Як підприємцю відправити працівників і себе у відпустку

Як підприємцю відправити працівників і себе у відпустку

Незабаром розпочнеться чергова відпускна кампанія, тож підприємці-роботодавці замислюються над правилами надання відпусток працівникам і розрахунком відпускних.

Забігаючи наперед, зазначимо, що порівняно з минулим роком жодних радикальних змін в організаційних моментах для роботодавців не відбулося, водночас для самих підприємців, які є єдиноподатниками, з'явилася цікава новація — звільнення від сплати єдиного податку за місяць власної відпустки. Про все це ми розповімо в цій статті.

Зауважимо, що тим, хто щороку дотримується наших рекомендацій, нескладно знову надати працівнику відпустку та розрахувати йому відпускні, а ті, кому це доведеться робити вперше, зможуть просто ознайомитися з правилами, наведеними в нашому матеріалі.

Оксана ПІРОЖЕНКО, консультант газети «Власне Діло»

Документи статті

КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.

ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.

Закон про відпустки — Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР.

Порядок № 100 — Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.95 р. № 100.

Інструкція № 21-5 — Інструкція про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, затверджена постановою Пенсійного фонду України від 27.09.2010 р. № 21-5.

Інструкція № 455 — Інструкція про порядок видачі документів, що посвідчують тимчасову непрацездатність громадян, затверджена наказом Міністерства охорони здоров'я України від 13.11.2001 р. № 455.

Відпустка підприємців-єдиноподатників груп 1 і 2 без найманих працівників

Із 1 січня 2012 року, коли почали діяти нові правила для спрощенців, у підприємців-єдиноподатників груп 1 і 2 з'явилася можливість не сплачувати єдиний податок за період відпустки. Про це прямо зазначено в пункті 295.5 ПКУ:

«Платники єдиного податку першої і другої груп, які не використовують працю найманих осіб, звільняються від сплати єдиного податку протягом одного календарного місяця на рік на час відпустки, а також за період хвороби, підтвердженої копією листка (листків) непрацездатності, якщо вона триває 30 і більше календарних днів.»

Проте така можливість надається не всім єдиноподатникам груп 1 і 2, а лише тим, які взагалі не мають найманих працівників, тобто осіб, з якими укладено трудові договори.

По суті, підприємець може надати самому собі відпустку просто припинивши діяльність, оформляти будь-який наказ або розпорядження для цього йому не потрібно. Однак при цьому слід пам’ятати про сплату деяких інших податків, ЄСВ, а також про подання звітності. Так, зокрема, за місяць, у якому підприємець перебуватиме у відпустці, він зобов'язаний сплатити ЄСВ у порядку, визначеному пунктом 4.6 Інструкції № 21-5.

У пункті 295.5 ПКУ не зазначено, протягом якого періоду перед зупиненням діяльності у підприємця не повинно бути найманих осіб, щоб він міг скористатися звільненням від єдиного податку. На нашу думку, достатньо, щоб працівників не було починаючи з місяця, у якому подаватиметься заява до податкового органу (що передує відпустці), про що ми детальніше розповімо далі.

Звільнення від сплати єдиного податку надається на один календарний місяць на рік, за умови, що тривалість відпустки становитиме також один календарний місяць.

Відповідно до пункту 295.2 ПКУ органи ДПС здійснюють нарахування авансових внесків для платників єдиного податку груп 1 і 2 на підставі заяви такого платника єдиного податку щодо періоду щорічної відпустки. Отже, єдиноподатник повинен написати в довільній формі заяву та подати її до органу ДПС за місцем обліку (підпункт 298.3.2 ПКУ).

Подавати документи (довідки тощо), які підтверджують відсутність найманої праці, ПКУ не вимагає. Найімовірніше, цей факт перевірятиметься податківцями за обліковими даними підприємця.

Точні строки для подання такої заяви ПКУ не визначено, у роз'ясненні з Єдиної бази податкових знань (далі — ЄБПЗ) зазначено, що цю заяву потрібно подавати до початку відпустки, тобто не пізніше місяця, що передує місяцю початку відпустки.

«ЗАПИТАННЯ. В який термін та за якою формою ФОП — платники ЄП подають до органу ДПС заяву щодо періоду щорічної відпустки або терміну втрати працездатності?

