Відпустка підприємця та його працівників — 2013: правила, документи, розрахунки
Настає літо, а отже, найкращий час для відпочинку підприємців та їх працівників. Для перших і для других — це всього лише незначна перерва в роботі, проте правила її організації відмінні. Підприємці можуть вільно обрати період відпустки, однак усі витрати тимчасового простою ніхто їм не компенсує. З працівниками ситуація протилежна: відпочити вони можуть лише з відома роботодавця, але при цьому за час відпочинку отримають відпускні.
Про те, які документи потрібно оформити роботодавцю перед тим, як надати відпустку працівнику, як розрахувати відпускні при різних режимах роботи, розрахункових періодах, видах заробітку, правилах їх обкладення ПДФО та ЄСВ та інші моменти читачі довідаються з цієї статті. Крім того, ми розповімо і про нюанси відпустки підприємців, зокрема єдиноподатників, які мають можливість не сплачувати в цей період єдиний податок.
Оксана ХМЕЛЕВСЬКА, консультант газети «Власне Діло»
Документи статті
КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.
ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.
Закон про відпустки — Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР.
Порядок № 100 — Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.95 р. № 100.
1. Відпустка підприємця
Чи потрібно оформляти документи, сплачувати податки, ЄСВ за період відпустки та інші моменти
Насамперед зауважимо, що законодавство не забороняє підприємцям на якийсь час припинити свою діяльність та піти у відпустку. Причому право на такий відпочинок не регулюється нормами законодавства, на відміну від відпустки працівників, яка надається згідно з КЗпП. Отже, для підприємця не закріплені як тривалість і регулярність, так і будь-які матеріальні компенсації втрати доходу за цей період.
Фактично в цей період підприємець або припиняє свою діяльність, або тимчасово «відходить від діла» і покладається на працю найманих працівників, членів сім’ї, партнерів.
Загальна система. Для підприємців-загальносистемників на час відпустки жодних пільг не передбачено. Тому якщо на цей період припадає строк сплати авансового внеску з ПДФО або ЄСВ за себе, інших податків (зборів), то їм необхідно перерахувати відповідні суми. Крім того, вони не звільняються і від обов’язку подавати звітність.
Єдиним полегшенням податкового навантаження може стати можливість зменшити в майбутніх періодах розмір авансових платежів з ПДФО у зв’язку з тим, що за період простою у підприємця значно зменшилася сума доходу порівняно з очікуваним (більш ніж на 20 %) (див. «ВД», 2012, № 20, с. 8).
Єдиний податок. Що стосується підприємців-єдиноподатників, то у них ситуація з податковою пільгою під час відпустки залежить від групи та наявності найманих працівників.
Так, можливість не сплачувати єдиний податок за один з календарних місяців року, якщо вони йдуть у відпустку, мають єдиноподатники груп 1 і 2 (пункт 295.5 ПКУ). Однак вона надається лише тим підприємцям, які взагалі не мають найманих працівників, тобто осіб, з якими укладено трудові договори, а також за умови, що тривалість відпустки становитиме також один календарний місяць.
На нашу думку, достатньо, щоб працівників не було, починаючи з місяця, в якому подаватиметься заява до податкового органу (що передує відпустці), про що ми детальніше розповімо далі.
Щоб звільнення від єдиного податку запрацювало, підприємцю потрібно ще подати заяву довільної форми до податкового органу за місцем обліку (підпункт 298.3.2 ПКУ). Інших документів (довідки тощо), що підтверджують відсутність найманої праці, ПКУ не вимагає. Найімовірніше, цей факт перевірятиметься податківцями за обліковими даними підприємця.
Точних строків для подання такої заяви ПКУ не визначено, у роз’ясненні з Єдиної бази податкових знань (далі — ЄБПЗ) зазначено лише те, що цю заяву потрібно подавати до початку відпустки, тобто не пізніше місяця, що передує місяцю початку відпустки.
