Що можна доручити бухгалтеру
Насамперед пояснимо, що підприємець не зобов’язаний приймати на роботу бухгалтера. Свій облік він може вести самотужки. Більше того, у звітності він ставить лише свій підпис, підпис бухгалтера, як у звітності юридичних осіб, у підприємця не ставиться.
Однак законодавство не забороняє підприємцю передати деякі бухгалтерські функції іншій особі. Їх огляд відобразимо на схемі.
На яких же умовах підприємець може залучити такого працівника? На практиці його приймають за трудовим або цивільно-правовим договором, тобто використовують стандартний підхід. Детальніше про це поговоримо далі.
Трудовий договір з бухгалтером
Головне запитання, яке виникає у підприємця: чи можна оформити працівника на посаду бухгалтера? Адже на перший погляд цю посаду може собі дозволити лише юридична особа. Так, може. Проти такого варіанта Мінсоцполітики не заперечує (лист Мінпраці від 30.05.2001 р. № 03-3/2478-018-2).
Причому підприємець не має перейматися тим, що фізичні особи не зобов’язані вести бухгалтерський облік і відповідно брати до штату бухгалтера.
Перелік професій, а отже і посад, які відповідають їм, на які приймаються працівники та які зазначаються при заповненні розділу «Відомості про роботу» трудової книжки, наведений в Класифікаторі професій ДК 003:2010.
Для осіб, на яких покладається обов’язок ведення бухгалтерського, податкового обліку та інші аналогічні обов’язки, передбачена низка назв професій (посад) і категорій окремої професії (посади). Усе залежить від того, чи на керівну посаду приймається особа, якою є складність виконуваних робіт, освіта працівника, специфіка діяльності тощо.
Детальний опис вимог до кожної професії (посади) та орієнтовний перелік обов’язків можна знайти в Довіднику характеристик професій. Однак податковий облік у підприємця набагато простіший за бухгалтерський і податковий облік підприємств. Тому якщо керуватися Довідником характеристик професій, то виконувати обов’язки бухгалтера фізичної особи може особа з кваліфікацією бухгалтера 1 або 2 категорії.
У розділі «Відомості про роботу» трудової книжки працівника, який займається оформленням документації та веденням обліку, робиться запис «Прийнято на посаду бухгалтера», код професії 3433 згідно з Класифікатором професій ДК 003:2010.
Далі. У пункті 2 Форми трудового договору між працівником і фізичною особою можна навести відомості, які зазвичай містяться в посадовій інструкції бухгалтера або кваліфікаційних вимогах згідно з Довідником характеристик професій. Наведемо приклад.
Працівник повинен виконувати такі обов’язки.
1) вести облік продукції, товарів, матеріалів, витрат на виробництво продукції або надання послуг;
2) вести господарські розрахунки, використовуючи для цього інструментальні та комп’ютеризовані обчислювальні засоби;
3) уносити записи до первинних документів, Книги обліку доходів і витрат, заповнювати та подавати звітність до ДПІ та інших органів;
4) готувати дані та форми документів для розрахунків з банками;
5) вести та забезпечувати збереження довіреностей, накладних, переліків зобов’язань, цінних паперів тощо;
6) оформляти платежі за комунальні та інші послуги;
7) співпрацювати з митними, податковими, казначейськими органами, торговельними, посередницькими організаціями та іншими клієнтами;
8) нараховувати заробітну плату, переказувати кошти за виконані роботи, вести інші розрахунки з працівниками, громадянами та юридичними особами;
9) виконувати окремі службові доручення підприємця.
При цьому трудовий договір з працівником реєструється в центрі зайнятості, а його зарплата має бути не менше мінімального розміру, якщо він прийнятий за основним місцем. Крім того, на неї нараховують ЄСВ «зверху» (від 36,76 % до 49,7 %), а з неї справляють ЄСВ «знизу» (3,6 %), ПДФО (15 % (17 %)), військовий збір (1,5 %).
Однак робота за трудовим договором — це не єдиний спосіб отримати помічника. Поговоримо й про інші способи.
Бухгалтер надає послуги за цивільно-правовим договором
Уникнути клопітких для податкового агента трудових відносин можна за допомогою цивільно-правового договору на надання послуг. Теоретично його можна укласти як зі звичайним громадянином, так і з підприємцем. Однак ураховуючи, що ці послуги надаватимуться регулярно, то наявними будуть усі ознаки підприємницької діяльності. Відповідно виконавцю потрібно бути або зареєструватися підприємцем.
