Контролінг будівельного підприємства.
Частина 1: теоретичний аспект
Тетяна Кривенко, консультант
Сьогодні не існує однозначного визначення поняття «контролінг», але практично ніхто не заперечує, що це нова концепція управління, породжена практикою сучасного менеджменту. Контролінг — це і філософія, і спосіб мислення керівників, орієнтовані на ефективне використання ресурсів та розвиток підприємства.
Найкращі компанії світу, що успішно розвиваються протягом багатьох десятиліть, сповідують філософію контролінгу. Зараз і в Україні ця філософія набирає обертів.
Сьогодні поговоримо про теоретичний аспект контролінгу, а в наступному номері розглянемо конролінг у дії на конкретному будівельному підприємстві.
Визначення та функції контролінгу
Контроль є продовженням планування та супроводжує процес реалізації планів. Контроль передбачає визначення і документування фактичних показників (результатів реалізації рішень) та порівняння їх з плановими показниками для визначення результатів діяльності. До контролю належать також порівняння показників очікуваного та фактичного виконання планів, перевірка допустимості вихідних передумов і контроль методичної та змістовної погодженості планового процесу.
У прихильників концепції контролінгу немає одностайності у визначенні терміна «контролінг» (див. табл. 1).
Таблиця 1
Визначення та функції контролінгу
| Автор | Визначення | Основна функція |
| П. Хорват | Орієнтована на результат функція підтримки керівництва щодо координації всіх підсистем менеджменту | Координація |
| Х. Ю. Кюппер | Координація системи управління на підприємстві | Координація |
| Й. Вебер | Елемент управління соціальною системою, що виконує головну функцію підтримки керівництва при вирішенні ним загального завдання координації системи управління (з наголосом на завдання планування, контролю та інформування) | Координація |
| Д. Хан | Система інтегрованого інформаційного забезпечення, планування та контролю діяльності підприємства | Інформаційне забезпечення |
| М. Лукашевич | Цілісна концепція економічного управління підприємством, спрямована на з’ясування всіх шансів та ризиків, пов’язаних з отриманням прибутку | Інформаційне забезпечення |
| С. Рубцов | Система, що забезпечує методичну та інструментальну базу для підтримки основних функцій управління: планування, контролю, обліку та аналізу | База для всіх функцій управління |
Контролінг у будівництві — це цілісна система управління цілями будівельного проекту.
Але! Це не контроль, спрямований у минуле, контролінг — це управління процесами поточного аналізу та регулювання план-фактних показників, метою якого є прогнозування негативних відхилень у проекті та мінімізація їх наслідків.Механізм контролінгу складається з послідовних етапів:
1. Аналіз поточного стану та виявлення факторів ризику зриву проекту
. На цьому етапі експерти оцінюють документи будівельного проекту: конкурсну документацію, проект договору підряду, проектно-кошторисну документацію, план виробництва робіт та інші. Аналіз дозволяє виявити потенційні ризики проекту, пов’язані з нечіткими описом взаємних зобов’язань у договорі, завищенням кошторисної вартості проекту, застосуванням необґрунтованих проектних рішень, явною «нездійсненністю» строків, низькою якістю.2.
Після цього виробляється стратегія реагування на ризик та пропонується рішення замовнику. При цьому визначаються основні моменти, що підлягають найглибшому моніторингу під час здійснення проекту.Під час реалізації проекту здійснюються постійний контроль строків, якості та вартості будівництва і гнучке реагування на зміни.
Контролінг як система дозволяє оптимізувати вирішення проблеми: обмеженість ресурсів — безмежність потреб.
Завдання контролінгу
Основні завдання, що вирішуються за допомогою контролінгу в будівельних підприємствах:
— оптимізація управління організаційною структурою будівельної компанії;
— організація ефективної системи обліку операцій та результатів;
— запровадження систем планування, контролю та аналізу діяльності;
— забезпечення мотивації персоналу в підвищенні ефективності роботи компанії;
— автоматизація систем обліку та управління будівельною компанією.
Шляхи вирішення завдань контролінгу
Планування діяльності:
— розробка системи планування;
— планування доходів;
— планування витрат;
— аналіз структури витрат та їх класифікація;
— створення центрів витрат на базі підрозділів підприємства;
— складання планів витрат за напрямками, за підрозділами;
— розробка платіжного календаря;
— планування фінансових результатів;
— визначення планового прибутку за напрямками діяльності;
— розрахунок очікуваної суми платежів до бюджету;
— розробка методики податкового планування на підприємстві;
— розробка зведеного плану доходів і витрат;
— розробка зведеного фінансового плану.