Примірний текст такої заяви може бути таким (див. с. 13).
| Начальнику ДПІ в Київському районі м. Харкова Головного управління Міндоходів ФОП Коваленка Л. М., що проживає за адресою: 61002 м. Харків, вул. Іванова, 17, кв. 3 |
Заява
У зв’язку з тим, що з 1 по 31 липня 2013 року я перебуватиму у відпустці, на підставі пункту 295.5 ПКУ прошу звільнити мене від сплати єдиного податку за липень 2013 року (як платника єдиного податку групи 2 без найманих працівників).
| 25.06.2013 р. | Підпис Коваленко |
Якщо підприємець, який не встиг заздалегідь сплатити єдиний податок за місяць відпустки, подасть таку заяву, то її буде достатньо для звільнення від сплати. Якщо ж підприємець сплатив єдиний податок за декілька місяців (кварталів) наперед, то йому повинні зробити залік у рахунок майбутніх періодів на підставі пункту 295.6 ПКУ. Наприклад, єдиний податок за липень на момент подання заяви, зразок якої ми навели вище, уже сплачено, тому підприємцю в ній потрібно додати фразу: «Прошу згідно з пунктом 295.6 ПКУ зарахувати суму сплаченого авансового внеску з єдиного податку за липень 2013 року в сумі ____ у рахунок сплати авансового внеску з єдиного податку за серпень 2013 року».
На нашу думку, підприємець не повинен в період відпустки контролювати свої грошові надходження та може їх отримувати. А ось провадити діяльність у цей період (тобто протягом усього місяця, на який припадає відпустка згідно із заявою, поданою до органу ДПС), ураховуючи норми ПКУ, однозначно не слід.
Зверніть увагу: навіть отримавши на місяць звільнення від єдиного податку, єдиноподатникам груп 1 і 2 не слід забувати про сплату деяких інших податків, ЄСВ, а також про подання звітності. Це стосується як платежів, строк сплати яких настає в тому місяці, коли підприємець бере відпустку, так і платежів за самий цей місяць.
Ще раз нагадаємо, що для єдиноподатників груп 3 і 5, а також групи 2, які мають найманих працівників, пільг зі сплати єдиного податку взагалі не передбачено.
Тепер розповімо, як у 2013 році надається відпустка найманим працівникам.
2. Відпустка працівників: головне у 2013 році
Щорічна відпустка: види та тривалість
За добросовісну працю протягом робочого року кожний працівник підприємця (на будь-якій системі оподаткування) має право на щорічну відпустку. Її види встановлено статтею 4 Закону про відпустки, яка поділяє щорічні відпустки на основну та додаткові. Перша — найпоширеніший вид, а другі надаються лише в особливих випадках. Так, до щорічних додаткових відпусток належать:
1) додаткова відпустка за роботу зі шкідливими та важкими умовами праці (стаття 7 Закону про відпустки);
2) додаткова відпустка за особливий характер праці (стаття 8 Закону про відпустки);
3) інші додаткові відпустки, передбачені законодавством.
Як бачимо, додаткова відпустка — це привілей працівників окремих складних виробництв або особливого режиму праці, а отже, фізичних осіб — підприємців здебільшого стосуватимуться нюанси надання основної щорічної відпустки, які ми й розглянемо далі.
Тривалість основної відпустки — 24 календарні дні. Хоча окремі категорії працівників мають право на щорічну основну відпустку більшої тривалості, що передбачено статтею 6 Закону про відпустки та іншими нормативними документами. Наприклад, інвалідам I і II груп щорічна основна відпустка надається тривалістю 30 календарних днів, а інвалідам III групи — 26 календарних днів. Особам віком до вісімнадцяти років надається щорічна основна відпустка тривалістю 31 календарний день.
Необов’язково надавати працівнику відпустку відразу на всі 24 календарні дні, її можна поділити на коротші періоди. Працівник може відгуляти належні 24 календарні дні частинами, однак за умови, що основна безперервна її частина становитиме не менше 14 календарних днів.
Невикористана частина щорічної відпустки має бути надана працівнику, як правило, до кінця робочого року, однак не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка.
У тривалості відпустки не враховуються святкові та неробочі дні (перелік див. нижче), тому якщо вони припадають на період відпустки, то вона автоматично подовжується.
Наприклад, працівник іде у відпустку з 25 червня 2013 року на 7 календарних днів. Якщо від 25 червня відлічити 7 днів, то виходить, що останній день відпустки припадає на 1 липня. Однак у зв’язку з тим, що на цей період припадає один святковий день — 28 червня (День Конституції України), то відпустка працівника закінчиться на один календарний день пізніше. Отже, останнім днем відпустки є 2 липня 2013 року.
Що стосується відпускних, то вони нараховуються за 7 календарних днів, незважаючи на те, що відпустка фактично тривала 8 календарних днів. Це пов’язане з тим, що святковий день не оплачується.