Майте на увазі: надавати бухгалтерські послуги може як загальносистемник, так і єдиноподатник. Нагадаємо, що відповідно до підпункту 291.5.2 ПКУ, не можуть бути платниками єдиного податку фізичні особи — підприємці, які провадять діяльність у сфері аудиту. Оскільки аудит і бухгалтерський облік мають загальне «коріння», виникає запитання, чи не підпаде діяльність бухгалтера під «єдиноподатну» заборону?
Ні, не підпаде, оскільки діяльність у сфері бухгалтерського обліку та діяльність у сфері аудиту за своєю суттю є різними видами діяльності. Фізичні особи — підприємці, надаючи виключно бухгалтерські послуги, мають право перебувати на спрощеній системі оподаткування та бути платниками єдиного податку. Це підтверджують і податківці в роз’ясненні з підрозділу 107.03 «ЗІР» ДФСУ.
Важливо
Предмет договору на бухгалтерське обслуговування повинен бути таким: «надання бухгалтерських послуг», «ведення податкового обліку» тощо, але не «надання послуг бухгалтера», «виконання обов’язків бухгалтера», «виконання функцій згідно з професією бухгалтера».
Якщо з бухгалтером укладений цивільно-правовий договір, то режим роботи, який закріплений у підприємця, не поширюється на виконавця. Це означає, що замовник стежить лише, чи виконаний необхідний обсяг робіт і чи своєчасно. Крім того, йому не потрібно надавати відпустку або оплачувати лікарняний.
Перелік обов’язків виконавця бухгалтерських послуг наводять у тексті договору. Як правило, це набір дій, за які він відповідає. Зокрема, до них можуть бути включені:
1) складання та підписання первинних (та інших) документів, заповнення регістрів податкового обліку (Книг);
2) ведення податкового обліку;
3) складання та подання податкової звітності;
4) подання та отримання різних документів в контролюючих органах.
Причому кожну функцію потрібно розшифрувати. Наприклад, якщо на бухгалтера покладається обов’язок складати та підписувати первинні документи, то варто прописати, які саме. Зокрема, це можуть бути первинні документи з обліку товарів, оплати праці тощо. Однак при зазначенні даних не посилайтеся на функціональні обов’язки бухгалтера згідно з Довідником характеристик професій. Цей документ можна використовувати лише як орієнтир. Наприклад, можете перенести з його розділу «Завдання та обов’язки» ті, які потрібні саме вам.
Винагорода за цивільно-правовим договором зазвичай виплачується за підсумками надання послуги, тобто після підписання акта. Наприклад, умова договору про виплату винагороди може виглядати так: «вартість послуг за календарний місяць становить ___ грн. і виплачується протягом ___ календарних днів після підписання акта» або «сума винагороди визначається в останній день кожного місяця на підставі акта та вартості послуг згідно з цією угодою. Визначена таким чином винагорода виплачується протягом ___ календарних днів після підписання акта».
Ще один важливий момент. Виплачена винагорода обліковується у витратах підприємця на загальній системі лише в разі підтвердження зв’язку з господарською діяльністю документами у вигляді договору та актів.
Крім того, замовнику не потрібно виконувати функції податкового агента та справляти ЄСВ, ПДФО та військовий збір, за умови, що виконавець надасть необхідні для цього документи:
| Вид доходу | Документи, які слід отримати суб’єкту господарювання від контрагента-підприємця з метою необкладення його доходів ПДФО, військовим збором та ЄСВ | |
| контрагент-підприємець є єдиноподатником | контрагент-підприємець є загальносистемником | |
| Винагорода за договором на виконання робіт або надання послуг | 1. Копія витягу з Єдиного держреєстру (відомості про види діяльності, які можна знайти на сайті irc.gov.ua). 2. Копія Свідоцтва платника єдиного податку (витягу з Реєстру єдиноподатників) | Копія витягу з Єдиного держреєстру (відомості про види діяльності, які можна знайти на сайті irc.gov.ua) |
Для того щоб не утримувати ПДФО та військовий збір, замовнику достатньо підтвердження статусу підприємця або єдиноподатника. Однак для того, щоб не обкладати ЄСВ винагороду підприємця, потрібно знати, якими видами діяльності він займається згідно з даними Єдиного держреєстру. Якщо вид діяльності, зазначений у договорі, потрапляє до цього переліку, то ЄСВ не справляється. На сьогодні ця інформація доступна на офіційному веб-сайті ДП «Інформаційно-ресурсний центр», замовнику достатньо пройти за посиланням http://www.irc.gov.ua/ua/Poshuk-v-YeDR.html і ввести індивідуальний податковий номер фізичної особи або її П. І. Б.