ВІДПОВІДЬ . Згідно з п. 295.1 та п. 295.2 ст. 295 Податкового кодексу України від 2 грудня 2010 року № 2755-VI, із змінами та доповненнями (далі — ПКУ ), платники єдиного податку першої і другої груп сплачують єдиний податок шляхом здійснення авансового внеску не пізніше 20 числа (включно) поточного місяця.

Нарахування авансових внесків для платників єдиного податку першої і другої груп здійснюється органами державної податкової служби на підставі заяви такого платника єдиного податку щодо розміру обраної ставки єдиного податку, заяви щодо періоду щорічної відпустки та/або заяви щодо терміну тимчасової втрати працездатності.

Відповідно до п. 295.5 ст. 295 ПКУ платники єдиного податку першої і другої груп, які не використовують працю найманих осіб, звільняються від сплати єдиного податку протягом одного календарного місяця на рік на час відпустки, а також за період хвороби, підтвердженої копією листка (листків) непрацездатності, якщо вона триває 30 і більше календарних днів.

Пунктом 295.6 ст. 295 ПКУ встановлено, що суми єдиного податку, сплачені відповідно до п. 295.5 ст. 295 ПКУ, підлягають зарахуванню в рахунок майбутніх платежів з цього податку за заявою платника єдиного податку.

Згідно з п.п. 298.3.2 п. 298.3 ст. 298 ПКУ інформація про період щорічної відпустки і терміни втрати працездатності з обов'язковим додаванням копії листка непрацездатності подається за заявою у довільній формі.

Окремого терміну подання заяви щодо періоду щорічної відпустки і терміну втрати працездатності нормами ПКУ не передбачено.

Ураховуючи вищевикладене, з метою уникнення порушення терміну щодо сплати авансових платежів рекомендуємо подавати до органу ДПС заяву щодо періоду щорічної відпустки до початку відпустки, а заяву щодо терміну втрати працездатності з обов'язковим додаванням копії листка непрацездатності подавати одразу після закінчення лікарняного.»

Примірний текст такої заяви може бути таким:

Зверніть увагу: щоб випадково не ввести в оману представників податкового органу, у заяві потрібно використовувати саме трудове поняття «відпустка», а не «зупинення діяльності». Річ у тім, що на час зупинення діяльності на невизначений період і з невизначеної причини (без попередження), звільнення від сплати єдиного податку не діє, про що йдеться і в роз'ясненнях у ЄБПЗ.

Сподіваємося: якщо підприємець, який не встиг заздалегідь сплатити єдиний податок за місяць відпустки, подасть таку заяву, то це буде достатнім для звільнення від сплати.

Якщо ж підприємець сплатив єдиний податок за декілька місяців (кварталів) наперед, то йому повинні здійснити залік у рахунок майбутніх періодів на підставі пункту 295.6 ПКУ.

Наприклад, якщо єдиний податок за червень на момент подання заяви, зразок якої ми навели вище, уже буде сплачено підприємцем, то в ній потрібно додати фразу: «Прошу згідно з пунктом 295.6 ПКУ зарахувати суму сплаченого авансового внеску з єдиного податку за червень 2012 року в сумі _ у рахунок сплати авансового внеску з єдиного податку за липень 2012 року».

Можливість такого заліку авансових платежів підтверджується і роз'ясненням, наведеним в ЄБПЗ.

«ЗАПИТАННЯ. Чи повинні сплачувати ЄП ФОП — платники ЄП першої та другої груп за час відпустки або хвороби, якщо є відповідні підтверджуючі документи та праця найманих працівників не використовувалась?

ВІДПОВІДЬ . Відповідно до п. 295.5 ст. 295 Податкового кодексу України від 2 грудня 2010 року № 2755-VI, із змінами та доповненнями (далі — ПКУ ), фізичні особи — підприємці — платники єдиного податку першої і другої груп, які не використовують працю найманих осіб, звільняються від сплати єдиного податку протягом одного календарного місяця на рік на час відпустки, а також за період хвороби, підтвердженої копією листка (листків) непрацездатності, якщо вона триває 30 і більше календарних днів.

Згідно з п. 295.6 ст. 295 ПКУ суми єдиного податку, сплачені відповідно до п. 295.5 ст. 295 ПКУ, підлягають зарахуванню в рахунок майбутніх платежів з цього податку за заявою платника єдиного податку. Помилково та/або надміру сплачені суми єдиного податку підлягають поверненню платнику в порядку, встановленому ПКУ.»

