувальника;

— номері облікової картки застрахованої особи;

— серії та номері свідоцтва про загальнообов’язкове державне соціальне страхування;

— паспортних даних;

— серії і номері документа, що посвідчує особу громадянина, який не є громадянином України, але працює на території України та не має ідентифікаційного номера;

— коді категорії застрахованої особи;

— коді підстави для розрахунку спеціального стажу.

Підприємець-роботодавець

, який допустив зазначені помилки, згідно з пунктом 5.7 Порядку № 22-2 повинен сформувати та подати разом з Додатком 4 за поточний звітний період:

—

Перелік таблиць звіту;

— відповідну

Таблицю зі статусом «Скасовуюча» з помилковими відомостями, які було надано на одну або декілька застрахованих осіб;

— відповідну

Таблицю зі статусом «Початкова» із зазначеними правильними відомостями на одну або декілька застрахованих осіб.

Зверніть увагу:

у реквізиті «Звіт за місяць» зазначається місяць, у звіті за який було допущено помилку. Якщо звіт з виправленнями подається до закінчення граничного строку на підставі пункту 5.1 Порядку № 22-2, то «скасовуюча» Таблиця не заповнюється.

При виправленні зазначених вище типів помилок підприємці-роботодавці

Таблицю 1 у складі звіту, сформованого для їх виправлення за попередні звітні періоди, не подають. Усі грошові показники повинні залишитися незмінними.

Крім того, згідно з

пунктом 5.2 Порядку № 22-2 у разі самостійного виявлення страхувальником недостовірних відомостей, які подані та/або накопичені в електронних базах даних персоніфікованого обліку, він подає до ПФ необхідні скасовуючі документи та одночасно початкові документи з правильними відомостями разом з пояснювальною запискою.

У разі якщо недостовірні відомості про застрахованих осіб, які подані та/або накопичені в електронних базах даних персоніфікованого обліку,

виявили працівники ПФ, то вони про це повідомлять роботодавця протягом 2 робочих днів. При цьому йому слід подати необхідні коригуючі або скасовуючі документи про недостовірні дані протягом наступних 10 робочих днів (пункт 5.4 Порядку № 22-2).

Приклад 1. При заповненні Додатка 4 за березень 2011 року було неправильно зазначено ідентифікаційний номер працівника Степаненка Михайла Андрійовича: замість 2785672345 зазначено номер 2785672354. У березні 2011 року Степаненку М. А. нараховувалася лише заробітна плата за фактично відпрацьований час у сумі 2000,00 грн. Сума ЄСВ у частині утримань «знизу» становила 72,00 грн.

Таким чином, у

Таблиці 6 Додатка 4 за березень 2011 року було наведено дані про працівника з неправильним ідентифікаційним номером.

Помилку виявлено після закінчення граничного строку подання

Додатка 4 за березень 2011 року — у червні 2011 року.

Виправити помилку, допущену при формуванні

Додатка 4 за березень 2011 року, необхідно так:

1) скласти супровідний

Перелік таблиць звіту, зазначивши в реквізиті «Звіт за місяць» місяць, за який виправляється помилка (березень 2011 року);

2) скласти

Таблицю 6 за березень 2011 року з відміткою «Скасовуюча», в якій повторюються лише неправильні дані на працівника Степаненка М. А. з неправильним ідентифікаційним номером 2785672354, наведені в раніше поданому звіті;

3) складається

Таблиця 6 за березень 2011 року з відміткою «Початкова», в якій зазначаються дані на працівника Степаненка М. А. з правильним ідентифікаційним номером 2785672345.

 

 

 

 

Пояснювальна записка. Виправлення помилки у зв’язку з тим, що в Таблиці 6 Додатка 4 за березень 2011 року було неправильно внесено ідентифікаційний номер працівника Степаненка М. А. Правильний ідентифікаційний номер — 2785672345.

2.

Помилки, допущені в грошових показниках. Такі помилки можуть бути пов’язані, зокрема, з:

— неправильним відображенням бази обкладення ЄСВ;

— застосуванням неправильного розміру ставок для визначення суми ЄСВ.

2.1.

Помилки, допущені в базі для справляння ЄСВ.

