Які документи на товар мають бути у підприємця
Темою нашого сьогоднішнього обговорення стануть два види найпопулярніших документів підприємця: документи на товар і документи, що завжди мають бути на робочому місці. Оскільки перевіряючі найчастіше прискіпуються саме до них, незайвим буде ще раз нагадати їх перелік і надати кілька практичних рекомендацій тим підприємцям, в яких з будь-якої причини документів на товар не виявилося.
Отже, розпочнемо.
Людмила БАЛА, консультант газети «Власне Діло»
Документи статті
Податковий кодекс
— Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.КУпАП
— Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-X.ЦКУ
— Цивільний кодекс України від 16.01.2003 р. № 435-IV.ГКУ
— Господарський кодекс України від 16.01.2003 р. № 436-IV.Закон про бухоблік
— Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.06.99 р. № 996-XIV.Закон про автотранспорт
— Закон України «Про автомобільний транспорт» від 05.04.2001 р. № 2344-III.Закон про санітарно-епідемічне благополуччя
— Закон України «Про забезпечення санітарного та епідемічного благополуччя населення» від 24.02.94 р. № 4004-XII.Закон про безпечність харчових продуктів
— Закон України «Про безпечність і якість харчових продуктів» від 23.12.97 р. № 771/97-ВР.Закон про захист прав споживачів
— Закон України «Про захист прав споживачів» від 12.05.91 р. № 1023-XII.Закон про підтвердження відповідності
— Закон України «Про підтвердження відповідності» від 17.05.2001 р. № 2406-III.Закон про РРО
— Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.95 р. № 265/95-ВР.Порядок № 833
— Порядок здійснення торговельної діяльності та правила торговельного обслуговування населення, затверджені постановою КМУ від 15.06.2006 р. № 833.Перелік № 28
— Перелік продукції, що підлягає обов’язковій сертифікації в Україні, затверджений наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання і споживчої політики від 01.02.2005 р. № 28.Положення № 1177
— Положення про порядок накладення і стягнення штрафів за порушення законодавства про захист прав споживачів, затверджене постановою КМУ від 17.08.2002 р. № 1177.Порядок № 1025
— Порядок ведення Книги обліку доходів і витрат, яку ведуть фізичні особи — підприємці, крім осіб, які обрали спрощену систему оподаткування, та фізичних осіб, які здійснюють незалежну професійну діяльність, затверджений наказом ДПАУ від 24.12.2010 р. № 1025.Порядок № 599
— Порядок видачі Свідоцтва про сплату єдиного податку, затверджений наказом ДПАУ від 29.10.99 р. № 599.Інструкція № 349
— Інструкція про Книгу відгуків та пропозицій на підприємствах роздрібної торгівлі та в закладах ресторанного господарства, затверджена наказом Міністерства зовнішніх економічних зв’язків і торгівлі України від 24.06.96 р. № 349.Інструкція № 12
— Інструкція про оподаткування доходів фізичних осіб від заняття підприємницькою діяльністю, затверджена наказом ГДПІУ від 21.04.93 р. № 12.Постанова № 32
— постанова Правління НБУ «Про встановлення граничної суми готівкового розрахунку» від 09.02.2005 р. № 32.Положення № 88
— Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 р. № 88.ДСТУ 4303-2004
— ДСТУ 4303:2004 «Роздрібна та оптова торгівля. Терміни та визначення понять».
Чи в усіх підприємців мають бути документи на товар?
