Якщо працівник змінив прізвище: як діяти
За ситуації, коли працівниця (рідше працівник) підприємця змінює прізвище у зв’язку з реєстрацією шлюбу чи з інших причин, виникає безліч запитань: в які облікові документи, крім трудової книжки, роботодавець має внести виправлення, чи відбудуться у зв’язку з цим зміни у звітності з ЄСВ та формі № 1ДФ, чи повинна працівниця самостійно змінювати свідоцтво про соціальне страхування, оскільки такий документ зберігається особисто у неї?
Відповідям на ці та багато інших запитань, пов’язаних із процедурою оформлення роботодавцем змін у кадрових документах та звітності підприємця при зміні прізвища працівника, і присвячено цей матеріал.
Людмила ТРОХИМЕНКО, Анастасія ХМЕЛЕВИЧ, консультанти газети «Власне Діло»
Хочете змінити ім’я?
Статтею 28 ЦКУ передбачено, що фізична особа набуває прав та обов’язків і здійснює їх під своїм ім’ям. З погляду закону ім’я фізичної особи, яка є громадянином України, складається із прізвища, власного імені та по батькові, якщо інше не випливає із закону або звичаю національної меншини, до якої така особа належить.
Право фізичної особи, яка досягла віку, встановленого законом, за власним розсудом змінити своє ім’я (прізвище, власне ім’я, по батькові) визначено статтею 295 ЦКУ.
Підстави, з яких фізична особа має право прийняти таке рішення, можуть бути різними. Прагнення до зміни імені, по батькові або прізвища може бути викликане неблагозвуччям, трудністю вимови, невдалим поєднанням імені, по батькові та прізвища або бажанням мати ім’я відповідно до національних традицій тощо. Але на практиці найчастіше трапляються ситуації, коли зміна прізвища пов’язана з реєстрацією або розірванням шлюбу.
Звертаємо увагу, що в цій статті йтиметься про ситуацію, коли ім’я (П. І. Б.) змінює звичайний працівник, а не сам підприємець довідка 1. І перш ніж перейти до алгоритму дій роботодавця у разі зміни працівником імені, стисло зупинимося на діях самого працівника.
Що зробити працівнику
Крок 1. Реєстрація зміни П. І. Б. Зміна імені (прізвища, власного імені, по батькові) в юридичному сенсі цього слова здійснюється в той момент, коли вона реєструється. Таку реєстрацію здійснюють органи державної реєстрації актів цивільного стану (РАЦС) за місцем проживання громадянина України на підставі його заяви.
Про факт такої реєстрації видається відповідне свідоцтво (частина 1 статті 18 Закону № 2398). Після реєстрації в паспорті громадянина робиться відмітка про те, що такий паспорт підлягає обміну протягом місяця.
Крок 2. Отримання нового паспорта. Обмін паспорта проводиться територіальними підрозділами Державної міграційної служби України в місячний термін за місцем постійного проживання громадянина (пункт 12 розділу II Положення № 2503, п. 1.2 Порядку № 320).
Крок 3. Повідомлення податкового органу. Нагадаємо, що дані про всіх фізичних осіб – платників податків містяться в Державному реєстрі фізичних осіб – платників податків (далі – ДРФО). Дані про прізвище, власне ім’я та по батькові фізичної особи вносяться до облікової картки платника податків або повідомлення (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовилися від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків і мають відмітку в паспорті (враховуються за серією і номером паспорта)).
Тому у разі зміни імені (П. І. Б.) фізична особа зобов’язана повідомити про це орган ДПС за своїм місцем проживання шляхом подання відповідної заяви (розділ IX Положення № 954). Таку заяву фізособа повинна подати не пізніше ніж протягом місяця з дня виникнення зазначених змін (тобто протягом місяця з дати видачі паспорта). Картку платника податків, що містить колишні дані фізособи, фізособа здає до органу ДПС, а замість неї протягом 10 робочих днів з дня подання заяви отримує новий документ, що засвідчує реєстрацію фізичної особи в ДРФО, з урахуванням проведених змін. При цьому реєстраційний номер облікової картки особи, зареєстрованої в ДРФО, не змінюється (пункт 3 розділу XI Положення № 954).
Для фізосіб, що відмовилися через свої релігійні переконання від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків, після подання відповідної заяви до органу ДПС і внесення змін до окремого реєстру в їх новому паспорті орган ДПС проставляє відмітку про наявність прав здійснювати будь-які платежі за серією і номером паспорта (лист ДПСУ від 02.12.2011 р. № 8013/7/18-3217).
Слід зазначити: незважаючи на те, що за неподання або несвоєчасне подання фізичними особами в органи ДПС відомостей про зміну даних, які вносяться до ДРФО, штрафні санкції до 1 січня 2014 року не застосовуються (пункт 14 підрозділу 10 розділу XX ПКУ), ігнорувати порядок подання відомостей до податкового органу не варто.