Також зазначимо таке. Ураховуючи, що чітких правил застосування пункту 295.5 ПКУ на сьогодні немає, у підприємця може виникнути низка запитань:

— чи зможе він отримувати в період відпустки грошові кошти на поточний рахунок або до каси від контрагентів за постачання (госпоперації) минулих періодів;

— чи доведеться доплатити єдиний податок, якщо в місяці відпустки поновиться діяльність?

На нашу думку, ураховуючи те, що в ПКУ немає спеціальних вимог із цього приводу, ми вважаємо, що підприємець не повинен у період відпустки контролювати свої грошові надходження та може їх отримувати. А ось провадити діяльність у цей період (тобто протягом усього місяця, на який припадає відпустка згідно із заявою, поданою до органу ДПС), ураховуючи норми ПКУ, однозначно не слід.

ВІДПУСТКА ПРАЦІВНИКІВ ПІДПРИЄМЦЯ (НА БУДЬ-ЯКІЙ СИСТЕМІ ОПОДАТКУВАННЯ)

Види та тривалість щорічної відпустки

Кожний найманий працівник (тобто всі особи, з якими укладено трудовий договір, незалежно від режиму роботи, форми оплати праці тощо) має право на щорічну оплачувану відпустку. Вона надається за кожний відпрацьований рік, у перші півроку роботи — за менший період.

Статтею 4 Закону про відпустки передбачено декілька видів щорічних (оплачуваних) відпусток:

— основні (стаття 6 Закону про відпустки);

— додаткові за роботу зі шкідливими та важкими умовами праці (стаття 7 Закону про відпустки);

— додаткові за особливий характер праці (стаття 8 Закону про відпустки);

— інші додаткові, передбачені законодавством.

Усе це види оплачуваних відпусток, за час перебування в яких працівнику нараховується оплата (відпускні).

Відмінність основної щорічної відпустки від додаткових полягає в тому, що перша надається в обов'язковому порядку всім працівникам, а інші лише тим працівникам, які мають на них право згідно з нормами Закону про відпустки (на шкідливих виробництвах тощо). Окремі категорії працівників мають право на щорічну основну відпустку більшої тривалості, що передбачено статтею 6 Закону про відпустки та іншими законодавчими актами.

Наприклад, інвалідам I і II груп надається щорічна основна відпустка тривалістю 30 календарних днів, а інвалідам III групи — 26 календарних днів. Особам віком до вісімнадцяти років надається щорічна основна відпустка тривалістю 31 календарний день.

Не обов'язково відразу відпускати працівника на всі 24 календарні дні, відпустку можна поділити на коротші періоди. Працівник може відгуляти належні 24 календарні дні частинами, однак за умови, що основна безперервна її частина становитиме не менше 14 календарних днів.

Невикористану частину щорічної відпустки має бути надано працівнику, як правило, до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка.

Зверніть увагу: у тривалості відпустки не враховуються святкові та неробочі дні, тому якщо вони припадають на період відпустки, то автоматично її подовжують.

Приклад 1. Працівник підприємця йде у відпустку з 1 червня 2012 року на 6 календарних днів. Якщо від 1 червня 2012 року відрахувати 6 днів, то виходить, що останній день відпустки припадає на 6 червня. Однак у зв'язку з тим, що на цей період припадає один святковий день — 3 червня (Трійця), відпустка працівника закінчиться на один календарний день пізніше. Отже, останнім днем відпустки є 7 червня 2012 року.

Оплаті підлягають 6 календарних днів, незважаючи на те, що відпустка фактично тривала 7 календарних днів. Це пов'язано з тим, що святковий день згідно із Законом про відпустки не оплачується.

Загальна тривалість щорічної основної та додаткової відпусток не може перевищувати 59 календарних днів, а для працівників, зайнятих на підземних гірничих роботах, — 69 календарних днів.