З 01.01.2011 р. документи на товар мають бути
в кожного підприємця незалежно від обраної системи оподаткування. У принципі для підприємців, які працюють на загальній системі оподаткування, ця вимога існувала вже доволі давно і не є чимось новим.А от для єдиноподатників та фікспатентників такий поворот подій став новиною. Чому тепер навіть їм потрібні документи на товар, ми розглядали досить докладно у «ВД», 2011, № 3, с. 15. Стисло нагадаємо основні вимоги нормативно-правових актів у цій сфері:
1) у
пункті 177.10 Податкового кодексу зазначається: «Фізичні особи — підприємці зобов’язані вести Книгу обліку доходів і витрат та мати підтверджуючі документи щодо походження товару». Але зауважимо: ця вимога поширюється тільки на загальносистемників;2) а от
стаття 44 Податкового кодексу стосується всіх без винятку підприємців (навіть «спрощенців»). У ній ідеться про те, що суб’єкти господарювання (а підприємці ними є) зобов’язані вести облік доходів і витрат «на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством».Але тут важливо нагадати, що
Закон про бухоблік не поширюється на фізичних осіб — підприємців, тому вони не ведуть бухгалтерські документи та не складають фінансову звітність. Отже, з усіх вимог статті 44 Податкового кодексу підприємцям достатньо виконати лише одне: мати первинні документи (у тому числі документи на товар). Причому такі документи можна оформляти або в довільній формідовідка 1, або скористатися вже наявними бланками бухгалтерських документів, оскільки це не заборонено;3) згідно з
пунктом 17 Порядку № 833 забороняється продавати товари, що надійшли без документів, передбачених законодавством, що засвідчують їх якість і безпечність. Ця заборона поширюється на всіх підприємців, у тому числі на єдиноподатників та фікспатентників;4) у
частині 8 статті 19 ГКУє така вимога: будь-який суб’єкт господарювання (у тому числі підприємець) зобов’язаний вести первинний (оперативний) облік. Проте чіткого визначення терміна «первинний облік» у законодавстві немає. Та все-таки цілком очевидно, що первинний облік полягає саме в тому, щоб:
— оформляти документально всі операції, що здійснюються в межах госпдіяльності (у тому числі купівлю та отримання товару);
— записувати такі операції до певного облікового регістру (для загальносистемників це — Книга ОДВ, для єдиноподатників — Книга ф. № 10, а для підприємців на фікспатенті — зошит довільної форми, куди вони вносять записи про доходи).
Отже, ми розібралися, що документи на товар у підприємця мають бути. Тепер складемо перелік мінімально необхідних документів.
Які документи на товар можуть знадобитися
Щоб уникнути штрафів та прискіпувань від перевіряючих, підприємцю слід насамперед ретельно оформляти купівлю товарів. Орієнтовний перелік документів, які при цьому бажано скласти, наведемо в табл. 1 і 2.
Таблиця 1
Документи на товар
| Вид документа | Коментар |
| 1 | 2 |
| Купівля товару | |
| Розрахунковий документ (платіжне доручення, квитанція або чек) | Розрахунковий документ необхідний насамперед підприємцям на загальній системі оподаткування. Без документа про сплату грошових коштів вартість товарів неможливо буде врахувати у витратах (пункт 177.2 Податкового кодексу). Єдиноподатникам такий документ теж потрібен — для заповнення графи 3 «Витрати на виробництво продукції» Книги ф. № 10. Фікспатентники розрахункових документів можуть не мати, оскільки не зобов’язані вести облік витрат. Але якщо є можливість такі документи отримати, краще нехай вони будуть |
| ТТН | Необхідна, якщо товар доставлявся на вантажному автомобілі (стаття 48 Закону про автотранспорт) |
| Накладна | Документ, що підтверджує факт отримання товару. Необхідний всім підприємцям незалежно від системи оподаткування. Для загальносистемників відіграє особливу роль, оскільки запис у графі 5 Книги ОДВ про придбання товару здійснюється лише після того, як товар оплачено (є платіжний документ) та отримано (є накладна або ВМД). Що стосується одних лише передоплат за товар, то загальносистемникам, як і юридичним особам, заборонено включати їх до витрат (підпункт 139.1.3 Податкового кодексу). Для платників ПДВ податкова накладна та ВМД — це, крім усього іншого, ще й документи, що підтверджують право на податковий кредит |
| Закупівельний акт (при купівлі на ринку) | Документ, що підтверджує факт купівлі товару. Оскільки розрахунки з продавцем здійснюються на місці, закупівельний акт підтверджує і отримання товару, і факт оплати за нього. Оформляється при купівлі товарів у фізичних осіб (громадян — непідприємців) |