На сьогодні статтею 73 КЗпП установлено 10 святкових і неробочих днів:
1 січня — Новий рік;
7 січня — Різдво Христове;
8 березня — Міжнародний жіночий день;
1 і 2 травня — День міжнародної солідарності трудящих;
9 травня — День Перемоги;
28 червня — День Конституції України;
24 серпня — День незалежності України;
один день (неділя) — Пасха (у 2012 році — 15 квітня, у 2013 році — 5 травня);
один день (неділя) — Трійця (у 2012 році — 3 червня, у 2013 році — 23 червня).
Відлік відпускного періоду
Тепер роз’яснимо, як роботодавець визначає, скільки днів щорічної оплачуваної відпустки може взяти працівник.
1. Щорічна основна відпустка (зазвичай 24 календарні дні) надається працівнику за кожний відпрацьований робочий рік, який відлічується з дня укладення трудового договору.
2. Уперше узяти відпустку повної тривалості (24 календарні дні) можна після 6 місяців роботи. Трапляються випадки, коли працівник не встиг пропрацювати на новому місці 6 місяців, однак у відпустку піти йому необхідно і роботодавець проти цього не заперечує. Тоді до закінчення цього строку йому надається оплачувана відпустка, тривалість якої пропорційна відпрацьованому часу (при грубому підрахунку, якщо загальна тривалість відпустки 24 дні, то по 2 дні за кожний місяць роботи). Причому працівник може догуляти дні щорічної відпустки, що залишилися, після закінчення шестимісячного періоду.
3. У деяких випадках громадяни мають право на «достроковий» вихід у першу відпустку на всі 24 дні, зокрема: жінки перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами чи після неї; жінки, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину-інваліда; інваліди; особи віком до 18 років; чоловіки, дружини яких перебувають у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами; сумісники (одночасно з відпусткою за основним місцем роботи) та інші особи, зазначені у статті 10 Закону про відпустки.
4. Щорічні відпустки за другий і подальші роки роботи можуть бути надані працівнику в будь-який час відповідного робочого року. Вони надаються з таким розрахунком, щоб їх було використано, як правило, до закінчення робочого року. Наприклад, працівник і підприємець уклали трудовий договір 1 червня 2012 року. З 1 грудня 2012 року працівник міг відгуляти 24 дні щорічної відпустки, а з 1 червня 2013 року він вже може взяти ще 24 дні щорічної відпустки за другий робочий рік.
Зверніть увагу: відпустка надається нібито авансом, тому якщо працівник звільниться до закінчення другого року роботи, то роботодавець утримає з нього частину відпускних за ті дні відпустки, на які він не має права.
5. Право на щорічну основну відпустку працівник отримає не лише за місяці фактичної роботи, а й за час, коли він не працював: відрядження, відпустки тощо (коли виплачувалася заробітна плата в середньому розмірі), період, коли працівнику виплачувалася допомога з державного соціального страхування, тобто період хвороби або перебування у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами. А ось час перебування працівниці у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку не включається до стажу роботи, що надає право на щорічну відпустку (стаття 181 КЗпП). Також до стажу для права на щорічну відпустку зараховується період відпустки без збереження заробітної плати на підставі статей 25 і 26 Закону про відпустки та деякі інші періоди роботи, передбачені законодавством.
Як оформити відпустку
Перш ніж відправити працівника у щорічну відпустку, потрібно виконати такі дії:
1) визначити черговість відпусток найманих працівників, наприклад, шляхом складання графіка відпустокдовідка 1;
2) отримати від працівника заяву з проханням надати щорічну відпустку на бажану кількість календарних днів;
3) оформити письмове розпорядження (наказ). Воно може бути складено в довільній формі, або підприємець може придбати готовий бланк первинної документації за формою № П-3 (наказ (розпорядження) про надання відпустки).
Працівники, які працюють у підприємця за сумісництвом (без оформлення трудової книжки), як правило, мають основне місце роботи, де їм також повинна надаватися відпустка.
Водночас графіки надання відпусток у різних роботодавців можуть не збігатися. Якщо працівник заздалегідь подбає про своє право на відпочинок, то він може домовитися з обома роботодавцями та скорегувати графіки відпусток, однак здебільшого громадяни забувають про це.