Відлік відпускного періоду

За загальним правилом щорічна основна відпустка (24 календарні дні) надається працівнику за кожний відпрацьований робочий рік , який відлічується з дня укладення трудового договору. Уперше взяти відпустку повної тривалості (24 календарні дні) можна після 6 місяців роботи. Проте якщо працівник не встиг пропрацювати на новому місці 6 місяців, то до закінчення цього строку за його заявою оплачувана відпустка йому надається тривалістю пропорційно відпрацьованому часу (при грубому підрахунку, якщо загальна тривалість відпустки становить 24 дні, то по 2 дні за кожний місяць роботи). Причому працівник може догуляти решту днів щорічної відпустки після закінчення шестимісячного періоду.

У деяких випадках громадяни мають право на «достроковий» вихід у першу відпустку повної тривалості, зокрема: жінки перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами або після неї, жінки, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину-інваліда, інваліди, особи віком до 18 років, чоловік, дружина якого перебуває у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами, сумісники (одночасно з відпусткою за основним місцем роботи) та інші особи, зазначені у статті 10 Закону про відпустки.

Щорічні відпустки за другий і подальші роки роботи можуть бути надані працівнику в будь-який час відповідного робочого року. Вони надаються працівникам із таким розрахунком, щоб їх було використано, як правило, до закінчення робочого року.

Додамо, що право на щорічну основну відпустку працівник отримає не лише за місяці фактичної роботи, а й за час, коли він не працював: відрядження, відпустки тощо (коли виплачувалася заробітна плата в середньому розмірі), період, коли працівнику виплачувалася допомога по державному соціальному страхуванню, тобто за період хвороби або перебування у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами. А ось час перебування працівниці у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку не включається до стажу роботи, що надає право на щорічну відпустку (стаття 181 КЗпП). До стажу для права на щорічну відпустку зараховується період відпустки без збереження заробітної плати на підставі статей 25 і 26 Закону про відпустки та деякі інші періоди роботи, передбачені законодавством.

Що стосується додаткової щорічної відпустки, то для права на цей вид відпустки враховується час фактичної роботи зі шкідливими, важкими умовами або з особливим характером праці, якщо працівник зайнятий у цих умовах не менше половини тривалості робочого дня, установленої для працівників цих виробництва, цеху, професії або посади. Зверніть увагу: до стажу для надання додаткової відпустки не зараховується, наприклад, час перебування працівника на лікарняному, у навчальній відпустці, у відпустці без збереження заробітної плати тощо.

Коли виплачуються відпускні

У період перебування працівника в щорічній відпустці за ним зберігається його заробітна плата (відпускні). Відпускні виплачуються не пізніше ніж за 3 дні до початку відпустки (стаття 21 Закону про відпустки). На практиці ці суми зручно виплачувати разом із зарплатою (авансом), однак з урахуванням дотримання триденного строку, тобто заздалегідь.

Як оформити вихід у відпустку

Організаційні моменти надання щорічної відпустки працівнику такі:

1) визначаємо черговість відпусток найманих працівників, наприклад шляхом складання графіка відпусток. При цьому враховуються категорії працівників, які можуть узяти відпустку у зручний для них час згідно зі статтею 10 Закону про відпустки (особи віком до 18 років; інваліди; жінки перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами або після неї; жінки, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину-інваліда; одинока мати (батько); ветерани війни і праці та деякі інші особи);

2) необхідно повідомити працівника не пізніше ніж за два тижні про наближення часу його відпустки. Якщо черговість відпусток працівників не встановлюється за графіком, то працівник повинен погоджувати час відпустки за домовленістю з підприємцем;

3) отримати від працівника заяву з проханням надати щорічну відпустку на бажану кількість календарних днів (у загальному випадку — не більше 24);

4) оформити письмове розпорядження (наказ). Воно може бути складено в довільній формі або підприємець може придбати готовий бланк первинної документації за формою № П-3 (наказ (розпорядження) про надання відпустки).

У вигляді схеми це можна представити так (див. с. 22):

Зразки заяви працівника та розпорядження про відпустку

Наведемо примірний текст заяви працівника та розпорядження про його відпустку, яке має видати підприємець-роботодавець.

Якщо працівник захворів у відпустці

Згідно зі статтею 11 Закону про відпустки щорічну відпустку має бути перенесено на інший період або продовжено в разі тимчасової непрацездатності працівника, засвідченої в установленому порядку.