Крім обміну паспорта і повідомлення органів ДПС, громадянину, що змінив прізвище, ім’я, по батькові, доведеться самостійно також змінити інші наявні документи: закордонний паспорт, військовий квиток, водійське посвідчення та техпаспорт, кредитні картки, переоформити поточні та депозитні рахунки в банку.
Звертаємо увагу: зміна імені (П. І. Б) не тягне за собою припинення або зміни цивільних, трудових прав і обов’язків фізичної особи, які були набуті нею під колишнім ім’ям. Проте якщо говорити про зміну імені особи, яка є найманим працівником, то про ці зміни працівник зобов’язаний повідомити свого роботодавця.
Що чекає роботодавця
У свою чергу роботодавець зобов’язаний провести певну процедуру дій, пов’язану зі зміною персональних даних працівника. Стисло опишемо алгоритм дій роботодавця. Отже, у разі зміни імені (П. І. Б.) працівника роботодавцю в обов’язковому порядку потрібно:
– внести зміни до трудової книжки (здійснюються за основним місцем роботи), трудового договору, інших документів, якщо вони ведуться підприємцем;
– переоформити працівнику свідоцтво про загальнообов’язкове державне соціальне страхування;
– повідомити Пенсійний фонд.
Розглянемо детальніше процедуру кожного з перелічених етапів.
Зміна особистих даних у внутрішніх кадрових документах
З моменту надання працівником документів про зміну прізвища всі первинні документи підприємця, в яких зазначаються дані працівника, оформляються на нове прізвище працівника.
Підставою для цього служитиме факт надання роботодавцю таких документів:
1) свідоцтва про зміну імені (копія) або свідоцтва про шлюб (копія);
2) паспорта (копія);
3) реєстраційного номера облікової картки платника податків (копія).
Зміни в кадрових документах робляться шляхом закреслення однією рискою колишнього прізвища і зазначення поряд нового, завірення виправлень підписом відповідального співробітника). Отже, зокрема, потрібно змінити прізвище працівника в таких документах:
– графіку відпусток;
– табелі обліку використання робочого часу (типова форма № П-5, затверджена наказом Держкомстату від 05.12.2008 р. № 489);
– розрахунково-платіжній відомості працівника (типова форма № П-6, затверджена наказом Держкомстату від 05.12.2008 р. № 489), тощо.
Якщо на працівника, який змінив П. І. Б., раніше було виписано будь-яку довіреність, необхідно її переоформити.
За ситуації, коли кадровий облік, так само як і розрахунок зарплати, ведеться за допомогою автоматизованої системи, в електронному вигляді – це спростить завдання. Достатньо в базі один раз змінити прізвище працівника, і відповідні виправлення будуть автоматично внесені до всіх документів. Залишиться тільки переконатися, чи скрізь, де потрібно, програма змінила дані.
Якщо ж якісь регістри обліку ведуться традиційно на папері, тоді використовуйте звичний метод: колишні дані закреслюйте, впишіть нові з відповідним посиланням на документ і завірте підписом підприємця.
Зміна особистих даних у трудовій книжці працівника
Згідно з пунктом 2.13 Інструкції № 58 зміна записів у трудових книжках про прізвище, ім’я, по батькові виконується власником або уповноваженим ним органом за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорти, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, імені та по батькові тощо) і з посиланням на номер та дату цих документів. Зазначені зміни вносяться на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Однією рискою закреслюється, наприклад, колишнє прізвище або ім’я, по батькові і записуються нові дані з посиланням на відповідні документи на внутрішній стороні обкладинки та завіряються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженої ним особи і печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів.
Проте проблема в тім, що відповідний запис у трудовій книжці може зробити тільки роботодавець-підприємство. Приватний підприємець не вносить до трудової книжки працівника запис про зміну прізвища. Це може зробити тільки центр зайнятості.
Зміна особистих даних у трудовому договорі
Серед обов’язкових відомостей та умов трудовий договір повинен містити дані про працівника і роботодавця, які уклали такий договір. На практиці багато суперечок викликає питання про необхідність унесення змін до трудового договору та про оформлення цієї процедури у зв’язку зі зміною прізвища працівника.
Чинне трудове законодавство не встановлює порядок унесення змін до трудового договору, укладеного з працівником у письмовій формі, у разі зміни працівником імені. На практиці використовуються два варіанти:
1) у тексті трудового договору закреслюються колишні дані працівника і вписуються нові з посиланням на документ, що послужив підставою для внесення таких змін. Проставляються дата внесення змін та підписи особи, яка вносила зміни, і працівника;
2) зміни, що сталися у П. І. Б. та паспортних даних працівника, оформляються окремим документом у вигляді додатка до трудового договору. Зауважимо, що саме до такого способу внесення змін до трудового договору схиляється Мінсоцполітики (раніше – Мінпраці) (лист Мінпраці від 16.01.2009 р. № 7/06/186-09).
Разом з тим багато фахівців поділяють думку, що у разі зміни працівником імені (П. І. Б.) зміни до трудового договору вносити не потрібно. Достатньо буде при розірванні трудового договору з працівником надати центру зайнятості копії документів, що засвідчують зміну імені (копію свідоцтва про шлюб або копію свідоцтва про зміну прізвища, якщо прізвище змінюється з інших причин, ніж укладення шлюбу).