Стаття 10 Закону про відпустки допускає обов’язкове надання суміснику щорічної оплачуваної відпустки повної тривалості (24 календарні дні) паралельно з відпусткою за основним місцем роботи лише в перший рік роботи до закінчення шестимісячного періоду.
У наступних робочих роках сумісник іде у відпустку згідно з графіком (за домовленістю). Однак згідно зі статтею 25 Закону про відпустки роботодавець зобов’язаний надати працівнику-суміснику на строк до закінчення відпустки за основним місцем роботи відпустку без збереження заробітної плати (якщо він не згодний надати йому щорічну відпустку). Зауважимо, що відпустка за свій рахунок не замінює щорічної відпустки і згодом має бути надана працівнику-суміснику.
Якщо підприємець не складає графіків надання відпусток, то документальне оформлення надання відпусток працівникам здійснюється так:
1) працівник подає підприємцю заяву про надання відпустки, в якій зазначається бажана дата початку відпустки та її тривалість;
2) на підставі цієї заяви та схвалення підприємця оформляється наказ (розпорядження) про надання відпустки.
Якщо підприємець веде табель обліку використання робочого часу за типовою формою № П-5, то в ньому:
— період щорічної основної відпустки позначається літерним кодом «В» (цифровим — «08»);
— період щорічної додаткової відпустки — літерним кодом «Д» (цифровим — «09»).
Зразки заяви працівника та розпорядження про відпустку
Наведемо примірний текст заяви працівника та розпорядження про його відпустку, яке повинен видати підприємець-роботодавець.
| ФОП Іваненку І. І. водія Корєшкова С. С. |
Заява
Прошу надати мені щорічну відпустку за період 2012 — 2013 років строком на 24 календарні дні з 1 липня 2013 року.
| 17.06.2013 р. | Підпис Корєшков |
ФОП Іваненко І. І.
РОЗПОРЯДЖЕННЯ № 5
м. Харків «17» червня 2013 р.
про надання відпустки Корєшкову С. С.
(П. І. Б.)
Надати Корєшкову Семену Семеновичу
(П. І. Б. працівника повністю)
водій
(найменування посади)
основну щорічну відпустку з «01» липня 2013 р. по «24» липня 2013 р.
(вид відпустки)
Підстава: заява працівника, ст. 79 КЗпП
(назва документа або стаття КЗпП)
ФОП Іваненко І. І. /Іваненко/
(підпис)
З наказом ознайомлений: /Корєшков/ (Корєшков С. С.)
(підпис) (розшифровка підпису)
Дата 17.06.2013 р.
Коли потрібно виплачувати відпускні
У період перебування працівника в щорічній відпустці за ним зберігається його заробітна плата (відпускні).
Згідно зі статтею 21 Закону про відпустки не пізніше ніж за 3 дні до початку відпустки необхідно виплачувати відпускні. На практиці це зручно зробити разом із зарплатою (авансом), однак з урахуванням дотримання триденного строку, тобто заздалегідь.
Однак виникають ситуації, коли працівнику потрібно терміново виїхати або з іншої поважної причини отримати відпустку у строк, не встановлений графіком. Якщо працівник не використав усі дні щорічної відпустки, то він захоче скористатися саме нею.
У такому разі у своїй заяві на відпустку працівник може висловити бажання отримати відпускні в інші строки, визначені між ним і роботодавцем, тобто отримати їх пізніше ніж за 3 дні до початку відпустки (лист Мінсоцполітики від 05.01.2012 р. № 7/13/133-12).
Як розраховуються відпускні
Сума відпускних визначається згідно з Порядком № 100. Для цього підприємцю потрібно визначити середню заробітну плату за встановлений період і застосувати формулу для розрахунку.
| Категорія осіб | Розрахунковий період |
| Для працівників, які пропрацювали більше року | 12 календарних місяців роботи (з 1-го до 1-го числа), що передують місяцю надання відпустки |
| Для працівників, які пропрацювали менше року | Фактична кількість відпрацьованих календарних місяців (тобто з 1-го числа місяця після оформлення на роботу* до 1-го числа місяця, в якому надається відпустка), що передують місяцю надання відпустки |
| Для працівників, які пропрацювали менше календарного місяця | Розрахункового періоду немає. У цьому випадку розрахунок відпускних здійснюється виходячи з установленої працівнику на день виходу в щорічну відпустку тарифної ставки (посадового (місячного) окладу) |
| * Зауважимо: коли працівника було прийнято на роботу з 1-го робочого дня місяця, такий місяць ураховуватиметься при визначенні тривалості розрахункового періоду . | |
Визначаємо виплати, які включаються чи не включаються до розрахунку середньої зарплати.