Таким чином, працівник має право після закінчення періоду непрацездатності:

— продовжити відпустку на період, що дорівнює періоду хвороби;

— перенести частину відпустки, що дорівнює періоду хвороби, на інший період.

У кожному окремому випадку розрахунок суми відпускних буде різним. У першому випадку відпускні не перераховуються. У другому випадку сума відпускних, точніше їх частина за дні відпустки, перенесені на інший період, має бути розрахована виходячи з нової середньої заробітної плати згідно з Порядком № 100.

Крім того, коли працівник вийде на роботу та надасть лікарняний лист, підприємець повинен розрахувати суму оплати періоду тимчасової непрацездатності, а також здійснити перерахунок суми відпускних, оскільки працівник відгуляв менше днів, ніж планувалося.

Тим працівникам-відпускникам, які захворіли поза постійним місцем проживання, потрібно знати таке. Згідно з пунктом 1.10 Інструкції № 455 особам, у яких тимчасова непрацездатність настала поза постійним місцем проживання, листок непрацездатності видається за місцем їх тимчасового перебування з дозволу лікаря лікувально-профілактичного закладу на число днів непрацездатності.

Якщо працівник-сумісник не може піти у відпустку за графіком

Працівники, які працюють у підприємця за сумісництвом (без оформлення трудової книжки), як правило, мають основне місце роботи, де їм також має надаватися відпустка.

Водночас графіки надання відпусток у різних роботодавців можуть не збігатися. Якщо працівник заздалегідь подбає про своє право на відпочинок, то він може домовитися з обома роботодавцями та скорегувати їх графіки, однак часто громадяни забувають про це.

Закон про відпустки припускає обов'язкове надання суміснику щорічної оплачуваної відпустки повної тривалості (24 календарні дні) паралельно з відпусткою за основним місцем роботи лише в перший рік роботи до закінчення шестимісячного періоду (стаття 10).

У наступних робочих роках сумісник іде у відпустку згідно з графіком (за домовленістю). Однак згідно зі статтею 25 Закону про відпустки роботодавець зобов'язаний надати працівнику-суміснику на строк до закінчення відпустки за основним місцем роботи відпустку без збереження заробітної плати (якщо він не згоден надати йому щорічну відпустку). Зауважимо, що відпустка за свій рахунок не замінює щорічної відпустки та згодом має бути надана працівнику-суміснику.

Як розраховуються відпускні

Сума відпускних визначається згідно з Порядком № 100. Для цього підприємцю потрібно визначити середню заробітну плату за встановлений період і застосувати формулу для розрахунку.

Виплати, які включаються до розрахунку середньої зарплати. Насамперед для розрахунку береться загальна сума нарахованої («грязної») заробітної плати за кожний місяць розрахункового періоду. Якщо працівник отримував у розрахунковому періоді будь-які виплати, крім заробітної плати, то визначати, які з них уключаються до розрахунку, а які не включаються, потрібно згідно з пунктами 3 і 4 Порядку № 100.

Зокрема, до розрахунку середньої зарплати для визначення суми відпускних уключаються:

— вся сума оплати лікарняного листа (перші п'ять днів за рахунок роботодавця та допомога по тимчасовій непрацездатності). При цьому календарні дні, на які припадає тимчасова непрацездатність працівника, уключаються до загальної кількості календарних днів за розрахунковий період;

— допомога по вагітності та пологах. Прямо про цю допомогу в Порядку № 100 не йдеться, однак за аналогією з допомогою по тимчасовій непрацездатності вона виплачується як матеріальне забезпечення, що компенсує втрату зарплати за період відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами (лист Мінпраці від 22.06.2006 р. № 4201/0/14-06/13);

— сума відпускних попередньої щорічної відпустки;

— суми індексації.

Не включаються до розрахунку середньої зарплати, наприклад:

— сума матеріальної допомоги до відпустки (на оздоровлення тощо) (підпункт «б» пункту 4 Порядку № 100);

— компенсаційні виплати на відрядження (добові, оплата за проїзд, витрати на наймання житла).

Формула . Розрахунок відпускних у 2012 році для розрахункового періоду 12 календарних місяців провадиться за такою формулою:

В = ЗП : ( 366 - С) х N,

де В — сума відпускних;

ЗП — сумарний заробіток працівника за останні 12 календарних місяців (фактично відпрацьований період);

С — кількість святкових і неробочих днів, передбачених законодавством у розрахунковому періоді (для 12-місячного розрахункового періоду у 2012 році вона дорівнює 10) (стаття 73 КЗпП);

N — кількість календарних днів відпустки.

