Поштова скринька. Відрядження підприємця та його працівників з 1 квітня 2011 року

ЗАПИТАННЯ. Що змінилося для підприємців та їх працівників у оформленні відряджень, виплаті добових і відображенні витрат на відрядження у складі витрат з 1 квітня 2011 року?

ВІДПОВІДЬ. З 1 квітня 2011 року набув чинності розділ ІІІ ПКУ, який регулює формування витрат підприємцями на загальній системі. Тому з цієї дати можливість уключення до витрат витрат на відрядження для цілей обчислення податку на доходи за себе регулюється саме цим розділом. Також з цієї дати втрачає чинність постанова № 663 , якою раніше було встановлено розміри добових витрат. Водночас новий нормативний документ щодо добових, розроблений згідно з розділом ІІІ ПКУ, поширюється лише на бюджетників.

Зверніть увагу на деякі інші важливі моменти.

1. Крім ПКУ, відрядження працівників в Україні та за її межами регулюються низкою нормативних актів. Причому якщо раніше оформлення та організаційні питання здійснювалися згідно з Інструкцією про відрядження, то в новій редакції, що діє сьогодні, вона поширюється лише на бюджетників і держструктури.

Виходить, що для звичайних роботодавців, у тому числі й підприємців, нормативного документа, який би чітко описував порядок оформлення та здійснення службових відряджень, немає. Нагадаємо: Мінфін і раніше у своєму листі від 15.04.2004 р. № 31-03170-07-29/6353 зазначав, що підприємці мають право відряджати своїх працівників для виконання ділових (службових) доручень, і ніхто з цим не сперечається. При цьому підприємцю важливо правильно оформляти відрядження, забезпечувати працівників авансом тощо, для того щоб дотримуватись трудових гарантій і мати право обліковувати у складі своїх витрат витрати на відрядження.

Тому підприємцям-роботодавцям доцільно розробити своє положення (регламентуючий документ: наказ, розпорядження) про службові відрядження. У цьому положенні можна врегулювати всі моменти перебування працівників у відрядженнях, у тому числі розміри добових витрат залежно від умов харчування та проживання. Під час розробки цього документа за основу можна прийняти норми Інструкції про відрядження та підпункт 140.1.7 ПКУ, який присвячено витратам на відрядження.

На наш погляд, умови направлення у відрядження можуть, наприклад, передбачатися індивідуальними трудовими договорами. Направляючи працівника у відрядження, роботодавець повинен забезпечити його добовими, квитками, сплатити рахунки за готель тощо, у свою чергу у підприємця на загальній системі буде право віднести ці суми до витрат згідно з правилами підпункту 140.1.7 ПКУ.

2. Зауважимо: в Інструкції про відрядження зазначено, що днем вибуття у відрядження є день відправлення транспортного засобу з місця постійної роботи, а днем прибуття з відрядження — день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника. Цього правила слід дотримуватися і підприємцям-роботодавцям.

3. Стосовно встановлення мінімального розміру добових, то вважаємо, що роботодавець-небюджетник також повинен це робити, оскільки згідно зі статтею 121 КЗпП добові є обов’язковою гарантією, якою роботодавець зобов’язаний забезпечити працівника, направленого у відрядження. Не платити добові працівнику не можна навіть за ситуації, коли сторона, що приймає, забезпечує працівника харчуванням, оскільки вони також фінансують інші власні потреби фізичної особи.

Для визначення мінімального розміру добових у цій ситуації, на наш погляд, необхідно враховувати норми статті 22 Конституції України, згідно з якою під час прийняття нових законів або внесенні змін до діючих законів, не допускається звуження змісту та обсягу існуючих прав і свобод громадян. Ураховуючи, що до набуття чинності розділом ІІІ ПКУ розмір добових установлювався постановою № 663 у сумі не менше 30 грн. або 24 — 18 — 12 грн. (при одноразовому — дворазовому — триразовому харчуванні), то, керуючись статтею 22 Конституції України, добові не можна виплачувати менше таких сум.

Тепер розглянемо основні нововведеннях, пов’язані з набуттям чинності розділом III ПКУ.