Зверніть увагу:

якщо дохід помилково не було нараховано та не було включено до бази обкладення ЄСВ, то донарахування доходу проводиться в місяці виявлення такої неточності. При цьому коригувати дані, надані в Додатку 4 за минулі звітні періоди, не потрібно. Наприклад, працівнику в травні було нараховано та виплачено премію за березень, якою його забули «нагородити» при виплаті березневої зарплати.

Якщо ж помилка полягає в тому, що дохід було нараховано, але помилково його не включили до бази обкладення ЄСВ (базу обкладення ЄСВ занижено), або дохід, що не підлягає обкладенню ЄСВ, помилково було включено до бази оподаткування (базу обкладення ЄСВ завищено), потрібне коригування показників

Додатка 4.

Такі помилки виправляються через

Таблицю 1 і Таблицю 6 Додатка 4 за поточний місяць — той місяць, в якому їх було виявлено. Порядок заповнення таблиць залежить від того, до заниження чи до завищення ЄСВ призвела помилка.

Якщо помилка призвела до

заниження ЄСВ, вона виправляється в Таблиці 1 так:

— заповнюються

рядки 6.1 і 6.3, в яких зазначають відповідно суму ЄСВ, нарахованого «зверху» та утриманого «знизу» з доходу, який помилково не було включено до бази обкладення ЄСВ у минулих звітних періодах;

— у рядку 6.4 зазначається сума, на яку донараховується ЄСВ;

— у рядку «Зміст помилки» зазначають період, в якому допущено помилку, і

вид виплати, на яку нараховано ЄСВ.

У

Таблиці 6 на застраховану особу, нарахований дохід якої помилково не потрапив до бази обкладення ЄСВ, заповнюється рядок з кодом типу нарахувань (далі — КТН) «2» (якщо помилку виявлено самостійно) або «4» (якщо помилку виявлено під час перевірки та ЄСВ донараховано ПФ) (графа 10). При цьому у графі 11 зазначають місяць і рік, за який виправляється помилка, у графі 13 — суму нарахованого доходу, у графі 14 — суму нарахованого доходу з урахуванням максимальної величини, що діяла в місяці нарахування доходу, у графі 15 — суму утриманого ЄСВ із зазначеного доходу.

Якщо

помилка призвела до завищення суми ЄСВ, її виправляють у Таблиці 1 так:

— за місяць, в якому виправляють помилку, заповнюють

рядки 7.1 і 7.3, в яких зазначають суму надміру нарахованого і надміру утриманого ЄСВ відповідно;

— у рядку «Зміст помилки» зазначають період, в якому допущено помилку, і вид виплати, на яку надміру нараховано ЄСВ;

— у рядку 7.4 зазначають суму виплат, на яку надміру нараховано ЄСВ.

У

Таблиці 6 на застраховану особу, нарахований дохід якої помилково потрапив до бази обкладення ЄСВ, заповнюється рядок з КТН «3» (якщо помилку виявлено самостійно) або «5» (якщо помилку виявлено під час перевірки, на підставі рішення ПФ) (графа 10). Решта граф заповнюється так само, як і в попередньому випадку.

2.2.

Виправляємо помилки, пов’язані із застосуванням неправильного розміру ставки внеску. Такі помилки призводять лише до перекручення суми ЄСВ, не зачіпаючи базу оподаткування. Виправляються вони так:

1) якщо помилку допущено у ставці ЄСВ у частині нарахувань, потрібно заповнити в

Таблиці 1 рядок 6.1 (якщо ЄСВ донараховується) або рядок 7.1 (якщо сума ЄСВ зменшується), а також рядок «Зміст помилки»;

2) якщо помилку допущено у ставці ЄСВ у частині утримань, то в

Таблиці 6 потрібно заповнити відповідні рядки на працівників з КТН «2» або «4» (якщо ЄСВ занижено) або з КТН «3» чи «5» (якщо ЄСВ завищено).

Донарахування або зменшення ЄСВ за попередні періоди, пов’язане із зміною класу професійного ризику виробництва страхувальника, відображається в рядках 6.2 або 7.2

Таблиці 1 відповідно.