Зауважимо, що при визначенні суми відпускних за менший період, замість 366 береться кількість календарних днів у цьому періоді, а також кількість свят (С), яка на нього припадає (тобто їх буде менше десяти).

Крім того, у певних випадках із розрахункового періоду можуть виключатися не лише свята, а й деякі інші невідпрацьовані дні:

— час відпустки без збереження заробітної плати відповідно до статей 25 і 26 Закону про відпустки . Звертаємо увагу: у випадку якщо працівнику на підставі його заяви було надано відпустку без збереження заробітної плати більшої тривалості, ніж установлена статтею 26 Закону про відпустки (не більше 15 календарних днів), наприклад 25 календарних днів, то з розрахункового періоду необхідно виключити лише 15 календарних днів, інші 10 календарних днів із розрахункового періоду не виключаються та беруть участь у розрахунку середньої заробітної плати;

— час перебування працівника у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку (або шести років у випадках, передбачених законодавством);

— час простою не з вини працівника (якщо середній заробіток зберігався частково);

— невідпрацьовані дні у зв'язку з роботою в режимі неповного робочого тижня, установленому з ініціативи роботодавця (стаття 32 КЗпП), тобто вихідні дні з розрахунку виключати не слід.

Зворотна ситуація, якщо працівник не працював з власної ініціативи. Так, наприклад, якщо працівник працює на умовах неповного робочого тижня за власним бажанням (стаття 56 КЗпП) або в розрахунковому періоді був прогул, розрахунковий період для визначення середньої заробітної плати для розрахунку відпускних не зменшують на кількість невідпрацьованих з цих причин днів.

Також відзначимо, що період відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами не виключається з розрахункового періоду для визначення суми відпускних.

Приклади розрахунку відпускних

Приклад 2. Розрахунковий період — 12 календарних місяців (період роботи — більше року).

Працівник пропрацював у підприємця більше року та йде в чергову щорічну відпустку на 24 календарні дні з 1 червня 2012 року. Розрахунковий період — з червня 2011 року по травень 2012 року. Припустимо, що нарахована заробітна плата працівника за цей період становить 24000,00 грн.

Проте, оскільки 3 червня 2012 року (Трійця) є святковим і неробочим днем, на який продовжується щорічна відпустка, працівник перебуватиме в щорічній основній відпустці з 01.06.2012 р. по 25.06.2012 р. уключно (25 календарних днів). Зверніть увагу: оплачуватимуться все одно лише 24 дні, 25 червня не оплачується, але працівник виходить на роботу лише 26 червня.

Визначаємо середньоденну зарплату: 24000,00 : (366 - 10) = 67,42 (грн.).

Розраховуємо суму відпускних: 67,42 х 24 = 1618,08 (грн.).

Приклад 3. Працівника було прийнято на роботу не з першого календарного дня місяця, період його роботи менше року.

Працівника прийнято на роботу 03.10.2011 р. Із 23.05.2012 р. він іде в першу щорічну основну відпустку тривалістю 14 календарних днів.

Працівник перебуватиме в щорічній основній відпустці з 23.05.2012 р. по 06.06.2012 р. уключно (15 календарних днів). Це пов'язано з тим, що 3 червня 2012 року (Трійця) є днем, на який подовжується щорічна відпустка, але не оплачується.

У цьому випадку розрахунковим періодом є жовтень 2011 року — квітень 2012 року. Незважаючи на те що працівника прийнято на роботу не з першого календарного дня (1 жовтня 2011 року), а з першого робочого дня (3 жовтня), оскільки 1 і 2 жовтня 2011 року були вихідними днями, увесь місяць (жовтень) зараховується як повний календарний місяць для включення його до розрахункового періоду. Зауважимо: якби працівника було прийнято не в перший робочий день жовтня, наприклад 05.10.2011 р., то до розрахункового періоду потрапили б листопад 2011 року — квітень 2012 року.

Припустимо, що загальна сума заробітної плати цього працівника за розрахунковий період (7 місяців, жовтень 2011 року — квітень 2012 року) становить 14000,00 грн.