| Договори купівлі-продажу, комісії, зберігання, дарування тощо, а також сертифікати походження (для імпортних товарів) | Договори можна вважати документами, що підтверджують: 1) походження товару; 2) право власності підприємця на такий товар. Якщо товар увозиться з-за кордону, документами, що підтверджують його походження, є сертифікати походження, видані країною-виробником |
| Сертифікати відповідності та інші документи, що підтверджують якість і безпечність товару | Якщо товар підлягає обов’язковій сертифікаціїдовідка 2, то в договорах (та інших документах на його отримання) обов’язково має бути зазначено реєстраційні номери: Крім того, на деякі товари обов’язково потрібно мати документи, що підтверджують їх якість і безпечність (на виконання вимог пункту 17 Порядку № 833). Перелік таких документів див. далі в табл. 2 |
| Копії свідоцтв про держреєстрацію постачальників, копії їх виписок або витягів з ЄДР, копії їх довідок з податкової про види діяльності | Зазначені документи необхідно вимагати у постачальника-підприємця для того, щоб не утримувати з нього ПДФО. Причому: Якщо постачальником є юридична особа, ці документи не потрібні. У тому випадку, коли товар купується у звичайної фізичної особи (громадянина-непідприємця), згаданих документів у нього не буде. А тому з нього потрібно утримати ПДФО, перерахувати до бюджету і показати ПДФО та виплачений фізичній особі дохід у звіті за ф. № 1ДФ з ознакою доходу «102». Зверніть увагу: якщо підприємець подасть усі необхідні документи, але при цьому з’ясується, що в його підприємницьких документах відсутній такий вид діяльності, як «оптова торгівля», при виплаті йому винагороди за товар з нього потрібно утримати ПДФО як зі звичайного громадянина (і відобразити у звіті за ф. № 1ДФ з ознакою доходу «102»). А якщо з видом діяльності все гаразд, ПДФО утримувати не потрібно, однак у ф. № 1ДФ виплачена сума все одно має фігурувати (з ознакою доходу «157») |
| Довіреність на отримання ТМЦ | Цей документ податківці не вимагатимуть. Але він потрібний у тому випадку, коли товар забирає не підприємець, а його працівник або третя особа. При оформленні довіреності слід орієнтуватися на наявність/відсутність у підприємця печатки: — за відсутності печатки довіреність краще складати відповідно до вимог статей 244 — 250 ЦКУ. При цьому наявність печатки на довіреності для фізичних осіб не обов’язкова, тому достатньо буде вказати на ній «б. п.» і засвідчити підписом. До речі, особа, яка поїде за товаром, крім довіреності, повинна мати з собою паспорт чи інший документ, що засвідчує особу |
| Акт на внутрішнє переміщення товарів, розписка про отримання товарів чи інший документ довільної форми, що підтверджує передачу товару працівнику для реалізації на іншій торговельній точці | Такий документ необхідний підприємцям на загальній системі оподаткування для заповнення графи 8 Книги ОДВ |
| Продаж товару | |
| Чек РРО | Видається покупцям при готівкових розрахунках (стаття 3 Закону про РРО) |
| Виписка банку | Документ підтверджує отримання коштів за проданий товар при безготівкових розрахунках |
| Чек розрахункової книжки (РК) | Видається покупцю в тому випадку, якщо підприємець не застосовує РРО, але веде КОРО з РК |
| Документ довільної форми про отримання грошових коштів від покупця | Використовується в тих випадках, коли підприємець не застосовує ні КОРО, ні РРО (наприклад, єдиноподатники або фікспатентники). Документ про отримання грошових коштів оформляється та видається не завжди, а тільки на вимогу покупця (частина 15 статті 3 Закону про РРО). Орієнтовну форму документа див. у «ВД», 2009, № 20, с. 15 |
| Запис про виручку в Книзі ОДВ (загальносистемники), у Книзі ф. № 10 (єдиноподатники) або в зошиті довільної форми (фікспатентники) | Навіть якщо розрахунковий документ покупцю не видано, Книга ОДВ (або Книга ф. № 10) із записом про виручку цілком задовольняє вимоги статті 44 Податкового кодексу. Адже згідно з Порядком № 1025 записи про виручку в Книзі ОДВ не обов’язково підтверджувати документально, на відміну від записів про витрати (для яких підтверджуючий документ потрібний обов’язково). Це зауваження стосується і Книги ф. № 10, яку ведуть єдиноподатники |
| Податкова накладна | Такий документ слід оформляти для покупця — платника ПДВ (зрозуміло, тільки в тому випадку, коли і сам продавець зареєстрований платником ПДВ) |
Таблиця 2
Основні документи, що підтверджують якість і безпечність товару
| Документи на товар | Нормативно-правовий акт |
| 1 | 2 |
| Добровільно отримані виробником сертифікати відповідності | Стаття 17 Закону про підтвердження відповідності |