Насамперед для розрахунку беремо загальну суму нарахованої («грязної») заробітної плати за кожний місяць розрахункового періоду. Якщо працівник отримував у розрахунковому періоді будь-які виплати, крім заробітної плати, то визначати, які з них включаються до розрахунку, а які ні, потрібно згідно з пунктами 3 і 4 Порядку № 100. Зокрема, до розрахунку середньої зарплати для визначення суми відпускних уключаються:
— уся сума оплати лікарняного листка (перші п’ять днів за рахунок роботодавця та допомога з тимчасової непрацездатності). При цьому календарні дні, на які припадає тимчасова непрацездатність працівника, уключаються до загальної кількість календарних днів за розрахунковий період;
— допомога по вагітності та пологах. Прямо про цю допомогу в Порядку № 100 не йдеться, однак за аналогією з допомогою з тимчасової непрацездатності вона виплачується як матеріальне забезпечення, що компенсує втрату зарплати за період відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами (лист Мінпраці від 22.06.2006 р. № 4201/0/14-06/13);
— сума відпускних попередньої щорічної відпустки;
— суми індексації.
До розрахунку середньої зарплати не включаються:
— сума матеріальної допомоги до відпустки (на оздоровлення тощо) (підпункт «б» пункту 4 Порядку № 100);
— компенсаційні виплати на відрядження (добові, оплата за проїзд, витрати на наймання житла).
Формула. Розрахунок відпускних у 2013 році для розрахункового періоду 12 календарних місяців здійснюється за такою формулою:
В = ЗП : (365 - С) х N,
де В — сума відпускних;
ЗП — сумарний заробіток працівника за останні 12 календарних місяців (фактично відпрацьований період);
С — кількість святкових і неробочих днів, передбачених законодавством у розрахунковому періоді (для 12-місячного розрахункового періоду у 2013 році їх кількість дорівнює 10) (стаття 73 КЗпП);
N — кількість календарних днів відпустки.
Зауважимо, що при визначенні суми відпускних за менший період, замість 365 береться кількість календарних днів у цьому періоді, а також кількість свят (С), які на нього припадають (тобто їх буде менше десяти).
Зверніть увагу: якщо працівник, який пропрацював більше року, іде у відпустку у травні 2013 року, то при розрахунку відпускних С дорівнюватиме 9, а не 10. Це пояснюється тим, що до розрахункового періоду з травня 2012 року по квітень 2013 року не потрапить «перехідний» святковий і неробочий день квітня 2012 року — Пасха.
Крім того, у певних випадках з розрахункового періоду можуть виключатися не лише свята, а й деякі інші невідпрацьовані дні:
— час відпустки без збереження заробітної плати відповідно до статей 25 і 26 Закону про відпустки. Звертаємо увагу: у разі якщо працівнику на підставі його заяви було надано відпустку без збереження заробітної плати більшої тривалості, ніж установлено статтею 26 Закону про відпустки (не більше 15 календарних днів), наприклад 25 календарних днів, то з розрахункового періоду необхідно виключити лише 15 календарних днів, решта — 10 календарних днів з розрахункового періоду не виключаються та беруть участь у розрахунку середньої заробітної плати;
— час перебування працівника у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку (або шести років у випадках, передбачених законодавством);
— час простою не з вини працівника (якщо середній заробіток зберігався частково);
— невідпрацьовані дні у зв’язку з роботою в режимі неповного робочого тижня, установленому з ініціативи роботодавця (стаття 32 КЗпП), тобто вихідні дні з розрахунку виключати не слід.
Зворотна ситуація: якщо працівник не працював з власної ініціативи. Так, наприклад, якщо працівник працює на умовах неповного робочого тижня за власним бажанням (стаття 56 КЗпП), або в розрахунковому періоді був прогул, розрахунковий період для визначення середньої заробітної плати для розрахунку відпускних не зменшують на кількість невідпрацьованих з цих причин днів.
Також зауважимо, що період відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами не виключається з розрахункового періоду для визначення суми відпускних.