Аргументується така позиція тим, що зміна імені не тягне за собою припинення або зміни трудових прав працівника, які він набув під колишнім ім’ям. Адже, по суті, умови самого трудового договору залишаються колишніми.
Переоформлення страхового свідоцтва
Не слід забувати й про ті документи, які є на руках у працівника, але їх оформлення лягає на плечі роботодавця. Перш за все йдеться про страхове свідоцтво про загальнообов’язкове державне соціальне страхування. Роботодавцю його слід переоформити, якщо застрахований працівник змінює особисті дані, зокрема прізвище.
Страхове свідоцтво про загальнообов’язкове державне соціальне страхування – це єдиний для всіх видів загальнообов’язкового державного соціального страхування документ суворої звітності, що підтверджує право застрахованої особи на отримання послуг і матеріального забезпечення за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням. Процедура отримання найманими працівниками свідоцтва про загальнообов’язкове соціальне страхування встановлена Порядком № 1306.
Кожному працівнику, який заповнив анкету застрахованої особи, органом Пенсійного фонду видається страхове свідоцтво. Наймані працівники отримують страхове свідоцтво у свого роботодавця. Якщо працівник має кілька місць роботи, страхове свідоцтво видається за місцем основної роботи (лист ПФУ від 06.12.2005 р. № 15407/03-02).
До страхового свідоцтва включаються такі відомості про застраховану особу:
– прізвище, ім’я та по батькові;
– дата і місце (країна, область, район, населений пункт) народження;
– стать.
Якщо будь-яка із зазначених відомостей з часом змінюється, наприклад, у зв’язку зі зміною імені працівником, то в місячний термін з дня настання змін такий працівник зобов’язаний через свого роботодавця-страхувальника подати органу Пенсійного фонду заяву про обмін страхового свідоцтва, до якого мають бути додані копії документів, що підтверджують ці зміни (п. 14 Порядку № 1306).
На підставі наданих документів орган Пенсійного фонду протягом двох тижнів оформлює нове страхове свідоцтво з тим самим номером. Зауважимо, що номер страхового свідоцтва збігається з реєстраційним номером облікової картки платника податків (ідентифікаційним номером) працівника, виданим йому органом ДПС.
Протягом тижня з дня отримання від органу Пенсійного фонду переоформленого страхового свідоцтва роботодавець-страхувальник зобов’язаний видати його застрахованій особі під підпис в супровідній відомості (відомість роботодавець відправляє назад до відділення органу Пенсійного фонду).
Зміни у звітності
Форма № 1ДФ. У Податковому розрахунку за формою № 1ДФ не зазначаються прізвище, власне ім’я, по батькові працівника, а відображається тільки його реєстраційний номер облікової картки платника податків (ідентифікаційний номер), який після зміни імені працівника залишається тим самим. Тому в такому звіті нічого не змінюється. Орган ДПС про зміну імені вже повідомлений самим працівником, коли він уносив зміни до облікової картки платника податків.
Звіт з ЄСВ. Раніше (до недавніх змін до Порядку № 22-2) роботодавець зобов’язаний був повідомити органи Пенсійного фонду (п. 2.12 Порядку № 22-2). Зараз, у разі якщо сталися зміни в імені або в номері застрахованої особи, ця подія не відображається в таблиці 5 додатка 4 з ЄСВ.
Сповіщати у будь-який спосіб решту фондів соціального страхування (від нещасних випадків, з тимчасової втрати працездатності) про зміну працівником прізвища, імені або по батькові також не потрібно.
Довідкова інформація (довідка)
1 Про те, які кроки потрібно робити у разі, якщо прізвище змінює сам підприємець, ми писали у «ВД», 2012, № 18, с. 19.
Документи консультації
ЦКУ – Цивільний кодекс України від 16.01.2003 р. № 435-IV.
ПКУ – Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.
Закон № 2398 – Закон України «Про державну реєстрацію актів цивільного стану» від 01.07.2010 р. № 2398-VI.
Положення № 2503 – Положення про паспорт громадянина України, затверджене постановою ВРУ від 26.06.92 р. № 2503-XII.
Порядок № 320 – Порядок оформлення та видачі паспорта громадянина України, затверджений наказом МВС від 13.04.2012 р. № 320.
Порядок № 22-2 – Порядок формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджений постановою правління ПФУ від 08.10.2010 р. № 22-2.
Порядок № 1306 – Порядок видачі свідоцтва про загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджений постановою КМУ від 02.08.2000 р. № 1306.
Інструкція № 58 – Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена спільним наказом Мін’юсту, Мінпраці та Мінсоцзахисту від 29.07.93 р. № 58.
Положення № 954 – Положення про реєстрацію фізичних осіб у Державному реєстрі фізичних осіб – платників податків та втрату сили деякими наказами Державної податкової адміністрації України, затверджене наказом ДПАУ від 17.12.2010 р. № 954.