| — санітарно-епідеміологічні сертифікати (гігієнічні сертифікати), що підтверджують безпечність товарів широкого вжитку (харчових продуктів — висновок державної санітарно-епідеміологічної експертизи щодо безпечності харчових продуктів (при ввезенні продукції з-за кордону або продажі нових харчових продуктів) | Статті 1, 16 і 17 Закону про санітарно-епідемічне благополуччя |
| — міжнародний ветеринарний сертифікат, ветеринарне свідоцтво, ветеринарна картка і довідки, видані державними інспекторами ветмедицини (щодо харчових продуктів, підконтрольним ветслужбі); | Стаття 1 Закону про безпечність харчових продуктів |
Відповідальність за відсутність документів на товар
Відповідальність єдиноподатників та фікспатентників
Якщо при перевірці з’ясується, що в підприємця немає первинних документів (тобто порушено вимоги
статті 44 Податкового кодексу), до нього можуть застосувати штраф згідно зі статтею 121 Податкового кодексу:— уперше — у розмірі
510 грн.;— а при аналогічному повторному порушенні протягом року — у розмірі
1020 грн.Крім того, якщо записи про купівлю товарів у Книзі ф. № 10 не підтверджено документально, податківці можуть накласти
адмінштраф за статтею 1641 КУпАП за неналежне ведення обліку доходів і витрат (51 — 136 грн.).Ще один метод боротьби податківців із «бездокументними» товарами — визнати, що такий товар було куплено у громадянина (непідприємця), та вимагати
сплати ПДФО з вартості такого товару довідка 3 (наполягаючи на тому, що підприємець не виконав свої функції податкового агента).Є й інші санкції за відсутність документів:
1) штраф за
статтею 23 Закону про захист прав споживачів за продаж продукції (товарів, робіт, послуг), що підлягає обов’язковій сертифікації, але в документах на неї не зазначено реквізити відповідного сертифіката, свідоцтва чи декларації — у розмірі 50 % вартості отриманої для реалізації партії товару, виконаної роботи, наданої послуги, але не менше 170 грн.Накладати цей штраф податківці не можуть, займаються цим лише органи із захисту прав споживачів (
пункт 3 Положення № 1177);2) штраф за
статтею 155 КУпАП за порушення правил торгівлі (Порядку № 833) у розмірі від 17 до 170 грн. Протокол про це адмінпорушення можуть скласти уповноважені особи органів внутрішніх справ або посадові особи, уповноважені виконавчими комітетами сільських, селищних, міських рад. Справа про адміністративне правопорушення розглядається органами виконавчої влади у сфері захисту прав споживачів (Держстандарт).Таким чином, за порушення правил торгівлі (зокрема, за відсутність документів на товар) податківці не можуть покарати підприємця згідно із
Законом про захист прав споживачів і за статтею 155 КУпАП, однак цілком імовірно, що вони спробують застосувати санкції відповідно до статті 121 Податкового кодексу та/або статті 1641 КУпАП.Добре ще, що ДПАУ начебто відмовилася від ідеї штрафувати єдиноподатників за відсутність обліку товарів за
статтею 20 Закону про РРО. Замість цього штрафу тепер вона наполягає на застосуванні санкції відповідно до статті 121 Податкового кодексу (за відсутність первинних документів). Ось роз’яснення податківців, розміщене на їх офіційному сайті http://www.sta.gov.ua/ у розділі «Єдина база податкових знань» (ЄБПЗ):| «Яким чином ФОП — платник ЄП веде облік товарних запасів та яка передбачена відповідальність у разі його неведення? |
| Пунктом 12 ст. 3 Закону України від 6 липня 1995 року № 265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг», зі змінами та доповненнями (далі — Закон), передбачено, що суб’єкти підприємницької діяльності, які здійснюють розрахункові операції в готівковій та або в безготівковій формі (із застосуванням платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо) при продажу товарів (наданні послуг) у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, зобов’язані вести у порядку, встановленому законодавством, облік товарних запасів на складах та/або за місцем їх реалізації, здійснювати продаж лише тих товарів, які відображені в такому обліку, за винятком продажу товарів особами, які відповідно до законодавства оподатковуються за правилами, що не передбачають ведення обліку обсягів реалізованих товарів (наданих послуг). Статтею 6 Закону передбачено, що облік товарних запасів фізичною особою — підприємцем ведеться у порядку, визначеному чинним законодавством, а юридичною особою — у порядку, визначеному відповідним національним положенням бухгалтерського обліку. Облік ведеться з урахуванням особливостей, встановлених для суб’єктів малого підприємництва. Обов’язок із ведення обліку товарних запасів не застосовується до осіб, які відповідно до законодавства оподатковуються за правилами, що не передбачають ведення обліку придбаних або проданих товарів. Проте п. 8 Порядку видачі Свідоцтва про сплату єдиного податку, затвердженого наказом ДПА України від 29.10.99 № 599 (далі — Порядок), встановлено, що платник єдиного податку для визначення результатів власної підприємницької діяльності на підставі хронологічного відображення здійснених господарських і фінансових операцій веде Книгу обліку доходів і витрат (далі — Книга). При цьому обов’язковому заповненню підлягають лише графи «Період обліку», «Витрати на виробництво продукції», «Сума виручки (доходу)», «Чистий дохід». Тобто заповнення інших граф Книги Порядком не передбачено. Однак п. 44.1 ст. 44 Податкового кодексу України від 2 грудня 2010 року № 2755-IV (далі — ПКУ) передбачено, що для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників на підставі первинних документів. Таким чином, на підставі первинних документів фізична особа — підприємець — платник єдиного податку здійснює облік доходів та витрат шляхом заповнення відповідних граф у Книзі, але не здійснює облік товарних запасів. У разі виявлення факту щодо відсутності первинних документів органи ДПС застосовують до фізичних осіб — підприємців — платників єдиного податку штрафну санкцію відповідно до п. 121.1 ст. 121 ПКУ. Згідно із п. 121.1 ст. 121 ПКУ незабезпечення платником податків зберігання первинних документів облікових та інших регістрів, бухгалтерської та статистичної звітності, інших документів з питань обчислення і сплати податків та зборів протягом установлених статтею 44 цього Кодексу строків їх зберігання та/або ненадання платником податків контролюючим органам оригіналів документів чи їх копій при здійсненні податкового контролю у випадках, передбачених ПКУ, тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 510 гривень. Ті самі дії, вчинені платником податків, до якого протягом року було застосовано штраф за таке саме порушення, тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 1020 гривень» |
Таким чином, навіть єдиноподатникам (і підприємцям на фікспатенті) краще відразу забезпечити себе всіма необхідними документами на товар, ніж потім дискутувати з перевіряючими і доводити свою правоту в суді.
Відповідальність загальносистемників
Що стосується загальносистемників, то працювати без документів їм ще складніше. Мало того, що на них поширюються всі штрафи, розглянуті вище (для єдиноподатниів), так є ще й додаткові санкції.
По-перше,
без документів на товар не можна враховувати вартість товарів у витратах. Причому з 01.01.2011 р. більше немає можливості обліковувати витрати за нормами, не підкріплюючи їх документально. Тому якщо документів на товар немає, то суми ПДФО та ЄСВ будуть серйозно завищені.Крім того,
за відсутність обліку товарів податківці погрожують штрафувати загальносистемників за статтею 20 Закону про РРО — у подвійному розмірі вартості необлікованого товару за цінами реалізації (див. цитату з ЄБПЗ):
| «Чи необхідно ФОП на загальній системі оподаткування вести облік товарів і товарних запасів та яка відповідальність за його неведення з 01.01.2011 р.? |
| Відповідно до п. 12 ст. 3 Закону України від 6 липня 1995 року № 265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» (у редакції Закону України від 2 грудня 2010 року № 2756-IV, далі — Закон) суб’єкти підприємницької діяльності, які здійснюють розрахункові операції в готівковій та/або в безготівковій формі при продажу товарів (наданні послуг) у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, зобов’язані вести у порядку, передбаченому законодавством, облік товарних запасів на складах та/або за місцем їх реалізації, здійснювати продаж лише тих товарів, які відображені в такому обліку, за винятком продажу товарів особами, які відповідно до законодавства оподатковуються за правилами, що не передбачають ведення обліку реалізованих товарів (наданих послуг). До документів, що є підставою для оприбуткування товару, належать первинні документи: накладні, товарно-транспортні накладні, вантажні митні декларації, закупівельні акти та ін. <…> Статтею 6 Закону визначено, що облік товарних запасів фізичною особою — підприємцем ведеться у порядку, визначеному чинним законодавством, а юридичною особою (її філією, відділенням, іншим відокремленим підрозділом) — у порядку, визначеному відповідним національним положенням (стандартом) бухгалтерського обліку. Облік ведеться з урахуванням особливостей, встановлених для суб’єктів малого підприємництва. Відповідно до п. 177.10 ст. 177 Податкового кодексу України від 2 грудня 2010 року № 2755-IV фізичні особи — підприємці зобов’язані вести Книгу обліку доходів і витрат та мати підтверджуючі документи щодо походження товару. Фізичні особи — підприємці застосовують реєстратори розрахункових операцій відповідно до Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» (далі — Закон). Форму Книги обліку доходів і витрат та порядок її ведення затверджено наказом ДПА України від 24.12.10 № 1025 «Про затвердження форми Книги обліку доходів і витрат, яку ведуть фізичні особи — підприємці, крім осіб, що обрали спрощену систему оподаткування, і фізичні особи, які провадять незалежну професійну діяльність, та Порядку її ведення». При цьому сума нереалізованих товарних запасів, сировини, матеріалів тощо на початок та на кінець звітного податкового періоду (року), яка виводиться в грошовій формі, виходячи із ціни їх придбання відображається у графах 2 та 11 вищезазначеної Книги. Таким чином, фізичні особи — підприємці, які перебувають на загальній системі оподаткування, не звільняються від ведення обліку товарів та товарних запасів у сумарному виразі у Книзі обліку доходів і витрат на підставі первинних документів та через РРО. Згідно зі ст. 20 Закону до суб’єктів господарювання, що здійснюють реалізацію товарів, які не обліковані за місцем реалізації, та зберігання у встановленому порядку, застосовується фінансова санкція у розмірі подвійної вартості необлікованих товарів за цінами реалізації, але не менше десяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. При цьому згідно зі ст. 1641 Кодексу України про адміністративне правопорушення від |
Щоправда, тут слід зауважити:
до підприємців, які перейшли на загальну систему оподаткування у 2011 році, не застосовуються фінансові санкції за результатами їх діяльності у II — IV кварталах 2011 року (частина 6 підрозділу 10 розділу ХХ Податкового кодексу).
Як уникнути штрафів, або Де взяти документи на товар
Якщо підприємець
втратив документи, йому потрібно:— у 5-денний строк від дня виявлення пропажі повідомити податковий орган (якщо втрачено ВМД, то повідомляються також митні органи);
— відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів,
наступних за днем повідомлення податківців (або митниці), —
Докладно про втрату документів ми писали у «ВД», 2011, № 12, с. 16.
Якщо ж
документів у підприємця не було відразу (постачальники відмовилися надати), можна запропонувати кілька варіантів, як їх дістати:1) попросити документи у дружнього підприємця, який торгує в роздробі
. У цьому випадку ситуація розвиватиметься так: дружній підприємець продає товар кінцевим споживачам за готівку і, як правило, жодних документів на ці продажі не оформляє. Водночас виручку, що надійшла від покупців, він усе одно записує до Книги ОДВ (або Книги ф. № 10, якщо він — єдиноподатник). А оскільки так, то для нього не викличе труднощів оформити договір на продаж цих товарів на ім’я підприємця «Х» (якому потрібні документи на товар).Однак тут слід ураховувати
два нюанси:— по-перше, дружній підприємець має торгувати тими самими товарами, що й підприємець «Х», або мати документи на товар, гіпотетично проданий такому підприємцю (на випадок, якщо податківці прийдуть на перевірку і до продавця);
— по-друге, протягом одного дня покупець не повинен відображати у витратах платежі на суму, що перевищує 10000 грн. (оскільки в цій ситуації підприємці пропишуть лише готівкові розрахунки — слід пам’ятати про ліміт на готівкові розрахунки між підприємцями: не більше 10000 грн. на день —
постанова № 32);— по-третє, у дружнього підприємця в реєстраційній картці має бути зазначено такий вид діяльності, як «оптова торгівля» (інакше підприємець «Х» має утримувати ПДФО при купівлі товарівдовідка 4, а це вже нікому не потрібно);
2)
стосовно товарів, що перебувають на складі, то документи на них можна отримати, оформивши договір зберігання товару (начебто товар перебуває на зберіганні у підприємця). При цьому щоб податківці не шукали поклажодавця і не приходили з перевіркою до нього, краще спробувати укласти такий договір із зарубіжною особою (не обов’язково це має бути юридична особа або підприємець, цілком досить укласти договір з громадянином).До речі, в ідеалі в цій ситуації підприємець має внести до своєї реєстраційної картки такий вид діяльності, як «відповідальне зберігання»;
3) попросити документи на товар у підприємця, який припинив діяльність
. Якщо дружній підприємець припинив діяльність, то документи на товар, що залишилися в нього, йому вже не потрібні. У такому разі можна спробувати скористатися ними (зрозуміло, якщо в них не зазначено П. І. Б. підприємця — чек, квитанція тощо). Те, що документам уже «виповнилося» декілька років, значення не має.Як відомо, загальносистемник має право включати до витрат вартість проданих товарів у момент отримання доходу від їх продажу незалежно від того, коли такі товари було куплено, нехай і п’ять років тому (а для єдиноподатника і фікспатентника величина витрат узагалі не важлива).