1. Витрати на відрядження в ПКУ належать до витрат подвійного призначення. Однак з 1 квітня 2011 року перелік витрат, які підприємці на загальній системі можуть відображати у витратах згідно з підпунктом 140.1.7 ПКУ, порівняно з тим, що діяв до цієї дати, практично не змінився, хоча й з’явилися нові особливості. Що стосується документів, які підтверджують витрати, то їх перелік практично не змінився. Але при цьому щодо витрат зроблено уточнення, що їх перелік не є вичерпним. Крім того, особа, яка відряджається, може підтверджувати документами свою участь не лише в переговорах, конференціях або симпозіумах, а й в інших заходах, що проводяться з тематики госпдіяльності підприємця.

2. З приводу можливості відносити на витрати витрати на відрядження самого підприємця податківці в Єдиній базі податкових знань на офіційному сайті ДПАУ www.sta.gov.ua дали негативну відповідь. Аргумент податківців такий: фізична особа — підприємець не є найманим працівником, а отже, про витрати на відрядження згідно з підпунктом 140.1.7 ПКУ не може бути й мови. Проте ми не зовсім згодні з таким підходом. Річ у тім, що особисто підприємець для своїх поїздок в іншу місцевість не повинен оформляти відрядження, оскільки це дійсно форма виконання службових доручень для найманих працівників. Водночас він може формувати витрати виходячи з витрачених у будь-якому місті сум, які пов’язані з його госпдіяльністю та документально підтверджені. Хоча, ураховуючи думку податківців, віднести на витрати, наприклад, вартість проживання буде проблематично.

3. З 1 квітня 2011 року абзацом четвертим підпункту 140.1.7 ПКУ розміри добових, які можна включати до витрат (без документального підтвердження), підвищені у декілька разів. Так, у 2011 році до витрат можна включати добові за одну добу в розмірі:

— у межах території України — не більше 188,2 грн. (941 грн. х 0,2);

— для відряджень за кордон — не більше 705,75 грн. (941 грн. х 0,75).

Добові у розмірах, що не перевищують зазначені в абзаці четвертому підпункту 140.1.7 ПКУ суми, з 1 квітня 2011 року є неоподатковуваними для цілей нарахування податку на доходи (підпункт 170.9.1 ПКУ). А ось сума перевищення (у 2011 році — понад 188,2 грн. в Україні і 705,75 грн. за кордоном) згідно з підпунктом 164.2.11 ПКУ включається до загального оподатковуваного доходу, з якого роботодавець повинен утримати податок на доходи.

Установлені абзацом четвертим підпункту 140.1.7 ПКУ розміри добових є граничними розмірами, які можна включити до витрат підприємства (підприємців) та з яких не треба справляти податок на доходи.

На відмінну від витрат обкладення виплат на відрядження працівникам податком на доходи вже з 1 січня 2011 року регулюється розділом IV ПКУ. Тут основне «відрядне» нововведення полягає в тому, що ПКУ змінено строки подання звітів про використання виданих коштів підзвітними особами. Тепер звіт слід подати до закінчення п’ятого банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи (раніше встановлювався строк у три банківські дні), а якщо під час відрядження було отримано готівкові кошти з використанням платіжної картки, то до закінчення третього банківського дня слід подати звіт і повернути невитрачений залишок готівкових коштів.

4. З 1 квітня 2011 року для обчислення кількості днів, за які працівнику, який відряджається, необхідно виплатити добові, не слід використовувати посвідчення про відрядження. В абзаці одинадцятому підпункту 140.1.7 ПКУ добові обчислюють не за відмітками в посвідченні про відрядження, а згідно з даними наказу про відрядження і відповідними первинними документами. Такими документами можуть бути транспортні квитки, що підтверджують дату направлення у відрядження та прибуття з нього, а при в’їзді на територію країн з візовим режимом — закордонний паспорт (документ, що його замінює) з відмітками прикордонників (при цьому такі відмітки до паспорта вносять на прохання фізичної особи). Водночас підприємці можуть виписувати посвідчення на власний розсуд.

Як бачимо, згідно з ПКУ тепер наказу про відрядження відведено важливе місце. Тому, якщо в наказі про відрядження, складеному перед відрядженням, плановий період відрізняється від фактичного, що тягне зміну розміру добових, необхідно після повернення з відрядження скласти ще й наказ про виплату добових.

Документи консультації

Конституція України

ПКУ

КЗпП

Постанова № 663

Інструкція про відрядження — Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну України від 13.03.98 р. № 59 (у редакції наказу Мінфіну від 17.03.2011 р. № 362).