2.3.

Помилки за пенсійними внесками, допущені у 2010 році, також виправляються в Додатку 4 з ЄСВ.

Для виправлення таких помилок призначено додаток 1 до

Таблиці 1 звіту. У разі донарахування пенсійних внесків у додатку 1 заповнюються:

— рядок 3.1, де зазначається сума внесків, донарахованих у результаті виправлення помилки;

— рядок 3.2 — зазначається сума доходу, на який донараховано внески.

Якщо виправлення помилки призвело до зменшення суми пенсійних внесків, у додатку 1 до

Таблиці 1 заповнюється:

— рядок 3.3 — на суму зменшення пенсійних внесків;

— рядок 3.4 — на суму доходу, на який було помилково нараховано внески.

Зміст помилки відображається в рядку 3.6 додатка 1 до

Таблиці 1 звіту.

Що стосується відображення у звітності виправленої помилки в розрізі кожної застрахованої особи, то це питання на сьогодні не врегульовано. В усних роз’ясненнях працівники ПФ припускають можливість виправлення помилок, допущених при обчисленні пенсійних внесків у 2010 році, шляхом заповнення відповідних рядків на працівників у

Таблиці 6 Додатка 4 з КТН «2» або «3» (залежно від того, донараховуємо ми пенсійні внески чи зменшуємо раніше нараховану суму). При цьому у графі 11 Таблиці 6 необхідно зазначити місяць і рік, за який проводиться коригування (наприклад, 10.2010).

Водночас згідно з

листом ПФ від 03.03.2011 р. № 4149/05-10 Фондом підготовлено проект постанови, якою буде внесено зміни до Порядку № 22-2 і додано КТН «6» — «9» для виправлення зазначених вище помилок.

Штрафні санкції.

Нарахування та суми штрафних санкцій у разі донарахування ЄСВ у Додатку 4 не відображаються. Однак у разі порушень їх буде нараховано на підставі рішень органів ПФ. Розміри штрафних санкцій ми наводили у «ВД», 2010, № 24, с. 22.

Приклад 2. На початку червня 2011 року було виявлено помилки, допущені у зв’язку з нарахуванням доходів за квітень 2011 року. Працівнику Котенку Олегу Сергійовичу (ідентифікаційний номер — 2798535021) було нараховано та виплачено премію в сумі 500 грн., однак помилково цю виплату не включено до бази обкладення ЄСВ. У результаті допущеної помилки було занижено суму ЄСВ за квітень 2011 року. Сума ЄСВ, яку має бути донараховано у зв’язку з виправленням помилки, становить: у частині нарахувань «зверху» — 184,00 грн. (500,00 грн. х 36,8 % : 100), у частині утримань «знизу» — 18,00 грн. (500 грн. х 3,6 % : 100).

За травень 2011 року Котенку О. С. нараховано заробітну плату в сумі 2000 грн., сума ЄСВ «зверху» — 736,00 грн. (2000,00 грн. х 36,8 % : 100); ЄСВ «знизу» — 72,00 грн. (2000,00 грн. х 3,6 % : 100). Інших працівників підприємець не має, нарахувань доходів і виплат пересічним фізичним особам у травні 2011 року він не здійснював.

Оскільки помилки, допущені в минулих звітних періодах, виявлено на початку червня 2011 року, вони виправляються в

Додатку 4 за травень за допомогою:

— Таблиці 1

, де для виправлення помилок слід заповнити рядки 6, 6.1, 6.1.1, 6.3, 6.3.1, 6.4;

—

Таблиці 6, де на працівника Котенка О. С. заповнюється рядок з КТН «2» із зазначенням суми премії та утриманої суми ЄСВ.

Перелік таблиць звіту

заповнюється в загальному порядку.

 

 

 

 

 

Документ консультації

Порядок № 22-2

— Порядок формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджений постановою правління Пенсійного фонду України від 08.10.2010 р. № 22-2.

 

Довідкова інформація (довідка)

¹ Повна назва цієї форми —

«Звіт про суми нарахованої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення, допомоги, компенсації) застрахованих осіб та суми нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування до органів Пенсійного фонду України».