Приклади розрахунку відпускних
| Приклад 1. Працівник перебуває в трудових відносинах з підприємцем більше року. Працівник пропрацював у підприємця більше року та йде в чергову щорічну відпустку на 24 календарні дні з 1 липня 2013 року. Розрахунковий період — з липня 2012 року по червень 2013 року. Припустимо, що нарахована заробітна плата працівника за цей період становить 30000,00 грн. Визначаємо середню зарплату: 30000 : (365 - 10) = 84,51 (грн.). Визначаємо суму відпускних: 84,51 х 24 = 2028,24 (грн.). |
| Приклад 2. Працівника було прийнято на роботу не з першого календарного дня місяця, період його роботи менше року. Працівника прийнято на роботу 03.12.2012 р. З 03.06.2013 р. він іде в першу щорічну основну відпустку тривалістю 15 календарних днів. Працівник перебуватиме в щорічній основній відпустці з 03.06.2013 р. по 17.06.2013 р. включно (15 календарних днів). У цьому випадку розрахунковим періодом є грудень 2012 року — травень 2013 року. Незважаючи на те, що працівника прийнято на роботу не з першого календарного дня (1 грудня 2012 року), а з першого робочого дня (3 грудня), оскільки 1 і 2 грудня 2012 року — вихідні дні, весь місяць (грудень) зараховується як повний календарний місяць для включення його до розрахункового періоду. Зауважимо: якби працівника було прийнято пізніше, не в перший робочий день грудня, то до розрахункового періоду потрапили б січень 2013 року — травень 2013 року. Припустимо, що загальна сума заробітної плати цього працівника за розрахунковий період (6 місяців, грудень 2012 року — травень 2013 року) становить 16000,00 грн. Кількість календарних днів, які беремо для розрахунку відпускних: 182 - 7 = 175 (к. дн.), де 182 — кількість календарних днів за грудень 2012 — травень 2013 року; 7 — кількість святкових і неробочих днів, що припадають на розрахунковий період (див. с. 14). Середня заробітна плата для розрахунку відпускних: 16000 : 175 = 91,43 (грн.). Сума відпускних становить: 91,43 x 15 = 1371,45 (грн.). |
| Приклад 3. Добровільна робота на умовах неповного робочого часу. Працівниця працює на умовах неповного робочого часу згідно зі статтею 56 КЗпП (0,75 ставки), при тому що місячний оклад повинен був становити 3000,00 грн. Вона йде в щорічну основну відпустку з 13 травня 2013 року на 24 календарні дні. Сума заробітної плати за 12 календарних місяців (травень 2012 року — квітень 2013 року) становить 27000,00 грн. Кількість календарних днів за розрахунковий період становить: 365 - 9 = 356, де 9 — кількість святкових і неробочих днів, установлених статтею 73 КЗпП (див. с. 14), що припадають на розрахунковий період відпускних. Середня заробітна плата для розрахунку відпускних становить: 27000,00 : 356 = 75,84 (грн.). Сума відпускних дорівнює: 75,84 x 24 = 1820,16 (грн.). |
| Приклад 4. У розрахунковому періоді нараховано лікарняні. Працівник іде у відпустку з 7 червня 2013 року на 14 календарних днів. Розрахунковим періодом є червень 2012 року — травень 2013 року. З 8 по 17 жовтня 2012 року працівник хворів. Сума оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності становить 1000,00 грн., сума допомоги з тимчасової непрацездатності — 600,00 грн. Сума заробітної плати за розрахунковий період (без урахування лікарняних) дорівнює 46300,00 грн. Так, загальна сума заробітку, що включається до розрахунку середньої заробітної плати для визначення суми відпускних, становить: 46300,00 + 1000,00 + 600,00 = 47900,00 (грн.). Кількість календарних днів за розрахунковий період (червень 2012 року — травень 2013 року) становить: 365 - 10 = 355, де 10 — кількість святкових і неробочих днів, що припадають на розрахунковий період. Середня заробітна плата для розрахунку відпускних становить: 47900,00 : 355 = 134,93 (грн.). Сума відпускних дорівнює: 134,93 x 14 = 1889,02 (грн.). |