Кількість календарних днів, які беремо для розрахунку відпускних: 213 - 4 = 209,

де 213 — кількість календарних днів за жовтень 2011 року — квітень 2012 року;

4 — кількість святкових і неробочих днів, що припадають на розрахунковий період (1 січня — Новий рік, 7 січня — Різдво, 8 березня — Міжнародний жіночий день, 15 квітня — Великдень).

Середня заробітна плата для розрахунку відпускних становить:

14000,00 : 209 = 66,99 (грн.).

Сума відпускних дорівнює:

66,99 x 14 = 937,86 (грн.).

Приклад 4. Працівник не відгуляв відпустку за минулий рік і бере відпустку за декілька років.

Працівник підприємця два роки поспіль не був у щорічній відпустці. Із 21 травня 2012 року йому було надано дві відпустки поспіль на 48 календарних днів (24 х 2).

У цьому випадку працівник перебуватиме в щорічній відпустці з 21 травня по 9 липня 2012 року включно, тобто 50 календарних днів, оскільки відпустка має бути продовжена на 2 святкові дні (3 червня — Трійця, 28 червня — День Конституції). Оплаті підлягають лише 48 календарних днів.

Незважаючи на те що в цьому випадку працівник іде в щорічну відпустку за два роки поспіль, для розрахунку відпускних за весь цей період беруться виплати лише за останні 12 календарних місяців, що передують місяцю надання відпустки.

Розрахунковим періодом у цьому випадку буде травень 2011 року — квітень 2012 року.

Припустимо, що загальна сума заробітної плати за 12 календарних місяців (травень 2011 року — квітень 2012 року) становить 25000,00 грн.

Кількість календарних днів для розрахунку заробітної плати:

366 - 10 = 356,

де 10 — кількість святкових і неробочих днів, що припадають на розрахунковий період.

Середня заробітна плата становить:

25000,00 : 356 = 70,22 (грн.).

Сума відпускних дорівнює:

70,22 x 48 = 3370,56 (грн.).

Приклад 5. У розрахунковому періоді нараховано лікарняні.

Працівник іде у відпустку з 11 червня 2012 року на 24 календарні дні. Розрахунковим періодом є червень 2011 року — травень 2012 року. З 10 по 19 жовтня 2011 року працівник хворів. Сума оплати перших п'яти днів тимчасової непрацездатності становить 540,00 грн., сума допомоги по тимчасовій непрацездатності — 324,00 грн. Сума заробітної плати за розрахунковий період (без урахування лікарняних) становить 24375,00 грн.

Так, загальна сума заробітку, що включається до розрахунку середньої заробітної плати для визначення суми відпускних, становить:

24375,00 + 540,00 + 324,00 = 25239,00 (грн.).

Кількість календарних днів за розрахунковий період (червень 2011 року — травень 2012 року) складає:

366 - 10 = 356,

де 10 — кількість святкових і неробочих днів, що припадають на розрахунковий період.

Середня заробітна плата для розрахунку відпускних становить:

25239,00 : 356 = 70,90 (грн.).

Сума відпускних дорівнює:

70,90 x 24 = 1701,60 (грн.).

Приклад 6. Добровільна робота на умовах неповного робочого часу.

Працівниця працює на умовах неповного робочого дня згідно зі статтею 56 КЗпП (0,75 ставки) при тому, що місячний оклад повинен був складати 2000,00 грн. на місяць. Працівниця йде в щорічну основну відпустку з 14 травня 2012 року на 24 календарні дні.

Сума заробітної плати за 12 календарних місяців (травень 2011 року — квітень 2012 року) становить 18000,00 грн.

Кількість календарних днів за розрахунковий період становить:

366 - 10 = 356,

де 10 — кількість святкових і неробочих днів, установлених статтею 73 КЗпП, що припадають на розрахунковий період відпускних.

Середня заробітна плата для розрахунку відпускних становить:

18000,00 : 356 = 50,56 (грн.).

Сума відпускних дорівнює:

50,56 x 24 = 1213,44 (грн.).

Приклад 7. У розрахунковому періоді працівник перебував у відпустці без збереження заробітної плати.