Управлінський облік:
— приведення облікової політики підприємства у відповідність до вимог управлінського обліку;
— розробка методики оперативного обліку витрат;
— розробка та впровадження системи управлінського обліку за бізнесами, напрямками діяльності.
Організація роботи підрозділів:
— приведення організаційної структури у відповідність до цілей, завдань та функцій підприємства;
— розробка положень про організаційну структуру і структурні підрозділи;
— розробка посадових інструкцій;
— розробка системи показників роботи компанії — підрозділу — працівника;
— запровадження системи контролю та мотивації персоналу;
— система внутрішнього документообігу та звітності;
— положення про стимулювання.
Розробка системи аналізу показників ефективності роботи за підрозділами та за напрямками:
— фінансові (економічна ефективність, фінансова стійкість, платоспроможність, рівень беззбитковості тощо);
— роботи з клієнтами (якість продукту і задоволеність покупця, частка ринку, динаміка обсягів реалізації, цін, плинність клієнтської бази тощо);
— рівня технології та відображення виробничого процесу;
— стану зовнішнього середовища ведення бізнесу;
— якості персоналу;
— динаміки і тенденції зміни показників;
— відхилення від планових показників та аналізу причин відхилень.
Організація роботи фінансово-економічної та контрольно-аналітичної служб.
Для цього на підприємстві створюється контрольно-аналітичний підрозділ, що забезпечує вирішення питань розвитку, поточного контролю та надання керівництву найоб’єктивнішої інформації.
Автоматизація процесів управління:
— планування доходів і витрат, руху грошових коштів;
— планування майбутніх податкових платежів;
— оперативне формування зведень про поточний стан показників діяльності підприємства;
— аналіз фінансових показників за період і план-фактних відхилень;
— внутрішній документообіг та звітність.
Створення системи контролінгу
Цільове завдання контролінгу
— побудова на підприємстві ефективної системи прийняття, реалізації, контролю та аналізу управлінських рішень. З метою підвищення керованості бізнесу та ефективності вкладеного капіталу в будівельних компаніях застосовується програма створення системи контролінгу (див. рис. 1).
Рис. 1. Побудова системи управління будівельної компанії
На рис. 1 розглянуто побудову системи управління будівельною компанією, в якій відображають такі компоненти системи управління, як: система відповідальності, показників, бюджетування, планування, а також облік витрат і результатів. Особливе місце займає реінжиніринг бізнес-процесів1.
1
Реінжиніринг бізнес-процесів — це фундаментальне переосмислення та радикальне перепроектування бізнес-процесів підприємств для досягнення різких, стрибкоподібних поліпшень в основних актуальних показниках їх діяльності: вартість, якість, послуги й темпи (термін «реінжиніринг бізнес-процесів» у 1990 році запровадив М. Хаммер у в статті «Реінжиніринг: не автоматизуйте — знищуйте»).Реінжиніринг доцільний у тих випадках, коли потрібно досягти різкого (стрибкоподібного) поліпшення показників діяльності компанії (500 — 1000 % і більше) шляхом заміни старих методів управління новими.
Завдання реінжинірингу: опанування нововведень для забезпечення конкурентоспроможності продукції і врешті-решт — виживаності підприємства.Головною метою побудови системи контролінгу
будівельного підприємства (рис. 2.) є управління вартістю компанії в інтересах інвесторів, акціонерів. Тому роль контролінгу — не просто фіксувати фінансові результати і забезпечувати керівництво необхідною інформацією для обґрунтування управлінських рішень, а зосередитися на довгострокових грошових потоках, виходячи з вартісних показників оцінювати результати діяльності компанії з точки зору інвестування грошових коштів, які або дають прибуток, що перевищує альтернативні витрати залучення капіталу, або ні.
Рис. 2. Структура системи контролінгу будівельного підприємства
Розглянемо рис. 3, що дає уявлення про методологію побудови системи контролінгу в будівельному підприємстві. Система контролінгу має гнучко реагувати і швидко надавати менеджерам актуальну, орієнтовану на результат і ліквідність інформацію, яка забезпечує ефективне прийняття оптимальних управлінських рішень. Щоб відповідати цим вимогам, інструменти і структура контролінгу мають бути простими та гнучкими.
Рис. 3. Методологія побудови системи контролінгу в будівельному підприємстві