| Приклад 5. Перед виходом у відпустку працівниця не мала заробітної плати. Працівниця підприємця з 01.07.2013 р. вийшла на роботу після відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, в якій вона перебувала дещо більше 18 місяців і відразу йде в щорічну відпустку тривалістю 14 календарних днів (дозволяє відпускний стаж). За домовленістю з підприємцем заробітна плата працівниці за місяць (оклад) починаючи з липня 2013 року повинна становити 2000,00 грн. У цьому випадку необхідно керуватися положеннями абзацу третього пункту 4 Порядку № 100. Відповідно до нього в разі, якщо працівник перед виходом у відпустку не мав заробітку не зі своєї вини, розрахунки здійснюються виходячи з установлених йому у трудовому договорі тарифної ставки, посадового (місячного) окладу. У листі від 22.12.2005 р. № 717/018/84-05 Мінпраці уточнило, що обчислення середньої заробітної плати для розрахунку відпускних у цьому випадку має бути здійснено виходячи з тарифної ставки, посадового окладу, установленого на день виходу працівника в щорічну відпустку. У нашому випадку для розрахунку береться оклад, установлений у липні, а правила розрахунку виглядають так. Кількість календарних днів, що беруть участь у розрахунку середньої заробітної плати: 365 - 10 = 355. де 10 — кількість святкових і неробочих днів, що припадають на розрахунковий період. Середня заробітна плата для розрахунку відпускних становить: (2000,00 х 12) : 355 = 67,61 (грн.). Сума відпускних дорівнюватиме: 67,61 х 14 = 946,54 (грн.). |
| Приклад 6. У розрахунковому періоді працівник брав щорічну відпустку та відпустку за свій рахунок. Працівник підприємця йде в щорічну основну відпустку з 20.05.2013 р. на 24 календарні дні. Розрахунковий період для визначення суми відпускних: травень 2012 року — квітень 2013 року. У розрахунковому періоді працівник перебував у: — щорічній основній відпустці з 3 вересня 2012 року 24 календарні дні; — відпустці за свій рахунок тривалістю 15 календарних днів з 1 по 15 жовтня 2012 року. За розрахунковий період працівнику нараховані: — заробітна плата — 30000,00 грн.; — сума відпускних — 2200,00 грн. Відпускні, нараховані працівнику за час перебування в попередній щорічній відпустці, беруть участь у розрахунку середньої заробітної плати для нарахування відпускних. Сума виплат, які враховуються при розрахунку відпускних, становитиме: 30000,00 + 2200,00 = 32200,00 (грн.). Розрахуємо кількість календарних днів, які беремо до розрахунку. Урахуємо, що календарні дні, які припадають на відпустку за свій рахунок, мають бути виключені із загальної кількості календарних днів за розрахунковий період для визначення суми відпускних, див. пояснення вище). Таким чином, кількість календарних днів за розрахунковий період становитиме: 365 - 9 - 15 = 341, де 9 — кількість святкових і неробочих днів у розрахунковому періоді; 15 — кількість календарних днів, протягом яких працівник перебував у відпустці за свій рахунок. Середня зарплата для розрахунку відпускних становить: 32200,00 : 341 = 94,43 (грн.). Сума відпускних дорівнюватиме: 94,43 x 24 = 2266,32 (грн.). |
Оподаткування відпускних
Правила оподаткування відпускних такі самі, як і заробітної плати, вони обкладаються ПДФО та ЄСВ у частині нарахувань «зверху» і в частині утримань «знизу» у тому самому порядку та за тими самими ставками.
При цьому при обчисленні суми ПДФО слід пам’ятати про граничний розмір заробітної плати за місяць (з урахуванням відпускних), яка надає право на податкову соціальну пільгу (ПСП). При розрахунку ЄСВ не можна забувати про максимальний місячний дохід для його сплати (див. «ВД», 2013, № 1, с. 5).
Якщо дні відпустки припадають на один місяць (наприклад, працівник іде у відпустку на 10 днів — з 15 по 24 липня 2013 року), то сума відпускних уключається до доходу працівника за цей місяць (у нашому прикладі — липень). Оскільки відпускні повинні виплачуватися не пізніше ніж за 3 дні до початку відпустки, то суми відпускних будуть виплачені разом із зарплатою за другу половину червня 2013 року.
Зверніть увагу: навіть якщо дні відпустки припадають на два місяці, то вся сума відпускних все одно має бути виплачена до початку відпустки (перехідні відпускні).