Які документи мають бути на робочому місці підприємця
Крім документів на товар, податківці та інші перевіряючі обов’язково звернуть увагу на документи, що мають знаходитися на робочому місці підприємця. Що ж це за документи? Їх список наведено в табл. 3.
Таблиця 3
Документи, які мають бути на робочому місці підприємця
| Документ | Загальносистемник | Єдиноподатник | Фікспатентник |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Книга обліку доходів і витрат | Потрібно мати Книгу ОДВ, форму якої затверджено наказом № 1025 | Потрібно мати Книгу ф. № 10, форму якої затверджено Інструкцією № 12 | Фікспатентників звільнено від обов’язкового ведення обліку доходів і витрат, тому їм не потрібна ні Книга ОДВ, ні Книга ф. № 10 |
| Книга обліку розрахункових операцій (КОРО) | Якщо підприємець здійснює готівкові розрахунки, то він зобов’язаний використовувати РРО (стаття 3 Закону про РРО). | Єдиноподатників повністю звільнено від використання РРО (пункт 6 статті 9 Закону про РРО), тому й КОРО мати не зобов’язані | Фікспатентників повністю звільнено від використання РРО (пункт 5 статті 9 Закону про РРО), тому й КОРО мати не зобов’язані |
| Виписка або витяг із ЄДР | Цей документ необхідний будь-якому підприємцю для підтвердження свого підприємницького статусу. На наш погляд, на робочому місці досить розмістити копію виписки або витягу (а при собі мати оригінал). Що стосується податківців, то вони в ЄБПЗ на цей момент уваги не звернули і вказали просто: має бути «виписка або витяг із ЄДР» | ||
| Торговий патент | Потрібний тим підприємцям, які торгують за готівку, надають платні побутові послуги або працюють у сфері розваг (підпункт 267.1.1 Податкового кодексу). | Єдиноподатникам торговий патент не потрібний, оскільки їх звільнено від сплати збору за здійснення деяких видів підприємницької діяльності (пункт 1 підрозділу 8 розділу ХХ Податкового кодексу) | Фікспатентникам торговий патент не потрібний (частина «в» підпункту 267.1.2 Податкового кодексу) |
| Ліцензія | Потрібна, якщо підприємець займається видом діяльності, що ліцензується. На видному місці має знаходитися копія ліцензії, а на руках у підприємця — її оригінал (пункт 10 Порядку № 833) | ||
| Свідоцтво платника ПДВ | Якщо підприємця зареєстровано як платника ПДВ, на його робочому місці має бути Свідоцтво, що підтверджує | Не є платниками ПДВ, тому Свідоцтва в них бути не повинно | Не є платниками ПДВ, тому Свідоцтва в них бути не повинно |
| Трудові договори з найманими працівниками | Мають бути, якщо в підприємця є наймані працівники. Трудові договори обов’язково має бути зареєстровано в центрі зайнятості | Крім трудових договорів, зареєстрованих у центрі зайнятості, мають бути довідки про трудові відносини з працівниками, узяті в податківців (пункт 5 Порядку № 599) | Мають бути трудові договори, зареєстровані в центрі зайнятості. Крім того, кожного найманого працівника обов’язково має бути зазначено у фікспатенті підприємця |
| Книга відгуків та пропозицій | Книга має знаходитися в «Куточку покупця» (пункт 10 Порядку № 833). Ця вимога поширюється лише на тих підприємців, які торгують у стаціонарній точці (оскільки кіоски, лотки, палатки та інші торговельні точки «Куточок покупця» не формують). | ||
| Адреси й номери телефонів органів, які забезпечують захист прав споживачів | Таку інформацію обов’язково має бути наведено в «Куточку покупця». Причому нагадуємо, що «Куточок покупця» влаштовують лише у стаціонарній торговельній точці (кіоски, лотки, палатки та інші торговельні точки «Куточок покупця не формують»). | ||
| Свідоцтво про сплату єдиного податку | Не потрібне | Потрібно мати на робочому місці (пункт 5 Порядку № 599) | Не потрібне |
| Фікспатент | Не потрібний | Не потрібний | Має бути розміщений на робочому місці |
До речі, якщо підприємець продає товари через торговельний автомат, то розміщувати біля нього згадані документи не потрібно. Із цим погоджувалися й податківці (див. «ВД», 2011, № 17, с. 37).