Працівник іде в щорічну основну відпустку з 21 травня 2012 року на 24 календарні дні. Розрахунковим періодом є травень 2011 року — квітень 2012 року. Із 12 по 23 грудня 2011 року (12 календарних днів) працівник був у відпустці у зв’язку із сімейними обставинами на підставі статті 26 Закону про відпустки. Загальна сума заробітної плати за розрахунковий період становила 17300,00 грн.

Отже, загальна сума заробітку, що включається до розрахунку середньої зарплати для визначення суми відпускних, становитиме 17300,00 грн.

Кількість календарних днів за розрахунковий період (травень 2011 року — квітень 2012 року) становить:

366 - 10 - 12 = 344,

де 10 — кількість святкових і неробочих днів, що припадають на розрахунковий період;

12 — кількість календарних днів, що припадають на відпустку за свій рахунок, надану на підставі статті 26 Закону про відпустки.

Середня заробітна плата для розрахунку відпускних становить:

17300,00 : 344 = 50,29 (грн.).

Сума відпускних дорівнює:

50,29 x 24 = 1206,96 (грн.).

Оподаткування відпускних

Відпускні виплати обкладаються ПДФО та ЄСВ у частині нарахувань «зверху» і в частині утримань «знизу» у тому самому порядку, що й зарплата. При цьому при обчисленні суми ПДФО слід пам'ятати про граничний розмір заробітної плати за місяць (з урахуванням відпускних), яка надає право на податкову соціальну пільгу (ПСП). При розрахунку ЄСВ не можна забувати про максимальний місячний дохід для його сплати (див. «ВД», 2012, № 1, с. 34).

Отже, якщо дні відпустки припадають на один місяць (наприклад, працівник іде у відпустку на 10 днів — з 16 по 25 липня 2012 року), то сума відпускних включається до доходу працівника за цей місяць (у нашому прикладі — липень). Оскільки відпускні повинні виплачуватися не пізніше ніж за 3 дні до початку відпустки, то суми відпускних будуть виплачені разом із зарплатою за другу половину червня 2012 року.

Якщо частина відпустки припадає на один місяць, а інша частина — на наступний (перехідні відпускні), то вся сума відпускних все одно має бути виплачена до початку відпустки.

У цьому випадку краще застосувати такий підхід: суми нарахувань за час відпусток, на відміну від порядку їх фактичної виплати, слід розподілити пропорційно часу, що припадає на дні відпустки у відповідному місяці. Таким чином, виплати, нараховані за перший і другий місяці, обкладаються окремо як ПДФО, так і ЄСВ. Причому за перший місяць, як правило, працівник отримає зарплату та відпускні, а за другий місяць у день виплати — лише відпускні (зарплату за другий місяць він отримає вже після завершення відпустки).

Для того щоб визначити, чи має працівник право на отримання ПСП, потрібно:

— розподілити відпускні за періодами, на які вони припадають;

— порівняти окремо доходи за кожний місяць із граничним розміром заробітної плати, при якому зберігається право на ПСП.

При цьому слід мати на увазі, що ПСП до відпускних за другий місяць при їх виплаті застосовувати не слід, оскільки в момент виплати (не пізніше ніж за 3 дні до початку відпустки) ще не відома загальна сума оподатковуваного доходу за місяць, на який припадає друга частина відпускних.

Строки перерахунку ПДФО та ЄСВ із суми відпускних такі самі, як і з заробітної плати, ми їх наводили у «ВД», 2012, № 1, с. 38.

Приклад 8

Працівник іде в щорічну відпустку тривалістю 10 календарних днів з 23.05.2011 р. Працівнику нараховано («грязними») у травні:

1) заробітну плату за травень (авансом) — 1300,00 грн.;

2) відпускні в сумі 674,20 грн., з них 606,78 грн. за 9 днів травня і 67,42 грн. за 1 день червня.

Права на ПСП у травні працівник не має.

Визначимо суму ПДФО та ЄСВ, що підлягають сплаті у зв'язку з видачею працівнику відпускних, виплата провадиться 18 травня 2012 року.

Усі нарахування та утримання перераховуються у травні (із отриманням грошових коштів у банку). Далі, коли роботодавець перераховуватиме ЄСВ, нараховані та утримані з виплат за червень, потрібно врахувати, що з частини доходу за червень (відпускних) ЄСВ і ПДФО були розраховані та перераховані, тобто перераховується частина суми, що залишилася.