У цьому випадку при оподаткуванні краще застосувати такий підхід: суми нарахувань за час відпусток розподілити пропорційно часу, що припадає на дні відпустки у відповідному місяці. Отже, виплати, нараховані за перший і другий місяці, обкладаються ПДФО та ЄСВ окремо (як дохід кожного місяця). Причому за перший місяць, як правило, працівник отримає аванс і відпускні, а за другий місяць — лише відпускні. Зарплату за другий місяць він отримає вже після його завершення, причому якщо працівник перебуватиме у відпустці, то він повинен оформити на когось довіреність на її отримання (якщо підприємець не перераховує зарплату на банківську картку).
Для того щоб визначити, чи має працівник право на застосування ПСП при обкладенні відпускних ПДФО, їх потрібно розподілити за періодами, на які вони припадають, і порівняти окремо доходи за кожний місяць з граничним розміром заробітної плати, при якому зберігається право на ПСП. До відпускних за другий місяць при їх виплаті ПСП застосовувати не слід, оскільки у момент виплати ще не відома загальна сума оподатковуваного доходу за місяць, на який припадає друга частина відпускних.
Строки перерахування ПДФО та ЄСВ із суми відпускних ми наводили у «ВД», 2013, № 1, с. 17.
| Приклад 7. Найманий працівник іде в щорічну відпустку тривалістю 8 календарних днів з 27.05.2013 р. Працівнику виплачуються у травні «грязними» сумами: 1) аванс за травень — 1500,00 грн.; 2) відпускні в сумі 1040,00 грн., з них 650,00 грн. за 5 днів травня 2013 року і 390,00 грн. за 3 дні червня 2013 року. Що стосується застосування ПСП при обкладенні ПДФО відпускних за червень, то поки не буде нараховано весь дохід за червень 2013 року, ми не маємо права її застосувати, навіть ураховуючи те, що сума менше 1610,00 грн. Визначимо суму ПДФО та ЄСВ, що підлягають сплаті у зв’язку з видачею працівнику відпускних та авансу, виплата здійснюється 22 травня 2013 року. Усі нарахування та утримання перераховуються у травні (з отриманням грошових коштів у банку). Спершу розрахуємо ЄСВ у частині нарахувань «зверху» (для прикладу візьмемо ставку 37 %). Розраховуємо: 1) аванс і відпускні за травень: (1500,00 + 650,00) х 37 % : 100 = 795,50 (грн.); 2) відпускні за червень: 390,00 х 37 % : 100 = 144,30 (грн.). Що стосується ЄСВ в частині утримань «знизу», то тут ситуація така. Його суму потрібно перерахувати не пізніше 20-го числа місяця, наступного за місяцем, за який видано аванс і відпускні за відповідний період. Так, ЄСВ «знизу» з авансу і відпускних за травень потрібно перерахувати не пізніше за 20 червня, а з відпускних за червень — 20 липня (з урахуванням вихідного перенесення 22 липня). Отже, чи утримувати ЄСВ при виплаті 22.05.2013 р. або зробити це зі всієї суми доходу за травень і червень відповідно — вирішувати безпосередньо роботодавцю. Також додамо, що у своїх роз’ясненнях в ЄБПЗ представники ДПСУ наполягають на тому, що при обкладенні авансових виплат ПДФО зменшити дохід на ЄСВ «знизу» і ПСП не можна. Враховуючи вищесказане, ми в прикладі не утримуватимемо ЄСВ «знизу» з виплат. Розрахуємо суму ПДФО. Обчислимо: 1) аванс і відпускні за травень: (1500,00 + 650,00) х 15 % : 100 = 322,50 (грн.); 2) відпускні за червень: 390,00 х 15 % : 100 = 58,50 (грн.). Видано на руки працівнику «чистими»: 1500,00 + 1040,00 - 322,50 - 58,50 = 2159,00 (грн.). Перераховано: — ЄСВ у сумі 939,80 грн. (795,50 + 144,30); — ПДФО в сумі 381,00 грн. (322,50 + 58,50). Далі, коли роботодавець перераховуватиме суми ЄСВ і ПДФО, нараховані та утримані з доходів за травень і червень 2013 року, потрібно врахувати, що з частини доходу ЄСВ і ПДФО були розраховані та перераховані. Тому перераховуватиметься частина суми, що залишилася (різниця). |
Довідкова інформація (довідка)
1 При цьому враховуються категорії працівників, які можуть узяти відпустку у слушний для них час згідно зі статтею 10 Закону про відпустки (особи віком до 18 років; інваліди; жінки перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами або після неї; жінки, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину-інваліда; одинока матір (батько); ветерани війни і праці та деякі інші особи).