Справа в тому, що біля автомата не потрібна присутність ні самого підприємця, ні його працівників, тому автомат не є робочим місцем підприємця. Звідси можна зробити висновок, що біля торговельного автомата підприємець жодних документів розміщувати не зобов’язаний. Хоча
виписку з ЄДР ми б усе-таки радили помістити, щоб:— можна було визначити приналежність автомата конкретному суб’єкту господарювання;
— покупці за потреби знали, за яким телефоном можна зв’язатися з власником торговельного автомата.
Висновки
Документи на товар мають бути в будь-якого підприємця незалежно від системи оподаткування
. Назвемо основні з таких документів:— розрахунковий документ (
платіжне доручення, квитанція, чек);—
ТТН;—
накладна (податкова накладна, ВМД);—
закупівельний акт;—
договори купівлі-продажу, комісії, зберігання, дарування тощо, а також сертифікати походження (для імпортних товарів);—
сертифікати відповідності та інші документи, що підтверджують якість і безпечність товару;—
копії свідоцтв про держреєстрацію постачальників, копії їх виписок або витягів з ЄДР, копії їх довідок з податкової про види діяльності та системі оподаткування, копії Свідоцтв про сплату єдиного податку або копії фікспатентів;— акт на внутрішнє переміщення товарів, розписка про отримання товарів чи інший документ довільної форми, що підтверджує передачу товару працівнику для реалізації.
Крім документів на товар, перевіряючі можуть вимагати у підприємця такі документи:
—
Книгу ОДВ або Книгу ф. № 10;—
КОРО;—
виписку або витяг із ЄДР про підприємця;—
торговий патент;—
ліцензію;—
свідоцтво платника ПДВ;—
трудові договори з найманими працівниками;—
Свідоцтво про сплату єдиного податку (і довідки про трудові відносини з працівниками);—
фікспатент;— Книгу відгуків та пропозицій (якщо діяльність здійснюється у стаціонарній торговельній мережі).
Такі документи завжди мають бути
під рукою, тобто на робочому місці підприємця.Довідкова інформація (довідка)
1 Первинний документ може бути довільної форми, але повинен мати такі обов’язкові реквізити, як:
«найменування підприємства, установи, від імені яких складений документ, назва документа (форми), дата і місце складання, зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції (у натуральному та/або вартісному виразі), посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення, особистий чи електронний підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції» (пункт 2.4 Положення № 88).2 Перелік продукції, що підлягає обов’язковій сертифікації в Україні, установлений
Переліком № 28 .3 Причому так податківці діють навіть незважаючи на те, що неможливо персоніфікувати цей ПДФО, оскільки не відомо, у кого саме було куплено товар. Водночас суди неоднозначні у своїх рішеннях: деякі стають на бік підприємців, інші ж підтримують податківців, дозволяючи їм донараховувати ПДФО на «бездокументний» товар (
постанова Окружного адмінсуду АРК від 05.07.2011 р. у справі № 2а-5230/11/0170/25).4Продаж товарів підприємцю (суб’єкту господарювання) — це завжди оптова торгівля незалежно від кількості проданого товару (ДСТУ 4303:2004).