Інакше на дохід підприємця за цивільно-правовим договором необхідно нарахувати ЄСВ «зверху» за ставкою 34,7 % і утримати ЄСВ «знизу» за ставкою 2,6 %.
Водночас податківці вважають, що виконавець повинен видати замовнику копію документа з Єдиного держреєстру з видами діяльності, тобто витяг (категорія 301.02 «ЗІР» ДФСУ). Тому обережним платникам радимо не ігнорувати їх думку.
Чи може бухгалтер підписувати документи підприємця
На звітності підприємця повинна стояти лише його підпис (підпис бухгалтера не потрібний). А що ж робити, якщо підприємець бажає канцелярських питань повністю уникнути?
У цьому випадку підприємець має право передати право бухгалтеру ставити підпис. Це означає, що на документах стоятиме підпис іншої особи, тобто бухгалтера. Для цього передбачено два способи:
1) доручити працівнику виконувати зазначені функції в межах трудових відносин;
2) виписати довіреність у межах відносин представництва.
Під час виконання трудових обов’язків працівник діє в інтересах і від імені роботодавця. Довіреність для цього не потрібна. Однак не все так просто в цьому питанні.
Дійсно, підприємець має право доручити своїм наказом працівнику-бухгалтеру підписувати будь-які документи. Більше того, навіть окремий наказ для цього можна не видавати, адже обов’язки працівника фіксуються у трудовому договорі. Однак, на жаль, цей варіант підходить лише для випадків, коли в законодавстві немає спеціальних вимог щодо підписання документів.
Так, без довіреності не обійтися, якщо підприємець збирається передати право підпису на договорах або податковій звітності, податкових накладних, платіжних документах. Причому довіреність, видану фізичною особою — підприємцем, доведеться нотаріально посвідчити (детальніше див. «ВД», 2014, № 7, с. 39; «ВД», 2013, № 21, с. 40).
У свою чергу, звичайні первинні документи можуть бути підписані бухгалтером підприємця без складання довіреності.
Якщо ж облік веде бухгалтер-підприємець за цивільно-правовим договором, то повноваження підписувати первинні документи та звітність вказуються в договорі про надання послуг. При цьому підприємцю-виконавцю видається довіреність на представлення замовника при здійсненні господарських операцій з правом підпису первинних документів, а також звітності, а також на представлення його інтересів у контролюючих органах.
А що робити, якщо звітність складається за допомогою спеціальних програм і подається електронними засобами зв’язку? Чи може підприємець передати в користування надійному бухгалтеру особистий ключ (програмне забезпечення), за допомогою якого створюється електронний цифровий підпис?
Фактично може, але така дія прирівнюється до передачі іншій особі свого паспорта, а отже, суперечить законодавству.
Річ у тім, що передача особистого ключа іншим особам є фактом компрометації ключа. У такому разі його власник не контролює секретний ключ, хоча несе відповідальність за його застосування.
Водночас підприємець може передати повноваження підписувати звітність іншій особі за довіреністю. У цьому випадку така особа, наприклад бухгалтер, отримає власний ключ і використовуватиме свій електронний цифровий підпис.
Детальніше про електронну звітність див. також «ВД», 2014, № 6, с. 29; № 10, с. 24.
Висновки
Підприємець не зобов’язаний, але має повне право найняти бухгалтера, який займатиметься оформленням первинних документів, складанням і поданням звітності.
Для цього він може як прийняти в штат звичайного громадянина, так і укласти договір цивільно-правового характеру з підприємцем на будь-якій системі оподаткування.
При цьому трудовий договір з працівником реєструється в центрі зайнятості, а його зарплата має бути не менше мінімального розміру, якщо він прийнятий за основним місцем.
Предмет договору на бухгалтерське обслуговування має бути таким: «надання бухгалтерських послуг», «ведення податкового обліку» тощо. Перелік обов’язків виконавця бухгалтерських послуг наводять в тексті договору.
Також бухгалтеру може бути передане право ставити підпис на первинних документах і звітності. У цьому випадку не обійтися без видачі й нотаріального посвідчення довіреності.
Документи консультації
ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.
Класифікатор професій ДК 003:2010 — Класифікатор професій ДК 003:2010, прийнятий і введений в дію наказом Держстандарту від 01.11.2010 р. № 327.
Довідник характеристик професій — Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників, затверджений наказом Мінпраці від 29.12.2004 р. № 336.
Форма трудового договору між працівником і фізичною особою — Форма трудового договору між працівником і фізичною особою, затверджена наказом Мінпраці від 08.06.2001 р. № 260.
